Hoe u sponsoring voor uw evenement regelt (en langdurige partnerschappen opbouwt)

Inleiding

Het vinden van sterke evenementsponsors is een van de belangrijkste onderdelen vanplanning van liefdadigheidsevenementen. De juiste partnerschappen leveren niet alleen meer geld op via geldsponsoring en sponsoring in natura, maar zorgen ook voor naamsbekendheid, media-aandacht en langdurige steun van je lokale gemeenschap. Of je nu virtuele evenementen, hybride evenementen of persoonlijke fondsenwerving plant, weten hoe je sponsoring voor je evenement moet aanpakken kan het verschil betekenen tussen een eenvoudige fondsenwerving en een echt succesvol evenement.

Deze gids leidt evenementplanners door elke stap van het werven van sponsors, het creëren van wederzijds voordelige partnerschappen en ervoor zorgen dat sponsorevenementen een meetbaar rendement op investering (event ROI) genereren.

1. Verduidelijk de rol van bedrijfssponsoring in uw strategie voor fondsenwervingsevenementen

Voordat je potentiële sponsors benadert, moet je absoluut helder hebben waarom sponsoring deel uitmaakt van je evenementstrategie. Te veel non-profitorganisaties jagen op sponsors zonder de link te leggen tussen hun evenementdoelen en de waarde-uitwisseling die sponsors verwachten.

Hoe doe je dit goed?

• Begin met je mission statement en het doel van je evenement. Vraag:
  • Heeft dit fondsenwervende evenement een duidelijke sociale of maatschappelijke impact?
  • Hoe dragen sponsordollars direct bij aan die impact?
• Koppel sponsorniveaus aan fondsenwervingsdoelen. Voorbeeld: Als je volgende evenement als doel heeft om $150.000 op te halen, stel dan sponsorniveaus in die ten minste 30-40% van dat doel dekken. Dit zorgt ervoor dat je niet alleen afhankelijk bent van ticketverkoop of peer-to-peer fondsenwerving.
• Breng sponsoring in kaart met de contactpunten met uw publiek. Sponsors geven niet alleen om de bezoekers van je evenement - ze geven ook om het bereik buiten het evenement (sociale mediaplatforms, e-maillijsten, media-aandacht). Maak een zichtbaarheidskaart die laat zien:
  • Pre-event: sponsorlogo's op promotiemateriaal, posts op sociale media en ticketpagina's.
  • Tijdens het evenement: sponsorvermeldingen op evenementapps, bewegwijzering, shout-outs op het podium en evenementmaterialen met een merknaam.
  • Post-event: sponsorvermelding in hoogtepuntenvideo's, verslagen en toekomstige evenementpromoties.

Pro tip:Gebruik gegevens van gebeurtenissen uit het verleden om de waarde aan te tonen. Voorbeeld: "Tijdens het gala van vorig jaar werden sponsorlogo's 42.000 keer bekeken via sociale media en 3.500+ aanwezigen hielden zich bezig met gesponsorde activiteiten." Deze mate van specificiteit zorgt ervoor dat je voorstel aanvoelt als een business case in plaats van een donatieverzoek.

2. Zoek gevestigde bedrijven en lokale ondernemingen die bij je missie passen

Niet elk bedrijf past bij je. Afstemming gaat boven bereik.Een kleiner lokaal bedrijf dat jouw waarden deelt, kan een authentieker partnerschap opleveren (en jaar na jaar vernieuwen) dan een groter merk zonder overlappende missie.

Stappen om effectief onderzoek te doen:

1. Segmenteer sponsorprospects in niveaus:
   1. Gemeenschapsleiders/lokale bedrijven: Restaurants, sportscholen, banken en klinieken die lokale zichtbaarheid willen.
   2. Gevestigde bedrijven: Regionale of nationale merken die op zoek zijn naar gestructureerde mogelijkheden voor bedrijfssponsoring.
   3. Mediasponsors: Radiostations, kranten en digitale outlets die verslaggeving bieden in ruil voor erkenning.
   4. Sponsoren in natura: Technologiebedrijven die evenement-apps doneren, drukkers die gratis evenementmateriaal aanbieden of locaties die korting geven.
2. Kruiscontrole van waarden en overlapping van publiek:
   1. Kijk naar de CSR-rapporten (Corporate Social Responsibility) of missieverklaringen van het sponsorende bedrijf.
   2. Kijk waar hun doelpubliek overeenkomt met het publiek van jouw evenement.
   3. Vermijd "merkfouten" (een fastfoodketen die een geldinzamelingsactie voor welzijn sponsort, kan bijvoorbeeld wenkbrauwen doen fronsen).
3. Maak gebruik van eerdere sponsors en netwerken:
   1. Vraag bestuursleden, organisatoren van evenementen en zakenpartners met wie ze al warme banden hebben.
   2. Analyseer welke sponsors in het verleden hebben verlengd en waarom. Dat is je basislijn voor een sterkere toekomstige pijplijn.

