Stop met raden, begin met volgen: hoe het volgen van bezoekers evenementen creëert die bezoekers niet zullen missen

Stel je dit voorJe hebt met hart en ziel gewerkt aan een episch evenement. Topsprekers, boeiende activiteiten, alles erop en eraan. Maar op de grote dag komt er wel iemand opdagen voor de breakout-sessies die je zorgvuldig hebt gepland? Maken je sponsors contact met de blinde vlekken in het publiek? Het volgen van deelnemers is je geheime wapen om deze vragen te beantwoorden en een wereld van evenementsucces te ontsluiten, van buzz voorafgaand aan het evenement tot follow-up na het evenement.

Voor organisatoren van evenementen die de juiste tools gebruiken, gaat het bijhouden van bezoekers verder dan een simpele headcount. Het is een toegangspoort tot een schat aan inzichten, waarmee je uitzonderlijke ervaringen kunt creëren en de ROI van je evenement kunt maximaliseren. Volgens een recent rapport van Meeting Professionals International (MPI) erkent 80% van de evenementprofessionals het groeiende belang van bezoekersgegevens bij het meten van het succes van evenementen.

Als het gedrag van bezoekers goed wordt bijgehouden, speelt zich onder de oppervlakte een stille symfonie af. De gegevens stromen binnen en geven een gedetailleerd beeld van het gedrag van bezoekers. Gegevens stromen binnen en schetsen een gedetailleerd beeld van het gedrag van deelnemers - wie bezoekt welke sessies, hoe lang blijven ze en zelfs waar blijven ze hangen in de expohal. Dit, mijn vrienden, is de magie van het volgen van bezoekers.

Veel organisatoren aarzelen echter nog, omdat ze bang zijn voor ingewikkelde technologie of privacyproblemen. Maar vrees niet! De huidige oplossingen voor het volgen van deelnemers zijn gebruiksvriendelijk, veilig en bieden een reeks voordelen die een revolutie teweeg kunnen brengen tijdens je evenementen.

Gegevens kunnen beslissingen ondersteunen in elk onderdeel van het planningsproces:

Voorafgaand aan evenement: Voed de hype Zie wie zich heeft geregistreerd voor specifieke sessies en stuur gerichte e-mails om die sessies onder de aandacht te brengen. Stel je de opwinding voor die je kunt creëren door een volle zaal te laten zien voor een populair onderwerp! Studies tonen aan dat gepersonaliseerde e-mailcampagnes het aantal inschrijvingen voor evenementen met wel 20% kunnen verhogen.

Personaliseer het welkom Met de gegevens van deelnemers kun je ze persoonlijk begroeten en aanbevelingen doen op basis van hun interesses. Geef ze het gevoel dat ze VIP's zijn nog voordat ze door de deur lopen! Eventbrite meldt ook dat gepersonaliseerde ervaringen de tevredenheid van bezoekers met 70% kan verhogen.

Tijdens het evenement:Engagement op de automatische piloot Volg welke sessies overvol zijn en welke een beetje TLC nodig hebben. Gebruik deze informatie om stoelen te verplaatsen, sprekersschema's aan te passen of zelfs een overvolle sessie te livestreamen naar een andere ruimte. 66% van de deelnemers zegt dat ze eerder zouden terugkeren naar een evenement waar ze realtime aanpassingen kunnen doen op basis van hun behoeften.

Sponsor Matchmaker Breng sponsors in contact met bezoekers die in hun doelmarkt passen. Het volgen van deelnemers zorgt ervoor dat uw sponsors niet alleen maar pijltjes gooien in het donker - ze bouwen waardevolle connecties op. Shutt Communications ontdekte dat 79% van de sponsors bij het evalueren van de ROI van een evenement prioriteit geeft aan het targeten van deelnemers.

Na het evenement:Follow-up Magie Bekijk wie wat heeft bijgewoond en pas uw communicatie na afloop van het evenement aan. Deelnemers die van een specifieke sessie hielden, zullen een follow-up e-mail met bronnen of een opname op prijs stellen. Dit houdt het gesprek gaande en versterkt de banden.

Meten en verbeteren Gegevens liegen niet! Analyseer bezoekersgegevens om te zien wat werkte en wat niet, en gebruik deze inzichten om van je volgende evenement het beste evenement ooit te maken. Marketo rapporteert dat evenementmarketeers die gebruik maken van gegevensanalyse de ROI van een evenement met 30% zien stijgen van jaar tot jaar.

De transformerende kracht van gegevens

Dit zijn slechts twee voorbeelden van hoe het volgen van deelnemers je evenementen nieuw leven kan inblazen. Door gebruik te maken van de gegevens die je verzamelt, kun je:

Casestudie 1: De verjongde technologietop

Laten we een hypothetisch scenario bekijken. Sarah Jones, de marketingdirecteur van een vooraanstaand techbedrijf, is belast met het organiseren van hun jaarlijkse industrietop. Het evenement van vorig jaar werd goed bezocht, maar uit feedback bleek dat de verwachtingen van de deelnemers niet overeenkwamen met de inhoud van de sessies. Sarah is vastbesloten om dit te verbeteren en omarmt de technologie om deelnemers te volgen.

Met behulp van RFID-badges houdt Sarah's team de opkomst bij sessies bij. De gegevens onthullen een verrassende trend - een aanzienlijke daling in opkomst halverwege een langverwachte keynote speech. Als Sarah dieper graaft, ontdekt ze een conflict in de planning met een andere populaire sessie. Gewapend met deze kennis herconfigureert ze het schema voor het volgende jaar, waardoor de doorstroming soepeler verloopt en de bezoekers tevredener zijn.

Casestudie 2: Nirvana netwerken op de conferentie over gezondheidszorg

Stelt u zich eens voor: Dr. Mark Thompson, een gerenommeerd cardioloog, organiseert een nationale conferentie over gezondheidszorg. Netwerken is van het grootste belang voor de deelnemers, maar het kan een uitdaging zijn om zinvolle contacten te leggen. Dr. Thompson gebruikt een evenement-app met een ingebouwde functie om deelnemers te volgen. Met de app kunnen deelnemers profielen aanmaken en hun interessegebieden aangeven. Op basis van deze gegevens doet de app persoonlijke aanbevelingen en stelt relevante sessies en potentiële netwerkpartners voor. De conferentie van Dr. Thompson wordt een broedplaats voor samenwerking, waardoor waardevolle connecties ontstaan die anders nooit zouden zijn ontstaan.

De National Association for Catering and Events (NACE) benadrukt het belang van datagestuurde besluitvorming in de evenementenbranche. Met het bijhouden van bezoekers kun je de gegevens verzamelen die je nodig hebt om weloverwogen keuzes te maken, zodat je evenementen niet alleen succesvol, maar ook echt transformerend zijn.

In de toekomst zullen we dieper ingaan op de verschillende beschikbare technologieën voor het volgen van deelnemers, best practices voor gegevensverzameling en -analyse onderzoeken en privacykwesties aan de orde stellen. We zullen je uitrusten met de kennis en tools om het ware potentieel van attendee tracking te ontsluiten en evenementen te creëren die een blijvende impact hebben.

Als je het zo bekijkt, is het volgen van deelnemers je kristallen bol in de ziel van je evenement. Hiermee kun je de ervaring op maat maken, de betrokkenheid maximaliseren en uiteindelijk van bezoekers enthousiaste fans maken. Klaar om de kracht van attendee tracking te ontsluiten en evenementen te creëren die een blijvende indruk achterlaten? Laten we eens praten over hoe we dit kunnen realiseren!