Dans le monde actuel obsédé par les événements, où les événements virtuels et les formats hybrides dominent, il y a quelque chose d'irremplaçable dans le fait d'être ensemble en présentiel. En tant qu'organisateur d'événements, vous avez la possibilité de créer des liens authentiques, de stimuler la créativité et de créer des moments dont les gens se souviendront longtemps.

Mais pour capturer cette magie, il faut plus qu'une poignée de brise-glaces. un événement est l'un des éléments les plus importants pour mesurer l'impact de celui-ci. Vous avez besoin d'idées d'engagement en présentiel qui soient amusantes, immersives et axées sur la participation active.

20 stratégies percutantes qui aident les participants à se sentir considérés, inspirés et intégrés à quelque chose de spécial

Nous avons inclus des exemples concrets, des estimations de coûts et des conseils utiles pour vous aider dans votre planification.

1. Moments de surprise et de joie pour accueillir maman

Exemple : lorsque les participants arrivent à votre événement en présentiel, ils sont accueillis par un quatuor à cordes qui interprète des reprises modernes ou par des acteurs en costume qui leur souhaitent la bienvenue dans l'esprit du thème de votre événement. Il peut s'agir d'un « gala technologique futuriste » avec des hôtes vêtus de LED ou d'un « carnaval de l'innovation » mettant en scène des jongleurs et des échassiers. Ces moments suscitent immédiatement la curiosité et l'enthousiasme.

Mise en œuvre : mobile , avec le nom des participants et les temps forts du programme.

Coût : entre 500 et 2 500 dollars, selon le nombre d'artistes et la durée.

Pourquoi ça marche : ces expériences inattendues et hautement personnalisées créent des moments mémorables qui permettent à votre événement de se démarquer. Elles encouragent également les invités à partager leur expérience sur les réseaux sociaux, ce qui augmente la promotion organique et le buzz.

Conseil de pro : envoyez un message de bienvenue en temps réel ou offrez un code cadeau surprise via l'application événementielle. C'est un petit geste qui a un grand impact sur l'engagement des participants dès leur arrivée.

2. Événement thématique

Exemple : Intégrez une journée thématique ludique à votre événement, comme un « Throwback Thursday », une « Journée des sosies des icônes du secteur » ou une « Journée des couleurs de l'entreprise ». Ces thèmes permettent de briser la glace et d'insuffler une ambiance festive tout au long de l'événement.

Mise en œuvre : encouragez les participants à s'habiller en fonction du thème et distribuez de petits accessoires tels que des pins, des masques, des bracelets ou des chapeaux personnalisés au bureau d'inscription. Utilisez votre application mobile dédiée à l'événement pour annoncer le thème à l'avance et envoyer des idées de style aux participants.

Coût : entre 3 et 8 dollars par participant, selon la complexité des accessoires fournis.

Pourquoi ça marche : les déguisements à thème apportent énergie et humour à l'environnement tout en renforçant le sentiment d'appartenance à une communauté. Ils favorisent également l'engagement naturel de l'audience, en particulier lorsque les participants ont envie de montrer leur créativité devant la caméra.

Conseil de pro : organisez un concours du « meilleur look » via les réseaux sociaux, avec des participations soumises via votre application ou un hashtag dédié à l'événement. Cela crée une saine compétition, renforce la visibilité en ligne et incite davantage de personnes à participer à l'événement.

4. Murs de feedback en temps réel

Exemple : installez un mur interactif dynamique où les participants peuvent partager leurs impressions tout au long de la journée. Il peut s'agir d'un mur recouvert de post-it avec des questions telles que « Qu'est-ce qui vous a inspiré aujourd'hui ? » ou d'une borne tactile où les participants peuvent taper rapidement leurs impressions ou noter leur expérience.

Mise en œuvre : utilisez de grands panneaux d'affichage, des marqueurs de couleur ou des bornes d'enquête numériques placés près des sorties des sessions, des salons ou des espaces de restauration. Posez aux participants des questions tournantes telles que « Qu'est-ce qui vous a le plus surpris ? » ou « Quelle est la chose que vous allez retenir pour votre travail ? ».

Coût : entre 200 et 1 000 dollars, selon que vous optiez pour l'analogique ou le numérique.