Voorbeeld in de praktijk: Als je evenement zonder winstoogmerk duurzaamheid op milieugebied ondersteunt, past een lokaal zonne-energiebedrijf of een landelijke verkoper van buitensportartikelen veel beter dan een algemene sponsor die geen verband houdt met je doel.

Tools om sponsorvooruitzichten te volgen:

• CRM-systemen zoals Little Green Light of Kindful (bereik, follow-ups, verlengingen).
• Sponsorpagina evenementwebsite: laat de sponsormogelijkheden zien en laat bedrijven hun interesse registreren.
• Evenement-apps: monitor welke merken de meeste interactie hebben met je digitale evenementmateriaal of advertenties - een duidelijk teken van interesse.

3. Ontwerp sponsorpakketten die uw doelgroep aanspreken

Een goed voorstel is een pitch deck, geen donatiebrief. Het moet sponsors precies laten zien wat ze krijgen - zichtbaarheid, toegang en ROI.

Belangrijkste elementen van een sterk voorstel:

1. Duidelijke evenementdetails
   1. Geef datum, locatie en formaat op (persoonlijk, virtueel of hybride evenementen).
   2. Vermeld de verwachte opkomst en het doel van het evenement.
2. Inzicht in publiek ondersteund door gegevens
   1. Demografie (leeftijd, inkomen, geografie).
   2. Psychografie (waarden, levensstijl - bijv. 70% van de deelnemers is milieubewust).
   3. Engagementgegevens: kaartverkoop in het verleden, app-gebruik, zeer betrokken gedrag van het publiek.
3. Sponsoringstimulansen en -niveaus
   1. Ga verder dan alleen het plaatsen van het logo. Voorbeelden:
      1. VIP spreekmogelijkheden tijdens sessies.
      2. Gesponsorde netwerklounges (virtueel of persoonlijk).
      3. Sponsorlogo's geïntegreerd in apps voor evenementen of gamification-uitdagingen.
      4. Op maat gemaakt fotohokje met sponsor branding voor hoge deelbaarheid op sociale media.
   2. Bied verschillende sponsorniveaus voor evenementen (bijv. platina, goud, zilver) met oplopende voordelen.
4. Verwachte ROI
   1. Mediabereik (aantal impressies via mediasponsors).
   2. Digitale betrokkenheid (bereik sociale media, klikken op website evenement, bezoeken sponsorpagina).
   3. Betrokkenheid op locatie (aantal bezoeken aan de stand, interacties met deelnemers).

Voor aanvullende strategieën om de opkomst te verhogen en de ROI te maximaliseren, zie dezestapsgewijze marketinggids voor evenementen.

Beste praktijken voor pitching:

• Vermeld altijd casestudy's van eerdere evenementen: "Ons gala in 2023 hielp [Corporate Sponsor X] de naamsbekendheid te vergroten onder 2.500+ hoogwaardige donateurs, met 65% merkherinnering gemeten na het evenement."
• Frame het als een wederzijds voordelige samenwerking: gebruik zinnen als"kansen voor merkintegratie of"Goodwill voor de gemeenschap gecombineerd met meetbare ROI"..
• Wees niet bang om aangepaste sponsorpakketten toe te voegen. Een bedrijf dat sponsort past misschien niet netjes in de Platinum/Gold/Silver tiers, maar wil misschien wel zichtbaarheid op maat (bijvoorbeeld exclusieve sponsor van de livestream van het evenement).

