Introduction : Vous pouvez organiser un événement de collecte de fonds réussi sans équipe

Organiser seul un événement caritatif à but non lucratif peut sembler insurmontable, mais c'est tout à fait faisable avec une planification stratégique, les bons outils et une approche étape par étape. Que vous disposiez de ressources limitées, que vous n'ayez pas d'équipe événementielle officielle ou que vous soyez simplement seul aux commandes, ce guide vous accompagnera à travers les étapes clés pour planifier, promouvoir et mener à bien un événement caritatif réussi qui sensibilisera le public et permettra de récolter plus de fonds pour votre cause.

De l'élaboration d'un budget détaillé et la recherche de sponsors à la gestion de la coordination des bénévoles et la communication par e-mail, nous vous aiderons à planifier efficacement votre événement de collecte de fonds, même si c'est votre première fois.

1. Définissez votre objectif et votre but en matière de collecte de fonds afin d'orienter toutes les décisions relatives à la planification de l'événement.

Avant de commencer à planifier quoi que ce soit, définissez clairement vos objectifs en matière de collecte de fonds. Votre objectif principal est-il de sensibiliser le public, de collecter des fonds ou d'attirer de nouveaux sympathisants ? De nombreuses organisations à but non lucratif perdent de vue leurs objectifs en essayant d'en faire trop. Votre objectif doit guider chacune de vos décisions, du thème de votre événement à vos stratégies de communication.

Mesures à prendre :

• Définissez ce que signifie pour vous « réussir » (par exemple, collecter 500 000 roupies, attirer 200 participants à l'événement, trouver 3 sponsors).
• Clarifiez votre message : pourquoi les donateurs potentiels devraient-ils s'intéresser à votre cause ?
• Personnalisez votre cause : utilisez le storytelling pour créer un lien avec votre audience cible.
• Identifiez les idées d'événements les plus convaincantes qui susciteront l'enthousiasme de votre audience cible et vous aideront à collecter autant de fonds que possible dans la mesure de vos capacités.

Outils : Google Docs (pour la planification), Trello ou Notion (pour organiser les tâches importantes)

2. Choisissez le format et les idées d'événement les mieux adaptés à votre audience et à vos capacités.

Tous les événements à but non lucratif ne nécessitent pas une salle de bal et des tables de banquet. Choisissez un format adapté à votre capacité d'accueil, à votre budget et à votre audience. Les événements virtuels, les formats hybrides ou les rassemblements communautaires peuvent avoir autant d'impact que les dîners de gala, en particulier pour les organisateurs indépendants.

Formats populaires adaptés aux solos :

• Vente aux enchères en ligne ou soirée quiz
• Marche ou course à pied avec participation décentralisée
• « Dîner-bénéfice » organisé chez vous ou dans un espace communautaire
• Webinaires éducatifs avec opportunités d'intervenir pour un invité spécial

Conseils : Tenez compte des préférences de vos donateurs cibles, de leurs connaissances techniques (en particulier pour les donateurs plus âgés) et de la disponibilité de votre communauté locale.

3. Établissez un budget solide pour votre événement afin d'en maximiser l'impact et d'en minimiser le stress.

Il est indispensable d'établir un budget détaillé, surtout lorsque vous planifiez seul. Cela vous aidera à répartir vos fonds, à éviter les surprises de dernière minute et à suivre vos dépenses par rapport à vos recettes.

Inclure :

• Coûts liés au lieu ou à la plateforme
• Supports marketing (numériques + imprimés)
• Restauration ou rafraîchissements (si en présentiel)
• Assurance responsabilité civile et licences
• Honoraires des conférenciers invités ou des artistes
• Technologie événementielle (Zoom, plateformes de dons, microphones, etc.)

Outils : Google Sheets, Airtable ou modèles de budgétisation

Conseil de pro : votre .

4. Décomposez votre processus de planification en tâches et échéances gérables.

L'organisation en solo exige une grande rigueur dans le processus de planification. Établissez un calendrier complet de l'événement qui inclut tous les détails importants, depuis les premières prises de contact jusqu'aux enchères silencieuses, en passant par le suivi des dons et les rappels aux bénévoles.

