La création d'une expérience mémorable ne commence pas au début de l'événement, mais bien avant que le premier intervenant ne monte sur scène. Un engagement fort avant l'événement est l'un des meilleurs moyens de créer le buzz, de booster le taux de participation et de s'assurer que les participants sont prêts à s'impliquer.

Dans cet article, nous allons explorer 12 idées créatives pour susciter l'engagement avant un événement, classées par niveau de difficulté et accompagnées d'une estimation des coûts, d'une liste d'outils recommandés et des étapes à suivre pour les mettre en œuvre.

Pourquoi l'engagement avant l'événement est important

L'engagement avant l'événement est plus qu'un simple échauffement, c'est la base d'un événement réussi. Avant même que votre événement ne commence officiellement, votre audience se forge déjà une opinion, définit ses attentes et décide dans quelle mesure elle participera.

Voici pourquoi l'engagement avant l'événement devrait être une priorité absolue dans :

1. Booste la fréquentation des événements à venir

Quelques publications stratégiques sur les réseaux sociaux, des vidéos teaser ou des sondages préalables à l'événement peuvent considérablement accroître l'anticipation et réduire le taux d'abandon, en particulier chez les participants à des événements virtuels.

• mobile événement 48 heures avant l'événement peut augmenter le taux de participation jusqu'à 25 %.

2. Crée des participants mieux préparés et plus engagés

Fournir du contenu avant l'événement, comme des présentations des intervenants, les points forts du programme et des sondages interactifs, permet d'aligner les attentes et de mettre votre public dans le bon état d'esprit. Cela se traduit par un engagement accru des participants et des opportunités de réseautage plus productives pendant votre événement.

• Conseil de pro : utilisez votre application événementielle pour diffuser du contenu sélectionné en fonction des intérêts des participants, recueillis grâce aux réponses précoces aux invitations ou aux sondages.

3. Crée un lien émotionnel avec le thème de votre événement

Les événements les plus captivants créent un sentiment d'appartenance. En élaborant un récit ou une mission avant le début de votre événement, vous établissez un objectif commun qui renforce l'engagement des audiences et leur investissement émotionnel.

• Cas d'utilisation : pour une conférence sur le thème du développement durable, envoyez chaque semaine des conseils écologiques, du contenu en coulisses ou permettez aux participants de voter sur des initiatives écologiques liées à l'événement.

4. Génère un buzz sur les réseaux sociaux et une valeur ajoutée post-événements

Utilisez les réseaux sociaux dès le début pour lancer des conversations à l'aide du hashtag de votre événement, partager des teasers sur les intervenants ou organiser des campagnes de compte à rebours. Cela permet non seulement de susciter l'enthousiasme, mais aussi de créer une banque de contenus générés par les utilisateurs qui pourra ensuite être utilisée pour partager les moments forts de l'événement et soutenir les enquêtes et les résumés post-événements.

• Valeur continue : ces interactions anticipées contribuent à créer une communauté, ce qui augmente le ROI et encourage la participation à .

5. Fournit des informations précieuses aux organisateurs d'événements

Grâce à des sondages préalables à l'événement, à l'écoute sociale et au suivi des données, les organisateurs peuvent recueillir des informations utiles sur les préférences, les intérêts et les attentes des participants. Utilisez ces informations pour ajuster votre stratégie de contenu, recommander des sessions et même affiner la logistique, tout cela avant le début de l'événement.

12 idées créatives pour susciter l'engagement avant un événement

Chaque idée comprend une évaluation de la difficulté, une estimation des coûts, le temps nécessaire à sa mise en œuvre et la manière d'optimiser son impact.

1. Vidéos d'accueil personnalisées (avec apparitions des intervenants)

• Difficulté : ★★☆☆☆
• Coût estimé : 300 $ à 2 000 $ (selon l'échelle et le niveau de personnalisation)
• Temps nécessaire : 1 à 2 semaines

Qu'est-ce que c'est ?

