Gestion d’événements pour les équipes à distance : tout ce que vous devez savoir

La période sans précédent qui a suivi le confinement mondial a contraint toutes les entreprises à réorienter leur modèle économique vers le monde numérique. Le secteur événementiel n'a pas fait exception.

Après une période sans aucun événement, le secteur événementiel a repris son essor en s'adaptant à la nouvelle normalité et en organisant des événements virtuels. Il y a eu des concerts virtuels, des conférences virtuelles dans les entreprises, des réunions familiales virtuelles et des mariages à domicile auxquels les invités ont assisté virtuellement.

Alors que nous avons tous applaudi cette nouvelle façon d'organiser et de participer à des événements, peu d'entre nous se sont intéressés aux personnes qui ont contribué à la réussite de ces événements virtuels. Ce sont les chefs de projet événementiels qui ont imaginé ce nouveau modèle d'organisation d'événements.

Alors que tout le monde pensait qu'il était impossible d'organiser des événements pendant les confinements mondiaux, les chefs de projet événementiels ont réussi à travailler depuis leur domicile avec des équipes à distance pour mener à bien des événements et changer à jamais le visage du secteur.

L'émergence d'un modèle d'événement hybride

Les choses étaient plus faciles lorsque tout était normal et que les événements étaient gérés sur place. Mais le confinement les a habitués au monde virtuel et les chefs de projet événementiels ont appris à travailler avec des équipes à distance. Cependant, à mesure que les règles s'assouplissent, les gens se préparent à adopter un modèle d'événements plus hybride. Ces événements comprendraient un événement physique avec un nombre limité de personnes et des participants virtuels.

Le nombre de participants étant limité, il ne serait pas juste que les organisateurs sur place occupent une partie des places réservées aux invités. Vous devez donc combiner les éléments virtuels et physiques pour garantir le succès de vos événements.

Gestion des équipes à distance pour les événements

Gérer des équipes à distance n'est pas facile, mais le confinement a contraint tout le monde à rester chez soi et à travailler à distance. Dans le secteur de la gestion d’événements, les responsables sont confrontés à des défis particuliers qui rendent la tâche encore plus difficile. Mais ne vous inquiétez pas. Il existe plusieurs outils de travail à distance pour faciliter la collaboration, la communication et d'autres aspects afin de mener à bien vos projets. En outre, vous pouvez également suivre quelques conseils simples énumérés ci-dessous pour travailler efficacement.

Utilisez des outils pour la collaboration

Lorsque vous vous trouvez dans des endroits éloignés, sans contact étroit, les risques d'erreurs dans les tâches, de non-respect des délais, de malentendus sur les échéances et bien d'autres encore sont très élevés. Les choses étaient différentes lorsque vous pouviez transmettre instantanément une liste de tâches à accomplir à différents membres et suivre personnellement leur progression. Et il est encore plus difficile de gérer les préparatifs avant l'événement et les séances de brainstorming.

Auparavant, tout le monde pouvait s'asseoir ensemble et partager ses idées, inspecter les lieux, etc., mais la pandémie a mis fin à tout cela.

Mais aujourd'hui, la technologie a rendu la collaboration pour les événements indépendante du lieu. Il existe différents outils de collaboration que vous pouvez utiliser pour attribuer des tâches, indiquer des délais, définir des priorités et bien d'autres choses encore.

AZAVISTA

De la planification à la collaboration, en passant par l'exécution et bien plus encore, la plateforme tout-en-un Azavista de gestion d’événements vous offre la technologie adéquate pour organiser un événement fluide et réussi. Qu'il s'agisse d'un événement unique, d'un événement à plusieurs volets avec des sessions en petits groupes inégalées ou d'une série d'événements récurrents, ce produit vous aide à tout gérer efficacement. Azavista vous permet d'affecter des équipes grâce à une gestion flexible des utilisateurs et de créer des modèles pour la création de contenu, des campagnes d'e-mails personnalisées ou des événements complets. Les rapports personnalisés intégrés garantissent à votre équipe un logiciel de collaboration complet, bien au-delà de la planification et de l'exécution de votre événement.

Basecamp

Il s'agit d'un excellent outil de gestion de projet qui permet à l'organisateur d'événements de gérer des équipes, différents événements et même de faire des annonces à tout le monde à partir d'un seul endroit. Vous pouvez créer différents groupes pour les équipes et différents projets pour différents événements. Ici, vous pouvez ajouter des éléments permanents tels que la fiche détaillée du client ou le plan principal de l'événement pour que tout le monde puisse les consulter. Vous pouvez attribuer des tâches à accomplir et être informé de leur achèvement et de leur avancement grâce à des commentaires.

