Organizzare lo staff di un evento: 6 consigli per il successo

6 consigli da tenere in considerazione quando si organizza lo staff di un evento

Assicuratevi che tutti sappiano dove devono essere e a che ora. Tenete conto dei ritardi o della mancata presentazione il giorno stesso e assicuratevi di dire al personale esattamente dove devono trovarsi nell'edificio.

Fate finta che questi orari siano destinati a bambini delle elementari e andate oltre con le istruzioni in modo che nulla venga frainteso. Gli eventi sono tipicamente caotici, quindi eliminare qualsiasi possibilità di equivoco sulla programmazione aiuterà il giorno dell'evento a svolgersi in modo più fluido.

Informatevi sulle leggi sul lavoro specifiche per ogni Stato. Poiché gli eventi sono di solito giornate di lavoro molto lunghe, in alcuni casi è necessario pagare gli straordinari o ottenere firme e permessi speciali per i minori di 18 anni.

Comunicare costantemente

Creare un testo di gruppo, una chat o un thread di posta elettronica a cui tutti possano accedere. Considerate la possibilità di implementarne più di uno a causa del rischio di guasti come la consegna delle e-mail. Inoltre, create un albero telefonico nel caso in cui sia necessario fare annunci importanti. Questi due elementi garantiranno che il personale non abbia scuse per perdere informazioni.

La comunicazione costante lascia meno spazio all'interpretazione. Dato che gli eventi sono orientati ai dettagli, un errore può causare un effetto domino. Anche se vi sembra di disturbare lo staff dell'evento, continuate a comunicare. L'uso di strumenti di gestione dei progetti può aiutare il team a identificare le proprie responsabilità e a progredire verso gli obiettivi. Più le informazioni sono chiare e concise, più l'evento filerà liscio.

Organizzare una riunione di inserimento

Le persone spesso sfogliano le e-mail o i messaggi, quindi organizzate una riunione di onboarding e fate una sorta di prova generale. In questa riunione si dovrebbe discutere di cosa indossare, comprese le scarpe chiuse e, se si tratta di cibo, i capelli tirati indietro.

Se possibile, questo incontro dovrebbe tenersi presso lo spazio dell'evento stesso, in modo che le persone possano imparare a raggiungerlo prima del giorno dell'evento.

Quindi, fate una presentazione sul galateo, sui ruoli e sulle responsabilità nel giorno dell'evento. A questo punto, fate in modo che i partecipanti si rechino alle loro postazioni e facciano una rapida presentazione dell'evento.

Alla fine della riunione, consegnate alle persone un elenco delle cose che devono ricordare il giorno dell'evento. Includete in questo documento l'orario del loro turno specifico.

Assicuratevi che le persone siano nelle posizioni giuste

Stabilite un caposquadra, o più capisquadra, in modo da poter delegare loro parte della gestione. Questi capisquadra dovrebbero essere personale esperto di eventi con una conoscenza più approfondita dei dettagli dell'evento. Saranno ritenuti responsabili delle prestazioni dei membri del team.

Quando assumete personale per eventi, assicuratevi di collocare le persone dove si sentono a loro agio. Anche se siete a corto di personale, mettere qualcuno in un ruolo sconosciuto può causare una serie di problemi.

Collocare le persone nelle posizioni corrette vi aiuterà a concentrarvi sul quadro generale.

Utilizzare piattaforme automatizzate

Se il budget lo consente, prendete in considerazione l'utilizzo di un software per la pianificazione degli eventi. Il software di pianificazione degli eventi aiuta a gestire tutto, dallo sviluppo del programma all'allocazione delle risorse dei dipendenti.

L'utilizzo di questo tipo di software contribuirà a rendere più fluido il processo di pianificazione dell'evento, mantenendo tutti i dettagli in un unico posto anziché sparsi nella casella di posta elettronica.

Forse organizzate solo un paio di eventi all'anno e l'investimento in un software di gestione eventi all-in-one non è ancora all'orizzonte. In questo caso, un software di gestione dei progetti a basso costo come Monday.com è il vostro migliore amico.

Organizzare una riunione conclusiva

Anche se gli eventi consistono in una giornata molto lunga per la maggior parte delle persone, organizzare una riunione dopo l'evento è un buon modo per ottenere informazioni sull'andamento generale dell'evento.

Se si tratta di un evento di grandi dimensioni, non sarete a conoscenza di ogni singolo intoppo, ma è importante saperlo per non essere colti di sorpresa quando il cliente tornerà a parlarvi di una certa situazione.

Infine, ringraziate lo staff dell'evento per il duro lavoro svolto per il successo dell'evento. Senza lo staff dell'evento, non ci sarebbe nulla. La loro collaborazione e la loro attenzione ai dettagli sono ciò che può trasformare un buon evento in un grande evento.

Pianificare il peggio, sperare nel meglio

Con questi sei consigli per l'organizzazione dello staff di un evento, potrete sentirvi più tranquilli sul fatto che il vostro evento, festa o conferenza si svolga senza problemi.