Herstructurering van de ervaring: Van fysieke naar virtuele evenementen

Het is geen verrassing dat steeds meer industrieconferenties en beurzen worden geannuleerd, uitgesteld of veranderd in virtuele evenementen. Dit heeft mensen gedwongen om hun plannen en reisplannen voor de komende maanden aan te passen en op zoek te gaan naar online alternatieven voor deze plotselinge verandering. In plaats van op een overvolle beursvloer te staan, kijken deelnemers nu thuis of op kantoor naar webinarsessies, livestream evenementen of vooraf opgenomen content.

Hoewel evenementen op locatie unieke voordelen bieden, zoals face-to-face interacties, blijft de vraag naar virtuele evenementen toenemen, vooral nu. Van live-streaming tot vooraf opgenomen sessies, steeds meer bedrijven herstructureren hun evenementen om betrokkenheidsbevorderende ervaringen te bieden die verder gaan dan een computerscherm. Dit heeft de deur geopend naar nieuwe manieren om mensen online met elkaar in contact te brengen en tegelijkertijd de kosten en ecologische voetafdruk te verkleinen.

Veel eventplanners die al zijn overgestapt op online events en virtuele meetups zitten nog in de "uitvindingsfase". Hoe komt dat? Nou, sommigen hadden dit soort evenementen niet als kernstrategie en anderen doen dit waarschijnlijk voor het eerst. Maar de waarheid is dat niemand weet wat de beste formule is voor elk evenement. Wat we wel weten is dat er veel meer komt kijken bij een virtueel evenement dan alleen het organiseren van een webinar, daarom is het belangrijk om een duidelijke structuur te volgen bij het plannen van een virtueel evenement.

Of je nu een evenement hebt gepland voor dit jaar of gewoon op zoek bent naar ideeën om digitaal aan de slag te gaan, gebruik deze structuur om je eigen meeslepende online ervaring te plannen.

Aanpak en platforms

Voordat je beslist wat de beste aanpak is om een virtueel evenement te organiseren, moet je de briefing van je evenement doornemen om te zien of het plan zich goed laat vertalen naar een virtueel formaat. Het is niet omdat iedereen het doet, dat jij het ook moet doen. Als een virtuele ervaring het doel van je evenementdoelstellingen dient, dan is het zinvol om digitaal te gaan. Als dat niet het geval is, moet je op zoek gaan naar een aanpak die het beste werkt.

Als dit eenmaal duidelijk is, overweeg dan de volgende vragen: Waarom zullen deelnemers zich inschrijven voor je evenement? Wat bied je aan dat waarde toevoegt? Op basis van de antwoorden kun je beslissen welk type inhoud geschikt is voor je evenement. Zorg ervoor dat je de belangrijkste inhoud en leerpunten prioriteert.

Nu is het tijd om te evalueren welk type virtueel evenement het beste past bij je doelen en doelstellingen:

• Volledig virtueel

Bij virtuele evenementen is er interactie tussen mensen in een virtuele omgeving in plaats van op een fysieke locatie. Deze online evenementen bestaan uit meerdere sessies, zijn zeer interactief en kunnen webinars en webcasts bevatten. Bovendien zijn ze geschikt voor elk evenement met meerdere presentaties, discussieruimtes of merkervaringen om je deelnemers te betrekken.

• Hybride

Een hybride evenement is elk formaat - conferentie, handelsexpo, trainingsseminar, enz. - dat live elementen, zoals interviews of presentatoren, combineert met virtuele componenten. Het is een effectieve manier om de deelname en het bereik te vergroten, terwijl het gebruik maakt van live-elementen voor een persoonlijk gevoel.

• Live-streaming

Live streaming evenementen zijn geweldig om het bereik van je bedrijf te vergroten, de zichtbaarheid te verbeteren en de beschikbare inhoud te verspreiden onder een nieuw publiek. Met dit soort online evenementen kunnen deelnemers het evenement gemakkelijk delen met andere mensen, zoals collega's, vrienden of familie. Het kan ook ongelooflijk kosteneffectief zijn voor evenementplanners.

