Evenementbeheer voor externe teams: Alles wat je moet weten

De ongekende tijden gevolgd door de wereldwijde lockdown zorgden ervoor dat elk bedrijf zijn bedrijfsmodel moest aanpassen aan de digitale wereld. Zo ook de evenementenbranche.

Na een periode van nul-evenementen kwam de evenementenindustrie in een stroomversnelling door zich aan te passen aan de nieuwe norm en virtuele evenementen te organiseren. Er waren virtuele concerten, virtuele conferenties bij bedrijven, virtuele familiefeesten en thuisbruiloften waarbij de gasten virtueel aanwezig waren.

Hoewel we allemaal de nieuwe manier om evenementen te organiseren en eraan deel te nemen toejuichten, waren er niet veel mensen die zich richtten op de handen en hersenen achter het maken van een succesvol virtueel evenement. Dit nieuwe model voor het organiseren van evenementen is bedacht door niemand minder dan eventmanagers.

Toen mensen dachten dat er niets gedaan kon worden om evenementen te organiseren tijdens wereldwijde lockdowns, slaagden eventmanagers erin om vanuit huis te werken met teams op afstand om succesvolle evenementen te organiseren en het gezicht van de branche voor altijd te veranderen.

De opkomst van een hybride gebeurtenismodel

Het was gemakkelijker toen alles normaal was en evenementen ter plekke werden beheerd. Maar door de lockdown raakten ze gewend aan de virtuele wereld en leerden eventmanagers werken met teams op afstand. Nu de regels echter verder worden versoepeld, maken mensen zich op voor een meer hybride evenementmodel. Zulke evenementen bestaan uit een fysiek evenement met beperkte mensen en virtuele deelnemers.

Aangezien er een maximum is gesteld aan het aantal deelnemers, zou het niet juist zijn om een percentage van hun gasten op te nemen met alleen de on-site eventplanners. Daarom moet je de virtuele en fysieke elementen samenbrengen om succesvolle evenementen te organiseren.

Teams op afstand beheren voor evenementen

Het managen van teams op afstand is niet makkelijk, maar de lockdown heeft iedereen gedwongen om thuis te gaan zitten en op afstand te werken. In de evenementenbranche hebben managers te maken met speciale uitdagingen die het nog moeilijker maken. Maar maak je geen zorgen. Er zijn verschillende tools voor werken op afstand voor samenwerking, communicatie en andere dingen om het goed te laten verlopen. Daarnaast kunnen ze ook een aantal eenvoudige tips volgen om succesvol te werken.

Tools voor samenwerking gebruiken

Wanneer je je op afgelegen locaties bevindt en geen nauw contact hebt, is de kans groot dat je taken in de war raken, deadlines missen, tijdlijnen verkeerd begrijpen en nog veel meer. Dingen waren anders toen je direct een checklist met to-dos voor verschillende leden kon doorgeven en persoonlijk hun voortgang kon controleren. En nog moeilijker is het om de voorbereidingen en brainstormsessies voorafgaand aan het evenement in goede banen te leiden.

Eerder kon iedereen bij elkaar zitten en hun eigen ideeën delen, de locatie inspecteren en wat al niet meer, maar de pandemie bracht dat allemaal tot stilstand.

Maar vandaag de dag heeft technologie ervoor gezorgd dat samenwerking bij evenementen locatieonafhankelijk is geworden. Er zijn verschillende samenwerkingstools die je kunt gebruiken om taken toe te wijzen, deadlines aan te geven, prioriteiten te stellen en andere dingen.

AZAVISTA

Van evenementplanning tot samenwerking, uitvoering en meer, het Azavista alles-in-één Event Management platform voorziet je van de juiste technologie om een naadloos en succesvol evenement te organiseren. Of het nu gaat om een eenmalig evenement, een evenement met meerdere sessies met ongeëvenaarde break-outs of een terugkerende reeks evenementen, dit product helpt je alles efficiënt te beheren. Met Azavista kun je teams toewijzen met flexibel gebruikersbeheer en sjablonen maken voor het maken van content, gepersonaliseerde e-mailcampagnes of complete evenementen. Geïntegreerde aangepaste rapportage zorgt ervoor dat je team over een complete samenwerkingssoftware beschikt, die veel verder gaat dan de planning en uitvoering van je evenement.

Basecamp

Dit is een geweldige projectbeheertool waarmee de evenementenplanner teams en verschillende evenementen kan beheren en zelfs aankondigingen kan doen voor iedereen op één plek. Je kunt verschillende groepen maken voor teams en verschillende projecten voor verschillende evenementen. Hier kun je permanente dingen toevoegen, zoals het detailsheet van de klant of het hoofdschema van het evenement waar iedereen naar kan kijken. Je kunt to-dos toewijzen en via opmerkingen op de hoogte worden gebracht van voltooiing en voortgang.

