Cosa rende i viaggi e gli alloggi una parte importante della logistica degli eventi

In ogni evento di successo, la logistica dei viaggi e delle sistemazioni non è solo una funzione di supporto: è un elemento chiave che influenza direttamente l'esperienza dei partecipanti, il flusso operativo e persino la qualità percepita dell'evento.

Dopo il vostrosono stati definiti il luogo e il fornitore per l'eventoLa logistica mal gestita può provocare arrivi in ritardo, riunioni perse, ospiti agitati e un'affluenza ridotta, tutti fattori che incidono negativamente sul ROI dell'evento e sul morale del team. D'altra parte, una pianificazione perfetta di viaggio e alloggio aiuta a garantire un'esperienza eccellente per i partecipanti, i relatori, gli sponsor e il personale.

Perché è importante:

• Aumentare l'affluenza dei partecipanti con piani di viaggio chiari: Un'organizzazione del viaggio complessa o confusa può scoraggiare la partecipazione di altri viaggiatori, soprattutto di quelli provenienti da destinazioni lontane.
• Prevenire le interruzioni del budget e delle tempistiche: I ritardi dei voli, gli alberghi in overbooking e le soluzioni di trasporto dell'ultimo minuto possono far saltare i budget e far saltare i tempi del progetto.
• Offrire un'esperienza senza problemi a VIP e stakeholder: Per i clienti, gli sponsor e i relatori, una logistica fluida è indice di professionalità e affidabilità, elementi fondamentali per il successo dell'evento.
• Consentire il coordinamento tra i vari team con ruoli chiari: L'organizzazione dei viaggi tra i vari reparti richiede una comunicazione fluida, la responsabilità dei compiti e un coordinamento efficace del team, competenze che riflettono direttamente le vostre capacità di gestione dei progetti.
• Adattare i piani di viaggio alle esigenze del pubblico: Accogliere le preferenze e i comportamenti di viaggio del vostro pubblico target supporta l'esperienza del vostro marchio e rafforza gli obiettivi condivisi tra i team e i partecipanti.

Suggerimento per il mondo reale: La logistica dei viaggi spesso riflette il livello di affiatamento del vostro team. Assegnate a un membro del team la gestione di questo settore e supportatelo con una collaborazione interfunzionale tra i team dell'ospitalità, delle operazioni e del marketing.

6 passi per semplificare la logistica dei viaggi e degli alloggi per gli eventi

1. Pianificazione pre-evento: Cosa definire prima di prenotare

Prima di iniziare a cercare gli hotel o di prenotare i voli, dedicare del tempo adefinire il quadro logistico nella pianificazione pre-evento. Questa chiarezza nelle prime fasi del processo di pianificazione aiuta a ridurre gli errori, a risparmiare denaro e a migliorare la comunicazione tra i team.

A. Confermare le basi dell'evento

Chiarite bene le basi del vostro evento:

• Tipo: Conferenza, fiera, viaggio incentive, formazione o evento speciale?
• Date e durata: Includere giorni cuscinetto per l'allestimento delle squadre e l'arrivo dei VIP.
• Luogo e sede: Qual è l'aeroporto più vicino? I trasporti locali sono affidabili?
• Profilo dei partecipanti: Dipendenti locali, viaggiatori internazionali, ospiti C-suite, sponsor?

La comprensione di questi aspetti influenzerà la vostra strategia di trasporto, di vicinanza all'hotel e di prenotazione.

B. Stima delle esigenze di viaggio

Classificare i partecipanti per origine e modalità di viaggio:

• Locale: Può richiedere un parcheggio o un coordinamento del carpooling.
• Fuori sede (nazionale): Prenotate in anticipo i biglietti ferroviari o aerei per ottenere tariffe più basse.
• Internazionale: Pianificare il supporto per il rilascio dei visti, finestre di arrivo più lunghe e periodi di riposo.

Considerate anche:

• Viaggi di gruppo vs. itinerari individuali
• Eventuali orari di lavoro a distanza o flessibilità di arrivo/partenza
• Assicurazione di viaggio, preferenze alimentari ed esigenze di accessibilità

C. Definire i livelli e le preferenze di alloggio

Non tutti i viaggiatori richiedono la stessa esperienza. Identificate le esigenze di alloggio in base al ruolo e alle aspettative:

• VIP e relatori: Suite executive, green room, check-in anticipato e clausole di cancellazione gratuita.
• Sponsor ed espositori: Vicinanza alla sede e accesso ai servizi aziendali.
• Squadra e staff: Alloggio di gruppo conveniente con buona connettività e trasporto condiviso.
• Ospiti e partecipanti: Opzioni curate per budget, distanza o esperienza (lusso, boutique, eco-friendly).

