Gestione degli eventi per team remoti: Tutto quello che c'è da sapere

I tempi senza precedenti, seguiti dal blocco globale, hanno fatto sì che ogni azienda modificasse il proprio modello di business per adattarsi al mondo digitale. E così ha fatto anche il settore degli eventi.

Dopo un periodo di eventi zero, l'industria degli eventi ha guadagnato terreno adattandosi alla nuova normalità e organizzando eventi virtuali. Ci sono stati concerti virtuali, conferenze virtuali presso le aziende, funzioni familiari virtuali e matrimoni in casa a cui gli ospiti hanno partecipato virtualmente.

Mentre tutti abbiamo applaudito il nuovo modo di condurre e partecipare agli eventi, non molti si sono concentrati sulle mani e sui cervelli che stanno dietro al successo di un evento virtuale. A ideare questo nuovo modello di organizzazione degli eventi non sono altro che i manager degli eventi.

Quando si pensava che non si potesse fare nulla per organizzare eventi durante le serrate globali, i manager di eventi sono riusciti a lavorare da casa con team remoti per condurre eventi di successo e cambiare per sempre il volto del settore.

L'emergere di un modello di evento ibrido

Le cose erano più facili quando tutto era normale e gli eventi venivano gestiti in loco. Ma il blocco li ha abituati al mondo virtuale e i responsabili degli eventi hanno imparato a lavorare con team remoti. Tuttavia, dato che le regole si stanno ulteriormente allentando, ci si sta attrezzando per avere un modello di eventi più ibrido. Tali eventi comprendono un evento fisico con un numero limitato di persone e partecipanti virtuali.

Poiché c'è un limite massimo di partecipanti, non sarebbe corretto occupare una percentuale dei loro ospiti con i soli organizzatori di eventi in loco. Per questo motivo, è necessario unire gli elementi virtuali e fisici per realizzare eventi di successo.

Gestione di team remoti per eventi

Gestire team remoti non è facile, ma il blocco ha costretto tutti a sedersi a casa e a lavorare in remoto. Nel settore degli eventi, i manager hanno una serie di sfide particolari che rendono il tutto ancora più difficile. Ma non c'è da preoccuparsi. Esistono diversi strumenti di lavoro a distanza per la collaborazione, la comunicazione e altre cose che possono risolvere la situazione. Inoltre, possono anche seguire alcuni semplici consigli elencati di seguito per lavorare con successo.

Utilizzare strumenti di collaborazione

Quando ci si trova in luoghi remoti e non si è in stretto contatto, ci sono molte probabilità di sbagliare i compiti, di mancare le scadenze, di fraintendere le tempistiche e molto altro ancora. Le cose erano diverse quando si poteva trasmettere istantaneamente una lista di cose da fare ai vari membri e monitorare personalmente i loro progressi. E ancora più difficile è gestire i preparativi e il brainstorming prima dell'evento.

Prima tutti potevano sedersi insieme e condividere le proprie idee, ispezionare la sede e quant'altro, ma la pandemia ha interrotto tutto.

Oggi, però, la tecnologia ha reso la collaborazione per gli eventi indipendente dal luogo in cui si svolge. Esistono diversi strumenti di collaborazione che possono essere utilizzati per assegnare compiti, rivelare scadenze, stabilire priorità e altro.

AZAVISTA

Dalla pianificazione dell'evento alla collaborazione, all'esecuzione e altro ancora, la piattaforma di gestione degli eventi all-in-one di Azavista vi fornisce la tecnologia giusta per organizzare un evento di successo e senza interruzioni. Che si tratti di un evento singolo, di un evento a più percorsi con sessioni di break-out impareggiabili o di una serie di eventi ricorrenti, questo prodotto aiuta a gestire tutto in modo efficiente. Azavista consente di assegnare i team con una gestione flessibile degli utenti e di creare modelli per la creazione di contenuti, campagne e-mail personalizzate o eventi completi. La reportistica personalizzata integrata garantisce al vostro team un software di collaborazione completo, che va ben oltre la pianificazione e l'esecuzione dell'evento.

Basecamp

È un ottimo strumento di gestione dei progetti che consente all'organizzatore di eventi di gestire team, eventi diversi e persino di fare annunci per tutti in un unico luogo. È possibile avere gruppi diversi per i team e creare progetti diversi per eventi diversi. Qui si possono aggiungere elementi permanenti, come la scheda di dettaglio del cliente o il piano principale dell'evento, affinché tutti possano consultarlo. È possibile assegnare compiti da svolgere e ricevere notifiche sul completamento e sui progressi attraverso i commenti.

