9 bedreigingen voor je evenement (en hoe ze te overwinnen)

Onduidelijk budget - Budget? Welk budget?

Tegenwoordig krimpen evenementenbudgetten en moeten evenementplanners creatief worden en meer doen met veel minder. Het zou geweldig zijn als we allemaal een evenement konden plannen en organiseren zonder budget - de mogelijkheden zouden eindeloos zijn.

Dit is natuurlijk nog steeds het geval (het deel met de eindeloze mogelijkheden) als je je financiën in de hand houdt. Zorg er altijd voor dat je een drempel vaststelt voor je evenement, zodat je niet achteraf (letterlijk) voor je fouten moet opdraaien.

Dit is wat je moet doen:

1. Stel een duidelijk budget vast voor je evenement
2. Houd je uitgaven onderweg bij.
3. Bedenk creatieve ideeën (zoals decoratie, enz.) die ook budgetvriendelijk zijn.

Slecht timemanagement - Zoveel te doen, zo weinig tijd.

Je moet de juiste middelen investeren op de juiste plaats, op het juiste moment. We hebben allemaal wel eens een "oh, ik zou dit zo kunnen doen" moment. Vaak hebben we echter spijt van ons uitstelgedrag en wensen we dat we terug in de tijd konden gaan om eerder te beginnen met plannen.

Hoe kunnen we onze planning optimaliseren?

1. Stel korte- en langetermijndoelen om ervoor te zorgen dat dingen worden gedaan wanneer dat nodig is.
2. Begin met de belangrijkste informatie: de locatie van het evenement, de grootte van het evenement en welke evenementen er tegelijkertijd plaatsvinden.

De Wet van Murphy - Alles wat mis kan gaan, zal ook mis gaan.

Het eerste waar je aan denkt zijn last-minute veranderingen die, wanneer ze zich voordoen, het einde van de wereld (en je evenement) lijken.

Dus hoe dagen we Murphy uit?

1. Maak een risicobeoordeling van je evenement en identificeer waar de kans op veranderingen het grootst is of waar het succes van het evenement in gevaar kan komen.
2. Zorg er op basis van je risicobeoordeling voor dat je een back-upplan hebt en dat je alles onder controle hebt.
3. Haal even adem. We kunnen de toekomst niet voorspellen - maar reken op het ergste en hoop op het beste!

Te weinig teamleden - Niet genoeg mensen om de klus te klaren.

Niet alle organisaties hebben een evenemententeam dat hun evenementen plant. Soms is het een eenmansleger dat de jaarlijkse conferentie aanpakt en andere keren is het een team van tien toegewijde zielen die naar een tentoonstelling toewerken.

Maar bovenal is het belangrijk (en soms noodzakelijk) om gewoon je handen uit de mouwen te steken en om hulp te vragen - je zult versteld staan welke collega's je graag een handje willen helpen!

1. Vraag om hulp als je die nodig hebt
2. Een teamspeler zijn
3. Koop koffie en muffins als bedankje!

Doelloos evenement - Dus eigenlijk gewoon een feestje.

Laten we eerlijk zijn... een evenement zonder een 'echt' doel is gewoon een feestje. Het is ook een verspilling van moeite en tijd.

Hoe bepaal je het doel van een evenement?

1. Waarom worden deze specifieke gasten uitgenodigd voor je evenement?
2. Wat moet jouw evenement voor hen betekenen? Wat brengt het hen?
3. Maak het niet te ingewikkeld. Zorg ervoor dat je gasten weten waarom ze naar je evenement komen en dat hun aanwezigheid gewaardeerd wordt.

Onzorgvuldige fouten - Sommige dingen zijn gewoon vermijdbaar.

Soms glippen er dingen door de mazen van het net en worden ze vergeten, om er pas op het allerlaatste moment aan te worden herinnerd. Het geheim van het beperken van simpele fouten in de planning van je evenement is te goed, heb een solide plan.

1. Maak een diepgaand evenementenplan dat beschrijft wat er moet gebeuren, wanneer en door wie (in detail)
2. Zorg ervoor dat jij en je team het plan begrijpen en bereid zijn om zich eraan te committeren
3. Simpele fouten kunnen gebeuren, we zijn ook maar mensen - dus stof jezelf af en ga door!

Niet genoeg XP - Planners met onvoldoende ervaring.

Dingen kunnen snel uit de hand lopen zonder een kapitein die het schip bestuurt - of in het geval van evenementenplanning, het evenemententeam leidt. Als je niet de juiste mensen op de juiste plaats hebt, is dat een recept voor een ramp.

Een evenement teamleider (of manager, afhankelijk van de situatie) moet een overzicht hebben van de werklast en planningen van zijn team en de activiteiten daarin coördineren. Zodra de manager (leider) van je evenemententeam de capaciteiten van elk teamlid begrijpt, zal het veel gemakkelijker zijn om de taak zo efficiënt en effectief mogelijk uit te voeren.

Als teammanager:

1. LEAD je team - (bijna) iedereen kan managen
2. Positieve bekrachtiging helpt een heel eind

Als teamlid:

1. Er zit geen 'ik' in team
2. Werk vanuit je sterke punten - dit is de beste aanpak als er niet genoeg tijd is en er veel te doen is.

Te veel gereedschap - Gereedschap, overal gereedschap!

Het is altijd fijn om voor alles een tool te hebben. Een tool om je budget te beheren, een tool om je evenementtaken bij te houden, een tool om te e-mailen, een tool voor registraties en natuurlijk een aantal mobiele apps om je onderweg georganiseerd te houden.

Hoe kun je dan het nuttige van het nutteloze gereedschap scheiden?

1. Als je een hulpmiddel nog moet 'uitzoeken' maar je bent "zeker dat het zal helpen" - verspil dan geen tijd aan het kiezen en testen van hulpmiddelen als je er geen tijd voor hebt.
2. Minder is meer. Met één of twee geïntegreerde tools kom je al een heel eind - als je vaak evenementen moet plannen, kijk dan eens naar online software die aan je behoeften kan worden aangepast.

Wijzigingsbeheer - Wijzigingen in je evenement worden niet bijgehouden.

Zoals met de meeste dingen is het onwaarschijnlijk dat je evenementplannen constant blijven - verandering is onvermijdelijk. Vaak is het niet bijhouden van veranderingen in je evenement het gevolg van een budget- of taakbeheerprobleem.

Hoe kun je je hierop voorbereiden en dit voorkomen?

1. Zorg ervoor dat je budget waterdicht en goed doordacht is
2. Stel een realistisch en gedetailleerd tijdschema op voor het evenement en plan zoveel mogelijk vooraf
3. Verzamel details over eventuele wijzigingen, bijv. de redenen voor de wijziging, wie er verantwoordelijk is, enz.