Come gestire le sponsorizzazioni per il vostro evento (e creare partnership a lungo termine)

Introduzione

Assicurarsi dei forti sponsor per gli eventi è una delle parti più critiche dipianificazione di eventi di beneficenza. Le partnership giuste non solo portano più denaro attraverso sponsorizzazioni monetarie e in natura, ma forniscono anche riconoscimento del marchio, copertura mediatica e sostegno a lungo termine da parte della comunità locale. Sia che stiate pianificando eventi virtuali, eventi ibridi o raccolte fondi di persona, sapere come gestire le sponsorizzazioni per il vostro evento può fare la differenza tra una raccolta fondi di base e un evento di vero successo.

Questa guida accompagna i pianificatori di eventi in ogni fase della ricerca di sponsor, della creazione di partnership reciprocamente vantaggiose e della garanzia che gli eventi sponsorizzati generino un ritorno misurabile sull'investimento (ROI dell'evento).

1. Chiarire il ruolo della sponsorizzazione aziendale nella strategia dell'evento di raccolta fondi

Prima di contattare potenziali sponsor, è necessario che sia assolutamente chiaro il motivo per cui la sponsorizzazione rientra nella strategia dell'evento. Troppe organizzazioni non profit vanno a caccia di sponsor senza aver collegato i punti tra gli obiettivi dell'evento e lo scambio di valore che gli sponsor si aspettano.

Come farlo bene:

• Partite dalla vostra dichiarazione di missione e dallo scopo dell'evento. Chiedete:
  • Questo evento di raccolta fondi definisce un chiaro impatto sociale o comunitario?
  • In che modo i dollari della sponsorizzazione contribuiranno direttamente a questo impatto?
• Legate i livelli di sponsorizzazione agli obiettivi di raccolta fondi. Esempio: Se il vostro prossimo evento mira a raccogliere 150.000 dollari, stabilite livelli di sponsorizzazione che coprano almeno il 30-40% di tale obiettivo. In questo modo si evita di affidarsi esclusivamente alla vendita dei biglietti o alle raccolte fondi peer-to-peer.
• Mappate la sponsorizzazione sui punti di contatto con il pubblico. Agli sponsor non interessano solo i partecipanti all'evento, ma anche la portata al di là dell'evento (piattaforme di social media, elenchi di e-mail, copertura mediatica). Create una mappa della visibilità che mostri:
  • Prima dell'evento: loghi degli sponsor su materiali promozionali, post sui social media e pagine di biglietteria.
  • Durante l'evento: menzioni dello sponsor sulle app dell'evento, sulla segnaletica, sul palco e sui materiali dell'evento.
  • Post-evento: riconoscimento dello sponsor nei video di presentazione, nei resoconti e nelle promozioni future dell'evento.

Suggerimento:Utilizzate i dati di eventi passati per dimostrare il valore. Esempio: "Al gala dell'anno scorso, i loghi degli sponsor sono stati visualizzati 42.000 volte sui social media e oltre 3.500 partecipanti hanno partecipato alle attività sponsorizzate". Questo livello di specificità fa sembrare la vostra proposta un caso aziendale piuttosto che una richiesta di donazione.

2. Trovare aziende consolidate e imprese locali che corrispondono alla vostra missione

Non tutte le aziende sono adatte. L'allineamento batte la portata.Un'azienda locale più piccola che condivide i vostri valori può offrire una partnership più autentica. (e rinnovati anno dopo anno) rispetto a un marchio più grande che non ha sovrapposizioni di missione.

Passi per una ricerca efficace:

1. Segmentare i potenziali sponsor in fasce:
   1. Leader della comunità/imprese locali: Ristoranti, palestre, banche e cliniche che desiderano visibilità a livello locale.
   2. Aziende consolidate: Marchi regionali o nazionali alla ricerca di opportunità di sponsorizzazione aziendale strutturate.
   3. Sponsor dei media: Stazioni radio, giornali e punti vendita digitali che forniscono copertura in cambio di un riconoscimento.
   4. Sponsor in natura: Aziende tecnologiche che donano app per l'evento, stampatori che offrono materiale gratuito per l'evento o locali che offrono tariffe scontate.
2. Verifica incrociata dei valori e della sovrapposizione del pubblico:
   1. Consultate le relazioni o le dichiarazioni di missione della società promotrice in materia di CSR (Responsabilità sociale d'impresa).
   2. Scoprite dove il loro pubblico di riferimento si allinea con quello del vostro evento.
   3. Evitare il "disallineamento del marchio" (ad esempio, una catena di fast-food che sponsorizza una raccolta fondi per il benessere può far storcere il naso).
3. Sfruttare gli sponsor e le reti del passato:
   1. Chiedete ai membri del consiglio di amministrazione, agli organizzatori di eventi e ai partner commerciali con chi hanno già dei legami caldi.
   2. Analizzate quali sponsor passati hanno rinnovato e perché. Questa è la vostra base di partenza per una pipeline futura più forte.

