Perché il software per conferenze è fondamentale per il successo di un evento nel 2025

Massimizzare il potenziale e ridurre i costi

Nel mondo di oggi, è possibile posizionarsi di fronte a un pubblico più vasto e scoprire dati critici che consentono di comprendere e indirizzare il cliente ideale. È qui che emergono le qualità straordinarie del software di gestione delle conferenze.

Inoltre, i software di gestione degli eventi e le soluzioni automatizzate eliminano i costi superflui e le lunghe incombenze amministrative associate all'organizzazione, alla pianificazione e alla gestione degli eventi con i metodi della vecchia scuola. Il software di gestione delle conferenze riunisce comodamente tutto in un'unica fonte e automatizza i processi che altrimenti eroderebbero il vostro ROI.

Tuttavia, non tutte le piattaforme software per la gestione delle conferenze sono uguali. Alcuni strumenti di pianificazione degli eventi sono progettati solo per distribuire biglietti e registrare le vendite. Oggi le persone si aspettano di più. Esige un'esperienza end-to-end. Se non disponete di un sistema di gestione degli eventi (Event Management System, EMS) in grado di semplificare la pianificazione dell'evento, di automatizzare la distribuzione dei biglietti e la messaggistica, di fornire reportistica e di gestire e tracciare i partecipanti, state pagando per un software che non massimizza il vostro potenziale e non riduce i costi di organizzazione di un evento di successo.

Più di una semplice registrazione

Grazie alle tecnologie mobili e alla connessione wifi, il processo di registrazione è automatizzato e può essere effettuato ovunque. Gli interessati possono acquistare i biglietti per gli eventi nel momento a loro più congeniale: mentre sono in viaggio, mentre sorseggiano un caffè o guardano la TV. La vendita di biglietti online è davvero l'unica strada da percorrere al giorno d'oggi.

Probabilmente sapete per esperienza quanto siano stati contenti i vostri delegati la prima volta che non hanno dovuto recarsi alla biglietteria durante l'ora di pranzo o chiamare un numero verde per richiedere un rimborso in caso di cancellazione. I codici QR digitali e i biglietti elettronici inviati direttamente al dispositivo mobile del delegato offrono comodità e facilità di accesso.

Dal punto di vista di un organizzatore di eventi, il software di gestione degli eventi vi fornisce un elenco di delegati già pronto senza che dobbiate alzare una penna o controllare costantemente il loro stato. Le "e-mail di ringraziamento" con istruzioni e informazioni prima dell'arrivo vengono inviate automaticamente, in base all'orario preferito o dopo che il delegato ha completato una determinata azione. Il tutto senza che dobbiate nemmeno aprire la vostra casella di posta elettronica.

Tracciamento dei partecipanti e gestione dei partecipanti

Non sottovalutate i sistemi di gestione degli eventi con un tracker dei partecipanti integrato. Non solo vi permette di identificare rapidamente le persone nel vostro sistema, ma memorizza automaticamente tutti i dati rilevanti su di loro prima, durante e dopo l'evento. Anche se inizialmente può sembrare una soluzione draconiana da "grande fratello", la gestione dei partecipanti è stata progettata per aiutare gli organizzatori di eventi a gestire meglio gli eventi e i loro delegati. Immaginate di organizzare una conferenza di più giorni e di voler inviare dei sondaggi alle persone che si sono iscritte a determinate sessioni. La gestione dei partecipanti vi permette di vedere a quali sessioni si sono iscritti.

Attraverso il lead retrieval è possibile tenere traccia di chi ha effettivamente partecipato alla giornata, se ci sono stati degli ingressi inaspettati e quale parte del pubblico è rimasta seduta per l'intera sessione. Il recupero dei partecipanti può essere effettuato tramite una semplice app di check-in sul vostro dispositivo, scansionando i badge dei partecipanti. È possibile inviare ai delegati notifiche di promemoria sulle sessioni iniziate, controllare la popolarità delle sessioni, identificare gli assenti e inviare automaticamente il sondaggio giusto alla persona giusta.

Per gli eventi generici, i codici QR leggibili e le app per il check-in aiutano a velocizzare il processo di ingresso e a confermare se il biglietto è valido o falso. Ma con la Covid-19 che ha un enorme impatto sulla capacità e sulla pianificazione della sede, è sempre più importante avere una panoramica a 360 gradi su chi è presente e su quanti partecipanti sono ancora attesi. La gestione dei partecipanti e il reperimento dei lead sono progettati appositamente per condividere in modo intelligente le informazioni e proteggere la sicurezza e gli interessi dei delegati.

Le soluzioni scalabili capitalizzano i ricavi degli eventi

Se state investendo in un evento, uno strumento EMS flessibile è fondamentale per garantire che possiate capitalizzare le opportunità di guadagno. Uno dei vantaggi principali del software per la pianificazione di conferenze è la quantità di dati preziosi sui clienti che è possibile raccogliere.

Quando i delegati si registrano a un evento, di solito viene chiesto loro di inserire un numero di telefono, un indirizzo e-mail o entrambi. I moderni software di gestione delle conferenze consentono di inserire con estrema facilità qualsiasi tipo di dettaglio aggiuntivo, come l'età, le informazioni sul viaggio, le preferenze per la cena e altre informazioni rilevanti per costruire un profilo del cliente. Questi dati sono fondamentali per migliorare la promozione di eventi futuri, la distribuzione di newsletter e la consegna di materiale o servizi adeguati. Un sistema EMS flessibile vi aiuta anche a rispettare le leggi sull'email marketing vigenti nella giurisdizione del cliente.

