In de snelle wereld van evenementen is de eerste indruk belangrijk. En weinig dingen zetten de toon beter dan een soepele, professionele ervaring bij het inchecken voor evenementen. Dat is waar het drukken van badges op aanvraag om de hoek komt kijken - een krachtige oplossing die verouderde voorgedrukte badges vervangt door realtime, gepersonaliseerde badgeproductie.

In deze blog leggen we uit wat badgeprinten op aanvraag is, hoe het werkt en waarom evenementen er zo dol op zijn, inclusief de voordelen, het proces, de tools en de best practices. Als je een organisator of virtuele evenementenplanner bent die het incheckproces wil stroomlijnen, tijd wil besparen en je deelnemers wil overweldigen, lees dan verder.

Mis ook deze geweldigeAzavista blog over opkomende trends in inchecken bij evenementen op locatiewaarin dieper wordt ingegaan op hoe moderne check-in technologieën, inclusief het printen van badges, de ervaring van deelnemers aan bedrijfsevenementen en grootschalige bijeenkomsten veranderen.

Wat is badge printen op aanvraag?

Badges op aanvraag afdrukken verwijst naar het in realtime afdrukken van naambadges voor deelnemers op de plaats van het evenement, in plaats van badges dagen of weken van tevoren te bedrukken. Deze oplossing wordt steeds populairder bij alle soorten evenementen, of het nu gaat om een virtueel evenement, een evenement in persoon of een hybride formaat!

Met deze aanpak wordt de registratie van gasten gecontroleerd en wordt er ter plekke een badge geprint - vaak met behulp van self check-in kiosken of stations met printers van hoge kwaliteit zoals Zebra printers.

Waarom het populair is:

• Je hoeft niet te raden wie er komt (tot ziens tegen verspilde badges)
• Flexibiliteit voor last-minute registraties of no shows
• Accurate, actuele deelnemersgegevens
• Snelle, naadloze registratie en incheck op locatie

Hoe werkt het afdrukken van badges op aanvraag?

Als je dieper wilt ingaan op het afdrukken van badges, kun je deuitgebreide gids over hoe je badges efficiënt en nuttig kunt maken. Hier volgt een korte beschrijving van het hele printproces van badges:

1. Deelnemer registreert online

Via een registratieplatform of geïntegreerde registratiesoftware, vaak in combinatie met een uitgebreide checklist voor online evenementplanning.

2. Gegevenssynchronisatie met badgeprintsysteem

Dit omvat namen van deelnemers, titels, QR-codes, toegangsrechten en andere relevante registratiegegevens.

3. Inchecken op het evenement

Deelnemers arriveren en gebruiken zelfbedieningskiosken of een bemande incheckbalie.

4. Badge wordt onmiddellijk afgedrukt

Onsite badgeprintsystemen gebruiken, inclusief badgeprinters en aangepaste badgeontwerpsjablonen.

5. Toegang evenement begint

De deelnemer gebruikt zijn badge nu voor toegangscontrole, netwerken, het volgen van sessies en nog veel meer.

Voordelen van badge printen op aanvraag

1. Vermindert afval

Badges op aanvraag afdrukken zorgt ervoor dat je niet voor iedereen badges hoeft te printen - zo bespaar je op ongebruikte materialen en verminder je de impact op het milieu.

2. Verhoogt de flexibiliteit

Zeer geschikt voor evenementen die meerdere dagen duren en waarbij schema's en deelnemers dagelijks kunnen veranderen. Ook ideaal voor last-minute registraties of onjuiste gegevens.

3. Verbetert de evenementbeleving

Snel inchecken betekent minder wachten, blijere gasten en meer tijd om bij je evenement betrokken te zijn.

4. Maakt een professionele eerste indruk

Mooie, gepersonaliseerde badges met jouw merkelementen spreken boekdelen over de kwaliteit van je evenement.

