Restructurer l'expérience : des événements physiques aux événements virtuels

Il n'est pas surprenant de voir de plus en plus de conférences et de salons professionnels annulés, reportés ou transformés en événements virtuels. Cela a contraint les gens à modifier leurs projets et leurs itinéraires de voyage pour les mois à venir et à rechercher des alternatives en ligne à ce changement soudain. Désormais, au lieu de se retrouver dans un salon bondé, les participants assistent à des webinaires, à des événements diffusés en direct ou à des contenus préenregistrés depuis leur domicile ou leur bureau.

Même si les événements sur site offrent des avantages uniques, tels que les interactions en face à face, la demande pour les événements virtuels continue d'augmenter, surtout en ce moment. Du streaming en direct aux sessions préenregistrées, de plus en plus d'entreprises restructurent leurs événements afin d'offrir des expériences stimulantes qui vont au-delà d'un écran d'ordinateur. Cela a ouvert la voie à de nouvelles façons de connecter les gens en ligne tout en réduisant les coûts et l'empreinte carbone.

De nombreux organisateurs d'événements qui sont déjà passés aux événements en ligne et aux rencontres virtuelles en sont encore à la phase d'expérimentation. Pourquoi ? Certains n'avaient pas ce type d'événements dans leur stratégie principale, tandis que d'autres s'y essaient probablement pour la première fois. Mais la vérité est que personne ne connaît la formule idéale pour chaque événement. Ce que nous savons, c'est qu'un événement virtuel ne se résume pas à l'organisation d'un webinaire. C'est pourquoi il est important d'avoir une structure claire à suivre lors de la planification d'un événement virtuel.

Que vous ayez un événement prévu cette année ou que vous soyez simplement à la recherche d'idées pour passer au numérique, utilisez cette structure pour planifier votre propre expérience immersive en ligne.

Approche et plateformes

Avant de décider de la meilleure approche pour organiser un événement virtuel, vous devez passer en revue le cahier des charges de votre événement afin de déterminer si le projet se prête bien à un format virtuel. Ce n'est pas parce que tout le monde le fait que vous devez nécessairement suivre le mouvement. Si une expérience virtuelle répond aux objectifs de votre événement, alors il est logique de passer au numérique. Si ce n'est pas le cas, vous devrez trouver l'approche qui fonctionnera le mieux.

Une fois que vous avez clarifié cela, posez-vous les questions suivantes : pourquoi les participants s'inscriront-ils à votre événement ? Qu'offrez-vous qui apporte une valeur ajoutée ? En fonction des réponses, vous serez en mesure de déterminer le type de contenu adapté à votre événement. Veillez à donner la priorité au contenu clé et aux points à retenir.

Il est maintenant temps d'évaluer quel type d'événement virtuel correspond le mieux à vos objectifs :

• Entièrement virtuel

Les événements virtuels impliquent des interactions entre des personnes dans un environnement virtuel plutôt que dans un lieu physique. Ces événements en ligne se déroulent en plusieurs sessions, sont très interactifs et peuvent inclure des webinaires et des webdiffusions. De plus, ils conviennent à tout événement comprenant plusieurs présentations, salles de discussion ou expériences de marque pour susciter l'intérêt de vos participants.

• Hybride

Un événement hybride peut prendre différentes formes (conférence, salon professionnel, séminaire de formation, etc.) et combine des éléments en direct, tels que des interviews ou des présentateurs, avec des composants virtuels. Il constitue un moyen efficace d'accroître la participation et la portée, tout en utilisant des éléments en direct pour créer une impression de présence en présentiel.

• Diffusion en direct

Les événements diffusés en direct sont un excellent moyen d'élargir la portée de votre entreprise, d'améliorer sa visibilité et de diffuser le contenu disponible à une nouvelle audience. Ce type d'événement en ligne permet aux participants de partager facilement l'événement avec d'autres personnes, telles que leurs collègues, leurs amis ou leur famille. Il peut également s'avérer extrêmement rentable pour les organisateurs d'événements.

