Les défis auxquels sont confrontés les organisateurs d'événements dans la gestion de projets | Azavista

Cela semble être une tâche difficile et écrasante pour une seule personne, n'est-ce pas ? En réalité, un organisateur d'événements s'appuie également sur le travail d'équipe, une bonne communication, un budget et beaucoup de gestion de projet pour mener à bien sa mission.

Si vous y réfléchissez bien, tous les événements peuvent être considérés comme des projets de grande (ou petite) envergure. Les projets ont une date de début, une date de fin et nécessitent la coordination de plusieurs personnes pour aboutir... Cela ressemble beaucoup à un événement !

Bien sûr, les organisateurs d'événements ont toujours géré des projets, c'est pourquoi ils sont capables de simplifier des processus tels que l'organisation des tâches et des personnes. Mais, tout comme les chefs de projet, ils peuvent être confrontés à des difficultés dans la planification et la gestion des événements. Voici une liste des défis les plus courants auxquels sont confrontés les organisateurs d'événements :

Défi n° 1 : dépenses excessives

À un moment donné, tous les organisateurs d'événements ont été confrontés à ce défi dans le cadre de leur travail. Cela se produit généralement lorsque l'on utilise la méthode « planifier et dépenser au fur et à mesure », qui conduit souvent à des dépenses excessives ou à la constatation qu'il n'y a pas assez d'argent pour terminer le projet. Une fois que vous en êtes arrivé là, il est trop tard pour rectifier le tir et il n'y a plus de retour en arrière possible.

Étant donné que les dépenses liées à un événement peuvent rapidement s'accumuler, il est essentiel d'établir un budget et de décider où et comment vous dépenserez les fonds dès que vous commencez à planifier le projet. Pour ce faire, vous pouvez rechercher les fournitures nécessaires à l'événement et documenter les coûts estimés afin d'établir un budget final. N'oubliez pas de prévoir des fonds supplémentaires pour faire face à tout imprévu qui pourrait survenir en cours de route.

CONSEIL : un excellent moyen de respecter votre budget consiste à enregistrer toutes les dépenses liées à l'événement dans un outil de gestion d’événements en ligne. Non seulement vous pouvez ainsi garder une vue d’ensemble de toutes les dépenses, mais vous pouvez également simplifier les processus de recherche et de gestion des fournisseurs. Cela vous aidera à établir des prévisions précises des coûts réels.

Défi n° 2 : délais irréalistes et absence d'étapes clés

Avant de démarrer un nouveau projet, vous devez fixer les échéances que l'équipe devra respecter tout au long du processus. Si ces échéances et ces étapes clés ne sont pas correctement identifiées, il y a de fortes chances qu'elles ne soient pas respectées, ce qui entraînera de graves problèmes. Par exemple, le non-respect d'une échéance peut vous faire perdre le lieu de l'événement, car le paiement de la réservation n'aura pas été effectué à temps.

Cela peut faire ou défaire un événement, vous ne pouvez donc pas vous permettre de fixer des délais ou des étapes irréalistes que vous ne serez pas en mesure d'atteindre. Vous pouvez y remédier en fixant des délais souples et des délais stricts. Les délais stricts exercent une plus grande pression, car leur non-respect aurait des répercussions importantes sur l'événement. En revanche, les délais souples permettent d'aborder une tâche en douceur, car leur non-respect n'a pas de conséquences majeures.

CONSEIL : grâce à une solution de gestion des tâches et des projets, vous pouvez planifier votre projet et respecter votre calendrier. Dans Azavista, vous pouvez utiliser un tableau de bord unique pour gérer le temps de votre équipe et suivre les activités de vos collègues, afin de vous assurer qu'il n'y ait plus de tâches en retard ! L'outil vous permet également de prévoir des délais réalistes en utilisant les données historiques des événements précédents.

Défi n° 3 : Mauvaise communication

Un organisateur d'événements doit généralement travailler avec un grand nombre de personnes pendant la planification et l'exécution d'un événement (conférenciers, sponsors, fournisseurs), ce qui fait qu'il est facile d'oublier un détail qui avait été discuté auparavant, ce qui crée de la confusion et des e-mails de suivi inutiles. S'il n'y a pas de communication fluide entre les membres de l'équipe, il est probable que des détails importants soient oubliés, ce qui peut entraîner l'échec de l'événement.

Vous comprenez désormais pourquoi il est essentiel pour tout organisateur d'événements de maintenir une communication ouverte entre toutes les parties prenantes. En effet, la plupart des outils de gestion de projet intègrent leur propre système de communication, qui vous permet d'automatiser les messages de suivi et les rappels à chaque fois qu'une échéance approche.

CONSEIL : Afin d'optimiser l'ensemble du processus de planification et de communication, l'outil de gestion de projet utilisé par les organisateurs d'événements doit leur permettre d'envoyer rapidement des demandes d'approbation et d'assurer le suivi de ces demandes à partir d'une même interface.

Défi n° 4 : Ne pas être préparé aux risques

Tout comme dans la gestion de projet événementiel, des changements peuvent survenir à la dernière minute pendant le déroulement de l'événement, et tout le monde doit s'adapter. Des annulations de dernière minute au retrait des sponsors ou aux difficultés financières, tous ces éléments constituent des risques inhérents à tout type d'événement.

La meilleure façon de traiter ces problèmes consiste à élaborer à l'avance un plan d'urgence afin d'anticiper les contraintes et les risques potentiels. Vous devez tout d'abord identifier ces risques afin de pouvoir ensuite déterminer leur probabilité et leur gravité. Vous serez alors en mesure de les classer par ordre de priorité et de préparer/mettre en œuvre des stratégies pour les gérer.

CONSEIL : Il est utile de disposer d'un outil dédié à une tâche spécifique, comme le suivi de vos événements, la configuration des paiements et de la billetterie, la création d'une application événementielle, etc. Cependant, cela prend beaucoup de temps, car vous devez passer d'un outil à l'autre pour tout faire. Avec une ou deux solutions intégrées, vous pouvez optimiser vos processus et gagner du temps, en particulier si vous devez apporter des modifications.