Planification d'événements caritatifs 101 : mettre en place une campagne de collecte de fonds réussie

Organiser un événement caritatif est l'un des moyens les plus gratifiants de contribuer à votre communauté, de sensibiliser le public à des causes importantes et d'inciter les donateurs à agir de manière significative. Mais si vous êtes novice dans l'organisation d'événements, le chemin qui mène de l'idée à l'impact peut sembler insurmontable.

Comment fixer des objectifs réalistes en matière de collecte de fonds ? Quel type de stratégie de collecte de fonds adopter ? Comment trouver des donateurs importants, attirer des sponsors privés et garantir le bon déroulement de votre événement du début à la fin ?

Ce guide complet détaille toutes les étapes nécessaires à la planification d'une collecte de fonds réussie, depuis la mise en place de votre première campagne jusqu'au développement des relations avec les donateurs et à la génération de revenus importants pour les organisations caritatives.

Planification d'événements caritatifs 101 : par où commencer ?

Avant de vous plonger dans la logistique, clarifiez les raisons pour lesquelles vous organisez cet événement. Pour les organisations à but non lucratif, le succès d'une collecte de fonds ne se mesure pas uniquement à l'argent récolté, mais aussi au renforcement de l'engagement des donateurs, à la création de liens avec les sympathisants de la communauté et à la garantie d'un succès à long terme en matière de collecte de fonds.

Posez-vous la question suivante :

• Quel est l'objectif de cet événement ? (collecte de fonds, recrutement de bénévoles, fidélisation des principaux donateurs)
• Comment cet événement s'inscrit-il dans la mission de votre organisation ?
• À quoi ressemble le succès ? (progrès en matière de collecte de fonds, nombre de participants à l'événement, nouveaux donateurs acquis)

Une vision claire guidera votre processus de planification d'événements, vous aidera à attirer des membres du conseil d'administration et des sponsors corporatifs, et maximisera le potentiel de collecte de fonds.

Étape 1 – Définissez votre mission et vos objectifs de collecte de fonds afin d'inspirer l'engagement des donateurs

Toute collecte de fonds réussie commence par un objectif clair. En tant qu'organisateur d'événements travaillant dans le domaine de la planification d'événements à but non lucratif, vous devez définir une mission qui réponde aux questions suivantes : pourquoi organisons-nous cet événement et quel impact souhaitons-nous obtenir ?

Comment rédiger un énoncé de mission

1. Reliez-le à la vision globale de votre organisation à but non lucratif. Par exemple, si votre organisation lutte contre l'insécurité alimentaire, votre mission pour cet événement spécifique pourrait être : « Collecter des fonds pour fournir 50 000 repas aux familles défavorisées de notre communauté. »
2. Rendez-le concis et mémorable – Les participants à l'événement, les sponsors et les bénévoles doivent pouvoir le répéter facilement.
3. Assurez-vous de l'adhésion des membres du conseil d'administration et des dirigeants communautaires – Leur approbation renforce la crédibilité et favorise une adhésion rapide.

Fixer des objectifs SMART pour la collecte de fonds

Votre stratégie de collecte de fonds doit s'appuyer sur le cadre SMART :

• Précis – Indiquez exactement ce que vous souhaitez accomplir.
• Mesurable – Définissez comment vous allez suivre les progrès (par exemple, euros collectés, nouveaux donateurs recrutés).
• Réalisable – Équilibrer ambition et réalisme en se basant sur les événements passés.
• Pertinent – Assurez-vous que l'objectif soutient la mission de votre organisation à but non lucratif.
• Limité dans le temps – Fixez une date limite, généralement la date de l'événement.

Exemples d'objectifs :

• Collecter 50 000 dollars grâce à un événement hybride (concert de bienfaisance + campagne en ligne entre pairs).
• Recrutez 100 nouveaux donateurs et sensibilisez le public à l'action climatique grâce à une collecte de fonds communautaire.
• Obtenir 5 sponsors corporatifs pour couvrir 40 % du budget de l'événement.

