Come misurare il successo di un evento di beneficenza: Metriche di raccolta fondi per le nonprofit che contano

Il successo di un evento di raccolta fondi non dipende solo dagli applausi finali o dal numero di persone presenti in sala. Per le organizzazioni non profit, il successo si misura in termini di impatto, relazioni e capacità di raccogliere fondi in modo sostenibile nel tempo. Ma senza i dati giusti, è facile sbagliare a valutare se il vostro evento di beneficenza ha davvero centrato l'obiettivo.

In questa guida illustreremo le metriche di raccolta fondi per le organizzazioni non profit, le metriche degli eventi e gli strumenti che vi aiuteranno a monitorare e migliorare le vostre prestazioni per gli eventi futuri, in modo che ogni prossimo evento di raccolta fondi abbia un impatto maggiore del precedente.

1. Definire gli obiettivi di raccolta fondi prima dell'evento (Migliori pratiche di pianificazione degli eventi di beneficenza)

Il primo passo per la pianificazione di eventi di beneficenza consiste nel decidere cosa si intende per "successo" della campagna di raccolta fondi. Chiedetevi:

• Vogliamo raggiungere un obiettivo specifico di raccolta fondi?
• Vogliamo assicurarci grandi donatori o sponsor aziendali?
• Vogliamo migliorare il tasso di fidelizzazione dei donatori o l'entità media delle donazioni?

Questa chiarezza guida il processo di pianificazione dell'evento e assicura che il team di gestione dell'evento tenga traccia degli indicatori giusti dopo l'evento.

Suggerimento: utilizzate una piattaforma di gestione degli eventi comeAzavista, per fissare obiettivi misurabili prima dell'inizio dell'evento.

2. Monitorare i risultati finanziari per verificare se si sono raggiunti gli obiettivi di raccolta fondi

Le metriche finanziarie sono la spina dorsale della misurazione di un evento di raccolta fondi di successo. Non si limitano a dire quanto denaro è stato raccolto, ma rivelano anche checome avete raccolto, dove si trovano i vostri punti di forza e dove il processo di pianificazione dell'evento di raccolta fondi può essere migliorato per il prossimo evento di raccolta fondi.

a) Entrate da donazioni: la misura principale del successo di un evento di raccolta fondi

Definizione:
L'importo totale raccolto da tutte le fonti: donazioni importanti, donazioni in natura, vendita di biglietti, sponsorizzazioni e contributi minori.

Perché è importante:

• Direttamente legati ai vostri obiettivi di raccolta fondi ebilancio dell'evento.
• Aiuta a calcolareRitorno sull'investimento (ROI):

Cose da tenere a mente:

• Assegnate sempre un valore di mercato equo alle donazioni in natura, in modo che vengano conteggiate con precisione.
• Confronto con gli eventi passati per valutare la crescita.
• Utilizzate una tracciabilità separata per le donazioni vincolate rispetto a quelle non vincolate: ciò influisce sul modo in cui potete spendere i fondi.

Strumenti da utilizzare:

• DonorPerfect, Bloomerang, Salesforce Nonprofit Cloud per il monitoraggio automatico delle entrate dei donatori e per i confronti storici.

b) Dimensione media delle donazioni - Identificare le opportunità per aumentare la generosità dei donatori

Definizione:
L'importo medio che ogni donatore contribuisce a versare durante l'evento.

Perché è importante:

• Rivela ilcapacità di donazione del donatore medio.
• Un aumento della dimensione media delle donazioni potrebbe significare un migliore coinvolgimento dei donatori o una strategia di marketing più mirata.

Cose da tenere a mente:

• Segmentare i dati in base al tipo di donatore (ad esempio, grandi donatori o primi donatori) per ottenere informazioni più chiare.
• Combinare con la frequenza media delle donazioni per valutare il valore dei donatori a lungo termine.

c) Percentuale di donazioni ricorrenti - Costruire un finanziamento a lungo termine al di là di un singolo evento

Definizione:
Percentuale di donatori che donano più di una volta in un determinato periodo (mensilmente, annualmente o in più eventi).

