Come i team distribuiti possono mantenere il coinvolgimento dei dipendenti

Anche in circostanze normali, mantenere i dipendenti impegnati è una sfida e una priorità per qualsiasi azienda. Si può quindi immaginare quanto sia diventata complessa la situazione ora che la maggior parte delle aziende fa lavorare i propri dipendenti in modo distribuito, senza essere adeguatamente preparati a questa transizione o senza avere il tempo di ambientarsi in questo nuovo ambiente. Ecco perché nell'ambiente frenetico di oggi è importante che le aziende facciano tutto il possibile per creare uno spazio di lavoro coinvolgente che alimenti una cultura positiva per i dipendenti, indipendentemente dalla loro ubicazione.

In Azavista abbiamo avuto la fortuna di avere la maggior parte del team che lavora in modo completamente distribuito da più di due anni, quindi questo cambiamento improvviso non rappresentava un territorio inesplorato. Anzi, dato che lo facciamo da tempo, abbiamo sperimentato in prima persona come il coinvolgimento positivo dei dipendenti possa migliorare la produttività e le prestazioni dell'azienda. Se in azienda c'è una grande cultura, il team si sentirà più coinvolto e impegnato, e ciò contribuirà ad aumentare la produttività complessiva.

Detto questo, è molto importante affermare che il coinvolgimento dei dipendenti è qualcosa che va oltre la partecipazione alle riunioni, la risposta alle e-mail o l'interazione tra i dipendenti. Quindi, come si può migliorare questo aspetto? Per aiutarvi, abbiamo stilato un elenco di 5 modi (che funzionano davvero) per aumentare il coinvolgimento dei dipendenti. Con questa guida sarete in grado di saperne di più su:

• Canali di comunicazione e importanza delle chiacchiere non legate al lavoro
• Come aumentare strutturalmente i momenti di feedback
• Come formare e sviluppare il vostro team senza annoiarlo
• Come utilizzare la gamification per migliorare il coinvolgimento
• Idee di team building per gruppi distribuiti

Prima di procedere, riteniamo sia importante spiegare perché usiamo il termine distribuito anziché remoto.

Perché un team distribuito?

Un team distribuito è un team distribuito in diverse città e fusi orari del mondo, quindi se lavorate per un'azienda in cui la maggior parte delle persone con cui interagite non sono vicine tra loro, siete in un team distribuito. D'altra parte, il termine remoto è usato per descrivere i team che hanno la maggior parte dei dipendenti nello stesso paese/ufficio e una minoranza come team remoto da qualche altra parte. Quindi, se lavorate a distanza per un'azienda, ma il resto del vostro team si reca ancora nello stesso ufficio e vive nello stesso Paese, non siete in un team distribuito.

Oltre alla differenza tra questi due termini, vogliamo anche sottolineare come la connotazione di "remoto" significhi di solito "distante", o che ha pochissimi legami o relazioni con qualcosa.

Essere un'organizzazione distribuita significa qualcosa di completamente opposto, perché abbiamo lo stesso tipo di base, di accesso e di approccio alle informazioni, il che dà una sensazione di comunanza: siamo situati in tutto il mondo, ma non in modo remoto/distante.

In Azavista ci assicuriamo di comunicarlo ai dipendenti e anche ai candidati durante il processo di assunzione, per far capire che la direzione li considera pezzi del puzzle di pari valore. Questo, a sua volta, influisce sul senso di appartenenza e di lealtà dei dipendenti nei confronti dell'azienda.

"Situati in tutto il mondo, ma non distanti".

Il team Azavista

5 modi per coinvolgere i vostri dipendenti con opzioni a basso costo

• Comunicare regolarmente: Non possiamo non sottolineare l'importanza di una buona comunicazione con il vostro team distribuito. È un fattore essenziale su cui dovete concentrarvi se volete mantenere i vostri dipendenti impegnati, e non si tratta solo di parlare. Quando comunicate con il vostro team, dovete farli sentire parte integrante della vostra azienda e che il loro lavoro è importante. Per questo è fondamentale creare un ambiente che promuova una comunicazione aperta e onesta tra tutti i membri, in modo da ridurre lo spazio per le supposizioni.

Tenete presente che a volte i vostri dipendenti potrebbero sentirsi scollegati e alienati dal fatto di non essere fisicamente presenti in ufficio, quindi assicuratevi di fare dei check-in regolari con loro. Potete incoraggiarli a partecipare alle videochiamate, in modo che la comunicazione risulti più naturale e immediata. Esistono molti strumenti sul mercato che facilitano questa operazione! Provate diverse opzioni con il vostro team fino a trovare quella perfetta. Questo strumento dovrebbe facilitare lo scambio di messaggi tra i dipendenti, in modo che possano condividere idee, inviare materiale, effettuare chiamate rapide, ecc.