Conseils pratiques

• Évaluez les événements passés – Analysez les campagnes de financement précédentes pour voir combien a été récolté et ce qui a fonctionné.
• Objectifs par segment – Ventilation par source de financement (dons, vente de billets, dons en nature, parrainages).
• Impliquez les principaux donateurs dès le début – Commencez par leur faire part de la mission et des objectifs de collecte de fonds ; ils donnent souvent le ton aux autres.
• Suivez en temps réel – Utilisez une plateforme de gestion d’événements pour surveiller l’engagement des donateurs et la progression de la collecte de fonds à mesure que vous vous rapprochez de votre objectif.

Pourquoi est-ce important ? Une mission claire et un objectif clair en matière de collecte de fonds vous aident à communiquer la valeur de votre cause aux entreprises sponsors, à inspirer les donateurs et, au final, à collecter davantage de fonds pour votre cause.

Étape 2 – Choisissez le format d'événement adapté pour toucher votre public cible et vos sponsors

Le format de vos événements à but non lucratif déterminera votre potentiel de collecte de fonds, l'engagement de votre audience cible et la logistique de l'événement. Le bon choix peut maximiser la participation et garantir le bon déroulement de votre événement.

Formats populaires d'événements caritatifs (et quand les utiliser)

1. Concerts-bénéfice

• Idéal pour : les grandes audiences, la sensibilisation, l'attraction de sponsors privés.
• Sources de revenus : vente de billets, dons en direct, activations de marques.
• Exemple : établir un partenariat avec des artistes locaux et des leaders communautaires, les sponsors privés prenant en charge les frais liés au lieu.

2. Galas de charité

• Idéal pour : cultiver les relations avec les principaux donateurs, mener des campagnes de financement et encourager les dons caritatifs.
• Sources de revenus : ventes de tables, enchères, collectes de fonds.
• Conseil pratique : utilisez une plateforme de gestion d’événements pour faciliter les inscriptions et l’attribution des places.

3. Courses ludiques et marches caritatives

• Idéal pour :
• Sources de revenus : frais d'inscription des participants, promesses de dons par kilomètre parcouru, dons en nature.
• Exemple : Encourager les familles, les écoles et les entreprises locales à former des équipes et à participer à des défis de collecte de fonds.

4. Événements hybrides

• Idéal pour : étendre votre portée au-delà de votre communauté immédiate, impliquer les participants à des événements en présentiel et en ligne.
• Conseil d'exécution : utilisez les outils de streaming numérique intégrés à votre plateforme de gestion d’événements pour suivre les dons en ligne.

5. Enchères et tombolas

• Idéal pour : générer rapidement des revenus importants, occuper les participants pendant les temps morts.
• Conseil d'exécution : obtenez des dons en nature auprès d'entreprises établies et d'entreprises locales (cartes-cadeaux, forfaits de voyage, expériences exclusives).

Choisir le bon format – Considérations clés

• Objectif de la campagne de financement – Cherchez-vous à collecter des fonds, à recruter de nouveaux donateurs ou à fidéliser les principaux donateurs ?
• Public cible – Qu'est-ce qui motive votre audience : les expériences communautaires, les galas exclusifs ou l'engagement numérique ?
• Budget d’événement – Les galas et les concerts nécessitent des coûts initiaux plus élevés, tandis que les tombolas ou les courses ludiques peuvent être plus rentables.
• Parrainage adapté – Les entreprises bien établies préfèrent souvent les galas, tandis que les entreprises locales peuvent préférer parrainer des événements communautaires.
• Logistique et ressources – Disposez-vous d'un nombre suffisant de bénévoles, de technologies et de personnel pour gérer efficacement le format de l'événement ?

Liste de contrôle pour l'exécution

1. Aligner le format de l'événement sur la mission et les objectifs de collecte de fonds.
2. Obtenir des parrainages d'entreprises ou des partenariats locaux pour compenser les coûts.
3. Établissez un budget pour l'événement avec des prévisions détaillées des dépenses pour chaque format.
4. Tirez parti de votre plateforme de gestion d’événements pour gérer la billetterie, les données des donateurs et l'avancement des collectes de fonds.
5. Concevoir une programmation d'événements qui réponde aux attentes des donateurs (par exemple, divertissement pour les concerts, réseautage pour les galas).

Pourquoi est-ce important ? Choisir le bon format permet de jeter les bases d'une campagne réussie, vous aide à maximiser le potentiel de collecte de fonds et garantit que vos efforts en matière de collecte de fonds correspondent à la fois aux attentes des donateurs et aux capacités de votre organisation.

