Pianificazione di eventi di beneficenza 101: costruire una campagna di raccolta fondi di successo

Organizzare un evento di beneficenza è uno dei modi più gratificanti per contribuire alla comunità, sensibilizzare l'opinione pubblica su cause importanti e ispirare i donatori a intraprendere azioni significative. Ma se siete alle prime armi con il processo di pianificazione di un evento, il percorso dall'idea all'impatto può sembrare travolgente.

Come si stabiliscono obiettivi realistici di raccolta fondi? Che tipo di strategia di raccolta fondi dovreste utilizzare? Come potete assicurarvi grandi donatori, attrarre sponsor aziendali e garantire che il vostro evento si svolga senza problemi dall'inizio alla fine?

Questa guida completa illustra tutte le fasi della pianificazione di una raccolta fondi di successo, dalla creazione della prima campagna di raccolta fondi alla coltivazione delle relazioni con i donatori e alla generazione di entrate significative per le organizzazioni caritatevoli.

Pianificazione di eventi di beneficenza: da dove cominciare

Prima di immergervi nella logistica, chiarite il motivo per cui state organizzando l'evento. Per le organizzazioni non profit, gli eventi di raccolta fondi di successo non servono solo a raccogliere denaro, ma anche a rafforzare l'impegno dei donatori, a stabilire un contatto con i sostenitori della comunità e a garantire il successo della raccolta fondi a lungo termine.

Chiedetevi:

• Qual è lo scopo di questo evento? (raccolta di fondi, reclutamento di volontari, coltivazione di grandi donatori)
• In che modo questo evento si allinea alla missione della vostra organizzazione?
• Che aspetto ha il successo? (progressi nella raccolta fondi, numero di partecipanti agli eventi, acquisizione di nuovi donatori)

Una visione chiara guiderà il processo di pianificazione dell'evento, aiuterà ad attrarre membri del consiglio di amministrazione e sponsor aziendali e massimizzerà il potenziale di raccolta fondi.

Passo 1 - Definire la missione e gli obiettivi di raccolta fondi per ispirare il coinvolgimento dei donatori

Ogni evento di raccolta fondi di successo inizia con la chiarezza dello scopo. In qualità di organizzatore di eventi non profit, avete bisogno di una dichiarazione di missione che risponda alle vostre esigenze:Perché stiamo organizzando questo evento e quale impatto vogliamo ottenere?

Come creare una dichiarazione di missione

1. Legatelo alla visione più ampia della vostra nonprofit - Per esempio, se la vostra organizzazione combatte l'insicurezza alimentare, la vostra missione per questo evento specifico potrebbe essere:"Raccogliere fondi per fornire 50.000 pasti alle famiglie meno abbienti della nostra comunità".
2. Rendetelo conciso e memorabile: i partecipanti all'evento, gli sponsor e i volontari devono essere in grado di ripeterlo facilmente.
3. Assicuratevi l'allineamento con i membri del consiglio di amministrazione e i leader della comunità: la loro approvazione rafforza la credibilità e crea un'adesione precoce.

Definizione di obiettivi di raccolta fondi SMART

La vostra strategia di raccolta fondi dovrebbe utilizzare il quadro SMART:

• Specifico - Indicate esattamente ciò che volete ottenere.
• Misurabile - Definite come seguire i progressi (ad esempio, dollari raccolti, nuovi donatori reclutati).
• Realizzabile - Bilanciare l'ambizione con il realismo basato sugli eventi passati.
• Rilevante - Assicuratevi che l'obiettivo sostenga la missione della vostra nonprofit.
• Time-bound - Stabilire una scadenza, in genere la data dell'evento.

Obiettivi esemplificativi:

• Raccogliere 50.000 dollari attraverso un evento ibrido (concerto di beneficenza + campagna peer to peer online).
• Reclutamento di 100 nuovi donatori e sensibilizzazione all'azione per il clima attraverso una raccolta fondi comunitaria.Potete anche utilizzare le idee di sostenibilità per rimanere fedeli al tema dell'evento.
• Assicurare 5 sponsorizzazioni aziendali per coprire il 40% del budget dell'evento.