Pourquoi ça marche : le feedback en temps réel permet de recueillir des informations brutes sur le moment même et favorise une participation significative. Il permet également à l'organisateur de l'événement de mesurer l'engagement des participants au fur et à mesure. Ces informations sont précieuses pour planifier les événements à venir ou affiner votre stratégie d'engagement des participants.

Conseil de pro : partagez les moments forts du mur lors du discours de clôture ou diffusez-les en direct sur les écrans dans les zones de réseautage pour booster l'engagement et montrer aux participants que leur opinion compte.

5. Ateliers interactifs

Exemple : Remplacer l'apprentissage magistral par des sessions pratiques axées sur la résolution de problèmes. Par exemple, organiser un « défi de conception créative » où des groupes construisent rapidement des prototypes ou une session « Brand Sprint » animée par des conférenciers invités.

Mise en œuvre : remplacez les rangées de chaises par des tables collaboratives et équipez-les de matériel tel que des post-it, des marqueurs, des tableaux en toile ou même des briques LEGO. Attribuez à chaque groupe un animateur chargé d'encourager la participation des participants et le partage d'idées.

Coût : entre 25 et 80 dollars par participant, selon le matériel, les animateurs et l'aménagement de l'espace.

Pourquoi ça marche : les ateliers stimulent la réflexion approfondie, suscitent le dialogue et créent naturellement des opportunités de réseautage entre les petits groupes. Il s'agit d'un outil puissant pour le développement professionnel et d'un moyen éprouvé d'accroître l'engagement des participants, en particulier lorsque la session offre des enseignements concrets.

Conseil de pro : prenez des photos des équipes au travail et des résultats finaux. Intégrez ces images dans votre ou dans votre vidéo récapitulative afin de mettre en avant l'énergie et l'esprit d'innovation dont ont fait preuve les participants.

6. « Jardin des idées » en direct

Exemple : Aménagez un espace calme et verdoyant où les participants peuvent s'arrêter pour réfléchir et noter leurs idées, leurs réflexions ou leurs inspirations sur des étiquettes en papier. Celles-ci sont ensuite accrochées à un « arbre » ou à une structure en treillis, enrichissant ainsi l'installation tout au long de l'événement.

Mise en œuvre : Décorez l'espace avec de la verdure, des guirlandes lumineuses et des bancs pour créer une atmosphère apaisante. Ajoutez des suggestions telles que « Partagez une idée importante que vous emportez avec vous » ou « Que changeriez-vous demain dans votre secteur d'activité ? »

Coût : entre 100 et 300 dollars pour la décoration, les étiquettes, les clips et la signalisation.

Pourquoi ça marche : cet espace créatif et paisible transforme les participants passifs en co-créateurs du récit de votre événement. Il représente également visuellement les connaissances collectives partagées pendant l'événement, une fonctionnalité qui s'adapte bien aux environnements virtuels et que les participants hybrides ou virtuels peuvent consulter en ligne.

Conseil de pro : prenez des photos de haute qualité de l'« arbre à idées » une fois terminé et incluez-les dans les moments forts de votre événement ou publiez-les sur les réseaux sociaux. Cela ajoute de la profondeur à votre engagement post-événementiel et donne aux participants quelque chose de personnel à rechercher.

7. Stations d'activation sensorielle

Exemple : proposez des espaces qui stimulent les sens et offrent un havre de paix entre les sessions. Pensez à des bars à thés aux arômes apaisants, à des coins massage du cou avec des thérapeutes professionnels ou à des stations de réalité virtuelle immersives pour s'évader de manière ludique.

Mise en œuvre : collaborez avec des marques locales spécialisées dans le bien-être ou créez une zone « Recharge & Refocus » (Rechargez vos batteries et recentrez-vous). Vous pouvez également attribuer un thème à chaque zone afin de refléter le thème de l'événement, par exemple « Zen Zone », « Taste Lab » (Laboratoire du goût) ou « Mind Gym » (Gymnase mental). Utilisez l'application dédiée à l'événement pour guider les participants vers ces zones pendant les pauses prévues.

Coût : entre 200 et 1 000 dollars, selon les fonctionnalités proposées et le nombre de stations créées.

Pourquoi ça marche : ces stations permettent de se recentrer mentalement et aident les participants neurodiversifiés qui peuvent bénéficier de pauses sensorielles. Pour les événements hybrides, pensez à proposer du contenu bien-être similaire à l’audience virtuelle, comme des vidéos de pleine conscience ou une session de « dégustation de thé virtuelle ».