Étape 3 – Établissez un budget détaillé pour l'événement afin de maximiser le succès de la collecte de fonds

Un budget détaillé est la colonne vertébrale de la planification d'événements à but non lucratif. Il garantit que vos efforts de collecte de fonds restent sur la bonne voie, que votre événement se déroule sans heurts et que vous maximisez le potentiel de collecte de fonds sans dépasser votre budget. Vous devez connaître la matrice importante qui définira le succès de votre événement avant de vous lancer dans la planification budgétaire.

Principales catégories budgétaires à inclure :

• Logistique du lieu et de l'événement – frais de location, permis, installation audiovisuelle, sécurité et assurance.
• Restauration et décoration – nourriture, boissons, décoration, location (tables, chaises, nappes).
• Programmation d'événements – conférenciers, divertissements, concerts-bénéfice et activités.
• Supports marketing et canaux marketing – publicités sur les réseaux sociaux, affiches, production vidéo, relations publiques.
• Plateforme de gestion d’événements et outils d’inscription – CRM, logiciel d’inscription à des événements, plateformes de campagnes peer-to-peer.
• Soutien aux bénévoles et frais de personnel – allocations, transport et matériel de formation.
• Fonds de prévoyance – réservez au moins 10 % pour les dépenses imprévues.

Conseils d'exécution :

• Suivez les dons en nature : inscrivez-les dans votre budget (par exemple, restauration, photographie, location de salle offertes). Cela permet de réduire les dépenses tout en boostant le succès de la collecte de fonds.
• Utilisez une plateforme de gestion d’événements : les logiciels permettent de suivre les dépenses, d'ajuster les allocations et de surveiller le ROI.
• Adaptez le budget aux objectifs de collecte de fonds : si vous visez à collecter 100 000 dollars, le budget de votre événement ne devrait pas dépasser environ 30 % de ce montant, sauf si vous avez obtenu le soutien de donateurs importants ou de sponsors privés.
• Collaborez avec les leaders communautaires : ils peuvent vous offrir des opportunités de partage des coûts ou des ressources à des tarifs réduits.

Conseil de pro: présentez un budget détaillé et transparent aux membres du conseil d'administration et aux sponsors de l'entreprise. Cela renforce la confiance et peut débloquer des fonds supplémentaires ou un soutien en nature.

Étape 4 – Obtenir le soutien de sponsors et de partenaires commerciaux qui renforcent les relations avec les donateurs

Les parrainages d'entreprises et les commerces locaux peuvent transformer la viabilité financière d'un événement en apportant à la fois des fonds et de la visibilité. Les sponsors renforcent également votre crédibilité, en particulier auprès des nouveaux donateurs.

Comment approcher les sponsors avec succès :

1. Recherchez et comparez les valeurs – Identifiez les entreprises dont les programmes RSE correspondent à des événements à but non lucratif comme le vôtre. Par exemple, une marque de fitness est parfaite pour une course caritative.
2. Mettez en avant les événements passés – Utilisez les données : nombre de participants, progression de la collecte de fonds, couverture médiatique. Montrez-leur comment le parrainage a permis de réussir la collecte de fonds dans le cadre de campagnes similaires.
3. Créez des formules de parrainage à plusieurs niveaux – Proposez des options telles que :
   • Or: Logo sur la toile de fond de la scène, mention dans le discours d'ouverture, emplacement privilégié sur le stand.
   • Argent: Logo sur la page d'inscription à l'événement + mentions dans les canaux marketing.
   • Bronze: Reconnaissance sur les réseaux sociaux et supports marketing imprimés.
4. Tirez parti des membres du conseil d'administration – Demandez-leur de vous présenter des sponsors et des entreprises établies avec lesquels ils sont en relation.
5. Mettez l'accent sur l'impact communautaire – Soulignez comment le parrainage soutient les organismes à but non lucratif, sensibilise le public et renforce les relations avec les donateurs.

Conseils pratiques :

• Envoyez toujours des propositions personnalisées plutôt que des modèles génériques.
• Fournir des rapports post-événements avec des indicateurs de visibilité des sponsors (impressions sur les réseaux sociaux, participants à l'événement, progression de la collecte de fonds).
• Traitez les sponsors comme des partenaires à long terme : invitez-les dès le début à votre prochain événement, et pas seulement lorsque vous avez besoin de fonds.