Esempio pratico: Se il vostro evento non profit è a favore della sostenibilità ambientale, un'azienda locale di energia solare o un rivenditore nazionale di articoli per l'outdoor sono molto più adatti di uno sponsor generico che non ha alcun legame con la vostra causa.

Strumenti per monitorare le prospettive di sponsorizzazione:

• Sistemi CRM come Little Green Light o Kindful (per tenere traccia di outreach, follow-up, rinnovi).
• Pagina di sponsorizzazione del sito web dell'evento: presentare le opportunità di sponsorizzazione e consentire alle aziende di registrare il proprio interesse.
• App per eventi: monitorate quali marchi interagiscono maggiormente con i vostri materiali o annunci digitali per eventi - un chiaro segnale di interesse.

3. Progettare pacchetti di sponsorizzazione che attraggano il pubblico di riferimento

Una buona proposta è un pitch deck, non una lettera di donazione. Deve mostrare agli sponsor esattamente cosa otterranno in termini di visibilità, accesso e ROI.

Elementi chiave di una proposta forte:

1. Dettagli dell'evento con chiarezza
   1. Specificare data, luogo e formato (eventi in presenza, virtuali o ibridi).
   2. Includere le presenze previste e lo scopo dell'evento.
2. Approfondimenti sul pubblico supportati dai dati
   1. Dati demografici (età, reddito, geografia).
   2. Dati psicografici (valori, stile di vita - ad esempio, il 70% dei partecipanti è attento all'ambiente).
   3. Metriche di coinvolgimento: vendite di biglietti precedenti, utilizzo dell'app, comportamento del pubblico altamente coinvolto.
3. Incentivi e livelli di sponsorizzazione
   1. Andare oltre il semplice posizionamento del logo. Esempi:
      1. Opportunità di intervento VIP alle sessioni.
      2. Sale di networking sponsorizzate (virtuali o di persona).
      3. Loghi degli sponsor integrati nelle app dell'evento o nelle sfide di gamification.
      4. Cabina fotografica personalizzata con il marchio dello sponsor per un'elevata condivisibilità sui social media.
   2. Offrire livelli di sponsorizzazione dell'evento graduali (ad esempio, Platino, Oro, Argento) con vantaggi crescenti.
4. ROI previsto
   1. Portata della copertura mediatica (numero di impressioni tramite gli sponsor dei media).
   2. Coinvolgimento digitale (portata dei social media, clic sul sito web dell'evento, visite alla pagina della sponsorizzazione).
   3. Coinvolgimento in loco (numero di visite allo stand, interazioni con i partecipanti).

Per ulteriori strategie su come aumentare l'affluenza e massimizzare il ROI, consultate il seguente documentoGuida al marketing degli eventi passo dopo passo.

Le migliori pratiche per il pitching:

• Includete sempre casi di studio di eventi passati: "Il nostro gala del 2023 ha aiutato [lo sponsor aziendale X] ad aumentare il riconoscimento del marchio tra oltre 2.500 donatori di alto valore, con un richiamo del marchio del 65% misurato dopo l'evento".
• Inquadrate il tutto come una partnership reciprocamente vantaggiosa: usate frasi come"opportunità di integrazione del marchio" o"La buona volontà della comunità combinata con un ROI misurabile"..
• Non abbiate paura di aggiungere pacchetti di sponsorizzazione personalizzati. Un'azienda sponsor potrebbe non rientrare perfettamente nei livelli Platino/Oro/Argento, ma potrebbe desiderare una visibilità personalizzata (ad esempio, sponsor esclusivo del livestream dell'evento).