Suggerimenti esecutivi

• Benchmark degli eventi passati - Analizzate le campagne di raccolta fondi precedenti per capire quanto è stato raccolto e cosa ha funzionato.
• Obiettivi di segmento - Suddivisi perfonte di finanziamento (donazioni, vendita di biglietti, donazioni in natura, sponsorizzazioni).
• Coinvolgere tempestivamente i grandi donatori - Condividere con loro per primi la missione e gli obiettivi di raccolta fondi; spesso sono loro a dare il tono agli altri.
• Monitoraggio in tempo reale - Utilizzate una piattaforma di gestione degli eventi per monitorare il coinvolgimento dei donatori e i progressi della raccolta fondi man mano che vi avvicinate all'obiettivo.

Perché è importante: Una missione chiara e obiettivi di raccolta fondi ben strutturati vi aiutano a comunicare valore agli sponsor aziendali, a ispirare i donatori e, in definitiva, a raccogliere più fondi per la vostra causa.

Fase 2 - Scegliere il giusto formato dell'evento per entrare in contatto con il pubblico target e gli sponsor aziendali

Il formato dei vostri eventi non profit determinerà il potenziale di raccolta fondi, il coinvolgimento del pubblico e la logistica dell'evento. La scelta giusta può massimizzare la partecipazione e garantire il corretto svolgimento dell'evento.

I formati più diffusi per gli eventi di beneficenza (e quando usarli)

1. Concerti di beneficenza

• Ideale per: Grande pubblico, sensibilizzazione, attrazione di sponsorizzazioni aziendali.
• Fonti di reddito: Vendita di biglietti, donazioni dal vivo, attivazioni del marchio.
• Esempio: Collaborazione con artisti locali e leader della comunità, con sponsor aziendali che coprono i costi della sede.

2. Galà di beneficenza

• Ideale per: Coltivare grandi donatori, campagne di capitale e ispirare donazioni di beneficenza.
• Fonti di reddito: Vendita di tavoli, aste, raccolta di promesse.
• Suggerimento per l'esecuzione: utilizzate una piattaforma di gestione degli eventi per una registrazione e una disposizione dei posti senza problemi.

3. Corse e passeggiate

• Ideale per:
• Fonti di reddito: Quote di iscrizione dei partecipanti, donazioni per miglio, donazioni in natura.
• Esempio: Incoraggiare le famiglie, le scuole e le imprese locali a formare squadre e a competere in sfide di raccolta fondi.

4. Eventi ibridi

• Ideale per: Espandere il raggio d'azione oltre la propria comunità, coinvolgendo i partecipanti agli eventi sia di persona che online.
• Suggerimento per l'esecuzione: utilizzare strumenti di streaming digitale integrati con la piattaforma di gestione degli eventi per monitorare le donazioni online.

5. Aste e lotterie

• Ideale per: Generare rapidamente entrate significative, coinvolgere i partecipanti durante i tempi morti.
• Suggerimento per l'esecuzione: assicuratevi donazioni in natura da parte di aziende affermate e imprese locali (carte regalo, pacchetti di viaggio, esperienze esclusive).

Scegliere il formato giusto - Considerazioni chiave

• Obiettivo della campagna di raccolta fondi - State raccogliendo fondi, reclutando nuovi donatori o coltivando grandi donatori?
• Target di riferimento - Cosa motiva il vostro pubblico: esperienze di comunità, serate di gala esclusive o impegno digitale?
• Budget dell'evento - Le serate di gala e i concerti richiedono costi iniziali più elevati, mentre le lotterie o le corse ludiche possono essere più convenienti.
• Sponsor Fit - Le aziende affermate spesso preferiscono le serate di gala, mentre le imprese locali possono preferire la sponsorizzazione di eventi comunitari.
• Logistica e risorse - Avete abbastanza volontari, tecnologia e personale per gestire efficacemente il format dell'evento?