• Préenregistré

Ce type d'événement en ligne est enregistré, monté et partagé pour être visionné ultérieurement. Il peut non seulement être diffusé en avant-première à une date précise, mais également être disponible en ligne via la vidéo à la demande (VOD). Parallèlement, il offre la possibilité de donner l'impression que le contenu est diffusé en direct, même si ce n'est pas le cas. Cette option offre davantage de flexibilité aux organisateurs d'événements.

Format et conception du programme

Tout comme les conférences sur site, les événements virtuels peuvent prendre différentes formes. Que vous optiez pour une table ronde, une série d'entretiens ou des sessions de pitchs, vous devez offrir une expérience unique à vos participants, quelque chose qui permettra à votre entreprise de se démarquer de la concurrence.

• Tables rondes :
• Ils réunissent les meilleurs experts dans différents domaines afin de partager et de tirer parti de leurs expériences respectives.
• Ils sont utiles si un sujet est trop complexe pour être traité par une seule personne ou si l'audience doit être exposée à différents points de vue au cours d'une même session.
• Entretiens :
• Il s'agit de dialogues approfondis entre les animateurs de l'événement et les experts en la matière.
• Les experts peuvent partager leurs connaissances lors de sessions de questions-réponses en direct, ce qui permet de maintenir l'engagement de l'audience.
• Rondes de présentation :
• Les Pitch Rounds ont pour seul objectif de permettre aux startups de présenter leurs idées à un groupe de jurés (généralement des investisseurs ou des parties prenantes).
• Ce format virtuel est un excellent moyen d'augmenter la fidélisation des participants grâce à son dynamisme.

Discours liminaires :

• Les discours inspirent, divertissent et informent les audiences sur un sujet spécifique.
• Les discours liminaires sont prononcés par des orateurs choisis pour leur expertise dans un domaine particulier et leur capacité à capter l'attention des audiences.
• Dans un environnement virtuel, les conférenciers n'ont plus besoin de se déplacer pour prononcer leur discours, et les participants n'ont plus à chercher des places disponibles pour assister à la session !

Passer au numérique signifie également transposer le design et l'image de marque de votre entreprise dans l'espace numérique. Veillez à consulter les directives relatives à votre marque avant de créer tout support visuel ou de construire tout accessoire ou décor pour votre événement. De même, tous les designs physiques et/ou numériques créés pour l'événement doivent respecter la cohérence de votre identité graphique.

Technologie

Les organisateurs d'événements réussissent à organiser des événements virtuels lorsqu'ils disposent des outils technologiques appropriés. Pour préparer le grand jour, vous devez vous poser les questions suivantes : où l'événement sera-t-il filmé ? Sera-t-il entièrement à distance ? Ou dans un studio ? Ou dans un bureau ? En fonction de vos réponses, vous pourrez déterminer le matériel dont vous aurez besoin, tel que du matériel audiovisuel, du matériel domestique, du matériel de studio, etc.

Outre ces éléments technologiques, les organisateurs d'événements peuvent également tirer parti d'une plateforme technologique dédiée pour planifier l'ensemble du processus, de la promotion à l'exécution et à la gestion. Voici les solutions technologiques les plus importantes à utiliser lors de l'organisation d'un événement virtuel :

• Site Web de l'événement

Le site web d'un événement est la vitrine de tout événement en présentiel ou virtuel et constitue un outil puissant pour attirer de nouveaux participants. Grâce à votre site web, vous pouvez promouvoir votre événement de manière fluide en proposant un contenu riche qui informe les participants potentiels et les incite à s'inscrire. Votre site web doit également communiquer la valeur de votre événement virtuel tout en reflétant l'image de votre entreprise.

• Inscription

Un outil d'inscription robuste vous permet de créer facilement des formulaires d'inscription pour les participants, les intervenants, les sponsors et les autorisations, en un seul endroit. Ces formulaires permettront aux personnes de s'inscrire à l'événement virtuel, de soumettre leurs préférences et de fournir leurs informations de paiement sans aucun problème. Vous pouvez ainsi garantir une expérience d'inscription fluide tout en augmentant la fréquentation de l'événement.

