Le 11 migliori idee di sostenibilità da attuare durante gli eventi per un impatto duraturo

Introduzione: Perché gli eventi sostenibili sono importanti

L'industria globale degli eventi ha una notevole impronta ambientale. Secondo alcuni studi, una singola conferenza di grandi dimensioni può generare fino a 3.600 tonnellate di emissioni di CO2, equivalenti alle emissioni annuali di centinaia di automobili. Inoltre, gli eventi producono spesso enormi quantità di rifiuti: un evento medio genera circa il 75% di rifiuti non riciclabili, tra cui bottiglie di plastica, contenitori di cibo e rifiuti di carta.

Ripartizione dell'impatto ambientale (rifiuti tipici di un evento)

• Rifiuti di plastica: 40%
• Spreco alimentare: 25%
• Rifiuti di carta: 20%
• Altro (elettronica, metalli, ecc.): 15%

Senza una pianificazione mirata di eventi sostenibili, questi costi ambientali si sommano, contribuendo all'aumento delle emissioni di carbonio, all'esaurimento delle risorse e all'inquinamento.

Vantaggi di una pianificazione eco-compatibile

Adottando idee per eventi sostenibili e pratiche eco-compatibili, gli organizzatori di eventi possono:

• Ridurre l'impronta di carbonio dell'evento attraverso scelte intelligenti come l'efficienza energetica delle sedi e l'uso di energie rinnovabili.
• Ridurre al minimo i rifiuti, con conseguente riduzione dei costi di smaltimento e dell'impatto sulle discariche.
• Migliorare l'immagine del marchio dimostrando l'impegno verso la responsabilità ambientale.
• Coinvolgere i partecipanti che sempre più spesso preferiscono eventi eco-compatibili e in linea con i loro valori.
• Ottenere risparmi sui costi riducendo i materiali, il consumo energetico e gli sprechi alimentari.

In definitiva, dare priorità alla sostenibilità trasforma gli eventi da oneri ambientali in opportunità di leadership e impatto positivo nel settore degli eventi.

In questa guida completa, presentiamo idee innovative di sostenibilità che possono essere attuate durante gli eventi, insieme ai costi stimati, ai livelli di difficoltà e alle risorse chiave necessarie per ciascuna di esse. Sia che stiate organizzando un evento di persona, sia che stiate organizzando un evento virtuale oeventi ibridio una conferenza di massa, troverete spunti pratici per aiutarvi a ridurre gli sprechi, a diminuire le emissioni di gas serra e a promuovere l'educazione alla sostenibilità tra i partecipanti.

1. Scegliere una sede ecologica

Perché è importante:

La sede dell'evento influisce in modo significativo sul consumo energetico e sull'impronta ambientale complessiva dell'evento. La scelta di una sede ecologica che dia priorità all'efficienza energetica, che utilizzi fonti di energia rinnovabili come l'energia solare e che sostenga le iniziative di riduzione dei rifiuti può ridurre drasticamente le emissioni di carbonio del vostro evento.

Come implementare:

• Cercate locali con certificazione LEED o standard equivalenti di bioedilizia.
• Scegliete luoghi con abbondante illuminazione naturale per ridurre il consumo di elettricità.
• Privilegiare i locali che utilizzano carta riciclata post consumo e sistemi di compostaggio.
• Assicurarsi che la sede supporti i contenitori per il riciclaggio e una gestione efficiente dei rifiuti.
• Verificate se hanno stretto partnership con fornitori eco-compatibili.

Costo stimato (USA):

Le sedi ecologiche possono richiedere un sovrapprezzo da 500 a 2.000 dollari rispetto agli spazi convenzionali, ma possono offrire un risparmio sui costi delle utenze e dello smaltimento dei rifiuti.

Difficoltà: Moderata

Richiede una ricerca iniziale e potenzialmente più negoziati, ma produce un elevato impatto sulla sostenibilità.

Risorse necessarie:

Banche dati sulle sedi (ad esempio, Green Venue Guide), liste di controllo per la certificazione, formazione del personale.

