Le sfide che gli organizzatori di eventi devono affrontare nella gestione dei progetti | Azavista

Sembra un lavoro difficile e impegnativo per una sola persona, vero? La verità è che un organizzatore di eventi si affida anche al lavoro di squadra, a una buona comunicazione, a un budget e a un'ampia gestione dei progetti.

Se ci pensate, tutti gli eventi possono essere visti come grandi (o piccoli) progetti. I progetti hanno una data di inizio, una data di fine e richiedono il coordinamento di più persone per raggiungere il successo... Sembra proprio un evento!

Certamente i pianificatori di eventi hanno sempre gestito progetti, per questo sono in grado di semplificare processi come l'organizzazione di compiti e persone. Tuttavia, proprio come i project manager, possono trovarsi ad affrontare problemi nella pianificazione e nella gestione degli eventi. Ecco un elenco delle sfide più comuni che i pianificatori di eventi devono affrontare:

Sfida n. 1: Spesa eccessiva

A un certo punto, ogni organizzatore di eventi ha affrontato questa sfida mentre lavorava a un evento. Succede spesso quando si usa il metodo "pianifica e spendi man mano", che spesso porta a spendere troppo o a scoprire che non c'è abbastanza denaro per finire il progetto. Una volta arrivati a questo punto, è troppo tardi per rimediare e non si può più tornare indietro.

Poiché le spese per gli eventi si accumulano rapidamente, è fondamentale stabilire un budget e decidere dove e come spendere i fondi non appena si inizia a pianificare il progetto. A tale scopo, è possibile fare una ricerca sulle forniture per l'evento e documentare i costi stimati per avere un budget finale. Non dimenticate di prevedere fondi extra per eventuali intoppi che potreste incontrare lungo il percorso.

CONSIGLIO: Un ottimo modo per rimanere in linea con il budget è registrare tutte le spese dell'evento in uno strumento di gestione degli eventi online. In questo modo non solo potrete mantenere allineate tutte le spese, ma potrete anche semplificare i processi di ricerca e gestione dei fornitori. Questo vi aiuterà a fare proiezioni accurate sui costi effettivi.

Sfida n. 2: scadenze irrealistiche e mancanza di tappe fondamentali

Prima di iniziare un nuovo progetto, è necessario stabilire le scadenze che il team deve rispettare durante il percorso. Se queste scadenze e tappe non vengono identificate correttamente, è molto probabile che vengano disattese, causando seri problemi. Ad esempio, il mancato rispetto di una scadenza può farvi perdere la sede perché il pagamento della prenotazione non è stato effettuato in tempo.

Questo aspetto può rendere un evento più o meno importante, quindi non potete rischiare di avere scadenze irrealistiche o tappe che non sarete in grado di raggiungere. Si può affrontare questo problema con scadenze morbide e scadenze rigide. Le scadenze rigide comportano una maggiore pressione, poiché, se non vengono raggiunte, influiscono pesantemente sull'evento. D'altra parte, le scadenze morbide creano un atterraggio dolce per un compito, poiché non hanno grandi ripercussioni se non viene completato in tempo.

CONSIGLIO: Con una soluzione di gestione delle attività e dei progetti, potete pianificare il vostro progetto e tenere sotto controllo la vostra agenda. Con Azavista, potete utilizzare un'unica dashboard per gestire il tempo del vostro team e seguire le attività dei colleghi, assicurandovi che non ci siano più attività in ritardo! Lo strumento consente inoltre di prevedere scadenze realistiche utilizzando i dati storici degli eventi precedenti.

Sfida n. 3: scarsa comunicazione

Un event planner di solito deve lavorare con così tante persone durante la pianificazione e l'esecuzione di un evento (relatori, sponsor, fornitori) che è facile che qualcuno dimentichi un dettaglio precedentemente discusso, creando confusione e inutili e-mail di follow-up. Se non c'è una comunicazione fluida tra il team, è probabile che vengano dimenticati dettagli importanti, causando il fallimento dell'evento.

Ora sapete perché mantenere una comunicazione aperta tra tutte le parti coinvolte è fondamentale per qualsiasi organizzatore di eventi! Infatti, la maggior parte degli strumenti di gestione dei progetti è dotata di un sistema di comunicazione integrato che consente di automatizzare i messaggi di follow-up e i promemoria ogni volta che si avvicina una scadenza.

CONSIGLIO: Per snellire l'intero processo di pianificazione e comunicazione, lo strumento di gestione dei progetti utilizzato dai pianificatori di eventi deve consentire loro di inviare rapidamente richieste di approvazione e di seguire lo stato di tali richieste, dalla stessa interfaccia.

Sfida n. 4: non essere preparati ai rischi

Proprio come nella gestione di un progetto, le cose possono cambiare all'ultimo minuto durante l'esecuzione dell'evento e tutti devono adattarsi. Dalle cancellazioni dell'ultimo minuto al ritiro degli sponsor o ai problemi finanziari, sono tutti rischi inerenti a qualsiasi tipo di evento.

La cosa migliore da fare per affrontare questi problemi è creare un piano di emergenza in anticipo, in modo da prevedere le limitazioni e i rischi potenziali. Per prima cosa, è necessario identificare questi rischi, in modo da poterne capire in seguito la probabilità che si verifichino e la gravità. Poi sarete in grado di stabilire le priorità e di preparare/attuare strategie per gestire questi rischi.

CONSIGLIO:È bene avere uno strumento per uno scopo specifico, come il monitoraggio degli eventi, l'impostazione di pagamenti e biglietteria, la creazione di un'app per eventi, ecc. Tuttavia, questo richiede molto tempo perché si passa da uno strumento all'altro per fare tutto. Con una o due soluzioni integrate, potete ottimizzare i vostri processi e risparmiare tempo, soprattutto se dovete apportare qualsiasi tipo di modifica.