Lista di controllo esecutiva

1. Allineare il formato dell'evento alla missione e agli obiettivi di raccolta fondi.
2. Assicurare sponsorizzazioni aziendali o partnership locali per compensare i costi.
3. Costruire un budget per l'evento con proiezioni dettagliate delle spese per ogni formato.
4. Sfruttate la vostra piattaforma di gestione degli eventi per gestire i biglietti, i dati dei donatori e i progressi della raccolta fondi.
5. Progettare una programmazione degli eventi che corrisponda alle aspettative dei donatori (ad esempio, intrattenimento per i concerti, networking per le serate di gala).

Perché è importante: La scelta del formato giusto getta le basi per una campagna di successo, aiuta a massimizzare il potenziale di raccolta fondi e garantisce che le iniziative di raccolta fondi siano allineate alle aspettative dei donatori e alle capacità organizzative.

Fase 3 - Creare un budget dettagliato per l'evento per massimizzare il successo della raccolta fondi

Abilancio dettagliato è la spina dorsale della pianificazione di eventi non profit. Assicura che i vostri sforzi di raccolta fondi rimangano in linea, che l'evento si svolga senza intoppi e che massimizziate il potenziale di raccolta fondi senza eccedere nelle spese. È necessario conoscere ilmatrice importante che definirà il successo del vostro evento prima di passare alla pianificazione del budget.

Categorie di bilancio chiave da includere:

• Logistica della sede e dell'evento: spese di affitto, permessi, allestimento AV, sicurezza e assicurazione.
• Catering e decorazioni - cibo, bevande, decorazioni, noleggio (tavoli, sedie, biancheria).
• Programmazione di eventi - relatori, intrattenimento, concerti di beneficenza e attività.
• Materiali e canali di marketing: annunci sui social media, poster, produzione di video, pubbliche relazioni.
• Piattaforma di gestione eventi e strumenti di registrazione - CRM, software di registrazione eventi, piattaforme per campagne peer-to-peer.
• Supporto dei volontari e costi del personale - stipendi, trasporti e materiali di formazione.
• Fondo per le emergenze: riservare almeno il 10% per i costi imprevisti.

Suggerimenti esecutivi:

• Tenere traccia delle donazioni in natura: Elencatele nel vostro budget (ad esempio, catering, fotografia, spazio per la sede). In questo modo si riducono le spese e si aumenta il successo della raccolta fondi.
• Utilizzate una piattaforma di gestione degli eventi: Il software aiuta a tenere traccia delle spese, a regolare le allocazioni e a monitorare il ROI.
• Abbinare il budget agli obiettivi di raccolta fondi: Se l'obiettivo è raccogliere 100.000 dollari, il budget per l'evento non dovrebbe superare il 30% di tale cifra, a meno che non vengano assicurati donatori importanti o sponsorizzazioni aziendali.
• Collaborare con i leader della comunità: Possono offrire opportunità di condivisione dei costi o risorse a prezzi scontati.

Suggerimento professionale:Presentate ai membri del consiglio di amministrazione e agli sponsor aziendali una ripartizione trasparente del budget: questo crea fiducia e può sbloccare ulteriori finanziamenti o aiuti in natura.

Fase 4 - Assicurarsi sponsor aziendali e partnership che rafforzino le relazioni con i donatori

Le sponsorizzazioni aziendali e le imprese locali possono trasformare la sostenibilità finanziaria di un evento fornendo sia finanziamenti che visibilità. Gli sponsor, inoltre, aumentano la vostra credibilità, soprattutto con i nuovi donatori.