4. Bied flexibele sponsorniveaus - van mediasponsoring tot sponsoring in geld

Te veel non-profitorganisaties vertrouwen op koekjesvormpjes.Goud-Zilver-Brons pakketten die de sponsordiversiteit niet weerspiegelen. Denk in plaats daarvan strategisch na over hoe verschillende soorten sponsors zich inzetten: geldsponsoring, sponsoring in natura, mediasponsoring en hybride activiteiten.

Hoe effectieve sponsorniveaus te structureren:

1. Trapsgewijze sponsorpakketten (platina → brons)Pro tip: Benoem niveaus niet alleen op basis van metalen. Overweeg om niveaus naar je doel te noemen (bijv. "Champion Sponsor", "Youth Builder", "Community Ally"). Het maakt de connectie tussen de sponsor en de missie sterker.
   1. Platina (hoogste niveau): Omvat podiumtijd, exclusieve merkactivaties, rechten om leads vast te leggen en plaatsing van het toplogo.
   2. Goud: Prominente vermelding op evenementmateriaal, posts in sociale media en speciale vermeldingen in de pers.
   3. Zilver: Branding op digitale en fysieke bewegwijzering, opname in de evenement-app.
   4. Brons: vermeldingen in sociale media, sponsorlogo's op de website van het evenement.
2. Sponsormogelijkheden op maat
   In plaats van elke sponsor vast te zetten in kant-en-klare bundels, maak je à-la-carte-aanvullingen die aansluiten bij hun doelstellingen. Voorbeelden:
   1. Gesponsorde sociale media-inhoud → Laat sponsors "eigenaar" zijn van een aftellende post of een video met hoogtepunten over het evenement op je sociale mediaplatforms.
   2. Branded Lounges/Experiences → Sponsors kunnen een ontspanningszone, fotohokje of hydratatiestation ontwerpen.
   3. Gegevensgestuurde erkenning in evenement-apps → Plaats ze op het beginscherm van je evenement-app, volg de engagementklikken van sponsors en deel prestatierapporten na afloop van het evenement.
   4. Exclusieve netwerktoegang → Besloten diners of rondetafelgesprekken met bestuursleden, sprekers of gemeenschapsleiders.
3. Flexibele budgetopties
   1. Bied laagdrempelige toegang voor lokale bedrijven (zoals het sponsoren van één weggeefitem).
   2. Bied impactsponsoring aan voor gevestigde bedrijven die op zoek zijn naar maximale naamsbekendheid.

Waarom dit belangrijk is: Hoe flexibeler de sponsorniveaus van je evenement, hoe gemakkelijker het wordt voor organisatoren van evenementen omsponsors vinden in verschillende budgetcategorieën, terwijl het totale sponsorbedrag wordt verhoogd.

5. Meer geld veiligstellen via sponsorstimulansen en wederzijds voordelige partnerschappen

Sponsors willen niet alleen zichtbaarheid - ze willen meetbare resultaten gekoppeld aan hun investering. Behandel ze als zakenpartners voor de lange termijn, niet als eenmalige donateurs.

Belangrijkste strategieën om effectief sponsors te werven:

1. Vertaal evenementdoelen in sponsorwaardeDit koppelt hun sponsordollars direct aan resultaten, wat de buy-in verbetert.
   1. Als je doel is om de kaartverkoop te verhogen, laat dan zien hoe sponsorgelden je bereik vergroten (advertenties, PR, ondersteuning van influencers).
   2. Als je doel de impact op de gemeenschap is, deel dan cijfers (bijv. "Elke sponsoring van $5.000 ondersteunt 50 beurzen voor naschoolse programma's").
2. Sponsoraanbiedingen van hoge waarde
   1. Mediadekking: Garandeer een vermelding in persberichten, interviews of verslagen van evenementen.
   2. Branded activiteiten: Denk verder dan logo's - laat ze een panel, een productpresentatie of een netwerklounge organiseren.
   3. Toegang publiek: Geef bedrijfssponsors hulpmiddelen voor interactie met bezoekers (QR-codes voor het vastleggen van leads, inzichten van het publiek na afloop van het evenement).
3. Toon de ROI van evenementen met gegevens
   Gebruikgebeurtenisgegevens van eerdere sponsors en evenementen in het verleden: Sponsors zijn veel meer geneigd om te verlengen voor toekomstige evenementen als jebewijzen ROI.
   1. Sociale-media-impressies en -betrokkenheid.
   2. Publieksenquêtes op locatie die de herinnering aan de sponsor aantonen.
   3. Doorklikratio's van sponsorplaatsingen in apps voor evenementen of websites.