Suggerimento: Fornite opzioni chiare in modo che i partecipanti possano risparmiare, scoprire nuove destinazioni o optare per sconti di gruppo.

D. Stabilire un budget per il viaggio e l'alloggio

Utilizzare i dati storici e i benchmark dei fornitori per allocare il budget. Ripartizione:

• Voli e trasporti a terra
• Prenotazioni alberghiere e spese di soggiorno
• Prelievo dall'aeroporto, noleggio di navette o noleggio di veicoli
• Visti, assicurazioni e imprevisti
• Viaggi per il team interno o per il personale di supporto

Assicuratevi che questo sia in linea con gli obiettivi aziendali e lasciate un margine per affrontare sfide inaspettate o cambiamenti nel numero di ospiti.

Un consiglio da professionista: Tenete conto delle spese amministrative, dei tempi di pagamento e delle potenziali richieste dell'ultimo minuto, soprattutto se l'evento prevede un elevato numero di viaggi di gruppo.

E. Costruire un cuscinetto di emergenza

I cambiamenti imprevisti fanno parte dei viaggi per eventi: ritardi nei voli, conferme tardive dei VIP, overbooking degli hotel o impennate dei prezzi possono far deragliare anche i piani migliori.

Per rimanere preparati:

• Aggiungete una riserva del 10-15% al vostro budget di viaggio e alloggio.
• Utilizzatelo per gli aggiornamenti dell'ultimo minuto, per le lacune nei trasporti o per le prenotazioni in eccesso.
• Monitorare l'utilizzo durante l'esecuzione per rimanere all'interno del budget complessivo dell'evento.

Suggerimento: Questo passo proattivo aiuta a ridurre i rischi, a controllare i costi e a garantire che la logistica dell'evento rimanga agile, anche quando i piani cambiano.

2. Elementi chiave per una logistica di viaggio semplificata

Viaggi ben gestiti per qualsiasi evento è fondamentale per dare il giusto tono a un evento senza intoppi. Che i partecipanti arrivino in aereo o in auto, ogni dettaglio è importante.

A. Prenotazione di viaggi aerei, ferroviari o di gruppo

Pianificate per tempo un viaggio comodo ed economico per garantire un arrivo senza problemi.

• Per i gruppi più numerosi, considerate la possibilità di utilizzare partner di viaggio o agenzie specializzate nella logistica degli eventi.
• Offrire percorsi, classi e tipi di biglietti flessibili, in grado di bilanciare comfort e costi.
• Incoraggiate le prenotazioni anticipate con promemoria e comunicazioni chiare sulle scadenze.

Suggerimento: Assegnate a un membro del team responsabile la supervisione di ogni categoria di viaggio (aereo, treno, terra) e concentratevi sull'esperienza dei partecipanti dalla partenza al check-in.

B. Navetta e trasporto locale

Coordinare i trasferimenti locali senza soluzione di continuità per ridurre al minimo i ritardi e la confusione.

• Tracciate i percorsi ad alta richiesta: dagli hotel alla sede, dall'aeroporto all'hotel, dai luoghi di ritrovo.
• Coordinare gli orari di prelievo e consegna dei gruppi per evitare ritardi.
• Marchiate le vostre navette con una segnaletica e orari chiari per facilitare la navigazione.

Suggerimento: Utilizzate la segnaletica e le chat di gruppo in tempo reale per condividere in modo efficiente gli aggiornamenti e le modifiche dell'ultimo minuto.

C. Supporto per i visti per i partecipanti internazionali

Rendere l'ingresso privo di stress fornendo una guida e un supporto chiari in materia di visti.

• Fornire lettere di invito formali o lettere di facilitazione del visto.
• Offrite una guida che illustra le tempistiche, le liste di controllo dei documenti e le informazioni sulle ambasciate.
• Assegnare un punto di contatto per le escalation o le sfide specifiche dell'ambasciata.

