Alles-in-één tools voor evenementplanning - 4 grote voordelen

Er zijn veel wereldwijde softwarebedrijven die end-to-end oplossingen voor evenementbeheer aanbieden. Veel evenemententechnologiebedrijven die begonnen met het verkopen van software voor evenementregistratie, zijn geëvolueerd naar een alles-in-één platform voor evenementplanning. Door deze snelle evolutie hebben planners nu alles binnen handbereik om evenementen soepel en succesvol te laten verlopen.

Technologie helpt evenementplanners om hun inspanningen voor evenementen te optimaliseren en tegelijkertijd een uitstekende ervaring voor deelnemers te bieden door een grotere efficiëntie en een naadloze uitvoering van evenementen. Het aanbieden van een complete toolstack voor het beheer van persoonlijke, hybride en virtuele evenementen biedt veel voordelen voor gegevensgestuurde evenementplanners.

1. Duidelijke evenement-ROI voor elke bedrijfsgrootte

Moderne evenementplanners werken met strakke deadlines en specifieke ROI-doelstellingen. Een end-to-end planningsoplossing zorgt voor een toolstack die alle zakelijke benodigdheden dekt en waarmee je ROI-rapporten op meerdere niveaus kunt genereren voor je evenementmarketingcampagnes, deelnemersregistratiebeheer en rapportage aan belanghebbenden.

2. Mix & Match modules

Investeer in de functies die je nodig hebt, zonder te betalen voor functies die je overbodig vindt. Zoek altijd naar3 een platform dat je de mogelijkheid biedt om die modules binnen de toolstack te kiezen die het beste aansluiten bij de behoeften van je organisatie. Pas je ervaring aan door geautomatiseerde workflows te creëren voor al je registratieprocessen, het inchecken en beheren van deelnemers, rapportage na afloop van een evenement en alles wat je daartussen nodig hebt.

3. Beheer en beveiliging van serieuze gegevens

Hoe groter het platform, hoe beter de beveiliging. Oké, we zijn het ermee eens dat dit (helaas) niet altijd het geval is. Maar als vuistregel zou je kunnen zeggen dat grotere platformen die veel gegevens verwerken, meer geneigd zijn om uitstekende zorg te dragen als het gaat om hun gegevensbeveiliging. Of het nu gaat om GDPR-regelgeving, SOC-certificering of ISO-naleving, een alles-in-één platform moet in staat zijn om accurate documentatie te leveren die deze vereisten ondersteunt. Dit zal de uiteindelijke inkoopprocessen zeker verkorten.

4. Onbeperkte integraties

Al je gegevens en geautomatiseerde processen geconsolideerd op één centrale plaats is essentieel voor de efficiëntie en het succes op lange termijn van eventplanners. Dit betekent echter niet dat je al afscheid moet nemen van je huidige bedrijfsapplicaties of legacy software. Omdat je voor een uitgebreider softwareproduct kiest, is de kans groot dat het een breed scala aan integratiemogelijkheden biedt.

Ongeacht de grootte van je bedrijf, moet je actief op zoek gaan naar oplossingen die integraties met derden bieden die naadloos aansluiten op je bestaande en cruciale bedrijfsapplicaties en -tools. Inclusieve en gebruiksvriendelijke oplossingen moeten een eenvoudig te gebruiken Integratiemodule bieden, waarmee u snel integraties kunt opzetten via API-sleutels of beschikbare webhooks die zorgen voor een veilige, platformoverkoepelende gegevensverwerking.

Conclusie en slotgedachten

Een alles-in-één eventplatform zal gebruikt worden door meerdere bedrijfsprofielen, gaande van mensen voor het marketingteam tot externe stakeholders. Houd er rekening mee dat niet iedereen even technisch is. In welk platform je ook besluit te investeren, zorg ervoor dat het intuïtief is en gemakkelijk te begrijpen door alle bedrijfslagen heen.

Een zeer belangrijke functie die verrassend vaak over het hoofd wordt gezien, is een gespecialiseerd Event CRM. Er zijn veel redenen waarom dit een van de meest cruciale onderdelen is om een 360 graden overzicht te creëren van hoe je evenementen presteren. Een goed event management platform consolideert alle belangrijke deelnemersgegevens in een [beveiligd Event CRM], waarbij persoonlijke en bedrijfsgegevens worden beschermd.

Ten slotte hebben mensen technologie net zo hard nodig als technologie mensen nodig heeft. Een voordeel dat we nog niet vermeld hebben, is de klantenondersteuning die gepaard gaat met een investering in een enterprise event management oplossing. Veel kleinere SaaS-evenementenapplicaties bieden pakketten met basiszelfondersteuning, waardoor je in het ongewisse blijft over bepaalde functionaliteiten en functies. Een goede customer success manager die je propositie begrijpt kan van enorme waarde zijn bij het creëren van winstgevende evenementen.