Pro tip: positioneer sponsoring altijd als een wederzijds voordelige samenwerking. Je vraagt niet alleen om geld - je biedt naamsbekendheid, toegang tot klanten en het op één lijn brengen van je missie.

6. Beloften nakomen: Hoe sponsoren echte waarde bieden tijdens het evenement

Een sponsor vinden is nog maar het halve werk.Ze behouden voor je volgende evenement hangt af van hoe goed je presteert tijdens het huidige evenement.

Stappen om ervoor te zorgen dat je levert (en meer dan levert):

1. Maximaliseer zichtbaarheid van sponsor (digitaal + fysiek)
   1. Plaats sponsorlogo's op alle evenementmaterialen: tickets, bewegwijzering, dia's, digitale programma's en je sponsorpagina.
   2. Gebruik evenement-apps om sponsormeldingen te pushen of hun aanbiedingen onder de aandacht te brengen.
   3. Plaats sponsorlogo's op drukbezochte plaatsen (ingangen, registratiebalie, achtergrond van podium).
2. Realtime erkenning geven
   1. Kondig bedrijfssponsors aan tijdens belangrijke sessies.
   2. Deel live shout-outs op je sociale mediaplatforms (en tag sponsorbedrijven voor maximale zichtbaarheid).
   3. Integreer sponsorlogo's in updates van evenementen in realtime, livestreams of hoogtepunten.
3. Sponsors actief betrekken
   1. Nodig sponsors uit om te spreken of een vraag en antwoordgesprek te houden.
   2. Moedig mediasponsors aan om inhoud achter de schermen met sponsorbetrokkenheid te verslaan.
   3. Creëer interactieve momenten zoals door sponsors georganiseerde giveaways of branded oplaadstations.
4. Prestaties volgen en delen
   1. Gebruik QR-codes, app-gegevens en enquêtes na afloop van het evenement om de betrokkenheid van sponsors te meten.
   2. Deel een rapport over sponsoring na afloop van het evenement met impressies, impact van kaartverkoop, media-aandacht en betrokkenheid van deelnemers.

Waarom dit belangrijk is: Sponsors merken het wanneer je verwachtingen overtreft. Als je je beloften meer dan waarmaakt, vergroot je je kansen om hen opnieuw te strikken voor je volgende fondsenwervingsevenement of om hun investering uit te breiden naar hogere sponsorniveaus.

7. ROI bijhouden en sponsors laten zien waarom hun sponsorgeld goed besteed is

Bedrijfssponsors doneren niet alleen - ze investeren in zichtbaarheid, merkgoodwill en betekenisvolle gemeenschapsbanden. Om terugkerende sponsoring te krijgen, moet je hun ROI bewijzen met harde gegevens.

Hoe de ROI van sponsoren effectief te volgen:

1. Merk Zichtbaarheid Metriek
   1. Traceer impressies van sponsorlogo's in evenementmaterialen, evenementapps, sociale mediacampagnes en livestreams.
2. Betrokkenheidscijfers
   1. Gebruik UTM-links of aangepaste kortingscodes in sponsorpromoties om ticketverkoop of donaties direct toe te schrijven.
3. Demografie publiek
   1. Aandelen uitsplitsingen vanbijhouden van deelnemers Functietitels, industrieën en regio's - sponsors geven meer om de geschiktheid van het publiek dan om het volume.
4. Sentimentanalyse
   1. Gebruik social listening tools (Sprout Social, Brandwatch of zelfs Hootsuite) om positieve vermeldingen van het merk van de sponsor tijdens het evenement bij te houden.

Pro Tip: Maak eenSponsor impact dashboard (via Google Data Studio of Power BI) zodat sponsors live updates kunnen zien tijdens en na het evenement.

8. Duurzame relaties opbouwen: Sponsors werven voor uw volgende fondsenwervingsevenement

Een van de grootste fouten die non-profitorganisaties maken is sponsoring behandelen als een eenmalige deal. Langetermijnrelaties zijn veel waardevoller dan eenmalige partnerschappen.