4. Offrire livelli di sponsorizzazione flessibili: dalla sponsorizzazione mediatica a quella monetaria.

Troppe organizzazioni non profit si affidano a modelli di baseOro-Argento-Bronzo pacchetti che non riflettono la diversità degli sponsor. Pensate invece strategicamente a come coinvolgere diversi tipi di sponsor: sponsorizzazioni monetarie, sponsorizzazioni in natura, sponsorizzazioni mediatiche e attivazioni ibride.

Come strutturare livelli di sponsorizzazione efficaci:

1. Pacchetti di sponsorizzazione a livelli (Platino → Bronzo)Suggerimento professionale: Non nominate i livelli solo in base ai metalli. Prendete in considerazione la possibilità di assegnare ai livelli il nome della vostra causa (ad esempio, "Champion Sponsor", "Youth Builder", "Community Ally"). In questo modo si rafforza il legame tra lo sponsor e la missione.
   1. Platino (livello più alto): Include tempo sul palco, attivazioni esclusive con il marchio, diritti di acquisizione di contatti e posizionamento del logo in alto.
   2. Oro: Riconoscimento in evidenza sui materiali dell'evento, sui post dei social media e menzioni dedicate alla stampa.
   3. Argento: Marchio sulla segnaletica digitale e fisica dell'evento, inclusione nell'app dell'evento.
   4. Bronzo: menzioni sui social media, logo dello sponsor sul sito web dell'evento.
2. Opportunità di sponsorizzazione personalizzate
   Invece di bloccare ogni sponsor in pacchetti preconfezionati, create dei pacchetti aggiuntivi à-la-carte che possano allinearsi ai loro obiettivi. Esempi:
   1. Contenuti sponsorizzati per i social media → Lasciate che gli sponsor "possiedano" un post con il conto alla rovescia o un video di presentazione dell'evento sulle vostre piattaforme di social media.
   2. Lounge/Esperienze con marchio → Gli sponsor possono progettare una zona relax, una cabina fotografica o una stazione di idratazione.
   3. Riconoscimento basato sui dati nelle app per eventi → Inseriteli nella schermata iniziale della vostra app per eventi, monitorate i clic di coinvolgimento degli sponsor e condividete i rapporti sulle prestazioni dopo l'evento.
   4. Accesso esclusivo al networking → Cene private o tavole rotonde con membri del consiglio di amministrazione, relatori o leader della comunità.
3. Opzioni di budget flessibili
   1. Offrite iscrizioni a bassa soglia per le aziende locali (come la sponsorizzazione di un oggetto in palio).
   2. Offriamo sponsorizzazioni di grande impatto per le aziende affermate che cercano il massimo riconoscimento del marchio.

Perché è importante: Quanto più flessibili sono i livelli di sponsorizzazione di un evento, tanto più facile diventa per gli organizzatori degli eventiTrova gli sponsor dell'evento in diverse fasce di budget, aumentando al contempo il totale delle sponsorizzazioni raccolte.

5. Garantire più denaro attraverso gli incentivi degli sponsor e i partenariati reciprocamente vantaggiosi

Gli sponsor non vogliono solo visibilità, ma anche risultati misurabili legati al loro investimento. Trattateli come partner commerciali a lungo termine, non come donatori una tantum.

Strategie chiave per assicurarsi sponsor in modo efficace:

1. Tradurre gli obiettivi dell'evento in valore per gli sponsorQuesto vincola i loro dollari di sponsorizzazione direttamente ai risultati, migliorando il coinvolgimento.
   1. Se il vostro obiettivo è aumentare la vendita dei biglietti, mostrate come i soldi degli sponsor aumentano la vostra portata (annunci, PR, supporto agli influencer).
   2. Se il vostro obiettivo è l'impatto sulla comunità, condividete le metriche (ad esempio, "Ogni sponsorizzazione di 5.000 dollari sostiene 50 borse di studio per programmi di doposcuola").
2. Offrire incentivi di alto valore agli sponsor
   1. Copertura mediatica: Garantitevi una menzione nei comunicati stampa, nelle interviste o nei resoconti degli eventi.
   2. Attivazioni con il marchio: Pensate al di là dei loghi: lasciate che ospitino un panel, una vetrina di prodotti o una lounge di networking.
   3. Accesso del pubblico: Fornite agli sponsor aziendali gli strumenti per interagire con i partecipanti (codici QR per la cattura di contatti, informazioni sul pubblico dopo l'evento).
3. Mostrare il ROI di un evento con i dati
   Utilizzodati dell'evento dagli sponsor passati e dagli eventi passati: gli sponsor sono molto più propensi a rinnovare per gli eventi futuri se è possibiledimostrare ROI.
   1. Impressioni e coinvolgimento sui social media.
   2. Indagini sul pubblico in loco che mostrano il richiamo degli sponsor.
   3. Percentuali di clic per le sponsorizzazioni inserite nelle app o nei siti web degli eventi.