5. Verbetert de nauwkeurigheid van gebeurtenisgegevens

Real-time synchronisatie tussen je registratieplatform en badgesysteem zorgt voor accurate evenementgegevens, zodat je check ins, sessies en aanwezigheid effectief kunt bijhouden.

6. Ondersteunt toegangscontrole en volgen van sessies

Gebruik geprinte QR-codes of RFID-chips op badges om de toegang te controleren, het inchecken te monitoren en de verkeersstroom te optimaliseren.

Deze flexibiliteit is cruciaal bij het bouwen van een schaalbare virtuele planningstijdlijn voor evenementen.

Belangrijkste kenmerken van oplossingen voor het afdrukken van badges op aanvraag

Het is echt belangrijk om te kiezende juiste oplossing voor het printen van badges. Zorg er bij het kiezen van een oplossing voor dat deze het volgende omvat:

• Hoogwaardige printers (Zebra, Epson, enz.) voor snelle, duidelijke badge-uitvoer
• Kant-en-klare badgeontwerpsjablonen en aanpassingsopties
• QR-code genereren
• Integratie met registratiesoftware en CRM's
• Ondersteuning voor self check-in kiosken en mobiel inchecken
• Schaalbaarheid voor grote evenementen, bedrijfsevenementen en virtuele conferenties

Trends in badgeprinten op aanvraag

• Real-time integratie: On-demand badge printsystemen integreren nu naadloos met registratieplatforms, waardoor updates direct mogelijk zijn en de gegevens van deelnemers accuraat blijven.
• Contactloos inchecken: Self check-in kiosken en mobiele apps worden steeds populairder, waardoor bezoekers hun badges kunnen afdrukken zonder fysiek contact, waardoor de wachttijden korter worden en de veiligheid toeneemt.
• Milieuvriendelijke oplossingen: Met de nadruk op duurzaamheid helpt badgeprinten op aanvraag het afval van ongebruikte voorgedrukte badges te verminderen.groenere evenementenpraktijken.
• Afdrukken in de cloud: Cloudtechnologie maakt het mogelijk om badges op afstand te printen, wat flexibiliteit biedt voor evenementen op meerdere locaties of hybride evenementen en de logistiek van evenementen vereenvoudigt.
• Persoonlijke ervaring: Organisatoren van evenementen gebruiken aangepaste badgeontwerpen met merkelementen, wat een meer persoonlijke en professionele ervaring biedt aan de deelnemers.
• Snellere installatie en flexibiliteit: Oplossingen op aanvraag zorgen voor snellere insteltijden en bieden ruimte voor last-minute registraties, waardoor het gemakkelijker is om onverwachte veranderingen in het aantal bezoekers van evenementen op te vangen.

Voorgedrukt vs. On-Demand: Wat is beter?

Conclusie: Hoewel voorprinten kan werken voor heel kleine evenementen, is on demand de gouden standaard voor de meeste moderne evenemententechnische opstellingen. Dit is belangrijk om ervoor te zorgen dat je deelnemers zich naadloos registreren.

Beste praktijken voor badgeprinten op aanvraag

Volg deze beproefde tips om het printen van badges vlekkeloos te laten verlopen:

1. Test alles voordat het evenement begint

• Doe proefdraaien met badgeprinters, registratiesoftware en kiosken.
• Bevestig het ontwerp en de lay-out van de badge met alle merkelementen en correcte badge-informatie.

2. Personeel goed opleiden

• Zorg voor de juiste training voor het omgaan met printers, herdrukken en probleemoplossing.
• Train personeel over incheckkiosken, zelfbedieningssystemen en het beheren van evenementgegevens.

3. Maak een noodplan

• Bewaar reservebadgeprinters, -voedingen en -voorraden voor naambadges.
• Bereid je voor op onverwachte check ins of problemen met toegangscontrole.

4. Stations duidelijk labelen

• Leid het verkeer tijdens het inchecken voor evenementen met bewegwijzering.
• Label zelf-incheckkiosken voor een soepele navigatie.