D. Coordinamento della squadra nei punti di transito per l'arrivo

Assicuratevi che i partecipanti si sentano accolti e informati fin dal loro arrivo.

• Collocare degli addetti all'accoglienza negli aeroporti e negli snodi di transito.
• Allestimento di segnaletica e desk informativi per indirizzare i partecipanti in arrivo.
• Condividete gruppi WhatsApp, numeri di contatto o e-mail di aiuto per ricevere assistenza all'arrivo.
• Un buon ascolto attivo durante le conversazioni dell'help desk riflette la professionalità e stabilisce il tono dell'evento.

E. Pianificazione di emergenza

Preparate opzioni di backup per gestire le interruzioni del viaggio senza stress.

• Predisporre dei supporti: crediti per il ride-sharing, navette per il flusso eccessivo o accesso ai veicoli di emergenza.
• Stabilire percorsi di escalation chiari e buffer di tempo per gli arrivi chiave (VIP, relatori).
• Comunicare tempestivamente le interruzioni via e-mail/SMS/WhatsApp per ridurre al minimo lo stress.

Ricorda: Gestire i ritardi di viaggio con garbo si riflette sul vostro lavoro di pianificatori e supporta gli obiettivi comuni del vostro team e dei clienti.

3. Valutare l'affidabilità dei fornitori per rafforzare la vostra strategia logistica futura.

La scelta della giusta sistemazione alberghiera è fondamentale per il comfort, il controllo del budget e la soddisfazione generale.

A. Selezione strategica degli hotel

Scegliete immobili in grado di bilanciare posizione, flessibilità e comfort.

• Utilizzare un mix di proprietà basato su:
  • Vicinanza alla sede
  • Servizi (Wi-Fi, colazione, check-in anticipato)
  • Flessibilità con i termini di prenotazione
• Considerare alberghi di riserva in caso di sovraffollamento.

B. Blocchi di camere e prenotazioni individuali

Assicuratevi in anticipo le tariffe di gruppo per risparmiare sui costi e semplificare il coordinamento.

• Negoziare blocchi di camere per bloccare le tariffe dei gruppi, evitare l'overbooking e semplificare la fatturazione.
• Utilizzate i link di prenotazione o i codici promozionali per i singoli partecipanti non coperti da blocchi.
• La pianificazione anticipata consente ai pianificatori di eventi di ridurre i costi e di ottenere un'influenza sui termini contrattuali.

C. Requisiti dei VIP e degli oratori

Offrire soggiorni premium e personalizzati per soddisfare le aspettative di alto livello.

• Prenotate le camere premium vicino agli ascensori o per motivi di privacy.
• Confermare l'arrivo/partenza, le esigenze speciali e le richieste essenziali (dieta, accesso alla camera).
• Aggiungete tocchi di riguardo: kit di benvenuto, itinerari e gocce in camera personalizzate.

D. Contratto e condizioni di annullamento

Negoziare termini flessibili per ridurre il rischio ed evitare costi a sorpresa.

• Bloccate le condizioni favorevoli: clausole di logoramento, finestre di cancellazione gratuite, date di scadenza flessibili.
• Esaminate i supplementi come il check-out tardivo, il parcheggio e il check-in anticipato.
• Verificare sempre per iscritto le tempistiche di rimborso per evitare controversie durante la settimana dell'evento.

E. Accessibilità e sostenibilità

Privilegiate gli hotel inclusivi ed ecologici che si allineano ai valori dell'evento.

• Scegliete hotel con conformità alle norme ADA e accesso con ascensore.
• Promuovere hotel certificati verdi che supportano politiche di riciclaggio, risparmio energetico e assenza di plastica.
• Alcune idee di sostenibilità possono essere attuate durante gli eventiperché non è più facoltativo: è un vantaggio che può allinearsi ai valori del vostro pubblico e all'immagine del vostro evento.

4. Integrare il viaggio e il soggiorno nella registrazione per ridurre il lavoro manuale.

Per snellire la logistica e ridurre il lavoro manuale, collegate il coordinamento dei viaggi e degli alloggi con il flusso di registrazione.

A. Prenotazione di viaggi e hotel durante la registrazione

Consentite ai partecipanti di gestire il viaggio e l'alloggio direttamente nel flusso di iscrizione.