Votre calendrier devrait inclure :

• Dates limites importantes pour les tâches (par exemple, réserver le lieu avant le 1er septembre, lancer la vente des billets avant le 1er octobre)
• Rappels pour les campagnes promotionnelles (par exemple, 3 campagnes par e-mail, 2 campagnes d'engagement sur les réseaux sociaux)
• Plans d'installation et de démontage
• Jours tampons pour les imprévus

Outils : Asana, Trello ou Notion avec des listes de tâches codées par couleur

Exemple de liste de contrôle :

• Sponsors d'événements sécurisés
• Finaliser les catégories et les prix des billets
• de RSVP ou le formulaire
• Confirmer les besoins en matière de coordination des bénévoles
• Finaliser les enchères silencieuses et la logistique des prix
• Partagez des contenus accrocheurs avec les entreprises locales afin de susciter leur intérêt.

5. Obtenir le soutien de commanditaires et de membres du conseil d'administration de manière mutuellement avantageuse pour l'événement

Même les organisateurs indépendants peuvent attirer des sponsors importants en leur offrant des avantages tels que l'affichage de leur logo, des opportunités de prise de parole ou la diffusion de supports marketing.

Étapes pour trouver des sponsors :

• Utilisez d'abord votre réseau personnel
• Créez des formules de parrainage simples à différents prix.
• Mettre en avant la visibilité du sponsor (réseaux sociaux, bannières, mentions par le maître de cérémonie)
• Mettez l'accent sur la mission de votre organisation à but non lucratif et sur la manière dont le soutien du sponsor vous aidera à collecter davantage de fonds.

Conseil de pro : Indiquez le nombre de participants attendus à l'événement et les types de publics cibles(par exemple, professionnels locaux, familles, représentants d'entreprises) qu'ils peuvent atteindre.

6. Choisissez des outils qui vous aident à accepter facilement les dons et à vendre des billets

Utilisez une plateforme qui facilite l'acceptation des dons et la vente de billets en ligne. C'est un plus si elle offre des intégrations avec des outils de messagerie électronique, de CRM et de réseaux sociaux.

Principales fonctionnalités à rechercher :

• Adaptation aux appareils mobiles
• Reçus automatiques et résumés des dons
• Options de collecte de fonds entre pairs
• Diffusion en direct ou hybride si nécessaire

Outils populaires : Givebutter, Zeffy, Donorbox ou le CRM existant de votre organisation à but non lucratif.

Conseil : activez les dons récurrents et ajoutez une option de don supplémentaire après la page d'achat des billets afin de collecter davantage de fonds.

7. Faites la promotion de votre événement de collecte de fonds grâce à des stratégies intelligentes qui vous feront gagner du temps.

Vous n'avez pas besoin d'une agence, mais simplement d'un système intelligent. Concentrez-vous sur les canaux où vos donateurs cibles passent déjà du temps.

Canaux de promotion :

• Campagne sur les réseaux sociaux : créez 3 à 4 semaines de contenu à l'avance à l'aide de Canva.
• Communication par e-mail : utilisez Mailchimp ou Brevo pour envoyer des invitations, des mises à jour et des rappels segmentés.
• Médias traditionnels : radio locale, bulletins d'information communautaires ou affiches dans les zones à forte fréquentation.
• Appels téléphoniques ou messages WhatsApp envoyés aux fidèles sympathisants et anciens donateurs
• Collaborations avec les entreprises et commerces locaux
• Centres communautaires locaux ou bibliothèques affichant des affiches

Créez un sentiment d'urgence avec :

• Tarifs préférentiels pour les réservations anticipées ou nombre limité de billets
• Cadeaux exclusifs pour les 20 premières inscriptions
• Participations exclusives à la tombola ou crédits bonus pour la vente aux enchères silencieuse pour les inscriptions anticipées

Conseil de pro : . Utilisez des modèles, des planificateurs automatiques et réutilisez le contenu pour rester organisé.

8. Préparez chaque détail de l'événement pour une exécution fluide le jour J.

Une fois tous les détails de l'événement planifiés, vous voudrez passer en revue chaque aspect comme une liste de contrôle.

L'essentiel :

• Vérifier deux fois le lieu et la configuration technique
• Imprimer ou préparer le matériel nécessaire à l'événement (badges, panneaux, trousses de bienvenue)
• Préparation pour le check-in (liste des invités numérique ou imprimée)
• Conservez une copie imprimée du calendrier de votre événement et des tâches importantes.

Conseil : demandez à un ami ou à un membre du conseil d'administration d'être « de garde » en cas d'urgence. Même un petit coup de main peut être inestimable.

