Ce que tout organisateur d'événements doit savoir sur la gestion des participants

Créer de la valeur grâce à un logiciel de gestion des participants

Il existe de nombreuses applications de gestion de conférences conçues à cet effet, mais elles ne sont pas toutes identiques. Avant de choisir un produit spécifique, assurez-vous que l'application que vous sélectionnez est capable de prendre en charge et de gérer les nombreux aspects liés à la planification d'un événement, depuis la préparation jusqu'à l'exécution et aux activités post-événementielles.

Au lieu d'utiliser une base de données unidimensionnelle contenant des noms et des informations personnelles, investissez dans un outil plus robuste afin de transformer les données collectées en un plan de conversion exploitable. Une application bien conçue permettra d'exporter des données personnalisables pour les rapports destinés aux parties prenantes et d'identifier le potentiel de suivi des leads.

Un événement bien planifié aura un impact durable sur les participants et les engagements qui en résulteront détermineront son succès global. La phase de pré-planification est la plus laborieuse lorsqu'il s'agit d'organiser ou d'exposer lors d'un événement. Les organisateurs d'événements doivent offrir à chaque participant un moyen simple et rapide de s'inscrire à l'événement, de configurer les détails du voyage et de l'hébergement, et de consulter et gérer l'itinéraire. En tant qu'organisateur de l'événement, vous devez également disposer d'un moyen fiable pour suivre le statut d'inscription des participants et agir en tant qu'agent pour garantir les éléments logistiques tels que les billets d'avion, la location de voitures et les réservations d'hôtel.

Ce soutien apparemment routinier apporté aux participants portera ses fruits pendant et après l'événement. Les participants apprécieront la manière dont tous les détails sont pris en charge et commenceront à vous faire confiance pour répondre à tous leurs besoins. Il s'agit d'une première étape importante pour montrer que vous êtes à l'écoute des participants et que vous comprenez parfaitement leurs besoins et leurs difficultés.

Trois façons de renforcer l'engagement des participants pendant un événement

Une planification réussie ne s'arrête pas au début de l'événement, elle ne fait que commencer ! Lorsque les participants sont présents et impliqués, c'est le moment idéal pour les engager de manière ciblée. Cela peut s'avérer difficile, car les images et les sons de l'événement rivalisent pour attirer leur attention. Utilisez ces trois approches pour vous assurer que votre entreprise reste au premier plan dans l'esprit de vos prospects.

Fournissez aux participants une application mobile qui comprend leurs informations personnelles, les sessions programmées, leur statut de RSVP pour les activités, leurs références de réservation d'hébergement et les documents relatifs à l'événement au format numérique pour faciliter leur consultation. Cela vous permet d'avoir une vue d'ensemble de l'engagement des participants tout au long de l'événement.

Aidez les participants à trouver des activités qui les intéressent, proposez-leur de les inscrire ou utilisez la gestion des listes d'attente pour enregistrer leur intérêt si un événement est déjà complet.

Intégrez une fonctionnalité de messagerie texte à l'application mobile de gestion des participants afin que ceux-ci puissent vous contacter ou contacter votre personnel immédiatement s'ils ont besoin d'aide concernant le programme de la conférence, leur transport vers leur hôtel ou la confirmation de leur inscription à une activité à venir. Le fait de pouvoir communiquer avec une personne en direct et de résoudre leurs problèmes immédiats vous permettra de vous imposer comme une ressource fiable. La fiabilité engendre la confiance, qui peut se transformer en fidélité. Ce sentiment mettra les participants à l'aise et les incitera à envisager de faire affaire avec vous.

Engagements post-événementiels pour maximiser la génération de leads et booster votre ROI

Maintenant que la préparation et l'exécution de l'événement sont terminées, le logiciel événementiel approprié identifiera les prochaines étapes. Vous disposerez de précieuses mesures relatives à l'événement dans un aperçu intégré que vous pourrez convertir en actions concrètes. Vous disposerez d'un profil complet pour chaque participant et serez en mesure de cultiver des leads et de les convertir avec succès en clients.

• Leads à l'exportation

Utilisez les données contenues dans le logiciel de gestion de conférence pour créer une liste d'exportation de leads. Les informations personnelles et les points de contact uniques de chaque participant permettent d'élaborer une stratégie pour cultiver systématiquement les leads.

• Responsables de segment

Vous pouvez classer les leads participants en appliquant des filtres de segmentation. Le logiciel de conférences classe les données afin que vous puissiez extraire des segments très détaillés en fonction des données démographiques des participants, de leur secteur d'activité, des événements auxquels ils ont participé, de leurs centres d'intérêt, etc.

• Informer les parties prenantes

Cette ventilation des données sera également indispensable pour les rapports destinés aux parties prenantes qui doivent être fournis après les événements et donnera une valeur tangible à vos efforts dans l'organisation de l'événement. Les données classées par catégorie peuvent être mesurées, ce qui permet d'offrir une proposition de valeur aux investisseurs, à la direction et à d'autres acteurs clés.

L'utilisation d'un outil de gestion des participants intuitif et flexible vous permettra d'obtenir les résultats que vous attendez d'un événement, tels que les coordonnées, la génération de leads et un profil complet des leads afin de créer une trajectoire d'engagement et de conversion.