I 5 principali consigli per selezionare il miglior fornitore di soluzioni in loco

Come soluzione per la gestione di eventi, conosciamo tutti gli aspetti critici che dovreste prendere in considerazione quando scegliete il vostro fornitore in loco. Per questo abbiamo creato un elenco dei nostri 5 migliori consigli per scegliere il miglior fornitore in loco:

1. Determinare le esigenze e gli obiettivi

La prima cosa da fare come organizzatore di un evento è fare un brainstorming e proporre i requisiti specifici che il fornitore deve fornire per l'evento. Ma prima di farlo, dovreste porvi queste domande: Quali sono le mie esigenze e i miei obiettivi attuali? Cosa mi aspetto dal mio fornitore di soluzioni in loco? Una volta ottenuta la risposta, sarà molto più facile elencare le proprie esigenze.

Inoltre, consigliamo vivamente di preparare i requisiti prima di esaminare le proposte. Perché? Pianificando in anticipo un solido elenco di condizioni per i fornitori, sarà più semplice giudicare ciascuno di essi in base al loro grado di soddisfazione.

La nostra intuizione:

È sempre bene ascoltare i consigli dei professionisti quando si prende una decisione importante. Durante l'esame delle proposte, chiedete consigli in corso d'opera, in modo da poterli combinare con la vostra esperienza e il vostro elenco di requisiti. Questo è anche un buon indicatore per verificare l'esperienza e la competenza dei fornitori.

2. Confrontare le soluzioni migliori

Dopo aver stilato un elenco chiaro delle vostre esigenze e dei vostri obiettivi, dovete fare qualche ricerca per filtrare le soluzioni onsite che soddisfano i vostri requisiti, fino a trovare quella perfetta. Naturalmente, sappiamo che cercare tra i vari fornitori può essere un compito scoraggiante (e richiede molto tempo), soprattutto se siete organizzatori di eventi. Quindi, il modo migliore per restringere le opzioni è quello di consultare pagine come Capterra, blog del settore eventi e altri siti legati agli eventi per aiutarvi a trovare la soluzione giusta.

Nel restringere le opzioni, prendete in considerazione aspetti quali la reputazione, gli anni di esperienza, il numero di clienti, il tipo di soluzioni offerte, ecc. Inoltre, avere una lista di controllo con le vostre condizioni aiuta a velocizzare il processo, in quanto potete eliminare immediatamente un'azienda dalle vostre opzioni se manca un requisito. Un altro buon modo per filtrare è quello di classificare le necessità che cercate nel software in base all'importanza, dato che una caratteristica potrebbe essere un "must-have" ma non un "must-have". Una volta selezionati i vostri preferiti, potete confrontarli tutti per vedere se c'è una soluzione che offre qualcosa di diverso dalle altre.

La nostra intuizione:

Ecco una panoramica di ciò che ci si può aspettare da un fornitore di servizi "Onsite Solution":

Check-in Stampa dei badge Tracciamento dei partecipanti Lead Capture Reporting e Analytics App mobile per eventi Tra i servizi standard offerti, è necessario trovare un fornitore che abbia un fattore differenziale che possa essere più adatto al vostro evento.

Ad esempio, un fattore che ci distingue da altre aziende è che in Azavista stiamo lavorando per essere il fornitore più verde, implementando materiali biodegradabili in prodotti come badge, portabadge e cordini, in modo che possano essere riutilizzati e riciclati. Se siete interessati a ridurre l'impatto della plastica negli eventi, questa soluzione potrebbe essere la più adatta. Si tratta solo di cercare la soluzione giusta per le vostre esigenze e i vostri obiettivi.

3. Richiedere più preventivi

Questo è molto importante: non fatevi fare un preventivo da un solo fornitore! Anche se siete sicuri di concludere l'affare con una determinata azienda, la prassi migliore è quella di richiedere più di un preventivo. Inoltre, questi preventivi serviranno come punto di riferimento per confrontare i fornitori in futuro. Inoltre, esaminando più fornitori, potrete farvi un'idea dei prezzi standard del settore.

La nostra intuizione:

In Azavista offriamo preventivi su misura per ciascuno dei nostri potenziali clienti, poiché sappiamo che le loro esigenze e i loro obiettivi sono unici, e quindi l'offerta deve essere in linea con questi principi.

4. Seguire l'istinto

In fin dei conti, lavorerete con il fornitore scelto prima, durante e dopo l'evento, quindi prendetevi il tempo necessario per valutare tutte le opzioni.

Se non vi sentite sicuri delle vostre scelte, chiedete maggiori informazioni o tornate all'elenco che avete creato e richiedete diversi preventivi ai fornitori. Quando troverete la scelta migliore, saprete che è la volta buona, perché vi sembrerà giusta.

La nostra intuizione:

Una volta scelto il fornitore, non affrettate il processo di chiusura dell'accordo, poiché potreste perdere alcuni dettagli importanti perché non avete ricontrollato le informazioni. In base alla nostra esperienza, sappiamo che questo tipo di accordi richiede tempo, quindi cerchiamo di fare tutte le telefonate e/o le riunioni necessarie con i nostri potenziali clienti fino a trovare l'accordo migliore.

5. Prepararsi al successo

Ora che avete concluso l'accordo con il vostro Onsite Solution Provider, è il momento di assicurarvi che la vostra esperienza in loco sia perfetta, offrendo ai partecipanti un'esperienza eccezionale durante l'evento. Prima dell'evento, dovreste conoscere tutti i dettagli del team Onsite che vi supporterà durante l'evento. Servizi come il check-in, il badge, il recupero dei partecipanti e altri ancora, devono essere spiegati e organizzati per tempo.

La nostra intuizione:

In Azavista mettiamo a disposizione un team di conferenze per supportare il vostro personale in loco durante l'evento, inoltre, giorni prima, forniamo al vostro team sessioni di formazione adeguate. Inoltre, aiutiamo a spedire, installare, configurare e testare la tecnologia in loco per l'evento.