• Vooraf opgenomen

Dit type online evenement wordt opgenomen, bewerkt en gedeeld om later te bekijken. Het kan niet alleen op een specifieke datum in première gaan, maar ook online beschikbaar zijn via video on demand (VOD). Tegelijkertijd biedt het de mogelijkheid om de inhoud live te laten lijken, zelfs als dat niet zo is. Deze optie biedt evenementplanners meer flexibiliteit.

Programmaopmaak en -ontwerp

Net als onsite conferenties zijn er ook virtuele evenementen in vele programmaformaten. Of je nu kiest voor een paneldiscussie, een reeks interviews of pitchrondes, je moet je deelnemers een unieke ervaring bieden, iets waarmee je bedrijf zich onderscheidt van de concurrentie.

• Paneldiscussies:
• Ze brengen toptalent-experts op verschillende gebieden samen om elkaars ervaring te delen en erop voort te bouwen.
• Ze zijn nuttig als een onderwerp te complex is voor één persoon om te behandelen, of als het publiek tijdens dezelfde sessie aan verschillende standpunten moet worden blootgesteld.
• Interviews:
• Zijn diepgaande dialogen tussen evenementhosts en materiedeskundigen.
• Experts kunnen hun kennis delen in live vraag- en antwoordsessies, waardoor het publiek betrokken blijft.
• Pitch rondes:
• Pitchrondes worden gehouden met als enige doel startups de kans te geven hun ideeën voor te leggen aan een groep jury's (meestal investeerders of belanghebbenden).
• Dit virtuele formaat is een geweldige manier om de retentie van deelnemers te verhogen vanwege de dynamiek.

Keynotes:

• Keynotes inspireren, entertainen en onderwijzen het publiek over een specifiek onderwerp.
• De keynotes worden gegeven door sprekers die gekozen zijn vanwege hun expertise op een bepaald gebied en hun vermogen om een publiek te trekken.
• In een virtuele omgeving hoeven sprekers niet langer naar een andere plaats te reizen om hun keynote te geven en hoeven deelnemers niet langer te zoeken naar beschikbare plaatsen om de sessie bij te wonen!

Online gaan betekent ook het ontwerp en de branding van je bedrijf naar een digitale ruimte brengen. Zorg ervoor dat je je merkrichtlijnen raadpleegt voordat je beeldmateriaal maakt of een rekwisiet of set bouwt voor je evenement. Ook al het fysieke en/of digitale ontwerp dat voor het evenement wordt gemaakt, moet de consistentie van je grafische identiteit behouden.

Technologie

Evenementplanners organiseren met succes virtuele evenementen als ze over de juiste technologische hulpmiddelen beschikken. Om je op de grote dag voor te bereiden, moet je over deze vragen nadenken: Waar wordt het evenement gefilmd? Helemaal op afstand? Of in een studio? Of in een kantoor? Op basis van je antwoorden kun je bepalen welke opstelling je nodig hebt, zoals audio- en videoapparatuur, thuisapparatuur, studioapparatuur, enz.

Naast deze technologische elementen kunnen evenementplanners ook profiteren van het gebruik van een evenementtechnologieplatform om hun hele evenementproces te plannen, van de promotie tot de uitvoering en het beheer. Hier zijn de belangrijkste evenementtechnologische oplossingen die je kunt gebruiken bij het uitvoeren van een virtueel evenement:

• Evenement website

Een evenementwebsite is de voorhoede van elk persoonlijk of virtueel evenement en werkt als een krachtig middel om nieuwe bezoekers aan te trekken. Via je evenementwebsite kun je je evenement naadloos promoten door rijke inhoud te bieden die potentiële bezoekers op de hoogte houdt en hen verleidt zich te registreren voor het evenement. Je evenementwebsite moet ook de waarde van je virtuele evenement communiceren en tegelijkertijd dezelfde uitstraling van je bedrijf hebben.

• Registratie

Met een robuuste registratietool kun je moeiteloos registratieformulieren opstellen voor deelnemers, sprekers, sponsors en goedkeuringen, op één plek. Met deze formulieren kunnen mensen zich zonder problemen registreren voor het virtuele evenement, hun voorkeuren opgeven en betalingsinformatie verstrekken. Je kunt ervoor zorgen dat je een vlekkeloze registratie-ervaring levert en tegelijkertijd het aantal bezoekers van het evenement verhoogt.