Conseil de pro: utilisez votre page de parrainage non seulement comme une formalité, mais aussi comme un outil de vente. Ajoutez des visuels, des témoignages d'anciens sponsors et des exemples de ROI.

Étape 5 – Stratégies de marketing et de sensibilisation pour booster la visibilité et l'engagement des donateurs

Une stratégie marketing solide est ce qui transforme un bon plan en une collecte de fonds réussie. La visibilité stimule les inscriptions, l'engagement des donateurs et le succès de la collecte de fonds.

Principaux canaux et tactiques marketing : efficaces , consultez le guide ultime pour stimuler l'engagement et maximiser le ROI.

• Réseaux sociaux – Partagez les coulisses des préparatifs, remerciez les sponsors, publiez des mises à jour sur la progression de la collecte de fonds et des comptes à rebours. Utilisez des bobines, des sondages et des hashtags pour engager les utilisateurs.
• Campagnes par e-mails – Listes segmentées (grands donateurs, anciens participants à des événements, nouveaux donateurs). Personnalisez les messages avec des témoignages percutants.
• Sensibilisation communautaire – Collaborez avec les dirigeants communautaires, les écoles et les groupes confessionnels pour faire passer le message.
• Relations publiques et médias locaux – Proposez des articles d'intérêt humain aux journaux et stations de radio locaux. Proposez des parrainages médiatiques pour élargir votre audience.
• Site Web de l'événement et page d'inscription – Optez pour la simplicité, l'accessibilité sur mobile et l'inspiration. Ajoutez les logos des sponsors, les objectifs de la campagne de financement et le calendrier détaillé de l'événement.

Conseils pratiques :

• La cohérence est importante – Établissez un calendrier qui planifie les publications, les envois d'e-mails et les communiqués de presse jusqu'à la date de l'événement.
• Engagez les anciens participants – Encouragez-les à partager leurs expériences des événements passés et à inviter leurs amis.
• Inspirez les donateurs avec des témoignages – Présentez les témoignages des bénéficiaires dans des vidéos et des témoignages. Cela crée des liens émotionnels qui encouragent les dons caritatifs.
• Suivez l'engagement – Utilisez les outils d'analyse de votre plateforme de gestion d’événements pour déterminer quels canaux génèrent le plus d'inscriptions et de dons.

plus , consultez ce guide complet.

Conseil de pro: recrutez des bénévoles comme « ambassadeurs » pour promouvoir votre événement via leurs formats numériques et leurs réseaux personnels. Le marketing de pair à pair est souvent plus efficace que les publicités.

Étape 6 – Optimisez la logistique événementielle et la coordination des bénévoles grâce à un logiciel de gestion d’événements

La logistique événementielle peut faire ou défaire le succès d'un événement. Un calendrier structuré garantit le bon déroulement de l'événement et évite les surprises de dernière minute. Peu importe que votre

:

• Réservez le lieu et obtenez les autorisations nécessaires suffisamment à l'avance – Confirmez le lieu, les licences, les autorisations et les assurances au moins 2 à 3 mois à l'avance. S'il s'agit d'un événement hybride, réservez à la fois les plateformes physiques et numériques.
• Coordination des fournisseurs – Finalisez les contrats avec les traiteurs, les décorateurs, les équipes audiovisuelles, les services de sécurité et les transporteurs. Exigez des contrats écrits afin d'éviter toute modification des termes convenus.
• Recrutez des bénévoles tôt – Commencez 6 à 8 semaines avant la date de l'événement. Attribuez clairement les rôles :
  • Bureau d'inscription (gestion des inscriptions à l'événement et accueil des participants)
  • Engagement des donateurs (aide auprès des principaux donateurs et sponsors corporatifs)
  • Assistance aux enchères en direct et soutien aux campagnes entre pairs
  • Coursiers logistiques (capables de résoudre rapidement les problèmes le jour de l'événement)
• centralisée pour :
  • Attribuer les horaires des bénévoles et suivre leur disponibilité
  • Envoyer des rappels et des mises à jour automatiques
  • Partager instantanément les plans d'urgence

Conseils :

• Prévoyez une liste de fournisseurs de secours (par exemple, un deuxième traiteur, un fournisseur audiovisuel) en cas d'urgence.
• Créez un manuel à l'intention des bénévoles contenant une foire aux questions, des plans des lieux et les procédures d'escalade.

