La liste de contrôle ultime pour l'organisation d'événements virtuels [Édition 2025]

Que sont les événements virtuels ?

Les événements virtuels sont des expériences en ligne où les gens se réunissent à l'aide d'outils numériques au lieu de se rencontrer en présentiel.

Les événements virtuels offrent un moyen flexible d'atteindre une audience plus large, de réduire les coûts et de collecter des données en temps réel sur les participants. Ils permettent également un meilleur suivi du contenu et un engagement accru après l'événement.

Ce guide vous accompagnera à chaque étape de la planification d'un événement virtuel, de la mise en place à l'engagement post-événement.

Pourquoi vous avez besoin d'une liste de contrôle pour vos événements virtuels

Les événements virtuels font désormais partie intégrante de la stratégie événementielle moderne. Que vous organisiez un lancement de produit, un webinaire ou une conférence virtuelle, de nombreux efforts sont nécessaires pour toucher une audience plus large.

Une liste de contrôle détaillée pour la planification d'événements virtuels vous aide à rester organisé, à engager efficacement les participants et à créer une expérience virtuelle aussi enrichissante qu'un événement en présentiel. Elle améliore également vos chances d'offrir une expérience fluide, rentable et engageante à vos participants virtuels.

Avant l'événement : la phase de planification

Chaque événement est créé dans un but précis. Commencez à planifier votre événement virtuel en établissant des bases solides. À cette étape, vous donnez le ton de votre événement réel. Cette étape vous permet de clarifier vos objectifs, votre budget, votre contenu et votre audience.

Définir les objectifs de l'événement

Définir clairement les objectifs bien avant l'événement virtuel permet d'établir une feuille de route claire à suivre efficacement afin de minimiser le stress et les erreurs de dernière minute.

Clarifiez l'objectif de votre événement

Tout d'abord, définissez ce que vous essayez d'accomplir : cherchez-vous à générer des leads, à informer votre audience, à promouvoir un produit ou à créer une communauté ?

Connaître votre objectif vous aide à planifier tous les autres détails, du choix des intervenants à l'élaboration d'une stratégie de contenu pour les événements futurs.

Fixer des objectifs précis

Il est important de définir des objectifs mesurables et réalistes pour votre événement. Par exemple, vous pouvez viser 500 inscriptions, 200 participants en direct ou 50 leads qualifiés. Vous devez savoir ce que vous visez et pourquoi. Ces objectifs vous aideront à évaluer les performances de votre événement. Vous pouvez utiliser divers planificateurs d'événements disponibles en ligne pour vous aider dans cette tâche.

Déterminez le budget de votre événement virtuel

Le budget de votre événement virtuel sera différent de celui d'un événement en présentiel. Même si vous ne réservez pas de lieu physique, les événements virtuels entraînent tout de même des dépenses. Un budget bien structuré pour un événement virtuel peut inclure :

• Abonnement à une plateforme événementielle virtuelle
• Honoraires des conférenciers principaux
• Coûts de conception, de branding et de production
• Promotion et publicité d'événements
• Modérateurs et assistance technique Vous devez utiliser un pour vous assurer que toutes vos dépenses sont gérées au même endroit.

Choisissez la bonne plateforme événementielle virtuelle

Votre plateforme est votre lieu de rendez-vous. Choisissez-en une qui correspond à la conception et aux besoins de votre événement virtuel. Si Zoom est idéal pour les petits webinaires, des plateformes telles offrent des fonctionnalités adaptées aux conférences plus importantes, s'étalant sur plusieurs jours et comportant plusieurs sessions. Recherchez :

• Salles de réunion
• Sondage en direct et questions-réponses
• Outils de réseautage
• Analyse de données des participants
• Accès à la session à la demande

La qualité de la production vidéo et la connectivité sont essentielles à la réussite d'un événement virtuel. Essayez de disposer de plateformes qui offrent un accès mobile. Les applications mobiles événementielles renforcent l'engagement des participants en leur fournissant des outils de messagerie et un accès facile aux sessions.

Concevez votre stratégie de contenu avant la planification de l'événement virtuel

Le succès des événements virtuels repose en grande partie sur un contenu captivant. Élaborez un plan de contenu qui allie éducation et divertissement. Mélangez les formats tels que les tables rondes, les discussions informelles, les ateliers interactifs et les questions-réponses en direct. Intégrez des visuels attrayants et des sondages en direct pour maintenir l'intérêt des participants.

