Personeel voor evenementen organiseren: 6 tips voor succes

6 Tips om in overweging te nemen bij het organiseren van je evenementpersoneel

Zorg ervoor dat iedereen weet waar ze moeten zijn en hoe laat. Houd rekening met mensen die te laat zijn of de dag zelf niet komen opdagen en vertel het personeel precies waar ze in het gebouw moeten zijn.

Doe alsof deze schema's naar basisschoolkinderen gaan en ga verder dan de instructies zodat er niets verkeerd wordt begrepen. Evenementen zijn meestal chaotisch, dus als er geen ruimte is voor misverstanden over de planning, zal de dag van het evenement soepeler verlopen.

Leer meer over de arbeidswetgeving per staat. Omdat evenementen meestal lange werkdagen zijn, moet je voor sommige evenementen overuren betalen of speciale handtekeningen en toestemmingen krijgen voor mensen onder de 18.

Communiceer voortdurend

Maak een groepstekst, chat of e-mail waar iedereen toegang toe heeft. Overweeg om er meer dan één te implementeren vanwege het risico op fouten, zoals de bezorgbaarheid van e-mail. Creëer ook een telefoonstructuur voor het geval er belangrijke mededelingen moeten worden gedaan. Deze twee dingen zorgen ervoor dat het personeel geen excuses heeft voor het missen van informatie.

Constante communicatie zorgt voor minder ruimte voor interpretatie. Omdat evenementen detailgeoriënteerd zijn, kan één misstap een domino-effect veroorzaken. Zelfs als je het gevoel hebt dat je de evenementmedewerkers lastigvalt, blijf communiceren. Het gebruik van projectmanagementtools kan je team helpen bij het identificeren van hun taakverantwoordelijkheden en de voortgang van hun doelen. Hoe duidelijker en beknopter iedereen is, hoe vlotter het evenement zal verlopen.

Houd een inwerkbijeenkomst

Mensen kijken vaak e-mails of sms'jes over, dus houd een inwerkvergadering en doe een soort generale repetitie. Dit is de vergadering waar je moet bespreken wat ze moeten dragen, inclusief schoenen met gesloten tenen en als je met eten te maken hebt, haar opgestoken.

Indien mogelijk moet deze vergadering in de evenementenruimte zelf gehouden worden, zodat mensen kunnen leren hoe ze er moeten geraken voor de dag van het evenement.

Geef vervolgens een presentatie over etiquette, rollen en verantwoordelijkheden op de dag van het evenement. Laat de mensen vervolgens naar hun werkplek gaan en het evenement snel doornemen.

Geef de mensen aan het einde van de vergadering een lijst met dingen die ze moeten onthouden op de dag van het evenement. Zet hun specifieke shifttijd op dit document.

Zorg ervoor dat mensen op de juiste posities zitten

Bepaal een teamleider, of veel teamleiders zodat je een deel van het management aan hen kunt delegeren. Deze teamleiders moeten ervaren evenementmedewerkers zijn met een intensievere kennis van de details van het evenement. Ze zullen verantwoordelijk worden gehouden voor de prestaties van het teamlid.

Zorg er vervolgens bij het inhuren van evenementenpersoneel voor dat je mensen plaatst waar ze zich prettig voelen. Zelfs als je te weinig personeel hebt, kan het plaatsen van iemand in een onbekende rol veel problemen veroorzaken.

Door mensen in de juiste posities te plaatsen, kun je je richten op het grotere geheel.

Gebruik geautomatiseerde platforms

Als het in het budget past, overweeg dan om software voor evenementenplanning te gebruiken. Software voor evenementenplanning helpt bij het beheren van alles, van het ontwikkelen van een planning tot het toewijzen van personeel.

Door dit soort software te gebruiken, verloopt het planningsproces van een evenement soepeler en blijven alle details op één plek, in plaats van verspreid in je inbox.

Misschien organiseer je maar een paar evenementen per jaar en ligt investeren in speciale alles-in-één software voor evenementenbeheer nog niet in het verschiet. In dat geval is een schommelende projectmanagementsoftware zoals Monday.com je beste vriend.

Een afrondende vergadering houden

Ook al bestaan evenementen voor de meeste mensen uit een erg lange dag, toch is het houden van een vergadering na het evenement een goede manier om inzicht te krijgen in hoe het evenement over het algemeen verliep.

Als het een groter evenement is, zul je niet van elke hik op de hoogte zijn, maar het is belangrijk om dit te weten zodat je niet overvallen wordt wanneer je klant terugkomt en je over een bepaalde situatie vertelt.

Bedank tot slot de evenementmedewerkers voor al het harde werk om het evenement tot een succes te maken. Zonder je evenementmedewerkers zou er niets zijn. Hun samenwerking en aandacht voor details maken van een goed evenement een geweldig evenement.

Plan het ergste, hoop het beste

Met deze zes tips voor het organiseren van evenementpersoneel kun je er zeker van zijn dat je evenement, feest of conferentie soepel zal verlopen.