Cosa deve sapere ogni organizzatore di eventi sulla gestione dei partecipanti

Creare valore con il software di gestione dei partecipanti

Esistono molte applicazioni per la gestione delle conferenze, ma non tutte sono uguali. Prima di scegliere un prodotto specifico, assicuratevi che l'applicazione scelta sia in grado di catturare e gestire le numerose parti in movimento della pianificazione di un evento, dalla preparazione all'esecuzione, fino alle attività successive all'evento.

Invece di utilizzare un database unidimensionale di nomi e dati personali, investite in uno strumento più robusto per trasformare i dati raccolti in un piano di conversione attuabile. Un'applicazione progettata con cura fornirà esportazioni di dati personalizzabili per il reporting degli stakeholder e per identificare il potenziale di follow-up dei lead.

Un evento ben pianificato avrà un impatto duraturo sui partecipanti e gli impegni che ne deriveranno determineranno il suo successo complessivo. La fase di pre-pianificazione è quella che richiede più lavoro per ospitare o esporre a un evento. I pianificatori di eventi devono offrire a ogni partecipante un modo facile e veloce per registrarsi all'evento, impostare i dettagli del viaggio e dell'hotel, visualizzare e gestire l'itinerario. Allo stesso tempo, in qualità di organizzatori dell'evento, dovete disporre di un modo affidabile per monitorare lo stato di registrazione dei partecipanti e agire come loro agente per garantire elementi logistici come il viaggio aereo, il noleggio di auto e la prenotazione di hotel.

Questo supporto apparentemente di routine ai partecipanti porterà molti benefici durante e dopo l'evento. I partecipanti apprezzeranno il modo in cui vengono gestiti tutti i dettagli e inizieranno a fidarsi della vostra capacità di rispondere a qualsiasi esigenza. Questo è un primo passo importante per dimostrare che siete in sintonia con i partecipanti e avete una piena comprensione delle loro esigenze e dei loro punti dolenti.

Tre modi per costruire il coinvolgimento dei partecipanti durante un evento

La pianificazione di un evento di successo non si esaurisce con l'inizio dell'evento, ma è solo all'inizio! Mentre i partecipanti sono presenti e coinvolti, è il momento perfetto per un coinvolgimento mirato dei partecipanti. Si tratta di una sfida, a causa delle numerose attrazioni e dei suoni di un evento che si contendono l'attenzione dei partecipanti. Utilizzate questi tre approcci per assicurarvi che la vostra azienda sia sempre in primo piano nella mente dei vostri potenziali clienti.

Fornite ai partecipanti un'applicazione mobile che includa i dati personali, le sessioni programmate, lo stato RSVP delle attività, i riferimenti per la prenotazione dell'alloggio e le dispense dell'evento in un formato digitale di facile consultazione. In questo modo si ottiene un quadro completo del coinvolgimento dei partecipanti durante l'evento.

Aiutate i partecipanti a trovare le attività che li interessano, offrite loro di iscriversi o usate la gestione delle liste d'attesa per registrare il loro interesse se un evento è già pieno.

Includete una funzione di sms nell'applicazione mobile per la gestione dei partecipanti, in modo che un partecipante possa contattare immediatamente voi o il vostro staff se ha bisogno di assistenza con il programma della conferenza, di un passaggio in albergo o di una conferma dell'iscrizione a un'attività imminente. Avere una persona in carne e ossa con cui comunicare e risolvere i loro problemi immediati vi renderà una risorsa affidabile. L'affidabilità porterà alla fiducia, che può essere coltivata fino alla fedeltà. Questo sentimento metterà i partecipanti a proprio agio e nel giusto stato d'animo per prendere in considerazione la possibilità di fare affari con voi.

Coinvolgimenti dopo l'evento per massimizzare la generazione di contatti e distruggere il ROI

Ora che la preparazione e l'esecuzione dell'evento sono state completate, il giusto software per conferenze identificherà le fasi successive. Avrete a disposizione preziose metriche dell'evento in una panoramica integrata da convertire in elementi d'azione. Avrete un profilo completo per ogni partecipante e sarete attrezzati per coltivare i lead e convertirli con successo in clienti.

• Esportazioni

Utilizzate i dati contenuti nel software di gestione delle conferenze per creare un elenco di esportazione dei lead. I dati personali e i punti di contatto unici di ciascun partecipante delineano un piano di gioco per coltivare sistematicamente i lead.

• Segmento Leads

È possibile categorizzare ulteriormente i lead dei partecipanti applicando filtri di segmentazione dei partecipanti. Il software di gestione delle conferenze per i partecipanti categorizza i dati in modo da poter estrarre segmenti altamente dettagliati in base ai dati demografici dei partecipanti, all'allineamento del settore, alle attività dell'evento a cui hanno partecipato, agli interessi, ecc.

• Illuminare le parti interessate

Questa suddivisione dei dati sarà fondamentale anche per la rendicontazione agli stakeholder richiesta dopo gli eventi e darà un valore tangibile ai vostri sforzi nell'organizzazione dell'evento. I dati categorizzati possono essere misurati, fornendo una proposta di valore agli investitori, al management e ad altri attori chiave.

L'utilizzo di uno strumento intuitivo e flessibile per la gestione dei partecipanti vi consentirà di ottenere i risultati che vi aspettate da un evento, come informazioni di contatto, generazione di lead e un profilo completo dei potenziali clienti per creare una traiettoria di coinvolgimento e conversione.