Organiser votre personnel d’événement : 6 conseils pour réussir

6 conseils à prendre en compte lors de l'organisation de votre personnel d'événement

Assurez-vous que tout le monde sait où il doit se rendre et à quelle heure. Tenez compte des retards ou des absences le jour même et veillez à indiquer précisément au personnel où il doit se rendre dans le bâtiment.

Imaginez que ces horaires sont destinés à des enfants du primaire et donnez des instructions très détaillées afin qu'il n'y ait aucun malentendu. Les événements sont généralement chaotiques, donc évitez toute possibilité de malentendu concernant les horaires et permettez que la journée se déroule plus facilement.

Renseignez-vous sur les lois du travail spécifiques à chaque État. Les événements impliquant généralement de longues journées de travail, certains d'entre eux vous obligeront à payer des heures supplémentaires ou à obtenir des signatures et autorisations spéciales pour les personnes âgées de moins de 18 ans.

Communiquez constamment

Créez un groupe de discussion, un chat ou une chaîne d'e-mails auquel tout le monde a accès. Envisagez d'en créer plusieurs afin de pallier les risques d'échec, tels que la non-réception des e-mails. Créez également une chaîne téléphonique au cas où des annonces importantes devraient être faites. Ces deux mesures permettront de garantir que le personnel n'aura aucune excuse pour manquer des informations.

Une communication constante réduit les possibilités d'interprétation. Les événements étant axés sur les détails, une seule erreur peut avoir un effet domino. Même si vous avez l'impression de déranger le personnel chargé de l'événement, continuez à communiquer. L'utilisation d'outils de gestion de projet peut aider votre équipe à identifier ses responsabilités et à suivre la progression des objectifs. Plus les informations dont dispose chacun sont claires et concises, plus l'événement se déroulera sans heurts.

Organisez une réunion d'intégration

Les gens ont tendance à parcourir rapidement les e-mails ou les SMS, alors organisez une réunion d'intégration et faites une sorte de répétition générale. C'est lors de cette réunion que vous devriez discuter de la tenue vestimentaire à adopter, notamment le port de chaussures fermées et, si le travail implique la manipulation d'aliments, le fait d'attacher les cheveux.

Si possible, cette réunion devrait avoir lieu dans le lieu même où se déroulera l'événement afin que les participants puissent savoir comment s'y rendre avant le jour J.

Ensuite, faites une présentation sur l'étiquette, les rôles et les responsabilités le jour de l'événement. À partir de là, demandez aux participants de se rendre à leur poste et de faire un rapide tour d'horizon de l'événement.

À la fin de la réunion, remettez aux participants une fiche récapitulative des points à retenir le jour de l'événement. Indiquez leur horaire de travail précis sur ce document.

Assurez-vous que les personnes occupent les postes adéquats.

Désignez un chef d'équipe, ou plusieurs chefs d'équipe, afin de pouvoir leur déléguer une partie de la gestion. Ces chefs d'équipe doivent être des membres expérimentés du personnel événementiel, ayant une connaissance approfondie des détails de l'événement. Ils seront responsables des performances des membres de leur équipe.

À partir de là, veillez à affecter les membres du personnel d'événement à des postes où ils se sentent à l'aise. Même si vous manquez de personnel, confier à quelqu'un un rôle qui ne lui est pas familier peut entraîner une multitude de problèmes.

Placer les personnes aux bons postes vous aidera à vous concentrer sur la situation dans son ensemble.

Utilisez des plateformes automatisées

Si votre budget le permet, envisagez d'utiliser un logiciel de planification d'événements. Ce type de logiciel permet de tout gérer, de l'élaboration du calendrier à l'affectation des ressources humaines.

L'utilisation de ce type de logiciel vous aidera à rendre le processus de planification d'événements plus fluide en conservant toutes les informations au même endroit, plutôt que dispersées dans votre boîte mail.

Peut-être n'organisez-vous que quelques événements par an et n'envisagez-vous pas encore d'investir dans un logiciel dédié à la gestion d’événements tout-en-un. Dans ce cas, un logiciel de gestion de projet performant tel que Monday.com est votre meilleur allié.

Organiser une réunion de synthèse

Même si les événements représentent une très longue journée pour la plupart des gens, organiser une réunion après l'événement est un bon moyen d'obtenir des informations sur le déroulement global de l'événement.

S'il s'agit d'un événement de grande envergure, vous ne serez pas au courant de chaque petit contretemps, mais il est important d'en être informé afin de ne pas être pris au dépourvu lorsque votre client reviendra vous faire part d'une situation particulière.

Enfin, remerciez le personnel chargé de l'événement pour tous les efforts déployés afin d'assurer le succès de celui-ci. Sans lui, rien ne serait possible. Sa coopération et son souci du détail sont ce qui permet de transformer un bon événement en un événement exceptionnel.

Préparez-vous au pire, espérez le meilleur.

Grâce à ces six conseils pour organiser le personnel de l’événement, vous pouvez être plus serein quant au bon déroulement de votre événement, fête ou conférence.