Conseil de pro : faites la promotion de ces stations à l'avance dans le cadre de votre engagement pré-événementiel afin de susciter l'intérêt. Pendant l'événement, rappelez aux participants via des notifications push de l'application quand il est temps de s'y rendre.

8. Technologie portable et badges intelligents

Exemple : remettez aux participants des badges intelligents qui s'illuminent lorsqu'ils se trouvent à proximité d'une personne partageant les mêmes intérêts (par exemple, des rôles similaires ou des choix de sessions similaires) ou qui permettent de suivre les stands qu'ils ont visités. Il s'agit d'un mélange parfait entre technologie et relations humaines qui stimule l'engagement des participants et crée une expérience ludique.

Mise en œuvre : utilisez des badges RFID ou des bracelets NFC programmés avec les préférences des participants. Vous pouvez également les relier à votre application pour événements afin de permettre l'échange de cartes de visite numériques ou la mise à jour en direct du classement.

Coût : entre 10 et 25 dollars par badge, selon la sophistication technologique et la quantité.

Pourquoi ça marche : ces badges favorisent l'engagement des participants en facilitant le réseautage et l'interaction entre eux, sans passer par des activités brise-glace parfois gênantes. De plus, les données de suivi fournissent aux organisateurs des informations en temps réel leur permettant de mesurer l'engagement des participants et de savoir combien d'entre eux ont visité certaines zones.

Conseil de pro : après l'événement, intégrez les informations issues des données des badges (comme les sessions les plus fréquentées ou les intérêts communs) dans vos stratégies d'engagement post-événement, afin de transformer l'activité de l'événement en actions concrètes.

9. Pods de réseautage éphémères

Exemple : installez des espaces compacts et confortables pour des rencontres individuelles ou en petits groupes autour de thèmes tels que « L'avenir de la durabilité » ou « Les technologies dont je ne peux me passer ». Les participants scannent un code QR pour rejoindre une conversation programmée ou se joindre spontanément à une discussion.

Mise en œuvre : Créez des espaces semi-privés à l'aide de cloisons simples, de tables de café et de panneaux imprimés. Intégrez des cartes pour lancer la conversation et des comptes à rebours. Faites la promotion de ces espaces à l'aide de votre application mobile dédiée à l'événement et incluez-les dans le programme de l'événement.

Coût : entre 300 et 800 dollars par module, selon les matériaux, le branding et le mobilier.

Pourquoi ça marche : ces espaces sont conçus pour booster l'engagement des participants en créant des opportunités de réseautage ciblées mais informelles, idéales pour ceux qui trouvent les grands espaces de rencontre trop intimidants. Il s'agit d'une tactique efficace dans toute stratégie d'engagement événementiel, en particulier pour les événements en présentiel où les conversations constructives sont essentielles.

Conseil de pro : prenez des photos des pods actifs et publiez-les sur les réseaux sociaux ou dans votre galerie. Cela vous aidera à illustrer votre engagement à créer de véritables moments d'engagement pour les participants.

10. Réseautage rapide « Spark Sessions »

Exemple : Organisez des tours de table rapides de 3 minutes entre les participants assis en deux cercles tournants. Incluez des questions telles que « Une tendance qui vous enthousiasme ? » ou « Quel est votre plus grand défi cette année ? ».

Exécution : utilisez une cloche, un micro et un chronométreur pour faire avancer la session. Ajoutez une musique légère en fond sonore pour dynamiser l'espace. Intégrez la lecture de codes QR pour permettre l'échange de coordonnées entre les participants.

Coût : minime — généralement juste un espace dédié et un animateur.

Pourquoi ça marche : ce format élimine le caractère informel et parfois gênant du réseautage tout en garantissant que les participants restent engagés et rencontrent rapidement un grand nombre de personnes. Il convient également parfaitement aux événements virtuels ou hybrides, lorsqu'il est transposé dans des salles de réunion numériques.

Conseil de pro : utilisez votre application événementielle pour envoyer des rappels après la session afin d'encourager les participants à rester en contact. Intégrez les meilleurs conseils issus de la session dans votre contenu post-événementiel afin de renforcer les liens créés.