Come approcciare gli sponsor con successo:

1. Ricerca e abbinamento dei valori - Identificate le aziende con programmi di CSR allineati con eventi non profit come il vostro. Ad esempio, un marchio di fitness è perfetto per una corsa di beneficenza.
2. Evidenziate gli eventi passati - Utilizzate i dati: numero di presenze, progressi della raccolta fondi, copertura mediatica. Mostrate come la sponsorizzazione abbia portato al successo della raccolta fondi in campagne simili.
3. Creare pacchetti di sponsorizzazione graduali - Offrire opzioni come:
   • Oro: Logo sul fondale del palco, menzione del keynote, spazio privilegiato nello stand.
   • Argento: Logo sulla pagina di registrazione dell'evento + menzioni nei canali di marketing.
   • Bronzo: Riconoscimento sui social media e materiali di marketing stampati.
4. Sfruttare i membri del Consiglio di amministrazione: chiedete loro di presentarvi gli sponsor aziendali e le aziende affermate con cui sono in contatto.
5. Enfatizzare l'impatto sulla comunità - Sottolineare come la sponsorizzazione sostenga le organizzazioni non profit, aumenti la consapevolezza e rafforzi le relazioni con i donatori.

Suggerimenti esecutivi:

• Inviate sempre proposte personalizzate piuttosto che modelli generici.
• Fornire report post-evento con metriche di visibilità degli sponsor (impressioni sui social, partecipanti all'evento, progressi nella raccolta fondi).
• Trattate gli sponsor come partner a lungo termine: invitateli per tempo a partecipare al vostro evento, non solo quando avete bisogno di fondi.

Suggerimento professionale: Utilizzate la vostra pagina di sponsorizzazione non solo come una formalità, ma come uno strumento di vendita: includete immagini, testimonianze di sponsor passati ed esempi di ROI.

Fase 5 - Strategie di marketing e di sensibilizzazione per aumentare la visibilità e il coinvolgimento dei donatori

Una solida strategia di marketing trasforma un buon piano in una raccolta fondi di successo. La visibilità favorisce le iscrizioni, il coinvolgimento dei donatori e il successo della raccolta fondi.

Canali e tattiche di marketing principali:Per una panoramica completa diStrategie di marketing per eventi B2B, esplorate la guida definitiva per guidare il coinvolgimento e massimizzare il ROI.

• Social Media - Condividete il dietro le quinte della preparazione, gli annunci degli sponsor, gli aggiornamenti sui progressi della raccolta fondi e i conti alla rovescia. Utilizzate rulli, sondaggi e hashtag per coinvolgere i partecipanti.
• Campagne e-mail - Segmentate le liste (grandi donatori, partecipanti a eventi passati, nuovi donatori). Personalizzare i messaggi con storie d'impatto.
• Diffusione nella comunità - Collaborate con i leader della comunità, le scuole e i gruppi religiosi per diffondere la notizia.
• PR e media locali - Proponete storie di interesse umano a giornali e radio locali. Offrite sponsorizzazioni ai media per ottenere una portata più ampia.
• Sito web dell'evento e pagina di registrazione - Mantenete il sito semplice, adatto ai dispositivi mobili e stimolante. Includete i loghi degli sponsor, gli obiettivi della campagna di raccolta fondi e i dettagli sulla tempistica dell'evento.

Suggerimenti esecutivi:

• La coerenza è importante: costruite una timeline che pianifichi i post, gli invii di e-mail e i comunicati stampa che precedono la data dell'evento.
• Coinvolgere i partecipanti passati - Incoraggiarli a condividere le esperienze degli eventi passati e invitare gli amici.
• Ispirare i donatori con le storie - Presentate le storie dei beneficiari in video e testimonianze. In questo modo si creano legami emotivi che spingono a fare beneficenza.
• Tracciare il coinvolgimento - Utilizzate le analisi della vostra piattaforma di gestione degli eventi per misurare quali canali offrono il maggior numero di iscrizioni e donazioni.