Jira

Een andere projectbeheertool die je kunt gebruiken om samen te werken aan een evenement is Jira. Het beste aan Jira is dat je prioriteiten kunt stellen voor de taken, zodat de verantwoordelijken weten wat ze als volgende moeten doen. Elk evenement kan worden beschouwd als een apart project en de manager kan natuurlijk tickets aanmaken voor elke nieuwe taak die opduikt.

Taken delegeren volgens nieuwe rollen

Hoewel een evenementdirecteur, marketingcoördinator, experience designer, on-site lead, event operations manager en planner een aantal veelvoorkomende rollen zijn, zijn er verschillende nieuwe rollen ontstaan doordat de evenementenbranche de virtuele route is ingeslagen. De evenementmanager of -planner moet zich niet alleen bewust zijn van de rol, maar ook de rol vinden die het beste bij hem past. Dit zijn enkele van de rollen die in opkomst zijn:

Evenemententechnoloog

Deze persoon is verantwoordelijk voor het beheer van de technologische strategie van de evenementen. Hij of zij is verantwoordelijk voor het beheren van elke technische behoefte en het dichten van elk technologisch gat om virtuele evenementen soepel te laten verlopen.

Technische ondersteuning

De volgende expert die je nodig hebt om je team voor evenementen op afstand te beheren, is een expert in technische ondersteuning. Nu er meer aandacht is voor virtuele evenementen, is het risico op technische problemen groter geworden. Zelfs de kleinste storing kan het evenement stilleggen. Je hebt technische ondersteuning nodig die elk probleem snel kan oplossen en onmiddellijk oplossingen kan bieden.

Virtuele leiding

Hoewel on-site leads heel gewoon zijn bij evenementen, kan het virus invloed hebben op het aantal mensen dat on-site is om evenementen uit te voeren. Hierdoor ontstaat de rol van een virtuele leider. Deze persoon regelt alles wat er tijdens het evenement gebeurt (fysiek of virtueel) virtueel.

Gebruik één tool voor communicatie

Als je fysiek in de buurt bent, kun je gemakkelijk een hand naar ze uitsteken of bij elkaar gaan zitten en gedachten uitwisselen. Maar vandaag de dag is het niet zo gemakkelijk als je vastzit in verschillende steden maar wel een evenement moet organiseren.

Stel je voor dat een van je leden Whatsapp gebruikt, een ander mailt en weer een ander sms'jes verstuurt. Dat zou onmiddellijk chaos veroorzaken. Het is belangrijk om alles in de gaten te houden en één tool voor dat alles kan je leven veel gemakkelijker maken.

Met één tool kun je bijhouden welk bericht je wanneer verstuurt. Dit kan veel misverstanden helpen voorkomen. Iedereen zit op dezelfde golflengte en kan snel een antwoord verwachten.

Er zijn tools zoals Slack die je nog meer kunnen helpen met communicatie. Je kunt groepen en kanalen maken, groepsgesprekken voeren en nog veel meer met slechts één tool.

Voicemails of gesproken berichten kunnen misverstanden voorkomen

Een andere snelle tip voor evenementenbedrijven die op afstand werken, is om voicemails te sturen als je langere berichten verstuurt. Dingen uitleggen in berichten kan behoorlijk lastig en tijdrovend zijn. Bovendien is het heel gemakkelijk om geschreven woorden verkeerd te interpreteren. Of je deelt de context met de tekst of je laat de ander iets totaal anders concluderen.

Het toonverschil ontbreekt ook in tekstberichten. De nadruk op dingen en de manier waarop je de woorden uitspreekt kunnen helpen om ervoor te zorgen dat het bericht door anderen met de juiste bedoelingen wordt ontvangen. Interpreteer in feite de tonen in de stemmen om de leegte van face-to-face interactie op te vullen. De patronen in de toon kunnen veel zeggen om dingen uit te leggen.

En dat niet alleen, als de andere persoon niet beschikbaar is om te bellen, kunnen gesproken berichten helpen om een chatgesprek van een uur terug te brengen tot een interactie van slechts 5 minuten.

Blijf georganiseerd en houd alles bij

Georganiseerd zijn is heel belangrijk voor elke evenementmanager, ongeacht het soort evenement. Een ongeorganiseerde evenementmanager betekent een ongeorganiseerd team en dat is de grootste fatale fout achter elk mislukt evenement. Blijf je externe teams op de hoogte houden, zelfs als er geen updates zijn. Zorg ervoor dat ze van alles op de hoogte zijn.

Als je georganiseerd bent, is je geest dat ook. En met een heldere geest is het gemakkelijker om het team te managen en een succesvol evenement te organiseren.

Vergeet niet om technologie toe te passen in je evenementbeheerproces om alles soepeler, eenvoudiger en transparanter te maken. Nu elke branche wordt gedigitaliseerd, is het belangrijk dat de evenementenbranche deze revolutie omarmt en sterker uit deze donkere, ongekende tijden tevoorschijn komt.