Une logistique solide + des bénévoles fiables = une stratégie de collecte de fonds qui permet de maintenir toutes les initiatives de collecte de fonds sur la bonne voie.

Étape 7 – Avoir un impact le jour de l'événement : cultiver les relations avec les principaux donateurs et inspirer les dons

Lorsque la date de l'événement arrive, tout repose sur l'énergie, la narration et l'engagement en temps réel des donateurs. . Un engagement fort lors de l'événement garantit que les participants restent impliqués tout en maximisant le potentiel de collecte de fonds.

Tactiques d'exécution :

• Suivi en direct de la progression de la collecte de fonds – Affichez un thermomètre des dons sur grand écran (et en direct pour les audiences des événements hybrides). Ce repère visuel incite les participants à donner « juste un peu plus » pour atteindre l'objectif.
• Reconnaître les principaux intervenants – Remerciez publiquement les membres du conseil d'administration, les entreprises commanditaires, les sympathisants de la communauté et les principaux donateurs. Cette reconnaissance renforce les relations avec les donateurs et fidélise ces derniers en vue du prochain événement de collecte de fonds.
• Défis entre pairs – Encouragez une compétition amicale entre les tables, les équipes ou les régions avec des mini-concours de collecte de fonds. Exemple : « La table qui aura récolté 5 000 $ en premier remportera une rencontre privée avec l'artiste vedette. »
• Déroulement captivant du programme – Mélangez narration, divertissement et appels à l'action. Exemple : alternez entre concerts-bénéfice, témoignages de donateurs et enchères en direct.
• – Maintenez l'intérêt des participants virtuels grâce à des sondages en direct, des tirages au sort en ligne et des sessions de questions-réponses exclusives.

Conseil de pro : chaque élément de l'événement doit être en lien avec la mission. Si les participants ressentent l'impact en temps réel, ils seront plus enclins à collecter davantage de fonds et à soutenir les futurs événements à but non lucratif.

Étape 8 – Suivez le succès de la collecte de fonds à l’aide d’indicateurs qui améliorent la gestion d’événements

Une fois l'événement terminé, le vrai travail commence : et prouver l'impact. Sans données, il est impossible d'améliorer votre stratégie de collecte de fonds pour le prochain événement.

Indicateurs clés pour la collecte de fonds à but non lucratif :

• Fonds collectés par rapport aux objectifs de collecte de fonds
  Vous aide à évaluer si votre campagne de collecte de fonds a atteint ses objectifs.
• Taux de fidélisation des donateurs
  Indique l'efficacité de vos stratégies d'engagement des donateurs.
• Nombre de nouveaux donateurs acquis – Essentiel pour élargir votre portée et garantir la pérennité de vos initiatives de collecte de fonds.
• Coût par euro collecté (CPDR)
  Un CPDR plus faible signifie que vous collectez des fonds de manière efficace.

Conseils d'exécution :

• Utilisez un logiciel événementiel pour générer des tableaux de bord et des rapports automatisés destinés aux membres du conseil d'administration et aux sponsors de l'entreprise.
• Segmentez les rapports post-événements par type de donateur (grands donateurs, nouveaux donateurs, participants peer-to-peer).
• Partagez publiquement les résultats avec les membres de la communauté afin de sensibiliser le public et d'encourager les dons pour votre prochain événement.

Conseil de pro : ne vous arrêtez pas à la fin de l'événement, prévoyez des suivis. Des e-mails de remerciement, des résumés sur les réseaux sociaux et une vidéo des moments forts peuvent prolonger l'enthousiasme des donateurs et maintenir l'élan de votre campagne réussie.

Étape 9 – Gestion des parrainages : comment transformer les sponsors d'entreprise en partenaires à long terme

Les parrainages d'entreprises peuvent transformer un bon événement de collecte de fonds en un événement exceptionnel en apportant une stabilité financière, une crédibilité auprès de la communauté et une portée marketing. Cependant, .