Inoltre, tenete conto che non tutte le comunicazioni con il vostro team devono essere incentrate sul lavoro. In Azavista, facilitiamo la comunicazione attraverso canali informali (oltre a quelli operativi quotidiani) in Slack. Questo permette al nostro team di interagire senza la pressione di dover mantenere una comunicazione più formale. A tal fine, abbiamo creato un canale in Slack chiamato #watercooler, dove tutti sono invitati a condividere foto della propria vita, storie interessanti e/o divertenti, tra le altre cose.

• Fornite linee guida per la partecipazione a riunioni virtuali e per la scelta del canale di comunicazione appropriato per le diverse circostanze (ad esempio, quando inviare un'e-mail e quando un messaggio di chat) in un articolo del manuale interno.
• Ruotare gli orari delle riunioni del team e dell'azienda per adattarli a chi ha fusi orari diversi.
• Incoraggiare le connessioni informali
• Fornite feedback più frequenti: Potete entrare in contatto con il vostro team distribuito fornendo un feedback continuo. In questo modo non solo incoraggerete la collaborazione e la comunicazione, ma avrete anche la possibilità di imparare gli uni dagli altri. I vostri dipendenti apprezzeranno il fatto che vi prendiate il tempo di ascoltare le cose che hanno funzionato e quelle che non hanno funzionato, di sentire le loro difficoltà e di lavorare insieme su una tabella di marcia per le cose che ci aspettano. Inoltre, durante la sessione di feedback, dovreste dedicare del tempo a celebrare i successi individuali e collettivi. Questo è un aspetto molto importante da includere nei vostri colloqui se volete che il vostro team dia il meglio di sé.

Se notate che ultimamente qualcuno non sta dando i risultati migliori e questo ha diminuito la sua produttività, potete programmare un colloquio di feedback. In questo modo, non solo potrete esaminare le ragioni che hanno provocato il problema, ma potrete anche trovare il modo di aiutare e rimettere in carreggiata il vostro collaboratore. Ricordate che non siete fisicamente nello stesso posto del vostro team, quindi è più difficile accorgersi se qualcosa non va. Non aspettate l'ultimo minuto per fare questo discorso, ma fornite feedback più frequenti.

In Azavista facciamo un incontro bisettimanale 1 a 1 in cui aggiorniamo il nostro manager sui nostri obiettivi e sui risultati principali, aggiorniamo i nostri progressi e parliamo degli eventuali blocchi, tra le altre cose. Riceviamo anche un feedback sul nostro lavoro e pianifichiamo le azioni successive. Per questo tipo di chiamate si possono usare strumenti come Google Hangouts, che è gratuito e funziona bene se si vuole condividere lo schermo per mostrare ciò su cui si sta lavorando.

• Fate in modo che le sessioni di feedback 1 a 1 facciano parte della vostra routine, ad esempio bisettimanale, mensile...
• Prendete tempo per riconoscere e celebrare i successi
• Chiarire gli obiettivi anche quando si pensa che tutto sia già chiaro.
• Offrire opportunità di formazione e sviluppo: Assicuratevi di offrire opportunità di apprendimento che possano arricchire le conoscenze del vostro team. In un ambiente remoto, approfittate delle sessioni di formazione registrate per facilitare il processo di onboarding dei vostri nuovi dipendenti. In questo modo si sentiranno meno estranei e più preparati a gestire le loro attività quotidiane. Inoltre, è possibile utilizzare questo tipo di materiale per aiutare i membri del team a comprendere informazioni importanti sull'azienda, come le politiche e le procedure.

Le opportunità di sviluppo sono un altro fattore importante che non solo attrae e trattiene i talenti, ma li mantiene anche impegnati. In quest'ottica, dovreste avere a disposizione alcune opportunità di avanzamento di carriera. Fortunatamente, ci sono molte opzioni disponibili online! Prima di decidere quali opportunità di formazione e sviluppo offrire ai vostri dipendenti, chiedete loro quali sono le loro esigenze e i loro desideri. Questo vi darà un'idea più precisa di quali siano le lacune di conoscenza e le competenze su cui concentrarsi e di cosa li renderà felici.

Sebbene esistano molte piattaforme sul mercato per migliorare l'apprendimento e lo sviluppo dei dipendenti, potete anche iniziare in piccolo e lavorare sulla condivisione delle conoscenze all'interno della vostra azienda. Ad esempio, se notate che il vostro team ha difficoltà a stimare le tempistiche e a consegnare i risultati, date spazio a un dipendente con esperienza nella gestione dei progetti per condividere alcuni suggerimenti e trucchi con gli altri in un workshop. Utilizzate le opzioni di condivisione dello schermo per presentare le idee nel workshop e interagire durante la chiamata. Inoltre, ci sono opzioni interattive che potete utilizzare per rendere più interessanti le vostre dinamiche virtuali. Noi utilizziamo la nostra Engagement App per integrare elementi interattivi nelle nostre riunioni di team, rendendole più piacevoli e dinamiche. Grazie a funzioni come la messaggistica istantanea, le sessioni di domande e risposte e i sondaggi in tempo reale, il nostro team ha una delle migliori esperienze online coinvolgenti del mercato!

