Hoe gedistribueerde teams werknemers betrokken kunnen houden

Zelfs onder normale omstandigheden is het een uitdaging en prioriteit voor elk bedrijf om werknemers betrokken te houden. Je kunt je dus wel voorstellen hoe complex de situatie is geworden nu de meeste bedrijven hun werknemers gedistribueerd laten werken, zonder goed voorbereid te zijn op deze overgang of zonder tijd te hebben om aan deze nieuwe omgeving te wennen. Daarom is het in de hectische omgeving van vandaag belangrijk dat bedrijven er alles aan doen om een aantrekkelijke werkplek te creëren die een positieve cultuur voedt voor werknemers, ongeacht waar ze zich bevinden.

Bij Azavista hebben we het geluk dat het grootste deel van het team nu al meer dan twee jaar volledig gedistribueerd werkt, dus deze plotselinge verandering was geen onontgonnen terrein. Sterker nog, omdat we dit al een tijdje doen, hebben we uit eerste hand ervaren hoe positieve betrokkenheid van werknemers de productiviteit en prestaties van het bedrijf kan verbeteren. Als er een geweldige bedrijfscultuur heerst, zal je team zich meer betrokken en betrokken voelen, en dat helpt de algehele productiviteit te verhogen.

Met dat gezegd hebbende, is het heel belangrijk om te stellen dat werknemersbetrokkenheid iets is dat verder gaat dan het bijwonen van vergaderingen, het beantwoorden van e-mails of de interactie tussen werknemers. Dus, hoe kun je dit verbeteren? Om je te helpen, hebben we een lijst samengesteld met 5 manieren (die echt werken) waarop je de betrokkenheid van werknemers kunt vergroten. Met deze gids kom je meer te weten over:

• Communicatiekanalen & het belang van niet-werkgerelateerde chit chat
• Hoe je feedbackmomenten structureel kunt verhogen
• Hoe je je team kunt trainen en ontwikkelen zonder ze te vervelen
• Hoe gamification gebruiken om betrokkenheid te vergroten
• Teambuilding-ideeën voor gedistribueerde teams

Voordat we verder gaan, vinden we het belangrijk om eerst uit te leggen waarom we de term gedistribueerd gebruiken in plaats van op afstand.

Waarom een gedistribueerd team?

Een gedistribueerd team is een team dat verspreid is over verschillende steden en tijdzones over de hele wereld, dus als je voor een bedrijf werkt waar de meeste mensen met wie je werkt niet bij elkaar in de buurt zijn, zit je in een gedistribueerd team. Aan de andere kant wordt de term remote gebruikt om teams te beschrijven waarvan de meerderheid van de werknemers zich in hetzelfde land/kantoor bevindt, en een minderheid als een team op afstand ergens anders. Dus, laten we zeggen dat je op afstand werkt voor een bedrijf, maar dat de rest van je team nog steeds naar hetzelfde kantoor gaat en in hetzelfde land woont - dit betekent dat je niet in een gedistribueerd team zit.

Afgezien van het verschil tussen deze twee termen, willen we ook benadrukken hoe de connotatie van "afgelegen" meestal betekent "ver weg", of dat het heel weinig verband of relatie heeft met iets.

Een gedistribueerde organisatie zijn betekent iets heel anders, omdat we dezelfde soort basis, toegang en benadering van informatie hebben, wat het meer een gemeenschappelijk gevoel geeft - verspreid over de hele wereld, maar niet op een afstandelijke manier.

Bij Azavista zorgen we ervoor dat we dit communiceren naar de werknemers en zelfs naar kandidaten tijdens het rekruteringsproces om heel duidelijk te maken dat het management hen ziet als even waardevolle stukjes van de puzzel. Dit beïnvloedt op zijn beurt het gevoel van verbondenheid en loyaliteit van de werknemers aan het bedrijf.

"Gelegen over de hele wereld, maar niet ver weg."

Het Azavista Team

5 Manieren om uw werknemers te betrekken met budgetvriendelijke opties

• Communiceer regelmatig: We kunnen niet genoeg benadrukken hoe belangrijk een goede communicatie met je gedistribueerde team is. Dit is een essentiële factor waarop je je moet richten als je je werknemers betrokken wilt houden, en het gaat om meer dan alleen praten. Wanneer je met je team communiceert, moet je ze het gevoel geven dat ze een integraal onderdeel zijn van je bedrijf en dat hun werk ertoe doet. Daarom is het cruciaal om een omgeving te creëren die open en eerlijke communicatie tussen elk van je leden bevordert, zodat er minder ruimte is voor veronderstellingen.