Créez de courts messages vidéo personnalisés mettant en vedette vos conférenciers principaux, vos hôtes ou vos leaders du secteur, qui accueilleront les participants par leur nom ou celui de leur entreprise. Idéal pour les invités de marque, les clients importants ou les conférenciers.

Pourquoi ça marche :

• Ajoute une expérience VIP pour vos participants
• Encourage la participation anticipée et le buzz
• Booste l'engagement sur les réseaux sociaux lorsque les destinataires partagent leurs vidéos de bienvenue personnalisées.
• Particulièrement efficace pour les participants à des événements virtuels qui ont besoin d'un lien émotionnel plus fort.

Comment procéder :

• Utilisez des outils de personnalisation vidéo
• Préenregistrez des scripts de base avec de courts emplacements personnalisés pour les noms ou les mentions d'entreprise.
• Segmentez les participants par rôle ou par intérêt et créez des modèles vidéo pour chaque groupe.
• Intégrez-le dans les e-mails envoyés avant l'événement ou diffusez-le via votre application mobile dédiée à l'événement.

Conseils de pro :

• Les vidéos doivent durer moins de 60 secondes.
• Mentionnez les titres des sessions, le thème de l'événement ou un message d'accueil personnalisé en fonction de l'entreprise ou de la région du participant.
• Utilisez des caméos de conférenciers pour ajouter un effet de surprise et augmenter les taux d'ouverture.

À éviter :

• Ne diffusez pas en masse des vidéos génériques, cela va à l'encontre de l'objectif de personnalisation.
• Évitez les créations de dernière minute, le rendu et la révision des vidéos à grande échelle prennent du temps.

2. Laissez les participants voter sur les sessions, les intervenants ou les cadeaux promotionnels

• Difficulté : ★☆☆☆☆
• Coût estimé : gratuit à 500 $
• Temps nécessaire : 3 à 7 jours

Qu'est-ce que c'est ?

Permettez aux participants de voter sur certains points de l'ordre du jour, les ateliers, les conférenciers principaux ou même le type de cadeaux qu'ils recevront. Il s'agit également d'une activité ludique qui favorise l'engagement des employés lors d'événements internes.

Pourquoi ça marche :

• Encourage les interactions anticipées
• Contribue à façonner l'événement en fonction des intérêts des participants.
• Permet aux clients de se sentir écoutés et valorisés
• Le moyen idéal pour recueillir des données d'enquête avant l'événement tout en boostant la participation.

Comment procéder :

• Utilisez le logiciel événementiel d'Azavista pour créer des sondages rapides.
• Posez 1 à 3 questions pour rester simple (par exemple, « Quelle conférence vous intéresse le plus ? »).
• vous avez voté ! »
• Envoyez des rappels via votre application pour événements et vos réseaux sociaux.

Conseils de pro :

• Présentez des choix clairs et attrayants : ajoutez des photos des intervenants ou des descriptions des sessions.
• Récompensez les votants avec une petite incitation (comme un accès anticipé au contenu ou une participation à un concours).
• Envisagez d'organiser un concours sur les réseaux sociaux autour du vote afin d'élargir votre audience.

À éviter :

• Ne faites pas trop de sondages. Limitez les demandes avant l'événement à 1 ou 2 sondages maximum.
• Évitez d'utiliser des options vagues ou trop générales : la précision favorise la participation.

3. Boîtes événementielles « Mystery Mail »

• Difficulté : ★★★☆☆
• Coût estimé : 25 à 50 dollars par participant (réductions possibles pour les inscriptions groupées)
• Temps nécessaire : 3 à 4 semaines (planification, approvisionnement, emballage et expédition)

Qu'est-ce que c'est ?

Envoyez aux participants une boîte mystère personnalisée qui fait allusion au thème de l'événement ou qui contient des accessoires, des outils et des surprises à utiliser pendant l'événement. Idéal pour susciter l'intérêt pour les événements virtuels, hybrides et en présentiel.