2. Offrire opzioni di trasporto pubblico o sostenibile

Perché è importante:

Viaggi da e per gli eventi contribuisce pesantemente all'impatto ambientale dell'evento. L'offerta di trasporti sostenibili riduce le emissioni di carbonio e incoraggia un comportamento responsabile nei confronti dell'ambiente.

Come implementare:

• Promuovere le opzioni di trasporto pubblico e fornire percorsi dettagliati.
• Organizzare navette o carpooling per i partecipanti.
• Fornire incentivi per l'uso del trasporto pubblico o del car pooling, come biglietti scontati.
• Offrire programmi di compensazione delle emissioni di carbonio per i viaggi inevitabili.

Costo stimato: $50-$500

Principalmente costi amministrativi e promozionali; i servizi di navetta possono aumentare i costi a seconda della scala.

Difficoltà: Facile

Richiede il coordinamento con i fornitori di servizi di trasporto e la comunicazione ai partecipanti.

Risorse necessarie:

Partnership con il trasporto locale, app di ride-sharing, materiali di comunicazione.

3. Passare al digitale con il marketing e le agende

Perché è importante:

I materiali di stampa tradizionali generano grandi quantità di rifiuti cartacei. Il passaggio al digitale riduce gli sprechi, riduce i costi e aumenta la convenienza.

Come implementare:

• Utilizzate le app per eventi mobili per gli ordini del giorno, il networking e i sondaggi.
• Sostituite gli opuscoli e i biglietti stampati con codici QR o pass mobili.
• Utilizzate le e-mail e i social media per gli aggiornamenti invece dei volantini.

Costo stimato: $0-$500

Molte piattaforme offrono opzioni di base gratuite; le funzioni premium possono costare di più.

Difficoltà: Facile

Semplice adozione della tecnologia esistente, con la necessità di una guida da parte dei partecipanti.

Risorse necessarie:

Abbonamenti ad app mobili, supporto alla progettazione digitale.

4. Servire alimenti sostenibili e ridurre gli sprechi alimentari per promuovere la riduzione dei rifiuti.

Perché è importante:

La produzione di cibo rappresenta una parte significativa delle emissioni di gas serra. Inoltre, gli avanzi di cibo aumentano i rifiuti e i costi ambientali.

Come implementare:

• Scegliete fornitori di alimenti locali, stagionali e biologici per ridurre al minimo le emissioni dovute al trasporto.
• Offrire opzioni a base vegetale o vegetariana per ridurre l'impronta ecologica.
• Attuare il controllo delle porzioni e il conteggio accurato degli ospiti per evitare eccessi.
• Collaborate con enti di beneficenza per la donazione degli avanzi di cibo o per i servizi di compostaggio.

Costo stimato: $25-$65 a persona

Può essere più alto della ristorazione tradizionale, ma compensa con benefici ambientali e sociali.

Difficoltà: Moderata

Richiede una pianificazione attenta dei menu e partnership affidabili con i fornitori.

Risorse necessarie:

Ristoratori sostenibili, organizzazioni di donatori di cibo.

5. Utilizzare materiali riciclati, biodegradabili o riutilizzabili per ridurre l'impronta di carbonio.

Perché è importante:

Il passaggio a materiali biodegradabili e riciclati riduce i rifiuti di carta e plastica che finiscono nelle discariche.

Come implementare:

• Fornire posate e piatti riutilizzabili o alternative biodegradabili.
• Utilizzate carta riciclata post-consumo per qualsiasi esigenza di stampa inevitabile.
• Offrite ai partecipanti kit ecologici per l'evento, tra cui borse o bottiglie riutilizzabili.
• Utilizzare badge per eventi che siano riutilizzabili e sostenibili

Costo stimato: $200-$1.000 a seconda delle dimensioni dell'evento.

Difficoltà: Facile

I materiali sono ampiamente disponibili; educare i venditori e il personale.

Risorse necessarie:

Fornitori ecologici, partnership per la gestione dei rifiuti.

