Les 5 meilleurs conseils pour choisir le meilleur fournisseur de solutions sur site

En tant que solution de gestion d’événements, nous connaissons tous les aspects essentiels à prendre en compte lors du choix de votre prestataire sur site. Nous avons donc dressé une liste de nos 5 meilleurs conseils pour choisir le meilleur prestataire sur site :

1. Déterminez vos besoins et vos objectifs

La première chose à faire en tant qu'organisateur d'événements est de réfléchir et de définir les exigences spécifiques auxquelles le prestataire devra répondre pour l'événement. Mais avant cela, vous devez vous poser les questions suivantes : quels sont mes besoins et mes objectifs actuels ? Qu'attends-je de mon prestataire de solutions sur site ? Une fois que vous aurez trouvé les réponses, vous verrez qu'il sera beaucoup plus facile de dresser la liste de vos besoins.

De plus, nous vous recommandons vivement de préparer vos exigences avant d'examiner les propositions. Pourquoi ? Eh bien, en planifiant à l'avance une liste précise de conditions pour les fournisseurs, il sera plus simple de juger chacun d'entre eux en évaluant dans quelle mesure ces conditions sont remplies.

Notre point de vue :

Il est toujours bon d'écouter les conseils des professionnels lorsque vous prenez une décision importante. Lorsque vous examinez les propositions, demandez des recommandations afin de pouvoir les combiner avec votre propre expertise et votre liste d'exigences. C'est également un bon indicateur qui vous permettra d'évaluer l'expérience et les compétences des prestataires.

2. Comparez vos meilleures solutions

Une fois que vous avez clairement défini vos besoins et vos objectifs, vous devez effectuer des recherches afin de filtrer les solutions sur site qui répondent à vos exigences, jusqu'à ce que vous trouviez celle qui vous convient parfaitement. Bien sûr, nous savons que passer en revue des dizaines de fournisseurs peut être une tâche ardue (et très chronophage), surtout si vous êtes organisateur d'événements. Le meilleur moyen de réduire vos options est donc de consulter des pages telles que Capterra, des blogs consacrés au secteur événementiel et d'autres sites liés aux événements afin de trouver la solution qui vous convient.

Lorsque vous affinez vos options, prenez en considération des aspects tels que la réputation, les années d'expérience, le nombre de clients, le type de solutions proposées, entre autres. De plus, disposer d'une liste de contrôle avec vos conditions permet d'accélérer le processus, car vous pouvez immédiatement éliminer une entreprise de vos options si elle ne répond pas à une exigence. Une autre bonne façon de les filtrer consiste à classer par ordre d'importance les fonctionnalités que vous recherchez dans le logiciel, car certaines peuvent être intéressantes, mais ne sont pas indispensables. Une fois que vous avez sélectionné vos favoris, vous pouvez les comparer tous pour voir s'il existe une solution qui offre quelque chose de différent des autres.

Notre point de vue :

Voici un aperçu de ce que vous pouvez généralement attendre d'un fournisseur de services « Sur site » :

Impression des badges d'enregistrement Suivi des participants Capture des Leads Rapports et analyses Check-in mobile événement Parmi les services standard proposés, vous devez trouver un fournisseur qui dispose d'un facteur différenciant qui pourrait être plus adapté à votre événement.

Par exemple, l'un des facteurs qui nous distingue des autres entreprises est qu'Azavista s'efforce d'être le fournisseur le plus écologique en utilisant des matériaux biodégradables pour des produits tels que les badges, les porte-badges et les cordons, afin qu'ils puissent être réutilisés et recyclés. Si vous souhaitez réduire l'impact du plastique lors d'événements, cette solution pourrait être la plus adaptée. Il suffit de rechercher la solution qui correspond le mieux à vos besoins et à vos objectifs.

3. Demandez plusieurs devis

Ceci est très important : ne demandez pas de devis à un seul fournisseur ! Même si vous êtes sûr de conclure l'affaire avec une entreprise en particulier, il est préférable de demander plusieurs devis. De plus, ces devis vous serviront de référence pour comparer les fournisseurs à l'avenir. En consultant plusieurs fournisseurs, vous vous ferez également une idée des prix standards du secteur.

Notre point de vue :

Chez Azavista, nous proposons des devis personnalisés à chacun de nos clients potentiels, car nous comprenons que leurs besoins et leurs objectifs sont uniques, et que l'offre doit donc être adaptée en conséquence.

4. Suivez votre intuition

Au final, vous travaillerez avec le prestataire que vous aurez choisi avant, pendant et après votre événement, alors prenez le temps d'évaluer toutes les options qui s'offrent à vous.

Si vous n'êtes pas sûr de vos choix, demandez plus d'informations ou revenez à la liste que vous avez créée et demandez différents devis aux prestataires. Lorsque vous trouverez le meilleur choix, vous saurez que c'est le bon, car vous vous sentirez en confiance.

Notre point de vue :

Une fois que vous avez choisi le fournisseur, ne précipitez pas la conclusion de l'accord, car vous risqueriez de passer à côté de détails importants si vous ne vérifiez pas ces informations. D'après notre expérience, nous savons que ce type d'accord prend du temps. Nous essayons donc d'avoir tous les appels et/ou réunions nécessaires avec nos clients potentiels jusqu'à ce que nous trouvions la meilleure offre.

5. Préparez-vous à réussir

Maintenant que vous avez conclu un accord avec votre fournisseur de solutions sur site, il est temps de vous assurer que votre expérience sur place soit fluide en offrant une expérience exceptionnelle aux participants pendant l'événement. Avant l'événement, vous devez connaître tous les détails concernant l'équipe sur site qui vous assistera pendant l'événement. Les services tels que l'enregistrement, la délivrance des badges, la récupération des coordonnées et autres doivent être expliqués et organisés à l'avance.

Notre point de vue :

Chez Azavista, nous mettons à votre disposition une équipe de conférence pour assister votre personnel sur site pendant l'événement. De plus, quelques jours avant, nous proposons à votre équipe des sessions de formation adaptées. Nous vous aidons également à expédier, installer, configurer et tester votre équipement technologique sur site pour l'événement.