• E-mailmarketing

helpt je om je naamsbekendheid te vergroten door je te richten op en contact te leggen met de juiste deelnemers, op het juiste moment. Je kunt niet alleen de vraag naar je virtuele evenement stimuleren, maar ook het aantal inschrijvingen verhogen en deelnemers op de hoogte houden. Gebruik een e-mailmarketingtool waarmee je je e-mails kunt brandmerken en personaliseren en waarmee je ze kunt automatiseren en plannen op basis van deelnemersgegevens - en dat alles terwijl je open rates, doorklikratio's en conversieratio's bijhoudt.

• Evenement App

Een Event App is een van de meest cruciale onderdelen van evenemententechnologie voor virtuele evenementen. Deze tool helpt de betrokkenheid van de deelnemers te vergroten door middel van functies die interactie stimuleren voor, tijdens en na het evenement. Voor deelnemers is dit de plek waar ze kunnen kiezen welke sessies ze aan hun agenda willen toevoegen, een goed overzicht hebben van de actieve onderwerpen en deelnemen via polls en vragen tijdens de sessies. Voor planners is dit de plek waar ze relevante gegevens verzamelen, zoals de betrokkenheid van deelnemers en de populariteit van sessies.

Online host(s)

Voor de camera - Afhankelijk van het type virtueel evenement, moet je sprekers en/of experts vinden die lezingen geven over specifieke onderwerpen, interviews geven of deelnemen aan paneldiscussies tijdens je evenement. Het moeten thought leaders zijn met een sterke aanhang. Houd er ook rekening mee dat niet alle sprekers die podiumvertrouwen hebben, ook schermvertrouwen hebben. Nodig niet iemand uit die zich niet op zijn gemak voelt bij dit soort evenementen.

Buiten beeld - Om ervoor te zorgen dat opmerkingen en interacties van deelnemers worden behandeld, moet je die taak toewijzen aan iemand uit je team. Je zult zien hoe het publiek zich betrokken en opgemerkt voelt tijdens de sessies - dit helpt de deelname via chat en sociale media te verhogen, en dus de retentie.

Interactiviteit en betrokkenheid

Wanneer je een virtueel evenement organiseert, kun je niet gewoon je geplande sessie live streamen en verwachten dat dit de beste online ervaring zal zijn voor je deelnemers. Je moet rekening houden met interactiviteit en betrokkenheid bij elke beslissing die je neemt over de inhoud van je virtuele evenement. Deze aspecten kunnen het verschil maken wanneer kijkers besluiten om life af te stemmen of om in het virtuele evenement te blijven.

Als je deelnemers deel laat uitmaken van een realtime gesprek, zal hun evenementervaring spannender en boeiender zijn! Houd er rekening mee dat je in een virtuele omgeving brandende gesprekken, interactieve elementen en realtime voorbeelden kunt opnemen die niet noodzakelijkerwijs zouden passen in een offline, traditionele podiumsetting.

Integreer deze tactieken om de interactiviteit en betrokkenheid bij je evenement te verhogen:

V&A's - Selecteer tijdens je virtuele evenement de beste vragen van je publiek of laat hen beslissen welke vragen ze willen bespreken.

Live peilingen - Verhoog de interactie van je virtuele vergaderingen en evenementen door je publiek in realtime te ondervragen.

Gamification- Genereer ervaringen van hoge kwaliteit en verhoog de deelname en betrokkenheid van deelnemers aan de sessies door gamification te gebruiken.

Chatfunctionaliteit- Stel deelnemers in staat om te communiceren en in realtime met elkaar in contact te komen met een chatfunctie.

Nu je de ideale structuur hebt om virtuele evenementen te ontwikkelen, kun je bepalen of je wel of niet moet beginnen met het plannen van je eigen meeslepende online ervaring. Vergeet niet dat je met het juiste plan en de juiste technologie je deelnemers een uitstekende ervaring kunt bezorgen!

Azavista biedt een krachtig pakket tools waarmee je elk evenement met succes kunt plannen, of het nu een persoonlijk of virtueel evenement is. Onze solide integraties zorgen voor een digital-first evenementvoorbereiding voor je virtuele evenementen. Met onze bouwstenen bouw je eenvoudig je conferentieoverzicht. Onze plug-and-play vergadersjablonen maximaliseren de deelnemerservaring en besparen je kostbare tijd om nieuwe kansen te grijpen.