6. Razionalizzare la gestione dei rifiuti e il riciclaggio

Perché è importante:

Una corretta differenziazione dei rifiuti garantisce la massima riduzione dei rifiuti e riduce la contaminazione dei materiali riciclabili.

Come implementare:

• Etichettare e posizionare in modo chiaro i bidoni per il riciclaggio e le stazioni per il compost in tutta la sede.
• Educare i partecipanti alla differenziazione dei rifiuti attraverso la segnaletica e gli annunci.
• Formare il personale e i fornitori sulle politiche in materia di rifiuti.

Costo stimato: $100-$400

Copre i cestini, la segnaletica e il tempo del personale.

Difficoltà: Facile

È richiesta la pianificazione logistica e la gestione in loco.

Risorse necessarie:

Collaborazione con le aziende di gestione dei rifiuti, formazione dei volontari o del personale.

7. Ospitare eventi virtuali e ibridi

Perché è importante:

Riducendo la presenza fisica si riducono le emissioni di carbonio legate ai viaggi e gli sprechi di materiali.

Come implementare:

• Utilizzate piattaforme di eventi virtuali per trasmettere contenuti.
• Combinare la presenza di persona con la partecipazione online (eventi ibridi).
• Offrire strumenti di rete e di coinvolgimento virtuali.

Costo stimato: Variabile, ma spesso riduce i costi complessivi del 50-70%.

Difficoltà: Moderata

Richiede competenze tecniche e una solida infrastruttura Internet.

Risorse necessarie:

Software per eventi virtuali, team di produzione.

8. Promuovere l'uso di bottiglie d'acqua riutilizzabili e di stazioni di idratazione.

Perché è importante:

Le bottiglie di plastica monouso sono una delle principali fonti di rifiuti di plastica.

Come implementare:

• Fornite bottiglie d'acqua riutilizzabili con il marchio come gadget.
• Predisporre stazioni di rifornimento dell'acqua per scoraggiare le bottiglie usa e getta.

Costo stimato: $3-$10 per bottiglia più il noleggio della stazione di rifornimento.

Difficoltà: Facile

Semplice da implementare con un chiaro messaggio ambientale.

Risorse necessarie:

Stazioni d'acqua, venditori di articoli di marca.

9. Eventi energetici con le energie rinnovabili

Perché è importante:

Il passaggio a fonti di energia rinnovabili come l'energia solare riduce la dipendenza dai combustibili fossili.

Come implementare:

• Selezionare sedi alimentate da fonti rinnovabili.
• Noleggio di generatori solari portatili per esterni oeventi remoti.

Costo stimato: 500-5.000 dollari (a seconda della portata dell'evento).

Difficoltà: Avanzato

Richiede il coordinamento con la sede e i fornitori specializzati.

Risorse necessarie:

Fornitori di energia rinnovabile, consulenti energetici.

10. Arredi e materiali eco-compatibili

Perché è importante:

Le decorazioni finiscono spesso in discarica dopo gli eventi.

Come implementare:

• Utilizzate decorazioni a noleggio o riutilizzabili.
• Incorporare piante vive o fiori in vaso che possono essere donati dopo l'evento.
• Evitate la plastica monouso a favore di materiali biodegradabili.

Costo stimato: $100-$1.000 a seconda delle dimensioni dell'evento.

Difficoltà: Moderata

Pianificare in anticipo e rifornirsi da fornitori ecologici è fondamentale.

Risorse necessarie:

Aziende di noleggio di decorazioni verdi, vivai locali.

11. Promuovere l'educazione alla sostenibilità durante l'evento

Perché è importante:

Educare i partecipanti può amplificare l'impatto delle vostre pratiche di eventi sostenibili e incoraggiare un cambiamento di comportamento a lungo termine.

Come implementare:

• Ospitare pannelli o sessioni su temi di sostenibilità.
• Fornire una segnaletica che evidenzi gli obiettivi e i risultati di sostenibilità del vostro evento.
• Distribuire materiale didattico in formato digitale o ecologico.

Costo stimato: $0-$1.000 per relatori e materiali.

Difficoltà: Da facile a moderato

Dipende dalla complessità del programma.

