5 essentiële tips om te slagen in de planning van bedrijfsevenementen

Tip #1 - Bepaal je doel

Waarschijnlijk het belangrijkste dat je moet weten voordat je begint met het plannen van je evenement, is volledig begrijpen wat de doelstelling van je evenement is. Hoe kun je de doelstelling van je evenement duidelijk definiëren?

Nou, hier zijn 5 vragen om jezelf te stellen:

• WHO zal je evenement bijwonen? Wie zal je evenement organiseren? Als je deze vragen beantwoordt en weet hoeveel mensen je verwacht, zal dat het grootste deel van je beslissingen bepalen.
• WAT gaat je evenement over en hoe heb je je evenement genoemd? Het is belangrijk om het thema van je evenement altijd in gedachten te houden tijdens het planningsproces.
• HOE ben je van plan om je evenement te promoten en de aandacht te trekken? Hierin ligt de waarde van een gedegen budget - denk goed en kritisch na over de budgetbehoeften van je evenement.
• WANNEER wordt je evenement gehouden? Het is belangrijk om je doelgroep in gedachten te houden en uit te zoeken welke datum en tijd hen het beste uitkomt - vooral omdat bijna 40% van de mensen niet komt opdagen bij bevestigde evenementen.
• WAAROM (dit is het doel van je evenement) vindt je evenement eigenlijk wel plaats? Dit is het doel van je evenement en moet je altijd in gedachten houden tijdens het plannen.

Tip #2 - Plan je budget en tijdschalen

Natuurlijk weten we allemaal dat je je tijd en geld moet plannen om iets gedaan te krijgen, maar wat komt er precies kijken bij het plannen van je tijd en budget?

• ONDERZOEK uw kosten vooraf
• KOM OP met een totaalbedrag
• SCHATTING de kosten voor elke categorie
• NIET DOEN kleine kosten over het hoofd zien
• AANMAKEN een noodplan

Tip #3 - Maak een checklist voor je evenement

Een evenementenchecklist helpt je bij het bijhouden van alle kleinste details van je evenement om ervoor te zorgen dat er niets fout gaat vanaf het moment dat je begint met de voorplanning tot en met de logistiek op de dag van het evenement. Hoewel er veel stappen zijn die je moet volgen bij het gebruik van een evenementenchecklist, zijn dit de drie belangrijkste dingen die je in gedachten moet houden:

DELEGAAT werken binnen je teamNIET verlies overzicht van je voortgangGEBRUIK een hulpmiddel om je taken te beheren en de voortgang van je planning te controleren

Tip #4 - Zorg dat je een back-up plan hebt

Hoewel plannen voor het ergste nooit het meest bemoedigende is om te doen - is het altijd beter om voorbereid te zijn op het ergste terwijl je streeft naar je beste evenement! Dit is vooral waar omdat we, hoe we ook proberen, niet altijd alles kunnen voorspellen en soms kunnen onvoorziene omstandigheden hun lelijke kop opsteken.

Om niet in paniek te raken bij het zien van een mogelijke ramp, moet je vooruit plannen op evenementonderdelen die je belangrijk vindt. Voorbeelden hiervan zijn AV-apparatuur of catering. Ongetwijfeld zijn dit twee van de belangrijkste elementen van elk evenement - ze houden je bezoekers tevreden! Je wilt immers niet zonder projector komen te zitten of een oven kapot hebben zonder alternatieve middelen om je gasten te vermaken of te voeden.

Tip #5 - Communiceer, communiceer en communiceer!

De meest effectieve eventplanners zijn goede communicatoren. Bij het plannen van evenementen communiceren we niet alleen voortdurend met ons team, maar moeten we ook communiceren met onze (potentiële) leveranciers. Ik moet wel zeggen dat communicatievaardigheden hier niet verwijzen naar micromanagen (niemand houdt daarvan), maar in gedachten houden dat jij als leider van je evenemententeam de verantwoordelijkheid hebt voor het succes of falen van je evenement. Per slot van rekening worden evenementplanners ingehuurd omdat ze gewaardeerd worden om hun aandacht voor details. Als je deze details niet communiceert met je team en ervoor zorgt dat alles in de gaten wordt gehouden, is het mogelijk dat kleine fouten of slechte communicatie leiden tot een potentiële mislukking.

In een notendop: plan voor het ergste en streef naar het beste, denk vooruit en vergeet tot slot niet dat er geen 'ik' in het team zit - houd je team op de hoogte, werk samen en communiceer om dat evenement gepland te krijgen!