• Creare video di formazione sugli strumenti essenziali che i nuovi dipendenti dovranno utilizzare.
• Riutilizzateli per l'onboarding
• Utilizzate i contenuti gratuiti già disponibili online: corsi, video e articoli.
• Condividete le vostre conoscenze internamente
• Lasciate che i membri del vostro team diventino insegnanti
• Utilizzare tattiche di gamification:La gamification è oggi un argomento piuttosto rilevante per molte aziende nelle loro comunicazioni esterne e interne. Questo perché l'uso di tecniche di gamification all'interno di un'azienda può contribuire ad aumentare la produttività e il coinvolgimento dei dipendenti. Per applicare efficacemente questi elementi, è necessario capire innanzitutto cosa spinge e motiva i dipendenti, in modo da poter creare i giusti incentivi e sistemi di ricompensa che li entusiasmino.

Utilizzando feedback positivi, come punti, badge, ricompense, progressione, è possibile rafforzare la motivazione del team e aumentare il suo impegno, soprattutto se sono distribuiti. Alcune idee divertenti di gamification possono essere: la creazione di competizioni tra team, l'avvio di dinamiche di gioco che il team può fare dopo l'orario di lavoro, l'abbinamento casuale di colleghi per chiacchierate virtuali al caffè, ecc.

In Azavista abbiamo implementato da tempo le "donut chat". Questa dinamica prevede la selezione casuale di due colleghi per una pausa caffè virtuale a tu per tu. Le persone selezionate per la chiamata devono coordinare tra loro l'ora e la data. Noi utilizziamo il Donut Slack Bot per l'abbinamento, ma se non utilizzate Slack o una piattaforma simile che lo consente, potete anche tenere traccia degli abbinamenti in un semplice foglio di calcolo. Durante questa attività, interagiamo con un altro membro del team per 30 minuti. Le nostre chiacchierate non sono finalizzate a parlare di argomenti legati al lavoro, ma cogliamo l'occasione per conoscerci e costruire un rapporto migliore, soprattutto con i membri del team con cui di solito non abbiamo molte occasioni di interagire.

• Individuare i comportamenti che si desidera incoraggiare (ad esempio, amplificare la comunicazione interna).
• Comunicare chiaramente lo scopo delle attività gamificate
• Ascoltate i feedback dei dipendenti e modificateli se necessario
• Impegnarsi in attività di team building: Le attività di team building virtuali sono incredibilmente importanti, perché essere distribuiti significa non avere molte interazioni involontarie e informali, che possono aumentare la sensazione di solitudine dei dipendenti che lavorano fuori dall'ufficio. Fate in modo che la distanza si riduca consentendo e incoraggiando il vostro team a partecipare a queste attività, in modo che tutti possano imparare di più gli uni sugli altri e formare legami più forti all'interno dell'azienda.

Per implementare con successo le attività di team building virtuale, dovete pensare attentamente a giochi ed esercizi che possano portare una maggiore interazione umana nel lavoro virtuale. A seconda del tipo di attività che sceglierete, dovrete assicurarvi che sia divertente per il vostro team, che li sfidi a collaborare e a competere! Ecco alcune attività che potete utilizzare per avvicinare il vostro team virtuale: il gioco dell'indovinello, la condivisione di immagini, la lista delle cose da fare, due verità e una bugia, il club del libro virtuale, tra le altre.

Facciamo questo tipo di attività di team building dopo la riunione di tutte le mani, per assicurarci che tutti i membri del team siano coinvolti. Implementando una dinamica divertente dopo una lunga riunione, cerchiamo di far sì che il team si rilassi e si goda l'attività. In generale, i giochi e gli esercizi che abbiamo fatto hanno avuto un'ottima risposta e sono stati ben accettati dal team, e alcuni hanno persino dato vita a intense sessioni di brainstorming utili per la nostra attività. Aiutate il vostro team a legare e ad allenarsi a superare le sfide insieme in modo divertente, e potreste rimanere sorpresi da quanto queste esperienze si tradurranno in benefici per la vostra azienda!

• Utilizzate uno strumento di condivisione dello schermo e collaborate visivamente con i membri del team - Valutate innanzitutto le esigenze del vostro team, quindi create un'attività mirata per rispondere a tali esigenze - Utilizzate riunioni a livello aziendale per rafforzare il legame tra i vostri dipendenti