Waarom conferentiesoftware cruciaal is voor succesvolle evenementen in 2025

Potentieel maximaliseren & kosten verlagen

In de wereld van vandaag kun je jezelf positioneren voor een breder publiek en kritische gegevens blootleggen die je in staat stellen om je ideale klant te begrijpen en te benaderen. Dit is waar de uberrijke kwaliteiten van software voor conferentiebeheer naar boven komen.

Bovendien elimineert software voor evenementbeheer en geautomatiseerde oplossingen onnodige kosten en tijdrovende administratieve taken die gepaard gaan met het organiseren, plannen en beheren van evenementen volgens ouderwetse methoden. Software voor conferentiebeheer brengt alles samen in één enkele bron en automatiseert processen die anders je ROI zouden uithollen.

Toch zijn niet alle softwareplatforms voor conferentiebeheer gelijk. Sommige tools voor evenementplanning zijn alleen ontworpen om tickets te verdelen en de verkoop te registreren. Mensen verwachten tegenwoordig meer. Ze eisen een end-to-end ervaring. Als je geen Event Management System (EMS) hebt dat de planning van evenementen kan vereenvoudigen, ticketdistributie en berichtgeving kan automatiseren, rapportage kan leveren en deelnemers kan beheren en volgen, betaal je voor software die je potentieel niet maximaliseert en je kosten voor het organiseren van een succesvol evenement niet verlaagt.

Meer dan alleen registratie

Dankzij mobiele technologieën en wifi-connectiviteit is het registratieproces geautomatiseerd en kan het overal worden uitgevoerd. Geïnteresseerden kunnen tickets voor evenementen kopen op een moment dat hen het beste uitkomt - tijdens het woon-werkverkeer, bij een kopje koffie of terwijl ze tv kijken. Online tickets verkopen is tegenwoordig echt de enige manier.

U weet waarschijnlijk uit ervaring hoe blij uw deelnemers waren toen ze voor het eerst niet tijdens de lunchpauze naar uw ticketbureau hoefden of een hotline hoefden te bellen om hun geld terug te vragen in geval van annulering. Digitale QR-codes en e-tickets worden rechtstreeks naar het mobiele apparaat van een deelnemer gestuurd en bieden gemak en gemakkelijke toegang.

Vanuit het oogpunt van een evenementorganisator biedt software voor evenementbeheer je een kant-en-klare lijst met afgevaardigden zonder dat je een pen hoeft op te tillen of voortdurend hun status hoeft te controleren. "Bedankmails" met instructies en informatie voor aankomst worden automatisch verstuurd, op basis van het door jou gewenste tijdschema of nadat de deelnemer een bepaalde actie heeft voltooid. En dat allemaal zonder dat je je e-mailaccount hoeft te openen.

Deelnemers volgen en beheren

Onderschat Event Management Systemen met een ingebouwde attendee tracker niet. Hiermee kun je niet alleen snel individuen in je systeem identificeren, maar het slaat ook automatisch alle relevante gegevens over hen op vóór, tijdens en na het evenement. Hoewel dit in eerste instantie misschien klinkt als een draconische "big brother" oplossing, is deelnemersbeheer ontworpen om organisatoren van evenementen te helpen evenementen en hun deelnemers vlotter te beheren. Stel je voor dat je een meerdaagse conferentie organiseert en je wilt enquêtes sturen naar de mensen die aan bepaalde sessies hebben deelgenomen. Met deelnemersbeheer kun je zien voor welke sessies ze zich hebben ingeschreven.

Door middel van lead retrieval houd je bij wie er daadwerkelijk aanwezig was op de dag zelf, of er onverwachte binnenkomers waren en welk deel van je publiek de hele sessie heeft doorgezeten. Lead retrieval kan worden gedaan via een eenvoudige check-in app op je apparaat door de badges van je deelnemers te scannen. Je kunt afgevaardigden herinneringsberichten sturen over sessies met bladwijzers die beginnen, de populariteit van sessies controleren, no-shows identificeren en automatisch de juiste enquête naar de juiste persoon sturen.

Voor algemene evenementen helpen leesbare QR-codes en check-in apps om het toegangsproces te versnellen en te bevestigen of het ticket geldig is of vals. Maar nu Covid-19 een enorme impact heeft op de capaciteit en de locatieplanning, wordt het steeds belangrijker om een 360 graden overzicht te hebben van wie er aanwezig is en hoeveel bezoekers er nog verwacht worden. Deelnemersbeheer en lead retrieval zijn speciaal ontworpen voor het slim delen van informatie en het beschermen van de veiligheid en belangen van deelnemers.

Schaalbare oplossingen voor inkomsten uit evenementen

Als je investeert in een evenement, is een flexibele EMS-tool van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat je kunt profiteren van omzetkansen. Een van de belangrijkste voordelen van software voor conferentieplanning is de hoeveelheid waardevolle klantgegevens die je kunt verzamelen.

Wanneer deelnemers zich registreren voor een evenement wordt hen meestal gevraagd om een telefoonnummer, e-mailadres of beide in te voeren. Moderne software voor conferentiebeheer maakt het heel eenvoudig om allerlei aanvullende gegevens op te nemen, zoals leeftijd, reisinformatie, dinervoorkeuren en andere informatie die relevant is voor het opbouwen van een klantprofiel. Deze gegevens zijn cruciaal voor het verbeteren van de promotie van toekomstige evenementen, het verspreiden van nieuwsbrieven en het leveren van het juiste materiaal of de juiste diensten. Een flexibel EMS helpt u ook om te voldoen aan de relevante wetten voor e-mailmarketing in het rechtsgebied van de klant.