Suggerimento: posizionate sempre la sponsorizzazione come una partnership reciprocamente vantaggiosa. Non state chiedendo solo denaro, ma state offrendo il riconoscimento del marchio, l'accesso ai clienti e l'allineamento alla missione.

6. Mantenere le promesse: Come dare agli sponsor un valore reale durante l'evento

Ottenere uno sponsor è solo metà del lavoro.La capacità di fidelizzarli per il prossimo evento dipende dalla qualità dei risultati ottenuti durante l'evento in corso.

I passi per assicurarsi di consegnare (e sovraconsegnare):

1. Massimizzare la visibilità degli sponsor (digitale e fisica)
   1. I loghi degli sponsor sono presenti in tutti i materiali dell'evento: biglietti, segnaletica, diapositive, programmi digitali e la vostra pagina di sponsorizzazione.
   2. Utilizzate le app per eventi per inviare notifiche agli sponsor o per presentare le loro offerte.
   3. Posizionare i loghi degli sponsor in aree ad alto traffico (ingressi, desk di registrazione, fondali del palco).
2. Riconoscimento in tempo reale
   1. Annuncio di sponsor aziendali durante le sessioni chiave.
   2. Condividete gli shout-out in diretta sulle vostre piattaforme di social media (taggando le aziende sponsor per ottenere la massima visibilità).
   3. Integrare i loghi degli sponsor negli aggiornamenti in tempo reale dell'evento, nei livestream più bassi o nei filmati di rilievo.
3. Coinvolgere attivamente gli sponsor
   1. Invitate gli sponsor a parlare o a ospitare un Q&A.
   2. Incoraggiare gli sponsor dei media a pubblicare contenuti dietro le quinte con il coinvolgimento degli sponsor.
   3. Creare momenti interattivi come omaggi offerti dagli sponsor o stazioni di ricarica con marchio.
4. Tracciare e condividere le prestazioni
   1. Utilizzate i codici QR, i dati delle app e i sondaggi post-evento per misurare i livelli di coinvolgimento degli sponsor.
   2. Condividete un rapporto di sponsorizzazione post-evento con impressioni, impatto sulla vendita dei biglietti, copertura mediatica e coinvolgimento dei partecipanti.

Perché è importante: Gli sponsor notano quando superate le aspettative. Mantenere le promesse aumenta in modo significativo le possibilità di assicurarsi di nuovo la loro presenza per il prossimo evento di raccolta fondi o di espandere il loro investimento a livelli di sponsorizzazione più elevati.

7. Tracciare il ROI e mostrare agli sponsor perché i loro dollari di sponsorizzazione sono stati ben spesi

Gli sponsor aziendali non si limitano a fare una donazione, ma investono in visibilità, buona volontà del marchio e legami significativi con la comunità. Per assicurarvi sponsorizzazioni ripetute, dovete dimostrare il loro ROI con dati concreti.

Come monitorare efficacemente il ROI degli sponsor:

1. Metriche di visibilità del marchio
   1. Tracciare le impressioni dei loghi degli sponsor nei materiali dell'evento, nelle app dell'evento, nelle campagne sui social media e nei live stream.
2. Metriche di coinvolgimento
   1. Utilizzate link UTM o codici sconto personalizzati nelle promozioni degli sponsor per attribuire direttamente le vendite di biglietti o le donazioni.
3. Dati demografici del pubblico
   1. Ripartizione delle quote dimonitoraggio dei partecipanti Gli sponsor si preoccupano più dell'audience che del volume.
4. Analisi del sentimento
   1. Utilizzate strumenti di social listening (Sprout Social, Brandwatch o anche Hootsuite) per monitorare le menzioni positive del marchio dello sponsor durante l'evento.

Suggerimento professionale: Creare unCruscotto dell'impatto dello sponsor (tramite Google Data Studio o Power BI) in modo che gli sponsor possano vedere gli aggiornamenti in diretta durante e dopo l'evento.

