Ristrutturare l'esperienza: Dagli eventi fisici a quelli virtuali

Non è una sorpresa vedere un numero sempre maggiore di conferenze e fiere di settore cancellate, rinviate o trasformate in eventi virtuali. Ciò ha costretto le persone a cambiare i loro piani e itinerari di viaggio per i prossimi mesi e a cercare alternative online a questo improvviso cambiamento. Ora, invece di trovarsi in un'affollata area espositiva, i partecipanti guardano sessioni di webinar, eventi in live-stream o contenuti preregistrati direttamente da casa o dall'ufficio.

Anche se gli eventi in loco offrono vantaggi unici, come le interazioni faccia a faccia, la domanda di eventi virtuali continua a crescere, soprattutto oggi. Dal live-streaming alle sessioni preregistrate, sempre più aziende stanno ristrutturando i loro eventi per offrire esperienze di coinvolgimento che vadano oltre lo schermo di un computer. Questo ha aperto le porte a nuovi modi di connettere le persone online, riducendo al contempo i costi e l'impronta di carbonio.

Molti organizzatori di eventi che sono già passati agli eventi online e ai meetup virtuali sono ancora nella fase di "comprensione". Perché? Beh, alcuni non avevano questo tipo di eventi come strategia principale e altri probabilmente lo fanno per la prima volta. Ma la verità è che nessuno sa quale sia la formula migliore per ogni evento. Quello che sappiamo è che un evento virtuale è molto più di un semplice webinar, per questo è importante avere una struttura chiara da seguire quando si pianifica un evento virtuale.

Sia che abbiate programmato un evento per quest'anno, sia che siate alla ricerca di idee per il digitale, utilizzate questa struttura per pianificare la vostra esperienza immersiva online.

Approccio e piattaforme

Prima di decidere quale sia l'approccio migliore per ospitare un evento virtuale, è necessario esaminare il brief dell'evento per vedere se il piano si traduce bene in un formato virtuale. Solo perché tutti gli altri lo fanno, non significa che dovreste farlo anche voi. Se un'esperienza virtuale serve a raggiungere gli obiettivi e le finalità del vostro evento, allora ha senso passare al digitale. Se non è così, dovrete trovare un approccio che funzioni al meglio.

Una volta chiarito questo aspetto, prendete in considerazione le seguenti domande: Perché i partecipanti si iscriveranno al vostro evento? Che cosa offrite di valore aggiunto? In base alle risposte, sarete in grado di decidere quale tipo di contenuto è adatto al vostro evento. Assicuratevi di dare la priorità ai contenuti chiave e agli spunti di riflessione.

Ora è il momento di valutare quale tipo di evento virtuale si adatta meglio alle finalità e agli obiettivi stabiliti:

• Completamente virtuale

Gli eventi virtuali prevedono che le persone interagiscano in un ambiente virtuale anziché in un luogo fisico. Questi eventi online sono multi-sessione, altamente interattivi e possono prevedere webinar e webcast. Inoltre, sono adatti a qualsiasi evento che preveda presentazioni multiple, sale di discussione o esperienze di marca per coinvolgere i partecipanti.

• Ibrido

Un evento ibrido è un formato - conferenza, esposizione commerciale, seminario di formazione, ecc. - che combina elementi dal vivo, come interviste o presentatori, con componenti virtuali. Si tratta di un modo efficace per aumentare la partecipazione e il raggio d'azione, utilizzando al tempo stesso elementi dal vivo per dare un'impressione di presenza.

• Trasmissione in diretta

Gli eventi in diretta streaming sono ottimi per ampliare la portata della vostra azienda, migliorarne la visibilità e distribuire i contenuti a un nuovo pubblico. Questo tipo di evento online consente ai partecipanti di condividere facilmente l'evento con altre persone, come colleghi, amici o familiari. Inoltre, può essere incredibilmente conveniente per i pianificatori di eventi.

• Pre-registrato

Questo tipo di evento online viene ripreso, montato e condiviso per essere visto in seguito. Non solo può essere presentato in anteprima in una data specifica, ma può anche essere disponibile online tramite video on demand (VOD). Allo stesso tempo, offre la possibilità di far apparire i contenuti in diretta, anche se non lo sono. Questa opzione offre maggiore flessibilità agli organizzatori di eventi.

