5 consigli essenziali per avere successo nell'organizzazione di eventi aziendali

Suggerimento n. 1 - Definire l'obiettivo

Probabilmente la cosa più importante da sapere prima di iniziare a pianificare il vostro evento è comprendere appieno quale sia il vostro obiettivo. Come potete definire chiaramente l'obiettivo del vostro evento?

Ecco 5 domande da porsi:

• OMS parteciperanno al vostro evento? Chi organizzerà l'evento? Rispondere a queste domande e sapere quante persone si prevede parteciperanno determinerà la maggior parte delle vostre decisioni.
• COSA Il tema del vostro evento e il nome che avete dato al vostro evento? È fondamentale tenere sempre presente il tema dell'evento durante il processo di pianificazione.
• COME intendete commercializzare il vostro evento e far parlare di voi? È qui che risiede il valore di un bilancio accurato: riflettete a fondo e in modo critico sulle vostre esigenze di budget per l'evento.
• QUANDO si terrà il vostro evento? È importante tenere a mente il vostro pubblico target e scoprire la data e l'orario più convenienti per loro, soprattutto perché quasi il 40% delle persone non si presenta agli eventi confermati.
• PERCHÉ (questo è l'obiettivo del vostro evento), il vostro evento ha luogo? Questo è lo scopo dell'evento e deve essere sempre tenuto presente durante la pianificazione.

Suggerimento n. 2 - Pianificare il budget e le scadenze

Certo, sappiamo tutti che è necessario pianificare il tempo e il denaro per ottenere qualcosa, ma cosa si intende esattamente per pianificazione del tempo e del budget?

• RICERCA i costi in anticipo
• SALIRE con un importo complessivo
• STIMA i costi per ogni categoria
• NON trascurare i piccoli costi
• CREARE un piano di emergenza

Suggerimento n. 3 - Creare una lista di controllo per l'evento

Una lista di controllo per la pianificazione di un evento vi aiuta a tenere traccia di tutti i più piccoli dettagli del vostro evento per garantire che nulla vada storto dal momento in cui iniziate la pre-pianificazione fino alla logistica del giorno dell'evento. Anche se ci sono molti passaggi da seguire quando si utilizza una lista di controllo per eventi, queste sono le tre cose più importanti da tenere a mente:

DELEGATO lavorare all'interno del proprio teamNON perdere la panoramica dei vostri progressiUTILIZZO uno strumento per gestire le attività da svolgere e monitorare i progressi della pianificazione

Suggerimento n. 4 - Preparate un piano di riserva

Sebbene pianificare il peggio non sia mai la cosa più incoraggiante da fare, è sempre meglio essere preparati al peggio mentre si cerca di realizzare il proprio evento migliore! Questo è vero soprattutto perché, per quanto ci si possa sforzare, non si può sempre prevedere tutto e a volte gli imprevisti possono manifestarsi.

Per evitare il panico alla vista di un potenziale disastro, pianificate in anticipo gli elementi dell'evento che ritenete importanti. Ad esempio, le attrezzature AV o il catering. Si tratta indubbiamente di due degli elementi più importanti di qualsiasi evento: rendono felici i partecipanti! Dopotutto, non vorrete rimanere senza proiettore o avere un forno guasto senza alcuna alternativa per intrattenere o sfamare i vostri ospiti.

Suggerimento n. 5 - Comunicare, comunicare e comunicare!

Gli organizzatori di eventi più efficaci sono buoni comunicatori. Quando pianifichiamo eventi, non solo comunichiamo continuamente con il nostro team, ma dobbiamo anche comunicare con i nostri (potenziali) fornitori. Devo dire, però, che le capacità comunicative non si riferiscono al micromanaging (a nessuno piace), ma al fatto che, in quanto leader del vostro team di pianificazione di eventi, avete la responsabilità del successo o del fallimento del vostro evento. Dopo tutto, gli organizzatori di eventi vengono assunti perché sono apprezzati per la loro attenzione ai dettagli. Se non comunicate questi dettagli al vostro team e non vi assicurate che tutto sia monitorato, è possibile che piccoli errori o una scarsa comunicazione si traducano in un potenziale fallimento.

In poche parole, pianificate il peggio e puntate al meglio, ricordate di pensare al futuro e, infine, non dimenticate che non c'è un "io" nel team: tenete il vostro team nel giro, lavorate insieme e comunicate per organizzare l'evento!