Perché è importante:

• Una percentuale elevata significa finanziamenti prevedibili per eventi futuri.
• Migliora il valore di vita del donatore e riduce i costi di acquisizione.

Cose da tenere a mente:

• Includere donatori ricorrenti sia online che offline.
• Tracciare i tassi di abbandono: i donatori ricorrenti si cancellano dopo pochi mesi?

d) Percentuale di donazioni online - Valutare l'impatto della raccolta fondi digitale

Definizione:
La percentuale di donazioni effettuate attraverso i canali digitali rispetto a quelli offline (contanti, assegni, ecc.).

Perché è importante:

• Mostra l'efficacia delle vostre strategie di raccolta fondi digitali.
• Se la percentuale di donazioni online è bassa, la pagina dell'evento, le campagne sui social media o la pagina di registrazione dell'evento potrebbero necessitare di un'ottimizzazione.

Cose da tenere a mente:

• Tracciare separatamente le campagne di raccolta fondi peer-to-peer e le donazioni dirette online.
• Considerate che i grandi donatori più anziani potrebbero ancora preferire le donazioni offline.

Un consiglio da professionista:
Utilizzate il monitoraggio dei KPI per la raccolta fondi delle organizzazioni non profit in una piattaforma centrale di gestione degli eventi, in modo da poter collegare i dati sulle donazioni con le metriche dell'evento, come il numero di donatori, il tasso di partecipazione alla raccolta fondi e la percentuale di adempimento delle promesse in un unico cruscotto.

3. Misurare il coinvolgimento e la fidelizzazione dei donatori per una crescita sostenibile

Le solide relazioni con i donatori sono la spina dorsale di ogni evento di raccolta fondi di successo. Queste metriche vi aiutano a misurare quanto i vostri sforzi di raccolta fondi stiano trasformando i partecipanti all'evento in sostenitori a lungo termine, assicurando che lo scopo del vostro evento di raccolta fondi non sia raggiunto solo il giorno dell'evento, ma che continui a produrre risultati per il vostro prossimo evento e oltre.

a) Tasso di ritenzione dei donatori: mantenere i sostenitori impegnati per il prossimo evento di raccolta fondi

Perché è importante:
Un tasso di fidelizzazione più elevato significa che il vostro evento non profit sta coltivando con successo le relazioni, riducendo la pressione di trovare costantemente nuovi donatori.

Cose da tenere a mente:

• Puntate a una fidelizzazione superiore al 70% per i grandi donatori, che incidono in modo significativo sul totale della raccolta fondi.
• Mantenere un donatore è in genere più economico che acquisirne uno nuovo (si veda il paragrafo sui costi di acquisizione dei donatori).
• Le strategie di conservazione includono biglietti di ringraziamento personalizzati, aggiornamenti post-evento e l'invito dei donatori a visite guidate dietro le quinte o a riunioni di pianificazione.

Suggerimenti per gli strumenti:

• Little Green Light - Segmentazione dei donatori per strategie di fidelizzazione mirate.
• Neon One - Cruscotti di retention con trend annuali.
• Kindful - Traccia le abitudini di donazione a lungo termine e i modelli di impegno.

b) Valore di vita del donatore (DLV) - Capire l'impatto a lungo termine di ogni donatore

Perché è importante:
Conoscere il DLV aiuta a stabilire gli obiettivi degli eventi di raccolta fondi e a pianificare campagne sostenibili per gli eventi futuri. Se il DLV aumenta, è segno che la costruzione di relazioni sta dando i suoi frutti.

Cose da tenere a mente:

• Tracciare la durata di vita dei donatori e lavorare per aumentarla con un impegno costante.
• Aumentare la frequenza media delle donazioni creando programmi di donazioni mensili.
• I donatori di alto valore richiedono una gestione dedicata da parte del vostro team di eventi.

c) Valore di vita del donatore (DLV) - Capire l'impatto a lungo termine di ogni donatore

Perché è importante:
Individuare le opportunità di aumentare la frequenza può avere un grande impatto sulle entrate annuali, soprattutto per i donatori con un'elevata capacità di donazione media.