Formato e design del programma

Proprio come le conferenze in loco, gli eventi virtuali sono disponibili in molti formati di programma. Sia che decidiate di organizzare una tavola rotonda, una serie di interviste o dei pitch round, dovete offrire un'esperienza unica ai partecipanti, qualcosa che permetta alla vostra azienda di differenziarsi dalla concorrenza.

• Discussioni di gruppo:
• Riuniscono i migliori esperti di talento in diversi settori per condividere e valorizzare le reciproche esperienze.
• Sono utili se un argomento è troppo complesso per essere trattato da una sola persona o se il pubblico deve essere esposto a diversi punti di vista nella stessa sessione.
• Interviste:
• Sono dialoghi approfonditi tra gli organizzatori dell'evento e gli esperti del settore.
• Gli esperti possono condividere le loro conoscenze in sessioni di domande e risposte dal vivo, il che contribuisce a mantenere vivo il coinvolgimento del pubblico.
• Giri di lancio:
• I Pitch Round si tengono con l'unico scopo di consentire alle startup di presentare le proprie idee a un gruppo di giurati (di solito investitori o stakeholder).
• Questo formato virtuale è un ottimo modo per aumentare la fidelizzazione dei partecipanti grazie alla sua dinamicità.

Conferenze chiave:

• I keynote ispirano, intrattengono e istruiscono il pubblico su un argomento specifico.
• Le conferenze sono condotte da relatori scelti per la loro competenza in un particolare settore e per la loro capacità di attirare il pubblico.
• In un ambiente virtuale, i relatori non devono più recarsi in un altro luogo per tenere il loro keynote e i partecipanti non devono più cercare posti disponibili per partecipare alla sessione!

Andare online significa anche portare il design e il marchio della vostra azienda in uno spazio digitale. Assicuratevi di consultare le linee guida del vostro marchio prima di creare qualsiasi materiale visivo o di costruire qualsiasi oggetto o set per il vostro evento. Allo stesso modo, tutto il design fisico e/o digitale creato per l'evento deve mantenere la coerenza della vostra identità grafica.

Tecnologia

I pianificatori di eventi riescono a organizzare con successo eventi virtuali quando hanno a disposizione gli strumenti tecnologici adeguati. Per prepararsi al grande giorno, è necessario pensare a queste domande: Dove verrà ripreso l'evento? Sarà tutto a distanza? O in uno studio? O in un ufficio? In base alle risposte ottenute, è possibile identificare l'attrezzatura di cui si avrà bisogno, ad esempio apparecchiature audio e video, attrezzature domestiche, attrezzature da studio, ecc.

Oltre a questi elementi tecnologici, i pianificatori di eventi possono trarre vantaggio dall'uso di una piattaforma tecnologica per eventi per pianificare l'intero processo dell'evento, dalla promozione all'esecuzione e alla gestione. Ecco le più importanti soluzioni tecnologiche per eventi da utilizzare quando si realizza un evento virtuale:

• Sito web dell'evento

Il sito web di un evento è la punta di diamante di qualsiasi evento di persona o virtuale e rappresenta un potente strumento per attirare nuovi partecipanti. Attraverso il vostro sito web per eventi, potete promuovere il vostro evento senza soluzione di continuità, fornendo contenuti ricchi che tengono informati i potenziali partecipanti e li invogliano a registrarsi all'evento. Il sito web dell'evento deve anche comunicare il valore dell'evento virtuale, mantenendo lo stesso look and feel della vostra azienda.

• Registrazione

Un solido strumento di registrazione vi consente di impostare senza sforzo i moduli di registrazione per i partecipanti, i relatori, gli sponsor e le approvazioni, in un unico luogo. Questi moduli permetteranno alle persone di registrarsi all'evento virtuale, di inviare le loro preferenze e di fornire le informazioni di pagamento senza alcun problema. Potrete così garantire un'esperienza di registrazione impeccabile e aumentare la partecipazione all'evento.