Op het evenement zelf kunnen EMS-technologieën ook worden geïntegreerd met RFID-technologie (Radio Frequency Identification), waarmee deelnemers direct vanaf hun mobiele apparaten kunnen betalen zonder contant geld. Alle aankopen tijdens het evenement worden geregistreerd in de software en helpen je bij het opbouwen van sterkere klantprofielen en gerichte e-maillijsten. Daarnaast geeft het je een zeer nauwkeurige deelnemers-ROI, wat ons naar de volgende paragraaf brengt.

De ROI van evenementen bijhouden

Conferentiemanagementsoftware is ontworpen om organisatoren van conferenties en evenementplanners aanzienlijke kosten te besparen, waardoor de ROI van hun evenement stijgt. In de beginfase worden deze kostenbesparingen gerealiseerd door online ticketing, registratie en e-mailbevestiging, die na de eerste opzet allemaal geautomatiseerd zijn. En je bespaart niet alleen op administratiekosten. Er zijn geen kosten voor het afdrukken van papieren tickets, of werknemerssalarissen voor het afhandelen van de verkoop en boekhoudkosten voor het berekenen van inkomsten en uitgaven.

Met een Event Management-oplossing moet je in een paar klikken gedetailleerde rapporten kunnen maken. Kies ervoor om de algehele ROI van je evenement te analyseren, de return on investment voor elke deelnemer, analyses per evenement- of type deelnemer of marketingcampagne. Je kunt zelfs het aantal verkochte tickets per dag en populaire aankooptijden bijhouden. Deze gegevens helpen je te bepalen of je meer marketingkanalen moet openen of wanneer je het evenement weer via je bestaande netwerken moet pushen. Door dit bij te houden verzamel je waardevolle gegevens om je reclamestrategie aan te passen.

Daarnaast geeft het integreren van evenementensoftware je de mogelijkheid om de gedachten en reacties van je bezoekers te peilen. Door een enquête, een lijst met speciale verzoeken of zelfs een NPS-enthousiasme-index te e-mailen, laat je deelnemers zien dat je geeft om hun gedachten en welzijn, dat er goed voor ze wordt gezorgd en het stimuleert hun enthousiasme voorafgaand aan het evenement.

Conferentiecommunicatie en evenementgroei stimuleren

Voor bedrijven die vertrouwen op conferenties als hun vlaggenschip evenement, is software voor conferentiebeheer essentieel voor het bereiken van hun groeistrategie.

Software voor conferentiebeheer is van cruciaal belang voor uw interne marketing- en verkoopteams als motor voor communicatie en kostenbesparende oplossingen. Bovendien krijgt u toegang tot gegevens op topniveau, waardoor besluitvormers weloverwogen en berekende strategieën kunnen bedenken.

Welke software voor conferentiebeheer is geschikt voor jou?

De voordelen die software voor conferentiebeheer biedt, zoals hierboven beschreven, zijn duidelijk, maar deze beloften zeggen alleen iets als de voordelen opwegen tegen de kosten van de aanschaf van de licentie. Om dit te berekenen, moet je rekening houden met de waargenomen verwachtingen van je deelnemers.

Hoe ben je van plan de informatie te gebruiken die je van afgevaardigden ontvangt? Zijn de geschatte kostenmarges die u bespaart door traditionele methoden te elimineren te rechtvaardigen? Verbeteren uw concurrenten de klantervaring door gebruik te maken van aanvullende EMS-tools?

Het is de moeite waard om in gedachten te houden dat er een dringende behoefte bestaat bij bedrijven om meer bedreven te worden in het organiseren en beheren van evenementen. Vooral als het gaat om het meten van het succes van evenementen. Investeren in software voor conferentiebeheer kan voor de meeste organisatoren van evenementen een eenvoudige beslissing zijn. Maar de echte moeilijkheid ligt in het kiezen van het juiste platform voor jouw team en bedrijfsdoelen.

Sommige software voor conferentiebeheer is een uitgebreide toolkit voor evenementen van elke omvang. Andere zijn beperkt tot relatief kleine evenementen, terwijl een handvol meer geschikt is voor bedrijfsevenementen en grootschalige conferenties of seminars, waarbij duizenden deelnemers worden verwacht.

Platform Sourcing Checklist:

Oplossingen voor conferentiebeheer die bestaan uit een geavanceerde en robuuste toolstapel hebben een verbazingwekkend potentieel om de verwachtingen van klanten te overtreffen. Het heeft alles om je huidige en toekomstige marketinginspanningen te verbeteren en de ROI van je evenement te verhogen. Met deze eenvoudige checklist kun je beslissen welke tools je nodig hebt om holistische oplossingen te leveren, van de planningsfase tot de uitvoering en evenementrapportage.

• Schrijf je meest tijdrovende processen op
• Schrijf je meest herhaalde / alledaagse taken op
• Schat hoeveel tijd u mogelijk kunt besparen
• Schets je voorkeursworkflows voor je ideale eventplan
• Vergelijk uw waterdichte plan met uw huidige opstelling
• De benodigde verbeteringen in uw huidige opstelling identificeren
• Stel een lijst samen van must-have en nice-to-have functies en automatiseringen
• Vertaal dit in een duidelijke lijst met vereisten
• Bereken je gewenste en maximale investering
• Stuur je lijst naar een selectie van potentiële leveranciers

Heb je alle bovenstaande stappen doorlopen en ben je klaar om met een van onze sales consultants te praten? Azavista staat klaar om jouw eventplanning een boost te geven en je alles te vertellen over ons alles-in-één softwareplatform.