• Offrite opzioni di prenotazione del viaggio (voli/navi) all'interno del vostro portale di registrazione.
• Consentite ai partecipanti di selezionare l'hotel, la categoria della camera e le preferenze per il check-in durante la registrazione.
• Inviare conferme basate sul cognome o sull'e-mail per semplificare l'accesso e l'indirizzo comune.sfide di registrazione.

B. Automatizzare la conferma e gli itinerari

Inviate dettagli di viaggio chiari e immediati per ridurre la confusione e supportare gli arrivi.

• Condividere le e-mail automatiche con:
  • Conferma di viaggio
  • Mappe, istruzioni per il check-in
  • Orari della navetta e FAQ
• Concentratevi sulla chiarezza: la vostra comunicazione deve ridurre la confusione, non aumentarla.

C. Sincronizzazione dei dati di viaggio con il flusso in loco

Collegate la logistica dei viaggi con le operazioni in loco per una visibilità in tempo reale.

• Integrare gli orari di arrivo con la stampa dei badge, l'assegnazione delle sale e il personale in loco.
• Tracciate in tempo reale chi ha fatto il check-in in hotel e chi è atterrato in aeroporto.
• La sincronizzazione della logistica tra i sistemi non solo migliora l'efficienza, ma consente al team di rimanere agile e di collaborare sotto pressione.

5. Personale, ruoli e coordinamento in tempo reale

Anche i sistemi migliori hanno bisogno delle persone giuste. La presenza di personale adeguato garantisce che l'esecuzione della logistica non si disfi a causa di aggiornamenti mancati, comunicazione insufficiente o mancanza di autorità.

A. Assegnare i coordinatori di viaggio e alloggio

Designare membri specifici del team per guidare le operazioni di viaggio e alloggio:

• Uno per ogni area logistica (aereo, hotel, trasporto via terra)
• Le responsabilità includono le prenotazioni, la gestione delle escalation, il monitoraggio del check-in
• Incoraggiateli a condividere le competenze e a guidare la risoluzione dei problemi durante l'evento.

Suggerimento:L'importanza di avere dei proprietari responsabili per ogni verticale non può essere sopravvalutata: sono la vostra prima linea contro il caos dell'ultimo minuto.

B. Strumenti di comunicazione e di escalation in tempo reale

Dotare il personale di:

• Gruppi WhatsApp o canali Slack per la messaggistica istantanea
• Percorsi di escalation predefiniti in caso di ritardi o mancati ritiri
• Elenchi di contatti condivisi per gestori di hotel, rappresentanti aeroportuali e autisti di mezzi di trasporto
• In questo modo si migliora il coordinamento e si garantisce una comunicazione continua tra i turni, i reparti e le sedi fisiche.

C. Punti di contatto in loco per le sedi principali

Posizionare i contatti dedicati a:

• Ingressi alla sede
• Banchi della reception dell'hotel
• Fermate della navetta
• Zone di arrivo in aeroporto

Avrebbero dovuto:

• Uniformi o distintivi di marca
• Biglietti di benvenuto stampati o codici QR per i contatti chiave
• La capacità di gestire o di risolvere problemi urgenti in loco.

Questi punti migliorano l'esperienza degli ospiti e riducono il carico del team di pianificazione.

6. Conclusione dell'evento

Dopo l'evento, la conclusione della logistica viene spesso trascurata, ma è il momento in cui si impara e si migliora in futuro.

A. Pagamenti finali e riconciliazione

Chiudere accuratamente tutte le spese di viaggio per mantenere l'integrità del bilancio.

• Liquidare le fatture dei gruppi alberghieri, gli addebiti per mancata presentazione e le spese per il checkout tardivo.
• Riconciliare i costi dei voli, le fatture di trasporto e le modifiche dell'ultimo minuto.
• Condividere gli aggiornamenti sullo stato dei pagamenti con i conti e i fornitori

Questo è anche il momento in cui si possono verificare le opportunità di risparmio che si sono perse durante l'esecuzione.

B. Raccogliere feedback su viaggi e soggiorni

Raccogliere informazioni per migliorare l'esperienza dei partecipanti e risolvere i punti deboli.

• Includere domande specifiche sul viaggio nei sondaggi successivi all'evento.
• Chiedere informazioni sul comfort, sulla chiarezza e su eventuali problemi di trasporto.
• Consentire agli ospiti di condividere idee per futuri miglioramenti
• Anche piccoli suggerimenti possonomigliorare l'esperienza del vostro prossimo evento.

