9 menaces qui pèsent sur votre événement (et comment les surmonter)

Budget flou – Budget ? Quel budget ?

Aujourd'hui, les budgets consacrés aux événements diminuent et les organisateurs doivent faire preuve de créativité et en faire plus avec beaucoup moins. Ce serait formidable si nous pouvions tous planifier et organiser un événement sans budget : les possibilités seraient infinies.

C'est toujours le cas, bien sûr (en ce qui concerne les possibilités infinies), si vous gardez le contrôle de vos finances. Veillez toujours à fixer un seuil pour votre événement afin de ne pas avoir à payer pour vos erreurs après coup (littéralement).

Voici ce que vous devez faire :

1. Fixez une limite budgétaire claire pour votre événement.
2. Suivez vos dépenses au fur et à mesure.
3. Proposez des idées créatives (par exemple, décoration, etc.) qui soient également économiques.

Mauvaise gestion du temps – Tant à faire, si peu de temps.

Vous devez investir les bonnes ressources au bon endroit, au bon moment. Nous avons tous déjà eu un moment où nous nous sommes dit « oh, je pourrais faire ça en un rien de temps ». Mais souvent, nous avons tendance à regretter d'avoir procrastiné et nous aimerions pouvoir remonter le temps pour commencer à planifier plus tôt.

Comment pouvons-nous rester au top de notre planification ?

1. Fixez des objectifs à court et à long terme pour vous assurer que les tâches sont accomplies dans les délais impartis.
2. Commencez par les informations essentielles : lieu de l'événement, taille de l'événement et quels événements ont lieu en même temps.

La loi de Murphy – Tout ce qui peut mal tourner tournera mal.

La première chose qui vient à l'esprit ici, ce sont les changements de dernière minute qui, lorsqu'ils surviennent, semblent être la fin du monde (et de votre événement).

Alors, comment défier Murphy ?

1. Réalisez une évaluation des risques liés à votre événement et identifiez les changements les plus susceptibles de se produire ou les domaines dans lesquels la réussite de l'événement pourrait être compromise.
2. En fonction de votre évaluation des risques, veillez à avoir un plan de secours et à couvrir tous les aspects.
3. Respirez profondément. Nous ne pouvons pas prédire l'avenir, mais préparons-nous au pire et espérons le meilleur !

Trop peu de membres dans l'équipe – Pas assez de mains pour accomplir le travail.

Toutes les organisations ne disposent pas d'une équipe dédiée à la planification de leurs événements. Parfois, c'est une seule personne qui s'occupe de la conférence annuelle, et d'autres fois, c'est une équipe de dix personnes dévouées qui travaillent à la préparation d'une exposition.

Mais avant tout, il est important (et parfois nécessaire) de simplement demander de l'aide. Vous seriez surpris de voir combien de vos collègues seraient prêts à vous donner un coup de main !

1. Demandez de l'aide lorsque vous en avez besoin.
2. Ayez l'esprit d'équipe
3. Achetez du café et des muffins pour dire merci !

Événement sans but – En fait, juste une fête.

Soyons honnêtes... un événement sans véritable objectif n'est qu'une simple fête. C'est aussi une perte de temps et d'énergie.

Comment déterminer l'objectif d'un événement ?

1. Pourquoi ces invités en particulier sont-ils invités à votre événement ?
2. Que devrait signifier votre événement pour eux ? Que leur apportera-t-il ?
3. Ne compliquez pas les choses. Assurez-vous simplement que vos invités sachent pourquoi ils participent à votre événement et que leur présence est valorisée et appréciée.

Erreurs d'inattention – Certaines choses peuvent tout simplement être évitées.

Il arrive parfois que certaines choses passent entre les mailles du filet et soient oubliées, pour ne revenir à l'esprit qu'à la dernière minute. Le secret pour limiter les erreurs simples dans la planification de votre événement est tout simplement d'avoir un plan solide.

1. Élaborez un plan détaillé décrivant ce qui doit être fait, quand et par qui (de manière détaillée).
2. Assurez-vous que vous et votre équipe comprenez tous le plan et êtes prêts à vous y engager.
3. Des erreurs simples peuvent arriver, nous ne sommes que des êtres humains – alors relevez-vous et continuez !

XP insuffisant – Planificateurs ayant une expérience insuffisante.

Sans capitaine pour diriger le navire – ou, dans le cas de l'organisation d'événements, pour diriger l'équipe chargée de l'événement –, les choses peuvent rapidement dégénérer. Ne pas avoir les bonnes personnes aux bons endroits est la recette idéale pour un désastre.

Un chef d'équipe événementielle (ou responsable, selon le cas) doit avoir une vue d'ensemble des charges de travail et des calendriers de son équipe et coordonner les activités qui s'y rapportent. Une fois que votre responsable d'équipe événementielle (chef) aura compris les capacités de chaque membre de l'équipe, il sera beaucoup plus facile d'accomplir la tâche de la manière la plus efficace et la plus efficiente possible.

En tant que responsable d'équipe :

1. Dirigez votre équipe – (presque) tout le monde peut gérer
2. Le renforcement positif est très efficace.

En tant que membre de l'équipe :

1. Il n'y a pas de « je » dans une équipe.
2. Travaillez en fonction de vos points forts : c'est la meilleure approche lorsque le temps manque et qu'il y a beaucoup à faire.

Trop d'outils – Des outils, des outils partout !

Il est toujours agréable d'avoir un outil pour tout. Un outil pour gérer votre budget, un outil pour suivre vos tâches événementielles, un outil pour envoyer des e-mails, un outil pour les inscriptions et, bien sûr, quelques applications mobiles pour vous aider à rester organisé lors de vos déplacements.

Comment faire le tri entre les outils utiles et inutiles ?

1. Si vous devez encore « comprendre » un outil mais que vous êtes « sûr qu'il vous sera utile », ne perdez pas votre temps à choisir et tester des outils alors que vous n'en avez pas le temps.
2. Moins, c'est mieux. Un ou deux outils intégrés peuvent vous être très utiles. Si vous organisez souvent des événements, recherchez un logiciel en ligne qui peut être personnalisé pour répondre à vos besoins.

Gestion du changement – Ne pas suivre les changements apportés à votre événement.

Comme pour la plupart des choses, il est peu probable que vos plans d'événement restent inchangés : le changement est inévitable. Souvent, le fait de ne pas suivre les changements apportés à un événement est dû à un problème de budget ou de gestion des tâches.

Alors, comment pouvez-vous vous préparer et éviter cela ?

1. Assurez-vous que votre budget est rigoureux et mûrement réfléchi.
2. Établissez un calendrier réaliste et détaillé pour l'événement et planifiez autant que possible à l'avance.
3. Recueillez des informations sur tout changement, par exemple : les raisons du changement, qui en est responsable, etc. Vous pourrez ainsi tenir compte de ces informations pour votre prochain événement.