Élaborez un programme d'événements attrayant

Planifiez un programme qui équilibre apprentissage et engagement. Prévoyez des sessions courtes et percutantes, des parcours parallèles pour varier les plaisirs et des pauses programmées. Proposez des moments interactifs tels que des quiz et des opportunités de réseautage. Partagez votre programme sur le site web de l'événement afin que les participants sachent à quoi s'attendre.

Établissez un calendrier de production qui inclut tous les délais et toutes les exigences techniques pour l'événement.

Choisissez les bons haut-parleurs pour votre conférence virtuelle

Vos intervenants représentent votre marque. Choisissez des personnes engageantes, pertinentes pour votre secteur d'activité et à l'aise avec les outils de visioconférence. Effectuez un essai de toutes les sessions avec les présentateurs avant l'événement en direct afin de garantir un déroulement sans accroc. Vous pouvez également prévoir des répétitions techniques avec eux, afin de vous assurer que tout le monde est prêt à passer devant la caméra et en confiance.

Promouvez votre événement de manière stratégique

Commencez à promouvoir votre événement en ligne plusieurs semaines à l'avance. Suscitez l'intérêt des participants potentiels à l'aide d'une combinaison de , de réseaux sociaux, de publicités payantes et de partenariats avec des influenceurs. Ajoutez un formulaire d'inscription clair et utilisez un hashtag dédié à l'événement pour améliorer sa visibilité. Une page d'accueil bien conçue et une communication claire permettent de convertir l'intérêt en inscriptions.

Améliorer l'expérience des participants

Facilitez l'inscription grâce à un formulaire convivial, des tarifs clairs et des confirmations automatiques, tout en recueillant des informations essentielles telles que les fuseaux horaires et les besoins en matière d'accessibilité. Assurez l'inclusivité grâce à des sous-titres, des traductions et des e-mails préalables à l'événement qui préparent les participants à une expérience virtuelle fluide.

Inscription et billetterie pour l'événement

Simplifiez et facilitez l'inscription pour l'audience cible de votre événement virtuel. Utilisez un site web dédié à l'événement, facile à naviguer, avec un formulaire d'inscription clair qui recueille les informations essentielles sur les participants.

Si vous facturez l'accès, fixez des tarifs transparents et proposez des réductions pour les inscriptions anticipées ou les groupes. L'envoi d'e-mails de confirmation automatisés contenant les détails de l'événement permet de tenir les participants potentiels informés et de susciter leur enthousiasme.

Prévoyez de recueillir les informations relatives au fuseau horaire et aux besoins en matière d'accessibilité des personnes inscrites.

Donner la priorité à l'accessibilité

L'organisation d'événements virtuels doit être synonyme d'inclusivité. Rendez votre événement accessible en proposant des sous-titres en direct, des traductions et un contenu compatible avec les lecteurs d'écran. Utilisez des visuels à contraste élevé et des polices lisibles pour aider tous les participants.

Essayez de disposer de plateformes offrant un accès mobile. Les applications mobiles événement renforcent l'engagement des participants en leur fournissant des outils de messagerie et un accès facile aux sessions.

Envoyez des informations préalables à l'événement avec les détails de l'événement

Quelques jours avant l'événement, envoyez un e-mail intitulé « À savoir avant de participer ». Indiquez-y les détails de l'événement, tels que les instructions de connexion, les horaires des sessions, des conseils sur la plateforme et comment engager la conversation avec les autres participants pendant l'événement.

Pendant l'événement virtuel : exécution et engagement

Il est maintenant temps de donner vie à votre événement. La réussite d'un événement repose sur la préparation, la flexibilité et un excellent soutien aux participants.

Testez votre technologie avant de commencer

Commencez chaque session tôt afin de vérifier le bon fonctionnement de l'équipement et du réseau. Il s'agit d'une étape indispensable avant le début de votre événement. Organisez une dernière répétition technique pour tester :

• Microphone
• Appareils photo
• Vitesse Internet
• Partage d'écran
• Systèmes de sauvegarde

Une configuration technique solide garantit à vos participants virtuels une expérience fluide. C'est également le moment où vous pouvez identifier les derniers problèmes techniques lors de la planification de l'événement.

Maintenir l'engagement des participants

Dans le cadre d'événements virtuels, les organisateurs ont souvent plus de mal à susciter l'engagement du public que lors d'événements en présentiel. Or, le succès d'un événement dépend fortement du degré d'engagement manifesté par votre audience pendant celui-ci. Tout au long de l'événement, maintenez un niveau d'énergie élevé en impliquant les participants :

• Utilisez les boîtes de discussion et les sondages
• Posez des questions en direct
• Organiser des parties courtes
• Encourager les participants pendant les sessions
• Sessions

Ces fonctionnalités interactives vous aideront à transformer des spectateurs passifs en participants actifs.

