Tecnologia per eventi: Tendenze principali per il 2025

1. Un'attenzione costante alla sostenibilità

La sostenibilità è un tema che da anni è nella lista delle tendenze per gli eventi, perché è ancora molto attuale e dobbiamo continuare a parlarne finché non avremo apportato i cambiamenti necessari all'interno del settore. Quest'anno inizieremo a vedere un maggior numero di organizzatori di eventi che optano per soluzioni più ecologiche per ridurre l'impatto della plastica monouso. Vedremo anche un aumento dei materiali riciclati per il design degli eventi e un maggior numero di cassonetti per il riciclaggio, per ridurre la quantità di rifiuti che finiscono in discarica. Sebbene questi siano alcuni modi per rendere il vostro evento sostenibile, è possibile applicare altre opzioni:

Sedi: cercare luoghi sostenibili.

Rifiuti di carta: carta fosforescente per la comunicazione digitale.

Spreco alimentare: scoraggiare lo spreco di cibo con contenitori riutilizzabili.

Fiori: scegliere decorazioni consapevoli.

Energia verde: abbracciare l'elettronica a energia solare.

Trasporto: incoraggiare il car sharing o l'uso dei mezzi pubblici.

Swag: Saltate la borsa dei regali e passate al digitale.

Bevande: Per evitare di acquistare singole bottiglie d'acqua o bevande, si può scegliere un distributore o una caraffa di acqua sfusa.

2. Badge e biglietteria per gli eventi

Il badge e la biglietteria sono fondamentali per i pianificatori di eventi perché sono un aspetto integrante dell'organizzazione e dell'acquisizione dei dati dei partecipanti. Quest'anno assisteremo a una significativa diminuzione dell'uso della carta per biglietti, ricevute e conferme, poiché tutto sta passando al digitale. L'ascesa dei tag RFID e NFC, dei codici QR, delle app per eventi e di tutte le altre tecnologie portatili per i biglietti ha cambiato le carte in tavola per il settore degli eventi!

Fino a non molto tempo fa i partecipanti dovevano fare lunghe file in sede a causa dell'inefficienza del servizio di registrazione. Oggi, grazie ai più recenti progressi tecnologici, il check-in in loco e le soluzioni di stampa dei badge sono diventati molto veloci e agevoli. Un'altra grande tendenza sarà l'uso di badge, portabadge e cordini realizzati con materiali biodegradabili. Questi tipi di prodotti possono biodegradarsi in normali condizioni di discarica entro 5 anni, mentre i prodotti tradizionali, come i portabadge in vinile, possono richiedere fino a 400 anni!

Il settore degli eventi continuerà sicuramente a digitalizzare le ricevute e a ridurre l'uso di carta e plastica lungo tutta la catena di fornitura fino a quando non saranno obsolete.

3. Personalizzazione migliorata

Poiché non tutti i partecipanti al vostro evento stanno affrontando lo stesso viaggio, è importante avere una maggiore personalizzazione in modo che possano ottenere esattamente ciò di cui hanno bisogno. Questa sarà una delle maggiori tendenze del 2023. Personalizzando l'esperienza dei partecipanti, si riesce ad aggiungere più valore all'evento, facendolo sembrare personalizzato e ben pensato. Anche se ci sono molti modi per personalizzare il vostro evento, citeremo i più innovativi:

IA e apprendimento automatico

Senza dubbio, l'intelligenza artificiale (AI) e l'apprendimento automatico sono tra le tecnologie più promettenti nel settore degli eventi. Presto saranno utilizzate in tutti gli aspetti dei meeting e delle conferenze. Con l'aiuto di queste due potenti tecnologie, i pianificatori di eventi possono migliorare l'esperienza dei partecipanti ottimizzando la programmazione dell'agenda, il networking e la personalizzazione individuale dell'esperienza.

Grandi dati

L'utilizzo dei dati per pianificare e guidare le decisioni relative agli eventi sarà in primo piano nel 2023, perché si tratta di uno strumento potente che può contribuire a creare un evento di successo. Senza dubbio, l'uso dei big data rappresenta un'incredibile opportunità di crescita massiccia. Vedremo sempre più casi di come l'uso corretto dei dati aiuti i pianificatori di eventi a prendere decisioni importanti in modi che prima non erano possibili.

4. Piattaforma software di gestione eventi all-in-one

Un software di gestione eventi All-In-One è diventato uno strumento essenziale per i pianificatori di eventi, tanto da diventare una delle scelte principali per il 2023. Perché? Perché i pianificatori cercano costantemente di ridurre i costi logistici legati all'approvvigionamento, alla contrattazione e all'apprendimento di soluzioni diverse nell'ambito del processo di pianificazione dell'evento, per cui una piattaforma all-in-one è un'ottima opzione per ridurre significativamente tali costi.

Queste soluzioni integrate non solo forniscono moduli flessibili e funzionalità robuste per l'organizzazione senza soluzione di continuità di un evento, ma si integrano anche completamente con altri strumenti utilizzati dai pianificatori di eventi.

5. Privacy digitale

Se l'uso dei dati è fondamentale per avere un vantaggio competitivo nel 2023, la privacy digitale è altrettanto importante, soprattutto perché è già entrato in vigore il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'Unione Europea. Anche negli Stati Uniti è in fase di attuazione il "Mind Your Own Business Act". Se un evento o una conferenza richiede la raccolta di informazioni personali dai partecipanti, i pianificatori devono assicurarsi di essere aggiornati sulle leggi sulla privacy digitale applicate quest'anno.

Fortunatamente, le piattaforme di gestione degli eventi aiutano gli organizzatori integrando tutti i requisiti di protezione dei dati necessari, in modo da proteggere le informazioni personali dei partecipanti. Inoltre, grazie a questi requisiti, si previene qualsiasi tipo di violazione della sicurezza.