11. Sessions interactives et présentations

Exemple : remplacez les présentations passives par des sessions dynamiques qui utilisent des sondages en direct, des murs de questions-réponses, des baromètres d'émoticônes et des jeux interactifs pour booster l'engagement de l'audience. Par exemple, un conférencier principal pourrait commencer par un sondage demandant « Combien de participants ici ont lancé un produit cette année ? » et afficher instantanément le résultat.

Mise en œuvre : intégrez des outils tels qu'Azavista ou Slido dans votre stratégie d'engagement événementiel. Affichez les résultats en direct sur les écrans du lieu de l'événement afin de favoriser le dialogue de groupe et de suivre les réponses en temps réel.

Coût : souvent inclus dans votre ou votre application mobile dédiée aux événements.

Pourquoi cela fonctionne : ces formats dynamiques garantissent l'engagement des participants et fournissent des informations en temps réel sur leur sentiment. Ils sont particulièrement efficaces dans le cadre d'événements hybrides, où les participants en présentiel et à distance peuvent contribuer de manière égale.

Conseil de pro : forgez-vous une réputation d'auteur de contenu hautement interactif en intégrant des statistiques et des captures d'écran de vos sessions dans vos stratégies d'engagement post-événements. N'oubliez pas de remercier les participants qui ont posé les questions ou proposé les idées les mieux notées.

12. Activités flash pop-up

Exemple : entre deux longues sessions, surprenez votre audience avec une activité de groupe inattendue de 2 minutes, comme un défi de danse rapide, un jeu de devinettes avec des emojis ou une séance de respiration consciente animée par un facilitateur.

Exécution : faites appel à des modérateurs et à l'équipe audiovisuelle de votre lieu d'accueil pour lancer l'activité. Informez les participants via l'application événement quelques secondes avant le début afin de susciter l'enthousiasme et la participation.

Coût : entre 200 et 1 000 dollars, selon les accessoires, les droits musicaux ou le recrutement de talents tels qu'un DJ ou un coach sportif.

Pourquoi ça marche : les activités flash créent des micro-moments mémorables et peuvent aider à « recentrer » l'attention des participants. Elles fonctionnent particulièrement bien dans les grands formats où l'attention a tendance à se relâcher. Ces idées font toute la différence pour maintenir l'énergie et renforcer l'engagement tout au long de la journée.

Conseil de pro : enregistrez ces moments et utilisez-les dans vos vidéos promotionnelles ou vos publications sur les réseaux sociaux. Ces extraits spontanés et joyeux peuvent devenir viraux et contribuer de manière significative au succès de votre événement et à votre visibilité en ligne.

13. Salons de recharge et de réflexion

Exemple : proposez des espaces apaisants, semblables à ceux d'un spa, avec des sièges confortables, un éclairage tamisé, une musique douce, des diffuseurs d'aromathérapie et des journaux de réflexion. Ajoutez des questions telles que « Quelle est votre plus grande leçon du jour ? » ou « Quel moment vous a le plus surpris ? ».

Mise en œuvre : Aménagez des espaces lounge fermés avec une décoration aux tons neutres, des plantes d'intérieur et des coins de réflexion. Vous pouvez également fournir des écouteurs avec des méditations guidées ou de courtes sessions de bain sonore pour permettre aux participants de se ressourcer rapidement pendant l'événement.

Coût : entre 500 et 2 000 dollars, selon le design, l'ameublement et les équipements de bien-être.

Pourquoi ça marche : au milieu d'un programme très chargé, ces zones calmes permettent aux participants de ralentir, de se ressourcer mentalement et de s'adonner à l'introspection. Elles constituent un ajout judicieux à toute liste de 2 idées d'engagement lors d'événements en présentiel qui respectent les besoins neurodiversifiés et les différents niveaux d'énergie sociale.

Conseil de pro : encouragez les participants à noter leurs réflexions et à les déposer dans une boîte intitulée « journal collectif ». Plus tard, présentez les réflexions les plus inspirantes dans le cadre de la cérémonie de clôture de votre événement ou du récapitulatif du contenu.

14. Défis sociaux en temps réel

Exemple : suscitez l'enthousiasme en organisant des défis quotidiens tels que « La meilleure pose de pause », « La prise de notes créative » ou « Le cordon le plus original ». Les participants publient leurs contributions avec le hashtag de votre événement pour participer.