Risorse necessarie:

Esperti di sostenibilità, team di progettazione e contenuti.

Consigli di pianificazione per rendere più facile (e meno costosa) la sostenibilità di un evento

L'implementazione di idee di sostenibilità per gli eventi non deve essere per forza eccessiva o costosa. Integrando semplici pratiche sostenibili fin dalle prime fasi del processo di pianificazione dell'evento, è possibile minimizzare efficacemente gli sprechi e ridurre l'impatto ambientale dello spazio per eventi, ponendo al contempo le premesse pereventi futuri che danno priorità a un futuro sostenibile.

• Collaborate con fornitori che già operano in modo sostenibile. Scegliere fornitori e prestatori di servizi impegnati in iniziative ecologiche significa avere meno sorprese e sforzi più allineati verso un evento verde. Dai fornitori di catering che offrono imballaggi compostabili alle stampanti che utilizzano materiali di marketing riciclati, la collaborazione con partner eco-consapevoli semplifica i vostri sforzi sostenibili.
• Iniziate con 2-3 idee semplici. Invece di cercare di rivedere tutto in una volta, iniziate con passi gestibili come l'installazione di stazioni di riciclaggio adeguate, la riduzione della plastica monouso o la scelta di comunicazioni digitali. Questi piccoli cambiamenti danno slancio e dimostrano l'impegno verso la sostenibilità.
• Comunicate sempre i vostri sforzi: i partecipanti amano la trasparenza. Rendete visibili i vostri sforzi sostenibili attraverso la segnaletica dell'evento, gli annunci e le piattaforme digitali. Incoraggiate i partecipanti a partecipare condividendo i modi in cui possono contribuire, ad esempio utilizzando bottiglie d'acqua riutilizzabili o prendendo i mezzi pubblici. Una comunicazione chiara aiuta a promuovere una comunità allineata con le vostre idee di eventi verdi e aumenta il coinvolgimento.

Sfide comuni che si possono incontrare durante un evento e come risolverle

Anche con le migliori intenzioni, gli organizzatori di eventi spesso incontrano ostacoli nell'adozione di pratiche sostenibili. Ecco alcune sfide comuni e soluzioni pratiche per mantenere le vostre iniziative verdi in pista:

1. Costo superiore percepito
   Concentratevi sul ROI a lungo termine della sostenibilità, come il risparmio sui costi grazie alla riduzione dei consumi energetici, e cercate sponsorizzazioni che sostengano gli sforzi eco-compatibili. Anche molte sovvenzioni e programmi delle agenzie per la protezione ambientale possono offrire assistenza finanziaria.
2. Mancanza di esperienza
   Utilizzate strumenti utili come la nostra lista di controllo scaricabile che vi guiderà passo dopo passo nelle idee di sostenibilità da implementare agli eventi, riducendo al minimo le congetture e aumentando la fiducia.
3. Spinta dei venditori
   Fornite in anticipo chiare linee guida sulla sostenibilità, specificando i requisiti per ridurre al minimo i rifiuti organici, la plastica monouso e l'uso di materiali di marketing riciclati o eco-compatibili. Una comunicazione trasparente stabilisce le aspettative in anticipo e incoraggia la collaborazione con i fornitori.

Anticipando queste sfide e applicando queste soluzioni, sarete meglio equipaggiati per creare eventi veramente responsabili e di impatto ambientale.

Sommario: La vostra tabella di marcia verso eventi più sostenibili

La sostenibilità negli eventi non è più un optional: è un'aspettativa e un'opportunità. Integrando queste idee per eventi sostenibili, è possibile ridurre gli sprechi, risparmiare sui costi e promuovere la responsabilità ambientale.

Iniziare da:

• Definizione di chiari obiettivi di sostenibilità dell'evento
• Scegliere 2-3 idee da realizzare quest'anno
• Misurare l'impatto ambientale del vostro evento e migliorarlo continuamente

Insieme, possiamo fare di ogni evento un'opportunità per proteggere il nostro pianeta e ispirare il cambiamento.