• E-mail Marketing

vous aide à accroître la notoriété de votre marque en ciblant et en communiquant avec les bons participants, au bon moment. Non seulement vous pouvez stimuler la demande pour votre événement virtuel, mais vous pouvez également augmenter le nombre d'inscriptions et tenir les participants informés. Utilisez un outil de marketing par e-mail qui vous permet de personnaliser vos e-mails et d'y apposer votre marque, ainsi que d'automatiser et de programmer vos envois en fonction des données des participants, tout en suivant les taux d'ouverture, les taux de clics et les taux de conversion.

• Application événementielle

Une application événementielle est l'un des éléments technologiques les plus importants pour les événements virtuels. Cet outil permet d'accroître l'implication des participants grâce à des fonctionnalités qui stimulent l'interaction avant, pendant et après l'événement. Les participants peuvent y choisir les sessions qu'ils souhaitent ajouter à leur agenda, avoir une bonne vue d'ensemble des sujets abordés et participer à des sondages et à des questions pendant les sessions. Les organisateurs peuvent y recueillir des données pertinentes, telles que l'engagement des participants et la popularité des sessions.

Hôte(s) en ligne

Devant la caméra – Selon le type d'événement virtuel, vous devez trouver des conférenciers et/ou des experts qui donneront des conférences sur des sujets spécifiques, réaliseront des interviews ou participeront à des tables rondes pendant votre événement. Il doit s'agir de leaders d'opinion bénéficiant d'une forte audience. Gardez également à l'esprit que tous les conférenciers qui ont l'assurance de la scène n'ont pas forcément l'assurance de l'écran. N'invitez pas quelqu'un qui ne sera pas à l'aise dans ce type de format d'événement.

Hors caméra – Pour vous assurer que les commentaires et les interactions des participants sont pris en compte, vous devez confier cette tâche à un membre de votre équipe. Vous verrez à quel point l’audience se sentira incluse et prise en considération pendant les sessions. Cela contribuera à accroître la participation sur le chat et les réseaux sociaux, et donc la rétention.

Interactivité et engagement

Lorsque vous organisez un événement virtuel, vous ne pouvez pas vous contenter de diffuser en direct la session que vous avez prévue et espérer que cela constituera la meilleure expérience en ligne pour vos participants. Vous devez tenir compte de l'interactivité et de l'engagement dans chaque décision relative à la création de contenu pour votre événement virtuel. Ces aspects peuvent faire la différence lorsque les spectateurs décident de se connecter en direct ou de rester dans l'événement virtuel.

Si vous permettez aux participants de prendre part à une conversation en temps réel, leur expérience sera plus passionnante et plus engageante ! N'oubliez pas que dans un environnement virtuel, vous pouvez inclure des discussions informelles, des éléments interactifs et des exemples en temps réel qui ne seraient pas forcément adaptés à un cadre traditionnel hors ligne.

Intégrez ces tactiques pour accroître l'interactivité et l'engagement de votre événement :

Questions-réponses – Pendant votre événement virtuel, sélectionnez les meilleures questions de votre audience ou laissez-la choisir celles qu'elle souhaite aborder.

Sondages en direct – Renforcez l'interaction lors de vos réunions et événements virtuels en sondant votre audience en temps réel.

Gamification – Créez des expériences de grande qualité et augmentez la participation et l'engagement des participants aux sessions grâce à la gamification.

de chat– Permettez aux participants d'interagir et de communiquer entre eux en temps réel grâce à une fonctionnalité de chat.

Maintenant que vous disposez de la structure idéale pour développer des événements virtuels, vous pouvez déterminer si vous devez ou non commencer à planifier votre propre expérience immersive en ligne. N'oubliez pas qu'avec un plan adéquat et la technologie appropriée, vous pouvez offrir une expérience exceptionnelle à vos participants !

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