5 conseils essentiels pour réussir l'organisation d'événements d'entreprise

Conseil n° 1 – Définissez votre objectif

Avant de commencer à planifier votre événement, il est probablement essentiel de bien comprendre son objectif. Comment définir clairement l'objectif de votre événement ?

Voici 5 questions à vous poser :

• Qui participera à votre événement ? Qui organisera votre événement ? Répondre à ces questions et connaître le nombre de participants attendus déterminera en grande partie votre prise de décision.
• Quel est le thème de votre événement et quel nom lui avez-vous donné ? Il est essentiel de garder à l'esprit le thème de votre événement tout au long du processus de planification.
• COMMENT comptez-vous promouvoir votre événement et le faire connaître ? C'est là que réside l'importance d'un budget détaillé : réfléchissez bien et de manière critique aux besoins budgétaires de votre événement.
• QUAND votre événement aura-t-il lieu ? Il est important de garder à l'esprit votre public cible et de déterminer la date et l'heure qui lui conviennent le mieux, d'autant plus que près de 40 % des personnes ne se présentent pas aux événements auxquels elles ont confirmé leur participation.
• POURQUOI (c'est l'objectif de votre événement) votre événement a-t-il lieu ? C'est la raison d'être de votre événement et vous devez toujours la garder à l'esprit lors de sa planification.

Conseil n° 2 – Planifiez votre budget et votre calendrier

Bien sûr, nous savons tous qu'il faut planifier son temps et son argent pour accomplir quelque chose, mais en quoi consiste exactement la planification de son temps et de son budget ?

• sur les coûts
• TROUVEZ un montant global
• ESTIMEZ les coûts pour chaque catégorie
• PAS les petits coûts
• ÉLABOREZ un plan d'urgence

Conseil n° 3 – Créez votre liste de contrôle pour l'événement

Une liste de contrôle pour la planification d'événements vous aide à garder une trace de tous les moindres détails de votre événement afin de vous assurer que tout se passe bien, depuis le début de la pré-planification jusqu'à la logistique le jour même. Bien qu'il y ait de nombreuses étapes à suivre lors de l'utilisation d'une liste de contrôle pour événements, voici les trois points les plus importants à garder à l'esprit :

DÉLÉGUEZ le travail au sein de votre équipe PAS de vue l'avancement de vos tâches UTILISEZ un outil pour gérer vos tâches et suivre l'avancement de votre planning

Conseil n° 4 – Préparez un plan de secours

Même si se préparer au pire n'est jamais très encourageant, il vaut toujours mieux être prêt à affronter le pire tout en s'efforçant d'organiser le meilleur événement possible ! Cela est d'autant plus vrai que, malgré tous nos efforts, nous ne pouvons pas toujours tout prévoir et que des circonstances imprévues peuvent parfois survenir.

Pour éviter la panique à la vue d'une catastrophe potentielle, planifiez à l'avance les éléments de l'événement que vous jugez importants. Il peut s'agir, par exemple, du matériel audiovisuel ou de la restauration. On peut dire que ce sont deux des éléments les plus importants de tout événement, car ils garantissent la satisfaction de vos participants ! Après tout, vous ne voulez pas vous retrouver sans projecteur ou avec un four en panne sans aucun autre moyen de divertir ou de nourrir vos invités.

Conseil n° 5 – Communiquez, communiquez et communiquez encore !

Les organisateurs d'événements les plus efficaces sont de bons communicateurs. Lorsque nous planifions des événements, nous communiquons non seulement en permanence avec notre équipe, mais nous devons également communiquer avec nos fournisseurs (potentiels). Je tiens toutefois à préciser que les compétences en communication dont il est question ici ne font pas référence à la microgestion (personne n'aime cela), mais gardez à l'esprit qu'en tant que responsable de votre équipe d'organisation d'événements, vous êtes responsable du succès ou de l'échec de votre événement. Après tout, les organisateurs d'événements sont engagés parce qu'ils sont appréciés pour leur souci du détail. Si vous ne communiquez pas ces détails à votre équipe et ne vous assurez pas que tout est contrôlé, il est possible que de petites erreurs ou une mauvaise communication entraînent un échec potentiel.

En résumé, préparez-vous au pire et visez le meilleur, pensez à anticiper et, enfin, n'oubliez pas qu'il n'y a pas de « je » dans une équipe : tenez votre équipe informée, travaillez ensemble et communiquez pour planifier cet événement !