Jira

Jira est un autre outil de gestion de projet qui peut être utilisé pour collaborer sur n'importe quel événement. L'avantage principal de Jira est qu'il permet de définir des priorités pour les tâches afin que les personnes assignées sachent ce qu'elles doivent faire ensuite. Chaque événement peut être considéré comme un projet distinct et le responsable peut évidemment créer des tickets pour toute nouvelle tâche qui se présente.

Déléguer les tâches en fonction des nouveaux rôles

Si les postes de directeur d'événement, coordinateur marketing, concepteur d'expérience, responsable sur site, responsable des opérations événementielles et planificateur sont parmi les plus courants, plusieurs nouveaux rôles apparaissent à mesure que le secteur événementiel se tourne vers le virtuel. Le chef de projet événementiel ou le planificateur doit non seulement connaître ces rôles, mais aussi trouver ceux qui lui conviennent le mieux. Voici quelques-uns des rôles qui apparaissent actuellement :

Technologue événementiel

Cette personne est chargée de gérer la stratégie technologique des événements. Elle est responsable de la gestion de chaque besoin technologique et comble toute lacune technologique afin d'assurer le bon déroulement des événements virtuels.

Assistance technique

Le prochain expert dont vous avez besoin pour gérer votre équipe événementielle à distance est un expert en assistance technique. Avec l'importance croissante accordée aux événements virtuels, le risque de problèmes techniques s'est accru. Même le moindre dysfonctionnement peut interrompre l'événement. Vous avez besoin d'une assistance technique capable de résoudre rapidement tout problème et de fournir des solutions instantanées.

Virtual Lead

Si les responsables sur place sont monnaie courante lors d'événements, le virus pourrait avoir une incidence sur le nombre de personnes présentes sur place pour mener à bien les événements. C'est là qu'intervient le rôle du responsable virtuel. Cette personne gérerait virtuellement tout ce qui se passe lors de l'événement (qu'il soit physique ou virtuel).

Utilisez un seul outil pour communiquer

Être physiquement proche signifie que vous pouvez facilement les contacter ou vous asseoir ensemble et échanger vos idées. Mais aujourd'hui, ce n'est pas si facile lorsque vous êtes coincés dans des villes différentes et que vous devez organiser un événement.

Imaginez qu'un de vos membres utilise WhatsApp, un autre les e-mails et un autre encore les SMS. Cela provoquerait un chaos immédiat. Il est important de tout suivre et disposer d'un outil unique pour tout cela peut vous faciliter considérablement la vie.

Grâce à un seul outil, vous pouvez garder une trace de tous les messages que vous envoyez et à quel moment. Cela peut éviter beaucoup de malentendus. Tout le monde est sur la même longueur d'onde et peut s'attendre à recevoir une réponse rapidement.

Il existe des outils tels que Slack qui peuvent vous aider encore davantage dans votre communication. Vous pouvez créer des groupes et des canaux, passer des appels de groupe et bien plus encore à l'aide d'un seul outil.

Les messages vocaux peuvent éviter les malentendus

Une autre astuce rapide pour les entreprises événementielles travaillant à distance consiste à envoyer des messages vocaux lorsque les messages sont longs. Expliquer les choses par écrit peut être assez difficile et prendre beaucoup de temps. De plus, il est très facile de mal interpréter les mots écrits. Soit vous partagez le contexte avec le texte, soit vous laissez l'autre personne en déduire quelque chose de totalement différent.

La différence de ton est également absente des messages texte. L'accent mis sur les choses et la façon dont vous prononcez les mots peuvent aider à garantir que le message est reçu par les autres avec les bonnes intentions. En fait, interprétez les tons de voix pour combler le vide de l'interaction en face à face. Les variations de ton peuvent en dire long pour expliquer les choses.

De plus, si votre interlocuteur n'est pas disponible au téléphone, les messages vocaux peuvent vous aider à réduire une conversation d'une heure à une interaction de seulement 5 minutes.

Restez organisé et gardez une trace de tout

Être organisé est très important pour tout chef de projet événementiel, quel que soit le type d'événement. Un chef de projet événementiel désorganisé signifie une équipe désorganisée, ce qui est la principale cause d'échec d'un événement. Tenez vos équipes à distance informées, même s'il n'y a pas de nouvelles informations à communiquer. Assurez-vous qu'elles sont au courant de tout.

Si vous êtes organisé, votre esprit l'est aussi. Et avec un esprit clair, il sera plus facile de gérer l'équipe et d'organiser un événement réussi.

N'oubliez pas d'intégrer la technologie à votre processus de gestion d’événements afin de rendre tout plus fluide, simplifié et transparent. Alors que tous les secteurs se numérisent, il est important que l'industrie événementielle embrasse cette révolution et sorte plus forte de cette période sombre et sans précédent.