Jira

Un altro strumento di gestione dei progetti che si può utilizzare per collaborare a qualsiasi evento è Jira. L'aspetto migliore di Jira è che si possono stabilire delle priorità per i compiti, in modo che gli assegnatari sappiano cosa fare dopo. Ogni evento può essere considerato come un progetto separato e il manager può ovviamente creare ticket per ogni nuovo compito che si presenta.

Delegare i compiti secondo i nuovi ruoli

Mentre il direttore di un evento, il coordinatore di marketing, il progettista di esperienze, il responsabile in loco, il direttore operativo di un evento e il pianificatore sono alcuni dei ruoli comuni, ci sono diversi nuovi ruoli che stanno emergendo come risultato del fatto che l'industria degli eventi ha scelto la strada virtuale. Il manager o il pianificatore di eventi deve non solo essere consapevole del ruolo, ma anche trovare quello più adatto a lui. Ecco alcuni dei ruoli che stanno emergendo:

Tecnologo per eventi

Questa persona è responsabile della gestione della strategia tecnologica degli eventi. È responsabile della gestione di ogni esigenza tecnologica e di colmare ogni lacuna tecnologica per condurre gli eventi virtuali senza problemi.

Assistenza tecnica

Il prossimo esperto di cui avete bisogno per gestire il vostro team di eventi a distanza è un esperto di assistenza tecnica. Con una maggiore attenzione agli eventi virtuali, il rischio di problemi tecnici si è aggravato. Anche il più piccolo inconveniente può bloccare l'evento. Avete bisogno di un'assistenza tecnica in grado di risolvere rapidamente qualsiasi problema e di fornire soluzioni immediate.

Responsabile virtuale

Mentre i lead in loco sono una cosa comune negli eventi, il virus potrebbe influenzare il numero di persone presenti in loco per condurre gli eventi. Da qui nasce il ruolo di un lead virtuale. Questa persona gestirà tutto ciò che accade nell'evento (sia fisico che virtuale) in modo virtuale.

Utilizzare un unico strumento di comunicazione

Essere fisicamente vicini significa poterli raggiungere facilmente o sedersi insieme e ricambiare i pensieri. Ma oggi non è così facile quando si è bloccati in città diverse ma si deve organizzare un evento.

Immaginate se uno dei vostri membri usasse Whatsapp, un altro la posta elettronica e un altro ancora inviasse messaggi di testo. Il caos sarebbe immediato. È importante tenere traccia di tutto e avere un unico strumento per tutto questo può rendere la vita molto più facile.

Con un unico strumento, è possibile tenere traccia di ogni messaggio inviato e del momento in cui è stato inviato. Questo può aiutare a eliminare molti malintesi. Tutti sono sulla stessa lunghezza d'onda e possono aspettarsi una risposta in tempi brevi.

Esistono strumenti come Slack che possono aiutarvi ancora di più nella comunicazione. È possibile creare gruppi e canali, effettuare chiamate di gruppo e molto altro ancora con un unico strumento.

I messaggi vocali possono prevenire i fraintendimenti

Un altro consiglio rapido per le aziende di eventi che lavorano da remoto è quello di inviare messaggi vocali quando si tratta di messaggi più lunghi. Spiegare le cose nei messaggi può essere piuttosto difficile e richiede molto tempo. Inoltre, è molto facile fraintendere le parole scritte. O condividete il contesto con il testo o lasciate che l'altra persona deduca qualcosa di completamente diverso.

Anche nei messaggi di testo manca la differenza di tono. L'enfasi delle cose e il modo in cui si pronunciano le parole possono aiutare a garantire che il messaggio venga ricevuto dagli altri con le giuste intenzioni. Infatti, interpretare i toni delle voci riempie il vuoto dell'interazione faccia a faccia. Gli schemi del tono possono dire molto per spiegare le cose.

Inoltre, se l'interlocutore non è disponibile alla chiamata, i messaggi vocali possono aiutare a ridurre una discussione di un'ora in chat a un'interazione di soli 5 minuti.

Rimanere organizzati e tenere traccia di tutto

Essere organizzati è molto importante per qualsiasi event manager, indipendentemente dal tipo di evento. Un event manager disorganizzato significa un team disorganizzato e questo è il più grande difetto fatale dietro qualsiasi evento fallito. Continuate ad aggiornare i vostri team remoti anche se non ci sono aggiornamenti da fare. Assicuratevi che siano al corrente di tutto.

Se siete organizzati, lo sarà anche la vostra mente. E con la mente sgombra, sarà più facile gestire il team e organizzare un evento di successo.

Non dimenticate di introdurre la tecnologia nel processo di gestione degli eventi per rendere tutto più fluido, semplificato e trasparente. Con la digitalizzazione di ogni settore, è importante che l'industria degli eventi abbracci questa rivoluzione e ne esca rafforzata da questi tempi bui e senza precedenti.