Top 5 Tips om de beste leverancier van oplossingen op locatie te kiezen

Als oplossing voor evenementbeheer kennen we alle kritieke aspecten die je in overweging moet nemen bij het kiezen van je onsite provider. Daarom hebben we een lijst gemaakt met onze top 5 beste tips voor het kiezen van de beste onsite provider:

1. Bepaal je behoeften en doelen

Het eerste wat je als evenementorganisator moet doen, is brainstormen en specifieke vereisten bedenken die de leverancier voor het evenement moet leveren. Maar voordat je dat doet, moet je jezelf de volgende vragen stellen: Wat zijn mijn huidige behoeften en doelen? Wat verwacht ik van mijn leverancier van on-site oplossingen? Als je eenmaal een antwoord hebt, zul je zien dat het veel gemakkelijker wordt om je behoeften op een rijtje te zetten.

We raden ook sterk aan om je vereisten klaar te hebben voordat je voorstellen bekijkt. Waarom? Als je van tevoren een degelijke lijst met voorwaarden voor de aanbieders opstelt, is het eenvoudiger om elke aanbieder te beoordelen op de mate waarin aan deze voorwaarden wordt voldaan.

Ons inzicht:

Het is altijd goed om naar het advies van professionals te luisteren wanneer je een belangrijke beslissing neemt. Vraag tijdens het bekijken van de voorstellen om aanbevelingen, zodat je die kunt combineren met je eigen expertise en lijst van vereisten. Dit is ook een goede indicator om te zien hoe ervaren en vakkundig de aanbieders zijn.

2. Vergelijk uw topoplossingen

Nadat je een duidelijke lijst van je behoeften en doelen hebt opgesteld, moet je wat onderzoek doen om de onsite oplossingen die aan je eisen voldoen eruit te filteren, totdat je de perfect passende hebt gevonden. Natuurlijk weten we dat het een ontmoedigende taak kan zijn om een heleboel aanbieders af te speuren (en het kost veel tijd), vooral als je een evenementorganisator bent. Dus de beste manier om je opties te beperken is door te kijken op pagina's zoals Capterra, blogs over evenementenbranche en andere sites die gerelateerd zijn aan evenementen om je te helpen de juiste oplossing te vinden.

Houd bij het beperken van je opties rekening met aspecten zoals reputatie, jarenlange ervaring, aantal klanten, type oplossingen dat het bedrijf biedt, enzovoort. Bovendien helpt het hebben van een checklist met je voorwaarden het proces te versnellen, omdat je een bedrijf meteen uit je opties kunt verwijderen als ze een vereiste missen. Een andere goede manier om ze uit te filteren is door de benodigdheden die je zoekt in de software te beoordelen op belangrijkheid, aangezien een functie misschien een leuke wanna-have is, maar geen must-have. Zodra je je favorieten hebt geselecteerd, kun je ze allemaal vergelijken om te zien of er een oplossing is die iets anders biedt dan de rest.

Ons inzicht:

Hier volgt een overzicht van wat je gewoonlijk kunt verwachten van een "Onsite Solution" serviceprovider:

Inchecken Badge afdrukken Deelnemers volgen Lead Capture Rapportage en Analytics Mobiele Evenement App Van de standaard diensten die worden aangeboden, moet je een aanbieder vinden die een onderscheidende factor heeft die meer geschikt is voor jouw evenement.

Een factor die ons bijvoorbeeld onderscheidt van andere bedrijven is dat Azavista eraan werkt om de groenste leverancier te zijn door biologisch afbreekbare materialen te implementeren in producten zoals badges, badgehouders en lanyards, zodat ze kunnen worden hergebruikt en gerecycled. Als je de impact van plastic op evenementen wilt verminderen, kan deze oplossing de beste oplossing zijn. Het is gewoon een kwestie van zoeken naar de juiste oplossing voor jouw behoeften en doelen.

3. Vraag meerdere offertes aan

Dit is heel belangrijk: vraag geen offerte aan bij slechts één aanbieder! Zelfs als je zeker weet dat je met een bepaald bedrijf in zee gaat, is het het beste om meer dan één offerte aan te vragen. Bovendien zullen deze offertes dienen als benchmark voor het vergelijken van aanbieders in de toekomst. Door naar meerdere leveranciers te kijken, krijg je ook een gevoel voor de standaardprijzen in de sector.

Ons inzicht:

In Azavista bieden we offertes op maat voor elk van onze potentiële klanten, omdat we begrijpen dat hun eisen en doelen uniek zijn, dus de offerte moet in die richting gaan.

4. Ga op je gevoel af

Uiteindelijk werk je voor, tijdens en na je evenement samen met de leverancier die je hebt gekozen, dus neem de tijd om al je opties af te wegen.

Als je geen vertrouwen hebt in je keuzes, vraag dan om meer informatie of ga terug naar de lijst die je hebt gemaakt en vraag verschillende offertes aan bij de aanbieders. Als je de beste keuze vindt, weet je dat dit de juiste is, omdat het goed voelt.

Ons inzicht:

Als je eenmaal een aanbieder hebt gekozen, overhaast dan niet het proces van het sluiten van de deal, want je zou belangrijke details kunnen missen omdat je die informatie niet dubbel hebt gecontroleerd. Vanuit onze ervaring weten we dat dit soort deals tijd kosten, dus we proberen alle nodige gesprekken en/of vergaderingen met onze potentiële klanten te voeren totdat we de beste deal hebben gevonden.

5. Bereid jezelf voor op succes

Nu je de deal hebt gesloten met je Onsite Solution Provider, is het tijd om ervoor te zorgen dat je onsite ervaring naadloos verloopt door een uitstekende deelnemerservaring te leveren tijdens het evenement. Voor het evenement moet je alle details weten over het Onsite Team dat je tijdens het evenement zal ondersteunen. Diensten zoals inchecken, badgen, lead retrieval en meer moeten worden uitgelegd en op tijd worden geregeld.

Ons inzicht:

Bij Azavista zorgen we voor een conferentieteam om uw personeel op locatie te ondersteunen tijdens het evenement, en dagen van tevoren voorzien we uw team van de juiste trainingssessies. Bovendien helpen we bij het verzenden, installeren, configureren en testen van uw onsite technologie voor het evenement.