Best Practices voor na het evenement:

1. Persoonlijke rapporten versturen
   1. Ga verder dan algemene bedankjes - geef een visuele ROI-samenvatting met infographics die laten zien hoe hun sponsordollars voor impact hebben gezorgd (bijvoorbeeld: "Jouw sponsoring heeft 500 maaltijden voor lokale gezinnen gefinancierd").
2. Exclusieve previews voor volgend fondsenwervingsevenement
   1. Nodig ze uit voor een vroege sponsorronde voor je volgende fondsenwervingsevenement voordat je het openstelt voor nieuwe partners. Hierdoor voelen ze zich gewaardeerd.
3. Publieke erkenning
   1. Zet sponsors in het zonnetje in persberichten, nieuwsbrieven of "impactverhalen" op je website na afloop van het evenement. Voor mediasponsors: hergebruik de berichtgeving over het evenement in blog- of videocontent die blijft circuleren.
4. Betrokkenheid het hele jaar door
   1. Wacht niet tot je volgende evenement. Nodig sponsors uit voor bedrijfsbezoeken, gemeenschapswerkdagen of kleinere non-profit activiteiten. Hoe meer ze emotioneel betrokken zijn bij je missie, hoe groter de kans dat ze je sponsorschap op een hoger niveau zullen verlengen.

9. Vermijd veelvoorkomende sponsorfouten die je geloofwaardigheid en toekomstige deals kosten

Zelfs doorgewinterde evenementplanners trappen vaak in valkuilen die hen sterke sponsorrelaties kosten. Als je deze valkuilen vermijdt, zorg je voor een soepeler samenwerking met sponsors en sterkere resultaten op het gebied van fondsenwerving.

Fouten om voor uit te kijken:

1. Laat bereik
   1. Sponsors plannen budgetten maanden van tevoren. Als je ze 4-6 weken voor het evenement benadert, verklein je je kansen drastisch. Beste werkwijze: Begin 6-9 maanden voor de dag van het evenement.
2. Algemene sponsorvoorstellen
   1. Een one-size-fits-all plan werkt niet. Elk voorstel moet aangepaste doelgroepafstemmingsgegevens bevatten die laten zien waarom jouw deelnemers perfect passen bij de marketingdoelen van de sponsor.
3. Te veel beloven
   1. Garandeer nooit mediadekking of bezoekersaantallen die je niet kunt staven met gegevens van eerdere evenementen. Dit is een van de snelste manieren om je geloofwaardigheid te verliezen.
4. Slechte follow-up
   1. Veel non-profits verliezen sponsors omdat ze de communicatie na het evenement niet onderhouden. Zonder bewijs van impact zullen sponsors waarschijnlijk niet verlengen.
5. Kleinere sponsors verwaarlozen
   1. Platina sponsors zijn waardevol, maar Bronzen sponsors en sponsors in natura kunnen uitgroeien tot grotere toezeggingen als ze worden gesteund. Alleen focussen op de "grote vissen" beperkt de groei op lange termijn.

Pro Tip: Maak een Sponsor Draaiboek voor je non-profit organisatie met daarin de tijdlijnen en deliverables,ROI-rapportagesjablonenen communicatiestrategieën na het evenement. Dit maakt sponsorbeheer consistent, zelfs als je evenemententeam verandert.

Conclusie: Sponsoring als ruggengraat van succesvolle evenementen

Het omgaan met sponsoring voor liefdadigheidsevenementen vereist meer dan alleen het verkopen van sponsoring - het gaat om het opbouwen van duurzame, wederzijds voordelige partnerschappen met bedrijfssponsors, mediasponsors en leiders uit de lokale gemeenschap. Als evenementplanners potentiële sponsors onderzoeken, sterke sponsorvoorstellen doen, beloften nakomen en relaties onderhouden, halen ze niet alleen meer geld op, maar leggen ze ook de basis voor toekomstige evenementen die de fondsenwervingsdoelen overtreffen.

Door deze best practices voor het plannen van liefdadigheidsevenementen te volgen, zet je sponsorgeld om induurzame impact voor je evenement zonder winstoogmerk.

MetAzavistakun je sponsorpakketten beheren, de ROI van evenementen bijhouden en echte waarde leveren aan je sponsors - allemaal op één platform.