Houd er rekening mee dat je werknemers zich soms niet verbonden en vervreemd kunnen voelen doordat ze niet fysiek aanwezig zijn op kantoor, dus zorg ervoor dat je regelmatig contact met ze hebt. Je kunt ze aanmoedigen om deel te nemen aan videogesprekken, zodat communicatie natuurlijker en directer aanvoelt. Er zijn veel tools op de markt die dit makkelijker voor je maken! Probeer verschillende opties uit met je team tot je de perfecte oplossing hebt gevonden. Deze tool moet het uitwisselen van berichten tussen medewerkers vergemakkelijken, zodat ze onder andere ideeën kunnen delen, materiaal kunnen versturen en snel kunnen bellen.

Houd er ook rekening mee dat niet elke communicatie met je team werkgericht hoeft te zijn. Bij Azavista faciliteren we communicatie via informele kanalen (naast onze dagelijkse operationele kanalen) in Slack. Dit stelt ons team in staat om te communiceren zonder de druk van meer formele communicatie. Om dit te doen, hebben we een kanaal gemaakt in Slack genaamd #watercooler, waar iedereen wordt uitgenodigd om onder andere foto's of hun leven, interessante en/of grappige verhalen te delen.

• Geef richtlijnen voor deelname aan virtuele vergaderingen en voor het kiezen van het juiste communicatiekanaal voor verschillende omstandigheden (bijv. wanneer stuur je een e-mail en wanneer een chatbericht) in een intern handboekartikel.
• Team- en bedrijfsbrede vergadertijden roteren om tegemoet te komen aan mensen in verschillende tijdzones
• Informele verbindingen aanmoedigen
• Geef vaker feedback: Je kunt echt contact maken met je gedistribueerde team door continu feedback te geven. Door dit te doen moedig je niet alleen de samenwerking en communicatie aan, maar het is ook een kans om van elkaar te leren. Je medewerker zal het waarderen dat je de tijd neemt om te luisteren naar de dingen die wel en niet werkten, om te horen over hun problemen en om samen te werken aan een routekaart voor de dingen die komen gaan. Tijdens je feedbacksessie moet je ook de tijd nemen om individuele en collectieve successen te vieren. Dit is een heel belangrijk aspect dat je in je gesprekken moet opnemen als je wilt dat je team in hun A-game komt.

Als je merkt dat iemand de laatste tijd niet zo goed presteert en daardoor minder productief is, kun je een feedbackgesprek inplannen. Je kunt dan niet alleen kijken naar de oorzaken, maar ook manieren vinden om je teamlid weer op de rails te krijgen. Vergeet niet dat je niet fysiek op dezelfde plek bent als je team, dus het is moeilijker om op te merken als er iets mis is. Wacht niet tot het laatste moment met dit gesprek, maar geef vaker feedback.

In Azavista hebben we een tweewekelijkse 1-op-1 waar we onze manager een update geven over onze doelstellingen en belangrijkste resultaten, we werken ook onze voortgang bij en bespreken eventuele wegversperringen. We krijgen ook feedback over ons werk en plannen de dingen die we hierna gaan doen. Voor dit soort gesprekken kun je tools gebruiken zoals Google Hangouts, dat gratis is en goed werkt als je je scherm wilt delen om te laten zien waar je aan hebt gewerkt.

• Maak de 1-op-1 feedbacksessies onderdeel van je routine - bijvoorbeeld tweewekelijks, maandelijks...
• Neem de tijd om successen te erkennen en te vieren
• Doelstellingen verduidelijken, zelfs als je denkt dat alles al kristalhelder is
• Bied opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden: Zorg voor leermogelijkheden die de kennis van je team kunnen verrijken. Maak in een externe omgeving gebruik van opgenomen trainingssessies om het inwerkproces van je nieuwe werknemers te vergemakkelijken. Hierdoor zullen ze zich minder vervreemd voelen en beter uitgerust zijn om hun dagelijkse taken uit te voeren. Bovendien kun je dit soort materiaal ook gebruiken om elk teamlid te helpen belangrijke informatie over het bedrijf te begrijpen, zoals beleid en procedures.

Ontwikkelingsmogelijkheden zijn ook een belangrijke factor die talent niet alleen aantrekt en behoudt, maar ook betrokken houdt. Met dit in gedachten zou je een aantal doorgroeimogelijkheden beschikbaar moeten hebben. Gelukkig zijn er online veel opties beschikbaar! Voordat je beslist welke opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden je je werknemers aanbiedt, moet je hen eerst vragen wat hun behoeften en wensen zijn. Zo krijg je een beter idee van de hiaten in hun kennis en vaardigheden waarop ze zich moeten richten en waar ze tevreden over zullen zijn.

Hoewel er veel platforms op de markt zijn om het leren en ontwikkelen van werknemers te bevorderen, kun je ook klein beginnen en werken aan kennisdeling binnen je bedrijf. Als je bijvoorbeeld merkt dat je team moeite heeft met het inschatten van tijdlijnen en het leveren van resultaten, geef dan ruimte aan een medewerker die ervaring heeft met projectmanagement om wat tips en trucs te delen met anderen in een workshop. Maak gebruik van de opties voor het delen van schermen om de ideeën in je workshop te presenteren en interactief te zijn terwijl je in gesprek bent. Daarnaast zijn er interactieve opties die je kunt gebruiken om je virtuele dynamiek interessanter te maken. Wij gebruiken onze Engagement App om interactieve elementen te integreren in onze teamvergaderingen, wat het leuker en dynamischer maakt. Met functies als instant messaging, vraag- en antwoordsessies en realtime polling heeft ons team een van de beste meeslepende online ervaringen op de markt!