Per saperne di piùstrategie di coinvolgimento efficaci per gli eventi, esplorate questa guida completa.

Suggerimento professionale:Reclutamento di volontari come "ambasciatori" perpromuovere il vostro evento attraverso i loro formati digitaliIl marketing tra pari è spesso più efficace della pubblicità.

Fase 6 - Semplificare la logistica dell'evento e il coordinamento dei volontari con un software di gestione eventi

La logistica di un evento può decretarne il successo. Una tempistica strutturata garantisce il corretto svolgimento dell'evento ed evita le sorprese dell'ultimo minuto. Non importa se il vostroche l'evento sia piccolo o grande, la pianificazione dell'evento è la spina dorsale di tutto.

Lista di controllo per l'organizzatore dell'evento:

• Assicuratevi la sede e i permessi in anticipo - Confermate la sede, le licenze, i permessi e l'assicurazione con almeno 2-3 mesi di anticipo. Se si tratta di un evento ibrido, assicuratevi le piattaforme fisiche e digitali.
• Coordinamento dei fornitori - Finalizzare il catering, le decorazioni, i team AV, la sicurezza e il trasporto. Richiedete contratti scritti per evitare che la portata si allarghi.
• Reclutate i volontari per tempo: iniziate 6-8 settimane prima della data dell'evento. Assegnate chiaramente i ruoli:
  • Banco di registrazione (gestire la registrazione all'evento e accogliere i partecipanti)
  • Coinvolgimento dei donatori (assistenza ai grandi donatori e agli sponsor aziendali)
  • Supporto all'asta dal vivo e supporto alla campagna peer-to-peer
  • Addetti alla logistica (risolutori rapidi di problemi il giorno dell'evento)
• Sfruttare un software per la gestione degli eventi - Utilizzare un sistema di gestione centralizzatopiattaforma di gestione degli eventi a:
  • Assegnare i turni dei volontari e monitorare la disponibilità
  • Inviare promemoria e aggiornamenti automatici
  • Condividere istantaneamente i piani di emergenza

Suggerimenti:

• Avere un elenco di fornitori di riserva (ad esempio, un secondo catering, un fornitore AV) in caso di emergenza.
• Creare un manuale per i volontari con FAQ, mappe delle sedi e processi di escalation.

Una logistica solida + volontari affidabili = una strategia di raccolta fondi che mantiene tutte le iniziative di raccolta fondi in linea.

Fase 7 - Produrre l'impatto nel giorno dell'evento: Coltivare i grandi donatori e ispirare le donazioni

Quando arriva la data dell'evento, l'esecuzione è tutta una questione di energia, narrazione e coinvolgimento dei donatori in tempo reale.Un piano di marketing di successo non si esaurisce con la pianificazioneUn forte coinvolgimento negli eventi assicura che i partecipanti rimangano coinvolti, massimizzando il potenziale di raccolta fondi.

Tattiche di esecuzione:

• Monitoraggio dei progressi della raccolta fondi in diretta - Visualizzate un termometro delle donazioni sui grandi schermi (e su livestream per il pubblico di eventi ibridi). Questo spunto visivo motiva i partecipanti a dare "solo un po' di più" per raggiungere l'obiettivo.
• Riconoscere i principali stakeholder - Riconoscere pubblicamente i membri del consiglio di amministrazione, gli sponsor aziendali, i sostenitori della comunità e i principali donatori. Questo riconoscimento rafforza le relazioni con i donatori e li fidelizza per il prossimo evento di raccolta fondi.
• Sfide tra pari - Incoraggiate la competizione amichevole tra tavoli, squadre o regioni con mini gare di raccolta fondi. Esempio: "Il tavolo che raccoglie per primo 5.000 dollari vince un incontro privato con l'artista principale".
• Flusso del programma coinvolgente - Mescolate narrazione, intrattenimento e inviti all'azione. Esempio: alternare concerti di beneficenza, testimonianze di donatori e aste dal vivo.
• Coinvolgimento di eventi ibridi - Mantenete attivi i partecipanti virtuali con sondaggi dal vivo, lotterie online e sessioni esclusive di domande e risposte.