8. Costruire relazioni durature: Coltivare gli sponsor per il vostro prossimo evento di raccolta fondi

Uno dei maggiori errori delle organizzazioni non profit è quello di considerare le sponsorizzazioni come accordi una tantum. Le relazioni a lungo termine sono molto più preziose delle partnership per un singolo evento.

Migliori pratiche post-evento:

1. Inviare rapporti personalizzati
   1. Andate oltre i ringraziamenti generici: fornite un riepilogo visivo del ROI con infografiche che mostrino come i loro dollari di sponsorizzazione abbiano avuto un impatto (ad esempio, "La vostra sponsorizzazione ha finanziato 500 pasti per le famiglie locali").
2. Anteprime esclusive per il prossimo evento di raccolta fondi
   1. Invitateli a una prima fase di sponsorizzazione per il vostro prossimo evento di raccolta fondi prima di aprirlo a nuovi partner. In questo modo si sentono apprezzati.
3. Riconoscimento pubblico
   1. Evidenziate gli sponsor nei comunicati stampa successivi all'evento, nelle newsletter o nelle "storie d'impatto" sul vostro sito web. Per gli sponsor dei media, riutilizzate la copertura dell'evento in contenuti blog o video che continuino a circolare.
4. Impegno per tutto l'anno
   1. Non aspettate il prossimo evento. Invitate gli sponsor a visite in loco, giornate di servizio alla comunità o piccole attività non profit. Più sono emotivamente coinvolti nella vostra missione, più è probabile che rinnovino la sponsorizzazione a livelli più alti.

9. Evitare gli errori comuni di sponsorizzazione che costano credibilità e accordi futuri

Anche i pianificatori di eventi più esperti spesso cadono in trappole che costano loro relazioni forti con gli sponsor. Evitare queste trappole garantisce collaborazioni più fluide con gli sponsor e risultati migliori nella raccolta di fondi.

Errori da cui stare attenti:

1. Raggiungimento tardivo
   1. Gli sponsor pianificano i budget con mesi di anticipo. Avvicinarsi a loro 4-6 settimane prima dell'evento riduce drasticamente le possibilità. La pratica migliore: Iniziare 6-9 mesi prima dell'evento.
2. Proposte di sponsorizzazione generiche
   1. Una proposta uguale per tutti non funziona. Ogni proposta deve includere dati personalizzati sull'allineamento del pubblico che dimostrino perché i vostri partecipanti sono perfetti per gli obiettivi di marketing dello sponsor.
3. Promesse eccessive sui prodotti da consegnare
   1. Non garantite mai una copertura mediatica o un numero di presenze che non possiate comprovare con i dati di eventi passati. Questo è uno dei modi più rapidi per perdere credibilità.
4. Scarso follow-up
   1. Molte organizzazioni non profit perdono sponsor perché non mantengono la comunicazione dopo l'evento. Senza la prova dell'impatto, è improbabile che gli sponsor rinnovino.
5. Trascurare gli sponsor più piccoli
   1. Mentre gli sponsor Platinum sono preziosi, gli sponsor Bronze e quelli in natura possono trasformarsi in impegni maggiori se coltivati. Concentrarsi solo sui "pesci grossi" limita la crescita a lungo termine.

Suggerimento utile: Creare uno Sponsor Playbook per la vostra nonprofit che documenti le tempistiche e gli obiettivi da raggiungere,Modelli di reportistica sul ROIe le strategie di comunicazione post-evento. In questo modo la gestione degli sponsor è coerente, anche se il team dell'evento cambia.

Conclusione: Le sponsorizzazioni come spina dorsale di eventi di successo

Gestire le sponsorizzazioni per eventi di beneficenza non significa solo vendere sponsorizzazioni, ma anche creare partnership durature e reciprocamente vantaggiose con sponsor aziendali, sponsor dei media e leader della comunità locale. Quando gli organizzatori di eventi ricercano potenziali sponsor, elaborano solide proposte di sponsorizzazione, mantengono le promesse e coltivano le relazioni, non solo raccolgono più fondi, ma gettano anche le basi per eventi futuri che superino gli obiettivi di raccolta fondi.

Seguendo queste best practice per la pianificazione di eventi di beneficenza, trasformerete i dollari delle sponsorizzazioni inimpatto sostenibile per il vostro evento no-profit.

ConAzavistaIn questo modo è possibile gestire i pacchetti di sponsorizzazione, monitorare il ROI dell'evento e fornire un valore reale agli sponsor, il tutto in un'unica piattaforma.