• Maak trainingsvideo's over de essentiële tools die je nieuwe werknemers gaan gebruiken
• Hergebruik ze voor onboarding
• Gebruik gratis inhoud die al online beschikbaar is - cursussen, video's en artikelen
• Deel uw kennis intern
• Laat je teamleden leraren worden
• Gebruik gamificatietactieken:Gamification is tegenwoordig voor veel bedrijven een relevant onderwerp in hun externe en interne communicatie. Dit komt omdat het gebruik van gammatechnieken binnen een bedrijf kan helpen om de productiviteit en betrokkenheid van werknemers te verhogen. Om deze elementen effectief toe te passen, moet je eerst begrijpen wat je werknemers drijft en motiveert, zodat je de juiste stimulansen en beloningssystemen kunt creëren die hen enthousiast maken.

Door gebruik te maken van positieve feedback, zoals punten, badges, beloningen, progressie, kun je de motivatie van je team opbouwen en hun betrokkenheid vergroten, vooral als ze verdeeld zijn. Enkele leuke gamification-ideeën kunnen zijn: het creëren van competities tussen teams, het starten van speldynamieken die het team na werktijd kan doen, het willekeurig koppelen van collega's voor virtuele koffieklets, enzovoort.

Bij Azavista voeren we al een tijdje "donut chats". Deze dynamiek bestaat uit het willekeurig selecteren van twee collega's voor een 1-op-1 virtuele koffiepauze. De mensen die worden geselecteerd voor een gesprek moeten de tijd en datum met elkaar afstemmen. Wij gebruiken de Donut Slack Bot om ons te koppelen, maar als je geen Slack gebruikt of een soortgelijk platform dat dit mogelijk maakt, kun je je koppelingen ook bijhouden in een eenvoudige spreadsheet. Tijdens deze activiteit hebben we 30 minuten interactie met een ander teamlid. Onze donut chats zijn niet bedoeld om over werkgerelateerde onderwerpen te praten, we maken van deze gelegenheid gebruik om elkaar te leren kennen en een betere relatie op te bouwen, vooral met teamleden met wie we normaal gesproken niet veel contact hebben.

• Zoek gedrag dat u wilt aanmoedigen (bijv. interne communicatie versterken)
• Communiceer duidelijk het doel van je gamified activiteiten
• Luister naar de feedback van werknemers en pas zo nodig aan
• Doe mee aan teambuildingactiviteiten: Virtuele teambuildingactiviteiten zijn ongelooflijk belangrijk omdat je door de verspreiding niet zoveel onbedoelde, informele interacties hebt, wat kan bijdragen aan het gevoel van eenzaamheid bij werknemers die buiten een kantoor werken. Laat de afstand kleiner aanvoelen door je team in staat te stellen en aan te moedigen om deel te nemen aan deze activiteiten, zodat iedereen meer over elkaar te weten komt en sterkere banden binnen het bedrijf kan vormen.

Om virtuele teambuildingactiviteiten succesvol te implementeren, moet je goed nadenken over spellen en oefeningen die meer menselijke interactie in het virtuele werk kunnen brengen. Afhankelijk van het soort activiteit dat je kiest, moet je ervoor zorgen dat het leuk is voor je team, ze uitdaagt om samen te werken en ermee te concurreren! Hier zijn enkele activiteiten die je kunt gebruiken om je virtuele team dichter bij elkaar te brengen: raadspel, foto's delen, bucket list, twee waarheden en een leugen, virtuele boekenclub, enz.

We doen dit soort teambuildingactiviteiten na onze algemene vergadering om ervoor te zorgen dat iedereen in het team meedoet. Door na een lange vergadering een leuke dynamiek te creëren, proberen we het team te laten ontspannen en genieten van de activiteit. Over het algemeen zijn de spellen en oefeningen die we hebben gedaan goed ontvangen en geaccepteerd door het team. Sommige hebben zelfs geleid tot intensieve brainstormsessies die nuttig zijn voor ons bedrijf. Help je team zich te binden en oefen op een leuke manier om samen uitdagingen aan te gaan. Je zult er misschien van versteld staan hoeveel van die ervaringen zullen worden omgezet in en ten goede zullen komen aan je bedrijf!

• Gebruik een tool om schermen te delen en visueel samen te werken met teamleden -Stel eerst de behoeften van je team vast en creëer dan een doelgerichte activiteit om in die behoeften te voorzien -Gebruik bedrijfsbrede vergaderingen om de band tussen je werknemers te versterken