Plan d'exécution pour la sécurisation et la gestion des parrainages :

• Commencez tôt vos démarches :
  Contactez les sponsors potentiels, les entreprises locales et les partenaires communautaires au moins 3 à 6 mois avant la date de votre événement. De nombreuses entreprises finalisent leur budget bien à l'avance, donc un engagement anticipé garantit que votre événement sera pris en considération.
• Créez des formules de parrainage à plusieurs niveaux :
  Proposez plusieurs niveaux de visibilité (par exemple, sponsor principal, or, argent, bronze) avec des avantages clairs à chaque niveau. Il peut s'agir, par exemple, de l'apposition du logo sur les supports marketing, de mentions sur les réseaux sociaux, de tables VIP ou d'une reconnaissance lors de la programmation de l'événement.
• Mettez en avant l'alignement de la marque :
  Adaptez vos propositions afin de montrer en quoi le soutien à votre événement correspond aux objectifs du sponsor, qu'il s'agisse d'engagement communautaire, de responsabilité sociale des entreprises (RSE) ou d'atteindre une audience cible spécifique.
• Offrez une valeur ajoutée aux sponsors au-delà de l'événement :
  Offrez aux sponsors une visibilité tout au long de l'année en les mettant en avant dans vos newsletters, sur vos réseaux sociaux ou dans vos rapports post-événements. Cela permet d'établir une relation à long terme plutôt qu'une transaction ponctuelle.
• Remerciez et reconnaissez publiquement les sponsors :
  Pendant l'événement, remerciez les sponsors sur scène, sur les panneaux publicitaires, via les applications événementielles ou les diffusions en direct. Cette reconnaissance renforce leur valeur et augmente les chances qu'ils renouvellent leur engagement pour votre prochain événement.
• Assurez un suivi avec un impact mesurable :
  Après l'événement, envoyez un rapport sur l'impact du parrainage qui inclut le nombre de participants, les fonds collectés, les données démographiques des donateurs et la couverture médiatique. Démontrer le ROI augmente la fidélisation des sponsors et le potentiel de collecte de fonds futurs.

Conseil de pro : les sponsors veulent plus que le simple placement de leur logo, ils veulent des opportunités d'engagement. Envisagez d'ajouter des stands interactifs pour les sponsors, des expériences numériques de marque pour les audiences hybrides ou des défis de collecte de fonds entre pairs co-brandés.

Étape 10 – Engagement post-événement : renforcer les relations avec les donateurs et créer une dynamique pour les événements futurs

Une collecte de fonds réussie ne s'arrête pas à la fin de l'événement. En fait, c'est après l'événement que vous pouvez renforcer vos relations avec les donateurs, fidéliser les participants et préparer le terrain pour votre prochain événement. Un processus de suivi bien pensé garantit que votre campagne de collecte de fonds aura un impact durable.

Plan d'exécution pour l'engagement post-événement :

• Envoyez des remerciements et des messages de reconnaissance personnalisés :
  Dans les 48 heures suivant l'événement, envoyez des e-mails personnalisés ou des lettres manuscrites à tous les participants, membres du conseil d'administration, sponsors et sympathisants de la communauté. Soulignez le rôle spécifique qu'ils ont joué dans le succès de l'événement. Remerciez les principaux donateurs en les citant nommément et reconnaissez publiquement les dons en nature sur votre site web ou sur les réseaux sociaux.
• Partagez des témoignages percutants et les progrès réalisés en matière de collecte de fonds :
  Rédigez un rapport post-événementiel qui inclut le montant total des fonds collectés, les moments forts du programme de l'événement et des témoignages concrets sur son impact. Partagez-le par e-mail, sur les réseaux sociaux et sur la page d'inscription à votre événement afin de faire preuve de transparence et d'inciter les donateurs à continuer à donner. Utilisez des supports visuels tels que des graphiques ou des infographies pour montrer les progrès réalisés par rapport aux objectifs de collecte de fonds.
• Promouvoir les prochaines initiatives de collecte de fonds :
  Maintenez l'élan en invitant les donateurs à votre prochain événement ou à votre prochaine campagne de financement. Proposez des inscriptions anticipées ou des informations exclusives pour encourager la participation. Présentez l'événement comme la suite logique de votre parcours de collecte de fonds plutôt que comme un événement ponctuel.
• Renforcez les relations avec les donateurs :
  Organisez des appels individuels ou de petites réunions avec vos principaux donateurs et sponsors afin de discuter des opportunités futures. Expliquez-leur en quoi leurs contributions ont fait la différence et explorez les possibilités de collaboration dans le cadre d'une stratégie de collecte de fonds à long terme.
• Tirez parti du financement participatif entre pairs :
  Encouragez les participants à continuer de soutenir votre mission en lançant des campagnes de suivi entre pairs. Par exemple, demandez-leur de collecter des fonds pour des anniversaires, des commémorations ou des initiatives communautaires locales qui profitent à votre organisation.