Cose da tenere a mente:

• Utilizzate le raccolte fondi peer-to-peer per aumentare la frequenza delle donazioni tra i principali eventi di beneficenza.
• Inviate promemoria legati agli anniversari dei donatori o alle prossime campagne di raccolta fondi.

4. Valutare l'acquisizione di donatori e l'efficienza dei costi per una pianificazione più intelligente degli eventi

La definizione dell'evento di raccolta fondi non riguarda solo la cifra raccolta, ma anche l'efficacia con cui si attirano nuovi sostenitori senza eccedere nelle spese. Queste metriche assicurano che il processo di pianificazione dell'evento sia finanziariamente sostenibile e allineato alle metriche di raccolta fondi della nonprofit.

a) Numero di donatori: misurare la portata dell'evento di raccolta fondi

Tracciare sia i nuovi donatori che quelli che ritornano da eventi passati.

Perché è importante:
Una base di donatori in crescita significa che la sponsorizzazione di eventi e i materiali promozionali raggiungono il pubblico di riferimento e sensibilizzano in modo efficace.

Cose da tenere a mente:

• Abbinare l'acquisizione con gli sforzi di fidelizzazione: la rinuncia ai donatori può cancellare i guadagni.
• Registrare le fonti di acquisizione (ad esempio, sponsor aziendali, social media, contatti diretti) per sapere dove investire per il prossimo evento di raccolta fondi.

b) Costi di acquisizione dei donatori - Assicuratevi che le metriche di raccolta fondi della vostra nonprofit mostrino il ROI

Formula:

Perché è importante:
Se il costo di acquisizione è superiore alla dimensione media delle donazioni della vostra nonprofit, potreste aver bisogno di una strategia di gestione degli eventi più efficiente dal punto di vista dei costi.

Cose da tenere a mente:

• Confrontate i costi di acquisizione di eventi complessi per trovare il formato più efficace.
• Utilizzate le donazioni in natura per compensare le spese e ridurre i costi di acquisizione.

Suggerimenti per l'acquisizione e il monitoraggio dei costi:

• Fogli di Google / Excel - Per calcoli manuali rapidi.
• Qgiv - Traccia il tasso di partecipazione alla raccolta fondi, le fonti di acquisizione e il tasso di crescita dei donatori.
• Funraise - Integra le metriche degli eventi con le campagne digitali per ottimizzare l'acquisizione.

5. Valutare la partecipazione all'evento e l'impatto sulla comunità (Definizione di evento di raccolta fondi nella pratica)

a) Tasso di partecipazione alla raccolta fondi - Misurare il coinvolgimento oltre la partecipazione

Cose da tenere a mente:

• Includere nel conteggio totale sia i partecipanti di persona che quelli virtuali.
• Considerate la possibilità di monitorare i primi donatori separatamente dai donatori attivi: rappresentano nuove opportunità di crescita.
• Segmentare i dati in base al tipo di donatore (individui, gruppi aziendali, ospiti VIP) per ottenere informazioni più approfondite.

Esempio:
Se 350 partecipanti su 500 hanno fatto una donazione:

(350500)×100=70% a sinistra( \frac{350}{500} \destra) \times 100 = 70\%(500350)×100=70%

Ciò significa che 7 partecipanti su 10 hanno dato un contributo, un risultato eccellente.

b) Percentuale di adempimento delle promesse - Tracciare gli impegni rispetto alle donazioni effettive

Perché è importante:
La raccolta di fondi basata sugli impegni spesso promette totali elevati, ma il vero banco di prova è l'effettivo incasso. Questa metrica assicura che stiate valutandorealizzato fondi, non solo impegni.

Cose da tenere a mente:

• Seguire tempestivamente i promemoria per gli impegni; i ritardi riducono i tassi di adempimento.
• Utilizzate comunicazioni personalizzate (chiamate, e-mail di ringraziamento) per le grandi donazioni.
• Tenere traccia dei tempi di realizzazione: se le donazioni non vengono ricevute entro 60 giorni, modificare le aspettative future.

c) Coinvolgimento dei volontari e dei membri del Consiglio di amministrazione - Rafforzare il sostegno interno per gli eventi futuri

Perché è importante:
Un'alta affluenza di volontari e una partecipazione attiva del consiglio di amministrazione dimostrano l'entusiasmo interno. Questo di solito si traduce in risultati di raccolta fondi più consistenti e in una base di sostenitori più impegnata.