Suggerimento: Ogni elemento dell'evento deve essere collegato alla missione. Se i partecipanti percepiscono l'impatto in tempo reale, è più probabile che raccolgano più fondi e sostengano futuri eventi non profit.

Fase 8 - Tracciare il successo della raccolta fondi con metriche che migliorano la gestione degli eventi

Una volta concluso l'evento, inizia il vero lavoro:misurazione dei risultati e dimostrare l'impatto. Senza dati, è impossibile migliorare la strategia di raccolta fondi per il prossimo evento.

Metriche chiave per la raccolta fondi nel settore non profit:

• Fondi raccolti rispetto agli obiettivi di raccolta fondi
  Vi aiuta a valutare se la vostra campagna di raccolta fondi ha raggiunto gli obiettivi prefissati.
• Tasso di conservazione dei donatori
  Mostra quanto hanno funzionato le vostre strategie di coinvolgimento dei donatori.
• Numero di nuovi donatori acquisiti - essenziale per ampliare la portata e garantire la sostenibilità delle vostre iniziative di raccolta fondi.
• Costo per dollaro raccolto (CPDR)
  Un CPDR più basso significa che state raccogliendo fondi in modo efficiente.

Suggerimenti per l'esecuzione:

• Utilizzate un software di gestione degli eventi per generare dashboard e report automatici per i membri del consiglio di amministrazione e gli sponsor aziendali.
• Segmentare i rapporti post-evento per tipo di donatore (grandi donatori, nuovi donatori, partecipanti peer-to-peer).
• Condividete i risultati pubblicamente con i sostenitori della comunità per aumentare la consapevolezza e ispirare le donazioni per il vostro prossimo evento.

Suggerimento: Non fermatevi alla fine dell'evento e pianificate i follow-up. Le e-mail di ringraziamento, i resoconti sui social media e un filmato dei momenti salienti possono prolungare l'entusiasmo dei donatori e mantenere lo slancio per il successo della campagna.

Fase 9 - Gestire le sponsorizzazioni: Come coltivare gli sponsor aziendali in partner a lungo termine

Le sponsorizzazioni aziendali possono trasformare un buon evento di raccolta fondi in un grande evento, aggiungendo stabilità finanziaria, credibilità comunitaria e portata di marketing. Tuttavia,Assicurare e gestire le sponsorizzazioni richiede una pianificazione strategica..

Piano di esecuzione per garantire e gestire le sponsorizzazioni:

• Iniziare presto le attività di sensibilizzazione:
  Rivolgetevi a potenziali sponsor aziendali, imprese locali e partner della comunità almeno 3-6 mesi prima della data dell'evento. Molte aziende finalizzano i loro budget con largo anticipo, quindi un impegno tempestivo garantisce che il vostro evento venga preso in considerazione.
• Creare pacchetti di sponsorizzazione a più livelli:
  Offrite diversi livelli di visibilità (ad esempio, Presenting Sponsor, Gold, Silver, Bronze) con chiari vantaggi per ogni livello. Tra gli esempi si possono citare l'inserimento del logo sul materiale di marketing, gli annunci sui social media, i tavoli VIP o il riconoscimento durante la programmazione dell'evento.
• Evidenziare l'allineamento del marchio:
  Personalizzate le proposte per mostrare come il sostegno all'evento sia in linea con gli obiettivi dello sponsor, sia che si tratti di impegno nella comunità, di responsabilità sociale d'impresa (CSR) o di raggiungere un pubblico specifico.
• Offrite agli sponsor un valore che va oltre l'evento:
  Offrite agli sponsor visibilità per tutto l'anno, inserendoli nelle vostre newsletter, nei canali sociali o nelle relazioni post-evento. Questo aiuta a costruire un rapporto a lungo termine piuttosto che una transazione unica.
• Riconoscere pubblicamente gli sponsor:
  Durante l'evento, ringraziate gli sponsor aziendali sul palco, nella segnaletica e attraverso le app o i livestream dell'evento. Il riconoscimento rafforza il valore e aumenta la probabilità di rinnovo per il prossimo evento.
• Seguire l'evento con un impatto misurabile:
  Dopo l'evento, inviate un rapporto sull'impatto della sponsorizzazione che includa i numeri delle presenze, i fondi raccolti, i dati demografici dei donatori e la copertura mediatica. La dimostrazione del ROI aumenta la fidelizzazione degli sponsor e il potenziale di raccolta fondi futuro.