Pourquoi ça marche :

• Ajoute une dimension tactile et émotionnelle à votre expérience d’événement.
• Améliore l'engagement lors de sessions multiples (en particulier les ateliers ou les jeux)
• Encourage le partage sur les réseaux sociaux et le buzz autour du déballage
• Établit des liens et crée une communauté avant même le début de l'événement.

Comment procéder :

• Collaborez avec des entreprises spécialisées dans les cadeaux
• Éléments à inclure : accessoires pour l'événement, t-shirts ou casquettes à l'effigie de la marque, collations saines, produits de bien-être, cahiers ou articles spécifiques à la session.
• Associez le contenu aux sessions : par exemple, un masque pour les yeux pour un atelier sur le bien-être mental ou des post-it pour une session de brainstorming.

Conseils de pro :

• Ajoutez une note manuscrite ou un message vocal pour apporter une touche personnelle.
• Utilisez les codes QR sur la boîte pour accéder aux détails de l'événement ou au contenu pré-événementiel.
• Mentionnez la livraison dans vos e-mails d'engagement avant l'événement afin de susciter l'anticipation.

À éviter :

• Ne remplissez pas trop la boîte, veillez à ce qu'elle reste pertinente et légère.
• Évitez les collations ou les articles spécifiques à une région qui pourraient poser des problèmes d'expédition.

4. Concours avant l'événement (photo/quiz)

Difficulté : ★★☆☆☆
Coût : 100 à 1 000 dollars pour les prix
Temps nécessaire : 1 à 2 semaines

Qu'est-ce que c'est ?

Organisez un concours simple avant l'événement afin de susciter l'enthousiasme et d'encourager une participation active sur tous les canaux.

• Concours photo : demandez aux participants de partager des photos sur un thème donné (par exemple, « Votre bureau à domicile » ou « Tenue inspirée du thème de l'événement ») sur les réseaux sociaux en utilisant le hashtag de votre événement.
• Défi quiz : publiez chaque jour ou chaque semaine une question quiz en rapport avec les intervenants de l'événement, l'histoire de l'entreprise ou les titres des sessions. Utilisez votre application événementielle ou votre site web pour recueillir les réponses.

Pourquoi ça marche :

• Booste l'engagement du public et la participation des participants
• Donne un élan à votre prochain événement
• de créer le buzz grâce à des publications sur les réseaux sociaux.

Conseils :

• Présentez les gagnants du concours sur votre application événementielle ou lors d'une session en direct.
• Intégrez des questions-réponses à vos ateliers interactifs ou à vos sessions en petits groupes.
• Offrez des avantages tels qu'un accès VIP ou des cadeaux promotionnels à l'effigie de la marque.

5. Défis d'apprentissage ludiques

Difficulté : ★★★☆☆
Coût : 500 $ à 1 500 $
Temps requis : 2 à 3 semaines

Qu'est-ce que c'est ?

Créez un « jeu éducatif » avant l'événement afin de présenter les principaux thèmes abordés, les intervenants ou les outils qui seront utilisés pendant l'événement.

Exemples :

• Quiz quotidiens ou fiches d'apprentissage sur le thème de l'événement
• Chasses au trésor vidéo sur le site Web de votre événement
• Contenu déverrouillable ou indices liés aux sessions en petits groupes

Pourquoi ça marche :

• Prépare les participants à des ateliers interactifs plus enrichissants.
• précieuses
• Maintient l'engagement de l'audience grâce à des tâches simples et faciles à réaliser.

Outils :

Utilisez les fonctionnalités de gamification d'Azavista pour automatiser la distribution des défis, attribuer des points et suivre les progrès via votre .

6. Mini défis bien-être

Difficulté : ★☆☆☆☆
Coût : Gratuit – 30 $ par personne
Temps requis : 1 semaine

Qu'est-ce que c'est ?

