Wat elke eventplanner moet weten over deelnemersbeheer

Waarde creëren met software voor deelnemersbeheer

Er zijn veel toepassingen voor conferentiebeheer die hiervoor ontworpen zijn, maar ze zijn niet allemaal gelijk. Voordat je een specifiek product kiest, moet je ervoor zorgen dat de applicatie die je kiest de vele bewegende delen van het plannen van een evenement kan vastleggen en beheren, van de voorbereiding tot de uitvoering en de activiteiten na het evenement.

In plaats van een eendimensionale database met namen en persoonlijke gegevens te gebruiken, kun je beter investeren in een robuustere tool om de verzamelde gegevens om te zetten in een bruikbaar conversieplan. Een doordacht ontworpen applicatie levert aanpasbare gegevensexports voor rapportage aan belanghebbenden en identificeert leadopvolgingspotentieel.

Een goed gepland evenement zal een blijvende impact hebben op een deelnemer en de resulterende betrokkenheid zal het algehele succes bepalen. De voorbereidingsfase is de meest arbeidsintensieve fase van het hosten van of exposeren op een evenement. Evenementplanners moeten elke deelnemer een gemakkelijke en snelle manier bieden om zich te registreren voor het evenement, reis- en hotelgegevens in te stellen en het reisschema te bekijken en te beheren. Tegelijkertijd moet je als evenementhost een betrouwbare manier hebben om de registratiestatus van een deelnemer op te volgen en op te treden als hun agent bij het regelen van logistieke elementen zoals vliegreizen, autohuur en hotelreserveringen.

Deze ogenschijnlijk routinematige ondersteuning van deelnemers zal veel voordelen opleveren tijdens en na het evenement. Deelnemers zullen waarderen hoe alle details worden afgehandeld en beginnen erop te vertrouwen dat je kunt voorzien in al hun behoeften. Dit is een belangrijke eerste stap om te laten zien dat je op één lijn zit met de deelnemers en hun behoeften en pijnpunten volledig begrijpt.

Drie manieren om de betrokkenheid van deelnemers te vergroten tijdens een evenement

Succesvolle evenementplanning eindigt niet wanneer het evenement begint - het is nog maar net begonnen! Terwijl de deelnemers aanwezig en betrokken zijn, is dit het perfecte moment voor gerichte betrokkenheid van de deelnemers. Dit is een uitdaging vanwege het vele beeld en geluid van een evenement dat om de aandacht van de deelnemers vraagt. Gebruik deze drie benaderingen om ervoor te zorgen dat je bedrijf altijd centraal staat in de gedachten van je prospects.

Voorzie deelnemers van een mobiele app met persoonlijke gegevens, geplande sessies, RSVP-status van activiteiten, reserveringsreferenties voor accommodatie en hand-outs van het evenement in een digitaal formaat zodat ze deze gemakkelijk kunnen raadplegen. Zo krijg je een volledig beeld van de betrokkenheid van deelnemers tijdens het evenement.

Help deelnemers bij het vinden van activiteiten die hen interesseren, bied aan om zich hiervoor in te schrijven of gebruik wachtlijstbeheer om hun interesse te registreren als een evenement al vol zit.

Neem een sms-functie op in de mobiele app voor deelnemersbeheer, zodat een deelnemer onmiddellijk contact kan opnemen met u of uw medewerkers als ze hulp nodig hebben met het conferentieprogramma, een lift naar hun hotel of bevestiging van hun registratie voor een komende activiteit. Als u een live persoon hebt met wie u kunt communiceren en die hun onmiddellijke problemen kan oplossen, wordt u een betrouwbare bron. Betrouwbaarheid leidt tot vertrouwen, wat kan worden omgezet in loyaliteit. Dit gevoel zal deelnemers op hun gemak stellen en in de juiste gemoedstoestand brengen om te overwegen zaken met u te doen.

Betrokkenheid na een evenement om het genereren van leads te maximaliseren en uw ROI te verpletteren

Nu de voorbereiding en uitvoering van het evenement zijn afgerond, zal de juiste conferentiesoftware de volgende stappen identificeren. Je beschikt over waardevolle evenementgegevens in een geïntegreerd overzicht die je kunt omzetten in actiepunten. Je hebt een compleet profiel van elke deelnemer en bent in staat om leads te koesteren en succesvol te converteren naar klanten.

• Leads exporteren

Gebruik de gegevens in de software voor conferentiebeheer om een lijst met geëxporteerde leads te maken. De persoonlijke gegevens plus de unieke touchpoints van elke deelnemer schetsen een game plan om leads systematisch te nurturen.

• Segment Leads

Je kunt deelnemersleads verder categoriseren door filters voor deelnemerssegmentering toe te passen. Software voor conferentiebeheer categoriseert gegevens, zodat je zeer gedetailleerde segmenten kunt maken op basis van demografische gegevens van deelnemers, branche, bezochte evenementactiviteiten, interesses, enz.

• Belanghebbenden informeren

Deze uitsplitsing van gegevens is ook noodzakelijk voor de rapportage aan belanghebbenden die nodig is na evenementen en geeft tastbare waarde aan je inspanningen om het evenement te organiseren. Gegevens die gecategoriseerd zijn, kunnen gemeten worden, wat een waardevoorstel oplevert voor investeerders, management en andere belangrijke spelers.

Het gebruik van een intuïtieve, flexibele tool voor deelnemersbeheer levert de resultaten op die je verwacht van een evenement, zoals contactinformatie, leadgeneratie en een volledig prospectprofiel om het traject van betrokkenheid en conversie te creëren.