9 minacce per il vostro evento (e come superarle)

Bilancio non chiaro - Bilancio? Quale bilancio?

Oggi i budget per gli eventi sono sempre più ridotti e gli organizzatori devono essere creativi e fare di più, con molto meno. Sarebbe fantastico se tutti potessimo pianificare e ospitare un evento senza budget: le possibilità sarebbero infinite.

Questo è ancora possibile, naturalmente, (la parte delle possibilità infinite) se si tiene sotto controllo le proprie finanze. Assicuratevi sempre di fissare una soglia per il vostro evento, in modo da non ritrovarvi a pagare per i vostri errori (letteralmente).

Ecco cosa dovete fare:

1. Stabilite un chiaro limite di budget per il vostro evento
2. Tracciate le vostre spese man mano che procedete.
3. Proponete idee creative (ad es. decorazioni, ecc.) che siano anche a basso costo.

Scarsa gestione del tempo - Tante cose da fare, poco tempo.

È necessario investire le risorse giuste nel posto giusto, al momento giusto. Tutti noi prima o poi abbiamo un momento di "Oh, potrei fare tutto in un attimo". Spesso, però, ci pentiamo di aver procrastinato e desideriamo tornare indietro nel tempo per iniziare a pianificare prima.

Come possiamo essere sempre all'avanguardia nella pianificazione?

1. Stabilite obiettivi a breve e a lungo termine per assicurarvi che le cose vengano fatte quando devono essere fatte.
2. Iniziate con le informazioni essenziali: luogo dell'evento, dimensioni dell'evento e quali eventi sono in corso nello stesso momento.

Legge di Murphy - Tutto ciò che può andare male, andrà male.

Il primo elemento che viene in mente è quello dei cambiamenti dell'ultimo minuto che, quando si verificano, sembrano la fine del mondo (e del vostro evento).

Come sfidare Murphy?

1. Completate una valutazione dei rischi del vostro evento e identificate i punti in cui è più probabile che si verifichino cambiamenti o le aree in cui il successo dell'evento potrebbe essere compromesso.
2. Sulla base della valutazione dei rischi, assicuratevi di avere un piano di riserva e di coprire tutte le basi.
3. Fate un bel respiro. Non possiamo prevedere il futuro, ma pianificare il peggio e sperare nel meglio!

Troppo pochi membri del team - Non ci sono abbastanza mani per portare a termine il lavoro.

Non tutte le organizzazioni hanno un team dedicato alla pianificazione degli eventi. A volte si tratta di un esercito di una sola persona che affronta la conferenza annuale, altre volte di un team di dieci anime devote che lavorano per una mostra.

Soprattutto, però, è importante (e a volte necessario) tendere la mano e chiedere aiuto: sarete sorpresi di sapere quali colleghi saranno interessati a dare una mano!

1. Chiedete aiuto quando ne avete bisogno
2. Essere un giocatore di squadra
3. Comprate caffè e muffin per ringraziare!

Evento senza scopo - Quindi solo una festa, in realtà.

Siamo onesti... un evento senza uno scopo "reale" è solo una festa. Inoltre, è uno spreco di tempo e di energie.

Come si determina lo scopo di un evento?

1. Perché questi particolari ospiti sono stati invitati al vostro evento?
2. Cosa dovrebbe significare per loro il vostro evento? Cosa porterà loro?
3. Non complicate troppo le cose. Assicuratevi che i vostri ospiti sappiano perché stanno partecipando al vostro evento e che la loro presenza sia apprezzata e stimata.

Errori incauti - Alcune cose sono semplicemente evitabili.

A volte le cose sfuggono e vengono dimenticate, per poi essere ricordate all'ultimo momento. Il segreto per ridurre i semplici errori nella pianificazione di un evento è avere un piano solido.

1. Creare un piano approfondito dell'evento che descriva cosa deve essere fatto, quando e da chi (in dettaglio).
2. Assicuratevi che voi e il vostro team comprendiate il piano e siate pronti a impegnarvi.
3. I semplici errori possono capitare, siamo solo esseri umani, quindi spolveratevi e continuate ad andare avanti!

Non abbastanza XP - Pianificatori con esperienza insufficiente.

Le cose possono andare fuori controllo molto rapidamente senza un capitano che guidi la nave o, nel caso della pianificazione di un evento, che guidi il team dell'evento. Non avere le persone giuste al posto giusto è una ricetta per il disastro.

Il leader (o il manager, a seconda dei casi) di un team di eventi deve avere una visione d'insieme dei carichi di lavoro e degli orari del proprio team e coordinare le attività. Una volta che il team manager (leader) del vostro evento avrà compreso le capacità di ciascun membro del team, sarà molto più facile portare a termine il compito nel modo più efficiente ed efficace possibile.

Come manager di una squadra:

1. LEAD your team - (quasi) tutti possono gestirlo
2. Il rinforzo positivo è molto importante

Come membro di un team:

1. Non c'è un "io" nella squadra
2. Lavorare sui propri punti di forza: questo è l'approccio migliore quando non c'è abbastanza tempo e molto da fare.

Troppi strumenti - Strumenti, strumenti ovunque!

È sempre bello avere uno strumento per tutto. Uno strumento per gestire il budget, uno strumento per tenere traccia delle attività dell'evento, uno strumento per l'invio di e-mail, uno strumento per le registrazioni e, naturalmente, alcune applicazioni mobili per mantenere l'organizzazione in movimento.

Come si fa a selezionare gli strumenti utili da quelli inutili?

1. Se dovete ancora "capire" uno strumento ma siete "sicuri che vi aiuterà", non perdete tempo a scegliere e testare gli strumenti quando non ne avete il tempo.
2. Meno è meglio. Uno o due strumenti integrati possono essere molto utili: se vi trovate spesso a pianificare eventi, cercate un software online che possa essere personalizzato per soddisfare le vostre esigenze.

Gestione delle modifiche: non si tiene traccia delle modifiche agli eventi.

Come per la maggior parte delle cose, è improbabile che i vostri piani per gli eventi rimangano costanti: i cambiamenti sono inevitabili. Molto spesso, però, non riuscire a tenere traccia dei cambiamenti di un evento è il risultato di un problema di budget o di gestione delle attività.

Quindi, come prepararsi ed evitare questo problema?

1. Assicuratevi che il vostro budget sia a prova di bomba e accuratamente studiato
2. Stabilite un calendario realistico e dettagliato dell'evento e pianificate il più possibile in anticipo.
3. Raccogliete i dettagli di qualsiasi cambiamento, ad esempio: le ragioni del cambiamento, i responsabili, ecc.