Un consiglio da professionista:Gli sponsor vogliono qualcosa di più del posizionamento del logo: vogliono opportunità di coinvolgimento. Considerate l'aggiunta di stand interattivi per gli sponsor, esperienze digitali con il marchio per un pubblico ibrido o sfide di raccolta fondi peer-to-peer con il marchio.

Fase 10 - Coinvolgimento post-evento: Rafforzare le relazioni con i donatori e creare slancio per gli eventi futuri

Un evento di raccolta fondi di successo non si esaurisce con la conclusione dell'evento. Infatti, il coinvolgimento successivo all'evento è il momento in cui è possibile rafforzare le relazioni con i donatori, fidelizzare i partecipanti all'evento e preparare il terreno per il prossimo evento. Un processo di follow-up accurato assicura che la vostra campagna di raccolta fondi abbia un impatto duraturo.

Piano di esecuzione per il coinvolgimento post-evento:

• Inviare biglietti di ringraziamento e riconoscimenti personalizzati:
  Entro 48 ore dall'evento, inviate e-mail personalizzate o lettere scritte a mano a tutti i partecipanti all'evento, ai membri del consiglio di amministrazione, agli sponsor aziendali e ai sostenitori della comunità. Evidenziate il ruolo specifico che hanno avuto nel successo dell'evento. Riconoscete i principali donatori per nome e riconoscete le donazioni in natura pubblicamente sul vostro sito web o sui social media.
• Condividere le storie di impatto e i progressi della raccolta fondi:
  Create un rapporto post-evento che includa i fondi totali raccolti, i punti salienti della programmazione dell'evento e le storie di impatto reale. Condividetelo via e-mail, sui social media e sulla pagina di registrazione dell'evento per mostrare trasparenza e ispirare i donatori a continuare a donare. Utilizzate immagini come grafici o infografiche per mostrare i progressi della raccolta fondi rispetto agli obiettivi.
• Promuovere le prossime iniziative di raccolta fondi:
  Mantenete vivo lo slancio invitando i donatori al vostro prossimo evento o alla vostra campagna di capitale. Offrite una registrazione anticipata o aggiornamenti esclusivi per incoraggiare la partecipazione. Fate in modo che l'evento sia una continuazione del vostro percorso di raccolta fondi, piuttosto che un evento unico.
• Rafforzare le relazioni con i donatori:
  Programmate telefonate individuali o piccoli incontri con i vostri principali donatori e sponsor aziendali per discutere delle opportunità future. Condividete il modo in cui i loro contributi hanno fatto la differenza ed esplorate i modi per collaborare alla strategia di raccolta fondi a lungo termine.
• Sfruttare la raccolta fondi peer-to-peer:
  Incoraggiate i partecipanti a continuare a sostenere la vostra missione lanciando campagne di follow-up peer-to-peer. Ad esempio, chiedete loro di raccogliere fondi per compleanni, anniversari o iniziative della comunità locale a beneficio della vostra organizzazione.

Un consiglio da professionista: Considerate il coinvolgimento post-evento come parte del processo di pianificazione dell'evento nonprofit, non come un ripensamento. I donatori che si sentono apprezzati sono più propensi a donare di nuovo, ad aiutare a reclutare volontari e ad amplificare il vostro messaggio attraverso i loro canali di marketing.