Les défis bien-être sont un moyen simple et inclusif de booster l'engagement anticipé des participants et de leur montrer que vous vous souciez de leur bien-être.

Exemples :

• Check-in quotidien pour l'hydratation ou la vérification des mouvements
• Séances virtuelles de pleine conscience ou de respiration
• Compétition entre équipes pour compter le nombre de pas (particulièrement amusant dans les événements hybrides)

Pourquoi ça marche :

• Encourage la participation active avant même le début de l'événement.
• Favorise la santé mentale et la réussite des événements en réduisant le stress.
• Offre une alternative aux introductions riches en contenu

Conseil :

Suivez la participation à l'aide de votre application événementielle et récompensez les gagnants avec des kits bien-être, des badges numériques ou du temps supplémentaire pour réseauter lors de votre prochain événement.

7. Partenariat caritatif participatif

Difficulté : ★★☆☆☆
Coût : flexible (en fonction de l'objectif)
Temps nécessaire : 1 à 2 semaines

Qu'est-ce que c'est ?

Invitez les participants à voter pour une cause, puis associez un objectif mesurable (par exemple, 80 % de participation ou d'engagement) à un don de l'entreprise.

Pourquoi ça marche :

• Aligne votre stratégie d'engagement des participants sur vos objectifs
• Renforce les liens émotionnels et l'implication communautaire
• Ajoute du sens à l'expérience de l'événement

Conseil :

• Annoncez la cause et l'avancement de votre événement sur votre application événementielle.
• Incluez les résultats finaux dans vos sondages et communications post-événements.
• Mettez en avant dans votre vidéo récapitulative de l'événement ou dans votre article de blog

8. « Demandez-moi n'importe quoi » avec les intervenants

Difficulté : ★★★☆☆
Coût : Gratuit – 500 $
Temps requis : 2 semaines

Qu'est-ce que c'est ?

Organisez une session « Ask Me Anything » (Demandez-moi n'importe quoi) en direct ou préenregistrée, au cours de laquelle vos conférenciers principaux ou les leaders du secteur répondront aux questions soumises par l'audience.

Pourquoi ça marche :

• Crée des liens directs entre les participants et les intervenants
• Encourage l'engagement du public dès le début
• Aide les participants à susciter l'intérêt pour les sessions à venir.

Exécution :

• Promouvoir l'AMA via des sondages préalables à l'événement
• Recueillir et sélectionner les meilleures questions
• Partagez des extraits sous forme de publications sur les réseaux sociaux ou de contenu pré-événementiel pour susciter l'enthousiasme.
• Planifiez la séance de questions-réponses pendant une semaine plus calme avant l'événement ou pendant la pause déjeuner.

9. Créez un « tableau d'ambiance » interactif pour l'événement

Difficulté : ★☆☆☆☆
Coût : Gratuit – 100 $
Temps requis : 1 semaine

Qu'est-ce que c'est ?

Invitez les participants à contribuer à un espace visuel partagé, tel qu'un tableau d'ambiance numérique, inspiré du thème de votre événement.

Pourquoi ça marche :

• Stimule la créativité et favorise les liens avant le début de l'événement
• Contribue à créer une atmosphère mémorable pour vos événements
• Recueille des retours visuels sur le ton, les préférences ou le branding.

Outils :

Utilisez des plateformes telles que Padlet, Canva Whiteboard ou Miro pour une expérience collaborative.
Permettez aux utilisateurs de télécharger :

• GIF
• Mèmes
• Citations
• Images liées aux prochaines sessions ou aux objectifs de l'équipe

Où le mettre en avant :

• Intégrer dans le site Web de votre événement
• Affichez-le sous forme de mur numérique pendant les sessions en petits groupes.
• Inclure les points forts dans les résumés ou les présentations récapitulatives après l'événement.