Offrir des opportunités de réseautage virtuel avec le public cible

Lorsque les gens participent virtuellement, il est souvent difficile de discuter avec les autres par rapport aux événements en présentiel. Vous devez donc encourager les participants à entrer en contact les uns avec les autres par le biais de salles de discussion, de rendez-vous individuels et de discussions de groupe. Ces équivalents virtuels des interactions en face à face permettent de nouer des relations significatives et de reproduire l'atmosphère des conférences en présentiel.

Surveillez l'événement en temps réel

Demandez aux organisateurs ou aux modérateurs de surveiller l'événement en direct afin de détecter rapidement les problèmes. Surveillez les taux d'abandon, les performances de la plateforme et l'engagement de l'audience pendant le déroulement de l'événement. Cela vous permettra d'ajuster et de réorienter le cours de l'événement avant que cela ne perturbe l'expérience des participants.

Après l'événement : bilan et amélioration

Votre travail ne s'arrête pas à la fin de l'événement. Les actions post-événementielles peuvent déterminer dans quelle mesure votre événement restera dans les mémoires et, par conséquent, le succès de vos futurs événements. Faites appel à des organisateurs d'événements pour analyser votre événement. Vous pouvez utiliser des suivis post-événementiels sous forme d'e-mails, d'enquêtes ou de notes de remerciement pour rester en contact avec vos participants et vos promoteurs.

Distribuez un sondage post-événements pour améliorer votre prochain événement virtuel

Il est important de comprendre comment vos participants se sont engagés après la planification de votre événement virtuel. Vous devriez envoyer un sondage dans les 48 heures afin de recueillir du feedback sur :

• Qualité du contenu
• Performances techniques
• Sessions préférées
• Suggestions d'amélioration

Utilisez ce feedback pour améliorer votre prochain événement virtuel.

Consultez les données relatives à votre événement et à vos participants

Plongez-vous dans les informations sur les participants pour mesurer le succès d'un événement virtuel :

• Inscriptions par rapport à la fréquentation réelle
• Niveaux d'engagement de l'audience
• Popularité de la session
• Activité de chat et de sondage

Ces données événementielles, qui peuvent être facilement recueillies par les organisateurs d'événements, peuvent vous aider à améliorer le suivi post-événementiel, les stratégies de promotion et les performances événementielles.

Utilisez le contenu créé à des fins promotionnelles

Les événements virtuels constituent une formidable source de contenu. La plupart des événements peuvent être transformés en articles de blog, en courtes vidéos ou en compilations de moments forts pour les réseaux sociaux. Ainsi, même ceux qui ont manqué l'événement peuvent en profiter. De plus, vous pouvez continuer à susciter l'intérêt d'une audience plus large.

Organisez un débriefing d'équipe après un événement virtuel réussi

Passez en revue le calendrier de production, la logistique et les objectifs de l'événement avec votre équipe. Discutez de ce qui a fonctionné, de ce qui n'a pas fonctionné et des améliorations à apporter pour le prochain événement. Consignez tout par écrit afin de planifier plus efficacement le prochain événement virtuel.

Retours des sponsors et des exposants

Après l'événement, contactez les sponsors et les exposants pour les remercier de leur soutien et évaluer leur ROI.

Résumé : Comment faire de votre événement virtuel un succès

Planifier un événement virtuel ne se résume pas à assembler quelques diapositives et à se connecter à Zoom. Il s'agit d'un processus complet de planification d'événements qui nécessite une stratégie, une collaboration et la technologie adéquate.

De la création d'un site web dédié à l'événement et du choix d'une plateforme événementielle à l'engagement des participants et la collecte de retours, ce modèle de liste de contrôle pour la planification d'événements virtuels couvre tout ce dont vous avez besoin pour réussir votre événement. Que vous organisiez des événements hybrides, des réunions de service ou des conférences de plusieurs jours, la clé réside dans les détails.

Utilisez ce guide de planification d'événements pour organiser le meilleur événement virtuel possible et préparer le terrain pour des événements virtuels ou hybrides encore meilleurs à l'avenir.

Ressources connexes :

• L'avenir de l'événementiel : tendances à surveiller
• Gestion du stress pour les organisateurs d'événements : comment les solutions tout-en-un peuvent vous aider