Outils tout-en-un pour la planification d'événements - 4 avantages majeurs

Il existe de nombreuses entreprises mondiales de logiciels qui proposent des solutions complètes de gestion des événements. Beaucoup d'entreprises spécialisées dans les technologies événementielles, qui ont commencé par vendre des logiciels d'inscription à des événements, ont évolué vers une plateforme tout-en-un de planification d'événements. Grâce à cette évolution rapide, les organisateurs ont désormais tout ce dont ils ont besoin à portée de main pour organiser des événements fluides et réussis.

La technologie aide les organisateurs d'événements à optimiser leurs efforts, tout en offrant une expérience exceptionnelle aux participants grâce à une efficacité accrue et à une exécution fluide des événements. Offrir une gamme complète d'outils pour la gestion d'événements en présentiel, hybrides et virtuels présente de nombreux avantages pour les organisateurs d'événements axés sur les données.

1. Un ROI clair pour les événements, quelle que soit la taille de l'entreprise

Les organisateurs d'événements modernes travaillent avec des délais serrés et des objectifs de retour sur investissement spécifiques. Une solution de planification de bout en bout garantit un ensemble d'outils qui couvre tous les besoins de l'entreprise et vous permet de générer des rapports de retour sur investissement à plusieurs niveaux pour vos campagnes de marketing événementiel, la gestion des inscriptions des participants et les rapports destinés aux parties prenantes.

2. Modules mix & match

Investissez dans les fonctionnalités dont vous avez besoin, sans payer pour celles qui vous semblent inutiles. Recherchez toujours une plateforme qui vous permet de choisir, parmi les outils proposés, les modules qui correspondent le mieux aux besoins de votre organisation. Personnalisez votre expérience en créant des workflows automatisés pour tous vos processus d'inscription, l'enregistrement et la gestion des participants, les rapports post-événementiels et tout ce dont vous avez besoin entre les deux.

3. Gestion et sécurité rigoureuses des données

Plus la plateforme est grande, plus la sécurité est bonne. D'accord, nous convenons que ce n'est (malheureusement) pas toujours le cas. Mais en règle générale, on peut dire que les grandes plateformes qui traitent beaucoup de données sont plus susceptibles d'assurer une excellente protection de leurs données. Qu'il s'agisse des réglementations RGPD, de la certification SOC ou de la conformité ISO, une plateforme tout-en-un doit être en mesure de fournir une documentation précise à l'appui de ces exigences. Cela facilitera certainement les processus d'approvisionnement finaux.

4. Intégrations illimitées

Le regroupement de toutes vos données et de tous vos processus automatisés en un seul endroit centralisé est essentiel à l'efficacité et au succès à long terme des organisateurs d'événements. Cependant, cela ne signifie pas pour autant que vous devez abandonner vos applications professionnelles actuelles ou vos anciens logiciels. Comme vous optez pour un logiciel plus complet, il y a de fortes chances qu'il offre un large éventail de possibilités d'intégration.

Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous devez rechercher activement des solutions qui offrent des intégrations tierces fluides s'adaptant parfaitement à vos applications et outils professionnels existants et essentiels. Les solutions inclusives et conviviales doivent proposer un module d'intégration facile à utiliser, vous permettant de configurer rapidement des intégrations via des clés API ou des webhooks disponibles, garantissant ainsi un traitement des données sécurisé et multiplateforme.

Conclusion et réflexions finales

Une plateforme événementielle tout-en-un sera utilisée par plusieurs profils d'entreprise, allant des membres de l'équipe marketing aux parties prenantes externes. Gardez à l'esprit que tout le monde ne sera pas aussi à l'aise avec la technologie. Quelle que soit la plateforme dans laquelle vous décidez d'investir, assurez-vous qu'elle soit intuitive et facile à comprendre à tous les niveaux de l'entreprise.

Une fonctionnalité très importante qui est souvent négligée est un CRM événementiel spécialisé. Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles il s'agit d'un élément essentiel pour obtenir une vue d'ensemble à 360 degrés des performances de vos événements. Une plateforme de gestion d’événements bien conçue consolide toutes les données importantes relatives aux participants dans un [CRM événementiel sécurisé], protégeant ainsi les informations personnelles et professionnelles.

Enfin, les humains ont autant besoin de la technologie que la technologie a besoin des humains. Un avantage que nous n'avons pas encore mentionné est l'assistance à la clientèle qui accompagne l'investissement dans une solution de gestion d’événements d’entreprise. De nombreuses applications SaaS de gestion d’événements de petite taille proposent des forfaits avec une assistance de base, vous laissant dans l'ignorance quant à certaines fonctionnalités et caractéristiques. Un bon responsable de la réussite client qui comprend votre proposition peut être d'une aide précieuse pour créer des événements rentables.