Cose da tenere a mente:

• Tracciare non solo l'organico, ma anche le ore di lavoro prestate: a queste può essere assegnato un valore in dollari per la rendicontazione dell'impatto.
• Confrontare l'affluenza dei membri del consiglio di amministrazione anno per anno per identificare le tendenze.
• Utilizzate i dati sull'impegno dei volontari per rafforzare il reclutamento per il vostro prossimo progetto.evento imminente.

Formula per valutare le ore di volontariato:

Valore del Volontario=Totale Ore Contribuite×Rata Oraria Standard\text{Volontario Valore} = \text{Totale Ore Contribuite} \times \text{Tariffa oraria standard}Valore del Volontario=Totale Ore Contribuite×Tariffa oraria standard

(Utilizzare il salario orario medio locale o il tasso di valore del volontariato nazionale degli Stati Uniti, ad esempio 31,80 dollari/ora nel 2025).

6. Misurare i risultati di sponsorizzazione e partnership per migliorare le trattative future

Il successo di un evento di beneficenza dipende anche dalla capacità di attrarre e mantenere gli sponsor, sia per il sostegno finanziario che per la visibilità nella comunità.

a) Valore della sponsorizzazione dell'evento - Totale dei contributi in denaro e in natura

Perché è importante:
Questo vi fornisce un quadro completo dei contributi degli sponsor: non solo i soldi in banca, ma anche i beni, i servizi o la copertura mediatica che hanno permesso di risparmiare sulle spese della vostra nonprofit.

Cose da tenere a mente:

• Assegnare un valore di mercato equo alle donazioni in natura (ad esempio, catering, sede, pubblicità).
• Confrontate il totale delle sponsorizzazioni con il budget dell'evento per vedere quale percentuale è stata coperta.
• Tracciate il settore e il tipo di sponsor per identificare i settori più impegnati nella vostra causa.

b) Grandi donazioni assicurate - Identificare donatori di grande impatto per il vostro prossimo evento di raccolta fondi

Perché è importante:
Le grandi donazioni - donazioni di grandi dimensioni da parte di privati, aziende o fondazioni - costituiscono spesso la maggior parte dei fondi raccolti. Tracciarle vi aiuta ad adattare le vostre strategie di stewardship e di outreach.

Cose da tenere a mente:

• Definite la "donazione importante" in base alle dimensioni della vostra nonprofit (per alcune potrebbe essere di 1.000 dollari, per altre di 50.000).
• Tracciate non solo l'importo, ma anche la fonte di acquisizione dei donatori: come hanno saputo di voi?
• Mantenere note dettagliate sul CRM per la coltivazione futura.

Strumenti consigliati:

• SponsorPitch - Identificare e gestire potenziali partner aziendali.
• Tag del CRM - Utilizzate tag personalizzati per tracciare le relazioni con gli sponsor, la probabilità di rinnovo e il livello di coinvolgimento.

7.Monitorare le prestazioni del marketing e della sensibilizzazione per aumentare i risultati della pianificazione degli eventi

Il successo del vostro evento non si basa solo sui fondi raccolti.è anche nella consapevolezza e nella portata che la vostra causa ottiene.

a) Raggiungimento e coinvolgimento sui social media: per vedere quanto si è diffuso il vostro messaggio

Perché è importante:
Una grande portata è ottima, mal'impegno mostra un interesse attivo. Se i post dei vostri eventi vengono condivisi, commentati e cliccati, significa che il vostro messaggio sta avendo una certa risonanza.