9. Assurez le suivi auprès des donateurs et suivez chaque euro collecté

La véritable magie de la collecte de fonds à but non lucratif se produit après l'événement. Remerciez vos donateurs, récapitulez votre impact et préparez votre prochain événement caritatif.

Étapes :

• Envoyez un e-mail de remerciement avec un résumé des fonds collectés et des photos.
• Proposez des ressources supplémentaires ou des mises à jour concernant votre cause.
• Demandez du feedback via un court formulaire
• Identifiez les participants dans les publications récapitulatives sur les réseaux sociaux.
• Partagez comment leurs contributions ont fait la différence
• N'oubliez pas de recueillir des témoignages ou de courtes vidéos de feedback des participants. Cela suscitera l'enthousiasme et renforcera la crédibilité de votre prochain événement, tout en vous aidant à affiner votre plan pour les initiatives futures.

Suivre les indicateurs :

• Ventes de billets vs fréquentation
• Plus de dons provenant de nouveaux donateurs que de donateurs réguliers
• Engagement et partages sur les réseaux sociaux
• Total des fonds collectés par rapport au budget de l'événement
• Nombre de nouveaux donateurs par rapport aux donateurs réguliers
• Inscriptions ou intérêt suscité pour votre prochain événement

Conseil de pro : utilisez ces données pour planifier votre prochain cycle d'événements de collecte de fonds.

10. Élaborez un plan d'urgence pour faire face aux imprévus le jour de l'événement.

de collecte de fonds . Disposer d'un plan d'urgence clair vous permet de garantir le bon déroulement de votre événement, de maintenir son élan et d'atteindre vos objectifs de collecte de fonds.

Ce qu'il faut inclure dans votre plan d'urgence :

• Lieu de secours ou pivot virtuel : si votre lieu en présentiel devient inutilisable, prévoyez une option virtuelle ou un lieu de secours.
• Bénévoles supplémentaires ou contacts de soutien : identifiez 1 ou 2 personnes de secours (par exemple, des membres du conseil d'administration, des amis ou des membres de la famille) qui peuvent intervenir si nécessaire.
• Documents imprimés et listes de contrôle : emportez toujours avec vous des copies imprimées des documents essentiels à la planification des événements, tels que les tâches spécifiques et les étapes décrites pour les différents membres du personnel, au cas où votre appareil tomberait en panne.
• Liste des contacts d'urgence : inclure le personnel du lieu, les traiteurs, les techniciens audiovisuels et l'assistance technique (pour les événements virtuels).
• Plans en cas d'intempéries : pour les événements en plein air, prévoyez des tentes, des ponchos ou une alternative à l'intérieur.

Conseils pour les organisateurs indépendants :

• Préparez un guide simple « Et si... » avec les problèmes possibles et vos réponses types.
• Utilisez des listes de contrôle avec un code couleur pour le matériel nécessaire à l'événement (par exemple, rouge = essentiel, jaune = facultatif).
• Prévoyez un délai de 15 minutes avant les moments clés (comme la clôture d'une enchère silencieuse ou le début d'un discours).

Conseil de pro : ajoutez une ligne pour imprévus à votre budget d'événement (5 à 10 %) afin de couvrir les dépenses imprévues, telles que les fournitures supplémentaires, le transport ou la prolongation des heures d'ouverture du lieu.

En vous préparant à l'imprévu, vous protégerez non seulement les fonds collectés et l'expérience des donateurs, mais vous renforcerez également la confiance pour votre prochain événement.

Conclusion : avec un plan solide et les bons outils, vous pouvez organiser seul un événement de collecte de fonds efficace.

Même sans une équipe complète, vous pouvez organiser un événement réussi qui permet de collecter des fonds, d'attirer des donateurs potentiels et d'avoir un impact réel pour votre organisation à but non lucratif. Grâce à une planification minutieuse, une bonne gestion des tâches et un engagement envers votre cause, votre prochain événement caritatif peut dépasser toutes les attentes.

De nombreuses organisations à but non lucratif voient le jour grâce à une seule personne passionnée. Vous disposez des outils et d'une feuille de route. Il ne vous reste plus qu'à transformer votre vision personnelle en un événement de collecte de fonds réussi dont tout le monde se souviendra.

plus facilement ? Essayez pour optimiser l'organisation d'événements à but non lucratif.