5. Merk je badges goed

• Maak gebruik van badge-ontwerp om logo's, evenementthema's, andere merkelementen of zelfs sessie-tracking info te tonen.

Deze praktijken zijn ook van toepassing als je een sjabloon voor de planning van een virtueel evenement gebruikt om zowel fysieke als digitale ervaringen te dekken.

Veelvoorkomende fouten die je moet vermijden

• Het niet integreren van je registratiesoftware met het badge-systeem
• Te veel vertrouwen op voorgedrukte badges die geen realtime gegevens weergeven
• Geen rekening houden met niet opdagen of last-minute inschrijvingen
• Gebruik van slechte kwaliteit of incompatibele badgeprinters
• Geen training voor personeel over incheckprocessen

Voorbeeld uit de praktijk: Van chaos naar naadloos inchecken

Casestudie: Bedrijfstechnologietop met meer dan 3.000 deelnemers

Een technologisch bedrijf organiseerde een groot bedrijfsevenement en gebruikte in eerste instantie pre-printmethoden. Het resultaat?

• Tientallen onjuiste badges
• Lange wachttijden bij de incheckbalies
• Meer dan 1.000 badges vooruit gedrukt maar nooit opgehaald

Ze schakelden over op het afdrukken van badges op aanvraag metAzavista geïntegreerde evenemententechnologie en zelfbedieningskiosken.

Het resultaat:

• Check-ins teruggebracht tot minder dan 2 minuten
• 90% minder badgeafval
• Real-time bijhouden van aanwezigheid bij breakout-sessies
• Hogere evenementtevredenheid en vlottere evenementervaring

Deze overgang sloot perfect aan bij hun evoluerende checklist voor virtuele evenementen.

Veelgestelde vragen

V: Voor welk soort evenementen is het afdrukken van badges ideaal?

A: Het werkt voor alles, van kleine meetups tot meerdaagse evenementen, beurzen, online evenementen en virtuele conferenties.

V: Kan ik nog badges voorprinten?

A: Ja, veel planners van evenementen drukken naambadges voor personeel of VIP's voor en gebruiken het drukken van badges op locatie voor de rest.

V: Wat als de gegevens van een deelnemer verkeerd zijn?

A: Gebruik de incheckkiosken of het beheerpaneel om badges te bewerken en opnieuw te printen met de juiste badgegegevens.

V: Welk gereedschap heb je nodig om te beginnen?

A: Je hebt registratiesoftware nodig, compatibele badgeprinters, een goed badgeontwerp en optioneel self check-in kiosken. Als je een virtueel onderdeel plant, vergeet dan niet je checklist voor het plannen van een virtueel evenement.

Conclusie: Waarom evenementen houden van badge printen op aanvraag

Wat is badge printen op aanvraag, hoe werkt het en waarom houden evenementen ervan? Het is een moderne oplossing voor een eeuwenoude uitdaging: bezoekers een soepele, gemerkte en efficiënte incheckervaring bieden bij evenementen.

Als je je volgende evenement organiseert, denk er dan aan:

• Zeg vaarwel tegen de chaos van voorprinten
• De eerste indruk en operationele doorstroming verbeteren
• Nauwkeurige, tijdige gebeurtenisgegevens leveren
• Minder afval en geen lange rijen
• Krijg controle over toegang, check-ins en branding

Of je nu bedrijfsevenementen, hybride bijeenkomsten of wereldwijde exposities beheert, badges op aanvraag afdrukken past naadloos in elke virtuele evenementenplanningslijn of evenementenplanningschecklist.

Klaar om je incheckproces te upgraden en indruk te maken op bezoekers? Begin vandaag nog met het plannen van je badgestrategie met het juiste registratieplatform, de juiste apparatuur en integratie met evenemententechnologie. Maak het een belangrijk onderdeel van de toolkit van je virtuele eventplanner.