• Marketing via e-mail

vi aiuta a espandere la notorietà del vostro marchio rivolgendovi ai partecipanti giusti e mettendoli in contatto con loro al momento giusto. In questo modo, non solo potrete stimolare la domanda per il vostro evento virtuale, ma potrete anche aumentare le iscrizioni e tenere informati i partecipanti. Utilizzate uno strumento di email marketing che vi permetta di personalizzare le vostre email, di automatizzarle e di programmarle in base ai dati dei partecipanti, monitorando i tassi di apertura, i tassi di clic e i tassi di conversione.

• App per eventi

Un'App per eventi è uno degli elementi più importanti della tecnologia per eventi virtuali. Questo strumento contribuisce ad aumentare il coinvolgimento dei partecipanti attraverso funzioni che stimolano l'interazione prima, durante e dopo l'evento. Per i partecipanti, è qui che possono scegliere quali sessioni aggiungere all'agenda, avere una buona panoramica degli argomenti attivi e partecipare tramite sondaggi e domande durante le sessioni. Per i pianificatori, questo è il luogo in cui raccogliere dati rilevanti, come il coinvolgimento dei partecipanti e la popolarità delle sessioni.

Host online

In camera - A seconda del tipo di evento virtuale, è necessario trovare relatori e/o esperti che tengano discorsi su argomenti specifici, facciano interviste o partecipino a tavole rotonde durante l'evento. Devono essere leader di pensiero con un forte seguito. Inoltre, tenete presente che non tutti i relatori che hanno confidenza con il palcoscenico hanno confidenza con lo schermo. Non invitate qualcuno che non si senta a proprio agio in questo tipo di evento.

Fuori campo - Per assicurarvi che i commenti e le interazioni dei partecipanti vengano presi in considerazione, dovete assegnare questo compito a qualcuno del vostro team. Vedrete come il pubblico si sentirà incluso e notato durante le sessioni: questo aiuta ad aumentare la partecipazione alla chat e ai social, e quindi la fidelizzazione.

Interattività e coinvolgimento

Quando si organizza un evento virtuale, non si può semplicemente trasmettere in diretta streaming la sessione programmata e aspettarsi che questa sia la migliore esperienza online per i partecipanti. Dovete considerare l'interattività e il coinvolgimento in ogni decisione relativa ai contenuti del vostro evento virtuale. Questi aspetti possono fare la differenza quando gli spettatori decidono di sintonizzarsi sulla vita o di rimanere nell'evento virtuale.

Se permettete ai partecipanti di partecipare a una conversazione in tempo reale, l'esperienza dell'evento sarà più emozionante e coinvolgente! Tenete presente che in un ambiente virtuale è possibile includere chat, elementi interattivi ed esempi in tempo reale che non si adatterebbero necessariamente a un contesto offline e tradizionale.

Integrate queste tattiche per aumentare l'interattività e il coinvolgimento durante gli eventi:

Domande e risposte - Durante l'evento virtuale, selezionate le domande migliori del pubblico o lasciate che siano loro a decidere quali discutere.

Sondaggi in diretta - Aumentate l'interazione delle vostre riunioni ed eventi virtuali interrogando il vostro pubblico in tempo reale.

Gamification- Generare esperienze di alta qualità e aumentare la partecipazione e il coinvolgimento dei partecipanti alle sessioni utilizzando la gamification.

Funzionalità di chat- Consentite ai partecipanti di interagire e di impegnarsi in tempo reale con gli altri con una funzionalità di chat.

Ora che avete la struttura ideale per sviluppare eventi virtuali, potete decidere se iniziare a pianificare la vostra esperienza immersiva online. Ricordate, con il giusto piano e la tecnologia adeguata, potete offrire un'esperienza eccezionale ai vostri partecipanti!

Azavista offre un potente pacchetto di strumenti che vi aiuta a pianificare con successo qualsiasi evento, sia esso di persona o virtuale. Le nostre solide integrazioni garantiscono una preparazione dell'evento digitale per i vostri eventi virtuali. Con i nostri blocchi di costruzione, potete costruire facilmente la scaletta della vostra conferenza. I nostri modelli di riunione plug-and-play massimizzano l'esperienza dei partecipanti e vi fanno risparmiare tempo prezioso per cogliere nuove opportunità.