Errori comuni degli eventi di beneficenza da evitare nella gestione degli eventi non profit

Anche le organizzazioni non profit più intenzionate commettono errori che possono ridurre il potenziale di raccolta fondi.Evitando queste insidie, le vostre iniziative di raccolta fondi avranno il massimo impatto..

• Iniziare le attività di sponsorizzazione troppo tardi:
  Le sponsorizzazioni aziendali e le partnership con le imprese locali richiedono tempo per essere coltivate. Iniziate la ricerca almeno 3-6 mesi prima della data dell'evento. Creare un chiaro programma di sponsorizzazione con pacchetti di sponsorizzazione graduali, opportunità di visibilità ed esempi di eventi passati.
• Trascurare di reclutare tempestivamente i volontari:
  I volontari sono fondamentali per gestire la logistica dell'evento, per coinvolgere i donatori e per garantire che l'evento si svolga senza intoppi. Iniziate il reclutamento per tempo, assegnate i ruoli (banco di registrazione, supporto all'asta silenziosa, coordinamento degli ospiti) e formateli utilizzando la vostra piattaforma di gestione degli eventi.
• Fare eccessivo affidamento sulla vendita dei biglietti per ottenere entrate:
  La vendita dei biglietti da sola raramente copre i costi degli eventi non profit. Diversificate i flussi di entrate con raccolte fondi peer-to-peer, sponsorizzazioni aziendali, lotterie e donazioni in natura. Una strategia di raccolta fondi diversificata massimizza il potenziale di raccolta fondi e protegge da eventuali carenze.
• Ignorare le tempistiche e il budget dell'evento:
  Un calendario dell'evento vago e un budget incompleto possono far deragliare il processo di pianificazione. Tracciate una mappa di tutte le fasi del processo di pianificazione dell'evento, dal materiale di marketing ai pagamenti dei fornitori. Allocate le risorse con attenzione e mettete sempre da parte fondi di riserva per le spese impreviste.
• Mancata rendicontazione ai donatori:
  I donatori vogliono vedere l'impatto delle loro donazioni. Se non condividete gli aggiornamenti, rischiate di perderli per il vostro prossimo evento. Inviate un rapporto sull'impatto, festeggiate le pietre miliari e invitateli a future iniziative di raccolta fondi.

In sintesi: Il successo di una campagna dipende non solo dalla pianificazione e dall'esecuzione, ma anche da ciò che accade dopo la conclusione dell'evento. Evitare questi errori garantisce alla vostra organizzazione non profit di costruire relazioni durature con i donatori, di ispirare donazioni benefiche e di assicurarsi il successo futuro della raccolta fondi.

Mettere tutto insieme: dalla logistica intelligente dell'evento alle relazioni durature con i donatori

La pianificazione di eventi di beneficenza va oltre la semplice raccolta di fondi. Si tratta di costruire solide relazioni con i donatori, ispirare le donazioni di beneficenza e creare eventi di raccolta fondi di successo che lascino un'eredità duratura.

Con la giusta strategia di raccolta fondi, un budget dettagliato, un forte coinvolgimento dei donatori e un uso intelligente del software di gestione degli eventi, qualsiasi organizzatore di eventi può trasformare una semplice idea in una raccolta fondi di successo che massimizza il potenziale di raccolta fondi e sostiene le organizzazioni non profit nel raggiungimento della loro missione.

State pianificando il vostro primo evento di beneficenza o state aumentando le vostre iniziative di raccolta fondi?Il software di gestione eventi all-in-one di Azavista aiuta gli organizzatori di eventi a semplificare la logistica, a migliorare il coinvolgimento dei donatori e a monitorare il successo della raccolta fondi, in modo che il vostro prossimo evento abbia il massimo impatto".