10. Présentations éclair ou micro-webinaires avant l'événement

Difficulté : ★★★☆☆
Coût : 500 à 2 000 dollars (selon les haut-parleurs ou la qualité de production)
Temps nécessaire : 2 semaines

Qu'est-ce que c'est ?

Organisez des sessions de présentation courtes et dynamiques, d'une durée de 5 à 10 minutes, mettant en vedette les invités, les conférenciers ou les dirigeants internes de votre événement. Il peut s'agir notamment :

• Clips en coulisses sur la préparation des intervenants
• Aperçus rapides ou avant-premières liés aux thèmes des événements
• Micro-thèmes qui préparent l'audience à des sessions plus approfondies pendant l'événement principal.

Où le mettre en avant : ajoutez les présentations éclair en tant que contenu à la demande sur votre plateforme événementielle ou votre application mobile dédiée à l'événement.

Pourquoi ça marche :

• Ces sessions génèrent des idées d'engagement pour votre événement virtuel avant même qu'il ne commence.
• Les participants se font une idée du ton de l'événement, ce qui renforce leur engagement.
• Offre aux participants virtuels un espace leur permettant de se familiariser avec la personnalité des intervenants, rendant ainsi l'événement plus humain et plus convivial.

Conseil de pro :Utilisez des extraits audio de ces conférences dans vos publications sur les réseaux sociaux ou lors de vos annonces pour créer un élan. Suivez le nombre de vues et l'engagement afin de recueillir des données sur ce qui intéresse le plus votre audience et utilisez-les pour améliorer vos futurs événements.

11. Campagne « Devinez qui parle »

Difficulté : ★★☆☆☆
Coût : gratuit
Temps nécessaire : 1 semaine

Qu'est-ce que c'est ?

Transformez vos annonces au micro en un jeu en les dévoilant progressivement plutôt que de les révéler d'un seul coup.

Stratégies à essayer :

• Partager un portrait flou ou une image recadrée
• Publier des clips audio avec une voix modifiée
• Donnez des anecdotes insolites ou des devinettes sur le parcours du conférencier.

Permettez aux participants de participer au jeu-concours via votre application événementielle ou des sondages sur les réseaux sociaux.

Pourquoi ça marche :

• Transforme les annonces en contenu attrayant suscitant un fort engagement sur les réseaux sociaux.
• Maintient l'enthousiasme des participants virtuels et des employés à distance sur toutes les plateformes
• Génère du trafic vers votre plateforme événementielle et incite les gens à s'enregistrer à l'avance.

Conseil de pro : incluez les meilleurs devineurs dans un petit concours ou mettez-les en avant lors de la clôture de l'événement. C'est un moyen intelligent d'encourager la participation et de faire en sorte que les participants se sentent valorisés.

12. Créez une carte interactive pré-événement ou un teaser du lieu

Difficulté : ★★★☆☆
Coût : 300 $ à 1 500 $
Temps requis : 2 à 3 semaines

Qu'est-ce que c'est ?

Créez un guide immersif et interactif de votre lieu d'événement ou de votre agencement numérique. Cela est particulièrement utile pour les événements hybrides, les nouveaux participants ou les conférences à grande échelle.

Outils à utiliser :

• Logiciel événementiel,
• Intégrez-le à votre site Web ou à votre application dédiés à l'événement.

Inclure :

• Zones de session
• Salons de réseautage
• Le stand de l'événement pour les sponsors
• Œufs de Pâques amusants (par exemple, questions de quiz cachées ou icônes de prix)

Pourquoi ça marche :

• Aide les participants à se déplacer dans l'espace en toute confiance.
• Encourage la participation active des participants virtuels avant le début de l'événement.
• Améliore l'expérience de l'événement en réduisant la confusion et en améliorant le flux.

Bonus :Utilisez cette carte dans vos sondages post-événements pour demander quelles zones ont généré le plus de trafic ou de clics. Ces informations vous permettront de recueillir des retours afin d'optimiser l'agencement lors de futurs événements.