C. Registrazione delle prestazioni del fornitore per la pianificazione futura

Valutate l'affidabilità dei fornitori per rafforzare la vostra strategia logistica futura.

• Valutare hotel, autisti e fornitori di viaggi in base a criteri predefiniti.
• Si noti la reattività, la professionalità, la capacità di risolvere i problemi e il feedback degli ospiti.
• Utilizzate queste valutazioni per informarvi sulla scelta dei fornitori e per ottimizzare la logistica nel prossimo ciclo di pianificazione.

Questi dati migliorano la responsabilità dei fornitori e fanno del vostro team un esperto di logistica, non un semplice amministratore.

Strumenti e tecnologia per semplificare la logistica di viaggio e soggiorno

Sfruttare il giustopiattaforma di gestione degli eventi può trasformare un coordinamento opprimente in un processo gestibile e semplificato. Non si tratta solo di comodità, ma di aumentare l'efficienza, di consentire un'azione in tempo reale e di creare un'esperienza migliore per tutti i soggetti coinvolti.

A. Piattaforme di gestione eventi con moduli di viaggio

Utilizzostrumenti tecnologici per eventi che consentono:

• Tracciamento delle prenotazioni di voli e hotel
• Aggiornamenti sullo stato di viaggio dei delegati
• Sincronizzazione dei blocchi di stanze con le registrazioni dei partecipanti
• Notifiche di modifica dell'itinerario

Scegliete uno strumento che permetta al vostro team di condividere idee, tenere traccia delle consegne e inviare messaggi ai fornitori o ai partecipanti, il tutto in un unico posto.

B. Applicazioni rivolte ai partecipanti per viaggi e itinerari

Equipaggiate i partecipanti conun'applicazione che comprende:

• Orari di viaggio e mappe degli hotel
• Itinerario dell'evento integrato con informazioni personali su voli e hotel
• Dettagli sul ritiro della navetta e avvisi in tempo reale

In questo modo si riduce la confusione e gli ospiti possono gestire il loro viaggio senza bisogno di assistenza costante da parte del personale.

C. Cruscotti logistici centralizzati

Per il vostro team interno:

• Utilizzare dashboard in tempo reale per monitorarearrivi dei voli, check-in in hotel, prelievo di navette
• Creare visualizzazioni filtrate per tipo di partecipante (VIP, relatore, ospite generico)
• Abilitare la messaggistica in-app per risolvere i problemi in movimento

Questi strumenti migliorano la chiarezza dei messaggi, riducono i ritardi nei passaggi di consegne e garantiscono che il team possa agire rapidamente, soprattutto quando la posta in gioco è alta.

Semplificare la logistica dei viaggi e dei soggiorni con Azavista

La gestione dei voli, delle prenotazioni alberghiere, del coordinamento delle navette e degli aggiornamenti in tempo reale non deve comportare fogli di calcolo sparsi e controlli manuali.

Azavista La piattaforma di gestione degli eventi riunisce tutto questo, consentendovi di acquisire le preferenze di viaggio durante la registrazione, assegnare le camere, sincronizzarsi con la stampa dei badge e tenere informati i partecipanti in ogni fase del processo.

• Tracciamento centralizzato di viaggi e soggiorni
• Conferme e itinerari automatizzati
• Integrazione perfetta con la logistica in loco

Conclusione: La logistica fatta bene = una prima impressione duratura

Negli eventi,La prima impressione è importante-e anche gli ultimi. Padroneggiando la logistica dei viaggi e degli alloggi, non vi limitate a portare le persone dal punto A al punto B, ma create un'esperienza senza attriti e ad alto valore aggiunto che favorisca il successo del vostro evento.

Con una pianificazione meticolosa, gli strumenti giusti e il coordinamento in tempo reale, ridurrete lo stress dei partecipanti, ridurrete al minimo gli errori operativi e farete dell'evento un evento eccezionalmente organizzato. Ma soprattutto, darete al vostro team la struttura di cui ha bisogno per condurre l'evento con chiarezza, velocità e impatto.

Utilizzate questa guida come modello di successo per i viaggi e gli alloggi e getterete le basi per un'esecuzione più fluida, relazioni più solide con i fornitori e risultati ancora migliori per il vostro prossimo evento.