Cose da tenere a mente:

• Tracciare separatamente la portata a pagamento e quella organica.
• Confrontate i tipi di contenuti (video, immagini, infografiche) per capire quali sono quelli che spingono maggiormente all'azione.
• Utilizzate gli hashtag e incoraggiate i tag per ottenere una maggiore visibilità.

b) Tasso di conversione delle e-mail - Tracciare il modo in cui le e-mail stimolano le donazioni e le registrazioni

Perché è importante:
L'e-mail è uno dei modi più diretti per raggiungere i sostenitori. Questa metrica mostra quanto efficacemente le vostre campagne spingono le donazioni, le registrazioni o le iscrizioni dei volontari.

Cose da tenere a mente:

• Tracciare separatamente gli inviti agli eventi e le campagne di ringraziamento post-evento.
• UtilizzoTest A/B per ottimizzare gli oggetti e le CTA.
• Segmentare le liste per personalizzare gli appelli per i donatori attivi rispetto a quelli potenziali.

c) Impatto della raccolta fondi Peer-to-Peer - Sfruttare le reti di sostenitori per ottenere più donazioni

Perché è importante:
Quando i sostenitori raccolgono fondi attraverso le loro reti, potete attingere a un pubblico che altrimenti non avreste mai raggiunto.

Cose da tenere a mente:

• Traccia il numero di raccolte fondi attive, il totale raccolto e la media per raccolta fondi.
• Riconoscere pubblicamente i migliori raccoglitori di fondi per incoraggiare la partecipazione futura.
• Fornire kit di strumenti di marca per facilitare la raccolta di fondi ai partecipanti.

Strumenti consigliati:

• HubSpot - Traccia i lead delle campagne dai canali di marketing.
• Mailchimp - Misurare le prestazioni delle e-mail.
• Meta Business Suite - Monitoraggio del coinvolgimento su Facebook e Instagram.

8. I migliori strumenti per il monitoraggio e l'analisi delle metriche di raccolta fondi per le organizzazioni non profit

Di seguito sono riportati alcuniPiattaforme di gestione degli eventi che possono aiutarvi a migliorare il posizionamento.Azavista - Gestione completa degli eventi e reportistica per le organizzazioni non profit.

Strumenti di analisi e reporting

• Google Analytics - Traccia le conversioni del sito web e delle pagine di donazione.
• Tableau / Power BI - Trasforma i dati grezzi in approfondimenti visivi e fruibili.

Database CRM e donatori

• Salesforce Nonprofit Cloud - Gestione dei donatori a livello aziendale.
• Neon One - Traccia la dimensione media dei regali e la capacità di donazione.

9. Trasformare i dati sulla raccolta fondi in miglioramenti attuabili per il prossimo evento di raccolta fondi

Una volta tracciate tutte le metriche dell'evento di beneficenza, il vero valore deriva dall'applicazione di questi dati per rendere il vostro evento di beneficenza più efficace.prossimo evento migliore.

Esempi:

• Se l'importo medio delle donazioni è basso → Lanciare campagne mirate per aumentare la capacità di donazione dei donatori di livello medio.
• Se il tasso di fidelizzazione dei donatori è in calo → Rafforzare i programmi di follow-up e di riconoscimento personalizzati.
• Se gli sponsor aziendali non hanno rinnovato → Rivedere i pacchetti di sponsorizzazione e i benefici per renderli più attraenti.

Mentalità chiave:
Il successo del vostro evento non è un evento isolato: fa parte di un ciclo di miglioramento continuo in cuii dati di ogni anno alimentano eventi più intelligenti e di maggior impatto.

Conclusione: Usare le metriche per rafforzare ogni evento di raccolta fondi

Misurare il successo di un evento di beneficenza va ben oltre il conteggio dei dollari: si tratta di capire il comportamento dei donatori, ottimizzare le risorse e costruire relazioni che durino nel tempo.

Concentrandosi sulle metriche di raccolta fondi delle organizzazioni non profit, come il tasso di ritenzione dei donatori, la dimensione media delle donazioni e il tasso di partecipazione alla raccolta fondi, e sfruttando la giusta piattaforma di gestione degli eventi, è possibile garantire che ogni evento di raccolta fondi non solo raggiunga gli obiettivi di raccolta fondi, ma rafforzi anche l'impatto a lungo termine della vostra organizzazione.

UtilizzoAzavista per semplificare la gestione dei vostri eventi!