Durante l'evento vero e proprio, le tecnologie EMS possono anche essere integrate con la tecnologia di identificazione a radiofrequenza (RFID), che consente ai delegati di effettuare pagamenti senza contanti direttamente dai loro dispositivi mobili. Tutti gli acquisti effettuati durante l'evento saranno registrati nel software e vi aiuteranno a costruire profili di clienti più solidi e liste di e-mail mirate. Oltre a questo, vi fornisce un ROI dei partecipanti estremamente accurato, il che ci porta al prossimo paragrafo.

Monitoraggio del ROI degli eventi

Il software di gestione delle conferenze è stato progettato per far risparmiare agli organizzatori di conferenze e agli organizzatori di eventi costi significativi che aumentano il ROI dell'evento. Nelle fasi iniziali, questi risparmi si ottengono grazie alla biglietteria online, alla registrazione e alla conferma via e-mail, che dopo la configurazione iniziale sono tutte automatizzate. E non si risparmiano solo i costi amministrativi. Non ci sono costi per la stampa dei biglietti cartacei, né per gli stipendi dei dipendenti che gestiscono le vendite e i costi di contabilità per calcolare le entrate e le uscite.

Una soluzione di gestione degli eventi dovrebbe consentirvi di creare report dettagliati in pochi clic. Scegliete di analizzare il ROI complessivo dell'evento, il ritorno sull'investimento per ogni partecipante, le analisi per evento, per tipo di partecipante o per campagna di marketing. Potete anche tenere traccia del numero di biglietti venduti al giorno e degli orari di acquisto più popolari. Questi dati vi aiutano a determinare se è necessario aprire altri canali di marketing o quando spingere nuovamente l'evento attraverso le reti esistenti. Tracciando questi dati, si raccolgono dati preziosi per modificare la propria strategia pubblicitaria.

Inoltre, l'integrazione di un software per eventi vi dà la possibilità di valutare i pensieri e le reazioni dei partecipanti. Inviare via e-mail un sondaggio, un elenco di richieste speciali o persino un indice di entusiasmo NPS, mostra ai partecipanti che vi preoccupate dei loro pensieri e del loro benessere, che saranno ben accolti e che alimentate il loro entusiasmo prima dell'evento.

Guidare la comunicazione della conferenza e la crescita dell'evento

Per le aziende che fanno delle conferenze il loro evento di punta, il software di gestione delle conferenze è essenziale per realizzare la loro strategia di crescita aziendale.

Il software per la gestione delle conferenze è fondamentale per i team interni di marketing e vendita, in quanto stimola la comunicazione e le soluzioni per il risparmio dei costi. Inoltre, si ottiene l'accesso a dati di alto livello, che consentono ai responsabili delle decisioni di elaborare strategie informate e calcolate.

Qual è il software di gestione delle conferenze più adatto a voi?

I vantaggi offerti dal software di gestione delle conferenze sopra descritti sono evidenti, ma queste promesse si rivelano efficaci solo quando i benefici superano il costo dell'acquisto della licenza. Per calcolarlo, è necessario prendere in considerazione le aspettative percepite dai partecipanti.

Come intendete utilizzare le informazioni ricevute dai delegati? I margini di costo stimati che risparmierete eliminando i metodi tradizionali sono giustificabili? I vostri concorrenti stanno migliorando l'esperienza del cliente sfruttando ulteriori strumenti EMS?

Vale la pena ricordare che le aziende devono diventare più abili nell'organizzazione e nella gestione degli eventi. Soprattutto per quanto riguarda la misurazione del successo degli eventi. Investire in un software di gestione delle conferenze può essere una decisione semplice per la maggior parte degli organizzatori di eventi. Ma la vera difficoltà sta nella scelta della piattaforma giusta per il vostro team e per i vostri obiettivi aziendali.

Alcuni software di gestione delle conferenze sono un kit completo per eventi di tutte le dimensioni. Altri si limitano a eventi relativamente piccoli, mentre alcuni sono più adatti a eventi aziendali e a conferenze o seminari su larga scala, che prevedono migliaia di delegati.

Lista di controllo per l'approvvigionamento della piattaforma:

Le soluzioni di gestione delle conferenze, costituite da uno stack di strumenti avanzati e robusti, hanno un potenziale sorprendente per superare le aspettative dei clienti. Hanno tutto ciò che serve per migliorare i vostri sforzi di marketing attuali e futuri e coltivare il ROI dell'evento. Con questa semplice lista di controllo potrete decidere quali strumenti vi servono per fornire soluzioni olistiche dalla fase di pianificazione, all'esecuzione e alla rendicontazione dell'evento.

• Scrivete i vostri processi che richiedono più tempo
• Scrivete i vostri compiti più ripetuti e banali.
• Stimare quanto tempo si può potenzialmente risparmiare
• Abbozzate i flussi di lavoro che preferite per il vostro piano di eventi ideale
• Confrontate il vostro piano infallibile con la vostra configurazione attuale
• Identificare i miglioramenti necessari nella configurazione attuale
• Compilare un elenco di funzionalità e automazioni indispensabili e necessarie.
• Traducete tutto ciò in un chiaro elenco di requisiti
• Calcolate il vostro investimento preferito e massimo
• Inviate la vostra lista a una selezione di potenziali venditori

Avete fatto tutti i passi sopra descritti e siete pronti a parlare con uno dei nostri consulenti di vendita? Azavista è pronta a far salire alle stelle la vostra pianificazione di eventi e a raccontarvi tutto sulla nostra piattaforma software all-in-one.