Conseils bonus pour les organisateurs d'événements

Vous n'avez pas besoin de tout faire, faites-le simplement bien.

Voici quelques idées pour une planification et une exécution plus intelligentes :

• Donnez la priorité à l'alignement : choisissez 3 ou 4 idées d'engagement qui correspondent vraiment au format de votre événement et à votre audience. Par exemple, un jeu virtuel « Devinez qui est l'intervenant » pourrait être plus efficace qu'une visite guidée en présentiel si vous ciblez des participants virtuels.
• Recueillez rapidement les retours: pré-événementiels afin de voir ce qui fonctionne. Cela vous aidera à mieux planifier le contenu de votre prochain événement et à maintenir un niveau d'engagement élevé tout au long de celui-ci.
• Réutilisez stratégiquement : utilisez le contenu de vos campagnes pré-événementielles (comme les moodboards, les quiz ou les jeux avec les intervenants) dans vos résumés d'événements, vos vidéos récapitulatives post-événementielles ou vos newsletters afin d'apporter une valeur ajoutée continue et d'optimiser le ROI de vos efforts.
• Utilisez la technologie à bon escient : qu'il s'agisse de collecter des données, d'automatiser les points de contact ou d'héberger du contenu, des plateformes telles vous offrent la flexibilité nécessaire pour gérer tout cela en un seul endroit, ce qui vous permet de gagner du temps tout en augmentant la participation des participants.

Outils pour stimuler l'engagement avant l'événement

Dans le paysage événementiel actuel, où tout va très vite, il est essentiel de disposer des bons outils pour mener à bien des campagnes de communication pré-événementielles à fort impact. Grâce à une plateforme telle qu'Azavista, les organisateurs d'événements peuvent optimiser leurs processus, améliorer la communication et maintenir l'intérêt des participants dès le premier jour, tout en gagnant du temps et en boostant leur efficacité.

Voici comment Azavista peut vous aider dans votre stratégie d'engagement avant l'événement :

• Lancez des sondages pré-événements et des enquêtes d'intérêt
• Gamifiez la participation grâce à l'application mobile événement
• Aperçus du contenu
• Automatisez les rappels par e-mail et les annonces d'événements à venir
• Intégrez les flux des réseaux sociaux pour élargir votre audience

Conseil de pro :Lorsque vous utilisez des technologies d’événements, concentrez-vous sur la simplification, et non sur la saturation, de votre audience. Quelques fonctionnalités puissantes et bien placées peuvent faire toute la différence.

Conclusions finales

Un événement vraiment réussi ne commence pas avec le discours d'ouverture, mais dès votre premier point de contact avant l'événement.

Que vous organisiez des événements hybrides, virtuels ou en présentiel, les stratégies que vous mettez en œuvre avant le début de l'événement peuvent déterminer l'énergie, la concentration et l'implication de votre audience pendant l'événement lui-même. C'est pourquoi une planification minutieuse et des moments d'engagement intentionnels sont indispensables.

Voici ce qu'apporte un excellent engagement avant l'événement :

• Il encourage les participants à s'approprier leur expérience.
• Cela augmente considérablement l'engagement dès le début de l'événement.
• Cela favorise un sentiment d'appartenance à une communauté et crée une dynamique qui se répercute sur l'expérience en direct.
• Cela renforce votre capacité à recueillir du feedback et à optimiser vos expériences futures.
• Et surtout, cela permet d'aligner les participants à l'événement sur votre mission, vos objectifs et votre contenu.

Des petits concours et cartes interactives aux sessions AMA (Ask Me Anything) et présentations éclair, même quelques idées bien exécutées peuvent avoir un impact durable. Que vous cherchiez à augmenter le nombre d'inscriptions, à approfondir l'apprentissage ou à améliorer le réseautage, l'engagement avant l'événement peut donner à votre événement l'avantage dont il a besoin.

Alors n'attendez pas que votre événement commence, commencez dès maintenant à susciter l'engagement.