Conseil de pro : considérez l'engagement post-événement comme faisant partie intégrante du processus de planification de votre événement à but non lucratif, et non comme une réflexion après coup. Les donateurs qui se sentent valorisés sont plus enclins à faire un nouveau don, à aider à recruter des bénévoles et à amplifier votre message via leurs propres canaux marketing.

Erreurs courantes à éviter dans la gestion d’événements caritatifs à but non lucratif

Même les organisations à but non lucratif les mieux intentionnées commettent des erreurs qui peuvent réduire leur potentiel de collecte de fonds. .

• Commencer trop tardivement la recherche de sponsors :
  Les partenariats avec les entreprises locales et les sponsors prennent du temps à se mettre en place. Commencez vos démarches au moins 3 à 6 mois avant la date de l'événement. Créez un dossier de sponsoring clair, présentant les différents niveaux de sponsoring, les opportunités de visibilité et des exemples d'événements passés.
• Négliger de recruter des bénévoles suffisamment tôt :
  Les bénévoles jouent un rôle essentiel dans la logistique de l'événement, l'engagement des donateurs et le bon déroulement de l'événement. Commencez à recruter tôt, attribuez-leur des rôles (bureau d'inscription, aide à la vente aux enchères silencieuse, coordination des invités) et formez-les à l'aide de votre plateforme de gestion d’événements.
• Dépendre excessivement des ventes de billets pour générer des revenus :
  Les ventes de billets couvrent rarement à elles seules les coûts des événements à but non lucratif. Diversifiez vos sources de revenus grâce à des collectes de fonds entre particuliers, des parrainages d'entreprises, des tombolas et des dons en nature. Une stratégie de collecte de fonds diversifiée maximise le potentiel de collecte et protège contre les déficits.
• Ignorer le calendrier et le budget de l'événement :
  Un calendrier vague et un budget incomplet peuvent compromettre le processus de planification. Planifiez chaque étape du processus de planification de l'événement, du matériel marketing aux paiements des fournisseurs. Allouez les ressources avec soin et prévoyez toujours des fonds de réserve pour les dépenses imprévues.
• Ne pas rendre compte aux donateurs :
  Les donateurs veulent voir l'impact de leurs dons caritatifs. Si vous ne partagez pas les dernières nouvelles, vous risquez de les perdre pour votre prochain événement. Envoyez un rapport d'impact de suivi, célébrez les étapes importantes et invitez-les à participer à de futures initiatives de collecte de fonds.

Conclusion : le succès d'une campagne dépend non seulement de sa planification et de son exécution, mais aussi de ce qui se passe après la fin de l'événement. En évitant ces erreurs, votre organisation à but non lucratif pourra établir des relations durables avec ses donateurs, encourager les dons caritatifs et garantir le succès de ses futures collectes de fonds.

Tout rassembler – De la logistique événementielle intelligente aux relations durables avec les donateurs

L'organisation d'événements caritatifs ne se limite pas à la collecte de fonds. Il s'agit également d'établir des relations solides avec les donateurs, d'encourager les dons caritatifs et de créer des événements de collecte de fonds réussis qui laisseront une empreinte durable.

Avec une stratégie de collecte de fonds adaptée, un budget détaillé, un engagement fort des donateurs et une utilisation intelligente des logiciels événementiels, tout organisateur d'événements peut transformer une simple idée en une collecte de fonds réussie qui maximise le potentiel de financement et aide les organisations à but non lucratif à réaliser leur mission.

Vous organisez votre premier événement caritatif ou vous souhaitez développer vos initiatives de collecte de fonds ? aide les organisateurs à rationaliser la logistique, à renforcer l’engagement des donateurs et à suivre les résultats de la collecte de fonds, afin que votre prochain événement ait un impact maximal.