Uitdagingen voor evenementenplanners bij projectbeheer | Azavista

Klinkt als een zware en overweldigende taak voor één persoon, toch? Nou, de waarheid is dat een evenementenplanner ook afhankelijk is van teamwork, goede communicatie, een budget en een heleboel projectmanagement om het voor elkaar te krijgen.

Als je erover nadenkt, kun je alle evenementen zien als grote (of kleine) projecten. Projecten hebben een startdatum, een einddatum en ze hebben coördinatie tussen meerdere mensen nodig om succesvol te zijn... Klinkt net als een evenement!

Zeker, eventplanners hebben altijd projecten gemanaged en daarom zijn ze in staat om processen zoals het organiseren van taken en mensen te vereenvoudigen. Maar net als projectmanagers kunnen ze te maken krijgen met problemen bij het plannen en beheren van evenementen. Hier is een lijst met de meest voorkomende uitdagingen waar eventplanners mee worstelen:

Uitdaging #1: Overbesteding

Elke evenementenplanner is wel eens met deze uitdaging geconfronteerd tijdens het werken aan een evenement. Het gebeurt vaak wanneer de "plan en geef uit terwijl je bezig bent" methode wordt gebruikt, wat vaak leidt tot te hoge uitgaven of tot de ontdekking dat er niet genoeg geld is om het project af te maken. Als het eenmaal zover is, is het te laat om het nog recht te zetten en is er geen weg meer terug.

Omdat de kosten voor een evenement snel kunnen oplopen, is het belangrijk om een budget op te stellen en te beslissen waar en hoe je het geld uitgeeft zodra je begint met het plannen van het project. Je kunt dat doen door onderzoek te doen naar de benodigdheden voor het evenement en de geschatte kosten te documenteren zodat je een definitief budget hebt. Vergeet niet om rekening te houden met extra geld voor eventuele problemen die je onderweg kunt tegenkomen.

TIP: Een goede manier om het budget in de gaten te houden is het registreren van alle uitgaven voor het evenement in een online tool voor evenementenbeheer. Niet alleen kun je alle uitgaven op één lijn houden, maar je kunt ook het proces van het zoeken naar en omgaan met leveranciers vereenvoudigen. Dit zal je helpen om nauwkeurige prognoses te maken van hoe de werkelijke kosten eruit zien.

Uitdaging #2: Onrealistische deadlines en gebrek aan mijlpalen

Voordat je aan een nieuw project begint, moet je deadlines vaststellen die het team onderweg moet halen. Als deze deadlines en mijlpalen niet goed geïdentificeerd zijn, is de kans groot dat ze gemist worden, met ernstige problemen tot gevolg. Als je bijvoorbeeld een deadline mist, kun je de locatie kwijtraken omdat de reserveringsbetaling niet op tijd is gedaan.

Dit kan een evenement maken of breken, dus je kunt niet riskeren dat je onrealistische deadlines of mijlpalen hebt die je niet kunt halen. Je kunt dit aanpakken door zachte deadlines en harde deadlines te hebben. De harde deadlines brengen meer druk met zich mee omdat ze een grote invloed hebben op het evenement als ze niet gehaald worden. Aan de andere kant creëren zachte deadlines een zachte landing voor een taak, omdat het geen grote gevolgen heeft als het niet op tijd af is.

TIP: Met een oplossing voor taak- en projectbeheer kun je je project plannen en je planning op orde houden. In Azavista kun je via één dashboard de tijd van je team beheren en de activiteiten van collega's volgen, zodat je zeker weet dat er geen taken meer vertraging oplopen! Met de tool kun je ook realistische deadlines voorspellen aan de hand van historische gegevens van eerdere gebeurtenissen.

Uitdaging #3: Slechte communicatie

Een evenementplanner moet meestal met zoveel mensen werken tijdens de planning en uitvoering van een evenement (sprekers, sponsors, leveranciers) dat het makkelijk is voor iemand om een detail te vergeten dat eerder was besproken, wat verwarring en onnodige follow-up e-mails veroorzaakt. Als de communicatie tussen het team niet vloeiend verloopt, is de kans groot dat belangrijke details worden vergeten, waardoor het evenement mislukt.

Nu weet je waarom open communicatie tussen alle betrokken partijen fundamenteel is voor elke evenementenplanner! In feite hebben de meeste projectmanagementtools hun eigen ingebouwde communicatiesysteem waarmee je follow-upberichten en herinneringen kunt automatiseren telkens wanneer een deadline nadert.

TIP: Om het hele planningsproces en de communicatie te stroomlijnen, moet de tool voor projectbeheer die evenementplanners gebruiken hen in staat stellen om snel verzoeken ter goedkeuring te sturen en de status van die verzoeken op te volgen, vanuit dezelfde interface.

Uitdaging #4: Niet voorbereid zijn op de risico's

Net als bij projectmanagement kunnen er op het laatste moment dingen veranderen tijdens de uitvoering van het evenement en iedereen moet zich aanpassen. Van last-minute annuleringen tot het terugtrekken van sponsors of financiële problemen, het zijn allemaal risico's die inherent zijn aan elk type evenement.

De beste manier om met deze problemen om te gaan is om van tevoren een noodplan op te stellen om beperkingen en potentiële risico's te voorspellen. Eerst moet je deze risico's identificeren, zodat je later kunt uitzoeken hoe waarschijnlijk het is dat ze zich voordoen en hoe ernstig ze kunnen zijn. Dan kun je ze prioriteren en strategieën voorbereiden/implementeren om deze risico's te beheren.

TIP:Het is goed om één tool te hebben voor een specifiek doel, zoals het bijhouden van je evenementen, het instellen van betalingen & ticketing, het maken van een evenement-app, enzovoort. Dit is echter tijdrovend omdat je moet schakelen tussen tools om alles gedaan te krijgen. Met één of twee geïntegreerde oplossingen kun je je processen optimaliseren en tijd besparen, vooral als je iets moet veranderen.