Exécution : Annoncez les défis via des notifications push dans votre application événementielle ou sur vos réseaux sociaux. Affichez les participations dans un flux rotatif sur un mur social en direct dans les zones communes telles que la zone d'inscription ou le salon.

Coût : faible à minime — généralement entre 50 et 200 dollars par jour pour des prix tels que des cartes-cadeaux, des articles de branding de marque ou l'accès à un salon premium.

Pourquoi ça marche : ces défis amplifient l'engagement virtuel, même dans un cadre physique. Ils permettent de maintenir l'intérêt des participants, d'étendre la visibilité de votre événement au-delà du lieu où il se déroule et d'encourager les gens à nouer des contacts autour de moments agréables et partagés.

Conseil de pro : créez un prix final « Social Star » lors de votre session de clôture afin de récompenser les participants les plus créatifs ou les plus assidus.

15. Recommandations personnalisées pour les sessions

Exemple : utilisez les informations issues d'un sondage préalable à l'événement pour suggérer automatiquement aux participants les sessions, les conférenciers ou les stands à visiter en fonction de leurs objectifs et de leurs centres d'intérêt.

Exécution : configurez une logique intelligente dans votre plateforme événementielle ou votre application pour événements qui analyse les résultats du sondage et élabore un programme sur mesure. Envoyez ces suggestions directement au tableau de bord ou à la boîte de réception des participants avant l'événement.

Coût : généralement inclus dans les plateformes événementielles modernes ; le temps de configuration et la stratégie d'enquête sont les principaux facteurs à prendre en compte.

Pourquoi cela fonctionne : cela ressemble à un service de conciergerie personnalisé et donne immédiatement l'impression aux participants invités qu'ils sont les bienvenus. Cela augmente la satisfaction, améliore les taux de participation aux sessions et aide les participants à rester engagés tout au long de la journée.

Conseil de pro : numériques qui ont complété leur « Top 3 des choix personnalisés » afin de renforcer leur comportement et de stimuler leur engagement envers l'application.

16. Cabines d'expérience VR

Exemple : permettez aux participants d'explorer des environnements virtuels à l'aide de casques VR, par exemple en se promenant dans un showroom futuriste, en visitant une usine ou en découvrant l'histoire immersive d'une marque.

Mise en œuvre : établissez un partenariat avec des créateurs de contenu ou des marques afin de mettre en place une zone dédiée à la réalité virtuelle. Prévoyez des casques, des stations de désinfection et des animateurs pour guider les participants tout au long de l'expérience.

Coût : entre 2 000 et 7 000 dollars, selon le nombre de stands, le type de contenu et les licences.

Pourquoi ça marche : ces stands comblent le fossé entre les environnements virtuels et les idées d'engagement lors d'événements en présentiel. Ils apportent de la nouveauté, suscitent la curiosité et permettent un engagement virtuel même lors d'événements physiques, ce qui est parfait pour présenter des produits ou des histoires qui ne peuvent pas être .

Conseil de pro : suivez l'engagement en enregistrant les statistiques d'utilisation des casques. Par la suite, incluez les contenus VR les plus populaires dans les moments forts de votre événement afin de démontrer votre esprit d'innovation.

17. Passeport ludique et cartes de mission

Exemple : distribuez des livrets « passeports » numériques ou physiques contenant des mini-missions telles que « Visitez 3 stands de sponsors », « Rencontrez quelqu'un d'un autre pays » ou « Participez à une session pratique ». À mesure qu'ils accomplissent ces tâches, les participants gagnent des points ou collectionnent des tampons.

Mise en œuvre : Intégrez le jeu de mission dans votre application événementielle ou fournissez des cartes imprimées avec des stations d'estampillage. Offrez de petits prix à différents niveaux de réussite et un grand prix pour le joueur ayant obtenu le plus de points.

Coût : entre 2 et 7 dollars par participant, selon le format et le niveau des prix.

Pourquoi ça marche : une exploration structurée permet de maintenir l'intérêt des participants et de les faire avancer dans un but précis. C'est un excellent moyen d'attirer du monde sur votre stand, d'encourager les conversations et de gamifier le réseautage, tout en soutenant votre stratégie globale d'engagement lors de l'événement.

Conseil de pro : affichez les résultats du classement à l'écran tout au long de la journée et annoncez les gagnants lors du discours de clôture pour créer un moment mémorable

18. Remerciements et coups de projecteur aux participants

Exemple : célébrez les moments marquants, comme lorsqu'un participant pose une question audacieuse pour la première fois, qu'un intervenant cite un membre de l'audience ou que la meilleure photo de groupe de la journée est prise. Utilisez l'application ou la scène pour remercier publiquement les participants.

Exécution : demandez aux modérateurs et aux animateurs de signaler les moments forts, ou organisez des sondages pour permettre à l’audience de voter pour les mentions spéciales. Annoncez les gagnants pendant les transitions ou les discours.

Coût : minime — principalement l'effort des modérateurs et l'accès à votre application pour événements ou à votre équipe audiovisuelle.

Pourquoi cela fonctionne : reconnaître les participants permet de créer un lien émotionnel et favorise une participation significative. Cela montre que vous observez, écoutez et appréciez les contributions de l'ensemble du public, et pas seulement celles des intervenants ou des sponsors.

Conseil de pro : utilisez cette tactique aussi bien en présentiel que dans un contexte virtuel. Vous pouvez mettre en avant l'engagement en ligne aussi facilement que dans une salle.

19. Informations en temps réel et tableaux de bord

Exemple : affichez des données en direct telles que les sessions les plus populaires, les résultats des sondages auprès de l’audience, les cartes thermiques de la fréquentation et même les scores de sentiment social sur de grands écrans répartis dans tout le site.

Exécution : utilisez votre logiciel de gestion d’événements pour extraire des données en temps réel et les visualiser sur des tableaux de bord situés à proximité des salons, des bureaux d’assistance ou des stands des sponsors.

Coût : souvent inclus dans les plateformes complètes telles qu'Azavista ; certaines configurations peuvent nécessiter une assistance audiovisuelle.

Pourquoi cela fonctionne : la transparence et la visibilité sur encouragent une participation plus active. Cela aide également les organisateurs à mesurer instantanément l'engagement des participants et à s'adapter en temps réel à ce qui suscite le plus d'intérêt.

Conseil de pro : organisez des micro-concours liés aux données, comme « Le stand du sponsor le plus fréquenté gagne du café pour chaque visiteur », afin de susciter l'enthousiasme.

20. Mur du souvenir et moments forts de la cérémonie de clôture

Exemple : installez un grand mur ou un tableau numérique à la sortie où les participants peuvent ajouter leurs moments préférés, des citations amusantes, des photos ou des autocollants représentant ce qu'ils ont ressenti pendant l'événement.

Exécution : proposez des photos imprimées, des post-it, des téléchargements numériques et des autocollants emoji. Utilisez des écrans tactiles ou des appareils photo Polaroid pour favoriser l'interactivité.

Coût : 300 et 1 500 dollars, selon les matériaux et le personnel nécessaires.

Pourquoi ça marche : cela permet de boucler la boucle avec un moment émotionnel partagé. Un mur de souvenirs bien conçu renvoie aux installations artistiques interactives et devient un instantané visuel de l'énergie et de l'esprit de votre événement.

Conseil de pro : transformez le mur en fond de photomaton pour les photos de groupe finales, et utilisez le collage complet comme image d'en-tête pour vos communications post-événements.

Bonus : Engagement et retours post-événements

• Lancez un sondage post-événementiel afin de recueillir du feedback précieux (incluez 1 à 2 questions sur le moment créatif préféré).
• Partagez une vidéo récapitulative présentant les moments forts de l'événement et un aperçu .
• Proposez des tarifs préférentiels pour les inscriptions anticipées ou des invitations VIP pour votre prochain événement via une fenêtre contextuelle de remerciement dans votre e-mail.

Conclusions finales

Ces idées d'engagement lors d'événements en présentiel ne sont pas de simples gadgets, mais des outils puissants pour créer une communauté, booster l'énergie et rendre votre événement vraiment inoubliable. Grâce à une planification créative et à une utilisation intelligente des technologies telles que les applications événementielles et les logiciels de gestion d’événements, vous offrirez aux participants une expérience dynamique qui restera longtemps gravée dans leur mémoire.

à , afin que votre événement ait toujours une longueur d'avance.