Mantenere il coinvolgimento dei partecipanti non è più solo un "nice-to-have": è la spina dorsale di ogni evento di successo. Che si tratti di un evento di persona, virtuale o ibrido, una strategia di coinvolgimento dei partecipanti ben pianificata può elevare l'esperienza, rafforzare la fedeltà al marchio e aumentare il ritorno sull'investimento nell'evento.

Con la riduzione dei tempi di attenzione e l'aumento della stanchezza da schermo nei formati virtuali o ibridi degli eventi, i pianificatori devono ripensare il loro approccio. Dal momento in cui inizia la comunicazione dell'evento fino a molto tempo dopo la sua conclusione, avete bisogno di idee coerenti e creative per coinvolgere i partecipanti e tenerli impegnati.

Perché il coinvolgimento negli eventi è importante

Una strategia di coinvolgimento ponderata per gli eventi non si limita a intrattenere il pubblico, ma porta a risultati concreti. Ecco perché il coinvolgimento dovrebbe essere al centro della pianificazione del vostro evento:

1. Maggiore soddisfazione dei partecipanti

I partecipanti coinvolti si sentono partecipanti attivi, non solo spettatori passivi. Attraverso sessioni interattive, domande e risposte dal vivo o strumenti di feedback in tempo reale, queste esperienze favoriscono un senso di inclusione.
Suggerimento:Utilizzare unapp per eventi mobili o piattaforma web per raccogliere le reazioni istantanee durante le sessioni.

2. Miglioramento del ROI dell'evento

Quando i partecipanti interagiscono di più - con i relatori, i contenuti o tra di loro - è più probabile che compiano le azioni desiderate (ad esempio, acquistare, fare networking, fare advocacy). Questo porta a risultati aziendali misurabili.
Suggerimento:Tracciaanalisi dei dati utilizzare la vostra piattaforma per eventi per capire cosa guida le conversioni.

3. Migliore conservazione delle conoscenze

Le persone apprendono di più quando sono coinvolte. Attività come presentazioni interattive, sondaggi e sfide incoraggiano l'apprendimento attivo.
Suggerimento:Inserite quiz o riassunti delle sessioni nell'app dell'evento per rafforzare i punti chiave.

4. Coinvolgimento più forte dopo l'evento

I vostri sforzi di coinvolgimento non dovrebbero fermarsi una volta terminato l'evento. Un piano di coinvolgimento post-evento ben pianificato può mantenere il vostro marchio al centro dell'attenzione e fidelizzarlo.
Suggerimento:Inviate e-mail di follow-up, condividete le registrazioni o i momenti salienti e offrite idee di coinvolgimento post-evento come contenuti esclusivi o concorsi.

5. Costruzione di comunità e relazioni

Un pubblico coinvolto è più propenso a rimanere in contatto anche dopo la fine dell'evento. Che si tratti di eventi virtuali o di conferenze dal vivo, la creazione di un senso di comunità mantiene la rilevanza dei vostri eventi futuri.
Suggerimento: Create un gruppo LinkedIn o un canale Slack per incoraggiare l'interazione continua e il supporto tra pari.

Ora, analizziamo 15 strategie collaudate che potete utilizzare per aumentare il coinvolgimento nei vostri eventi virtuali, ibridi e di persona.

Strategie di coinvolgimento pre-evento: Partire forte prima dell'inizio dell'evento

Una strategia di coinvolgimento di successo non inizia con l'inizio dell'evento, ma con settimane (o addirittura mesi) di anticipo. Forti strategie di coinvolgimento pre-evento aiutano a costruire l'attesa, a migliorare la partecipazione e a creare un investimento emotivo prima ancora che la prima sessione abbia inizio. Se vi state chiedendo come aumentare il coinvolgimento negli eventi, questo è il punto di partenza.

Di seguito sono riportate cinque tattiche efficaci per aumentare la partecipazione, creare slancio e impostare il tono per il successo dell'evento, sia che si tratti di un evento virtuale, di persona o ibrido.

Un consiglio da professionista:Il coinvolgimento prima dell'evento non riguarda solo l'hype, ma anche la creazione di fiducia e di una comunità in anticipo. Quando i partecipanti si sentono visti e coinvolti prima dell'inizio dell'evento, è molto più probabile che si presentino entusiasti, che rimangano più a lungo e che contribuiscano a un evento complessivamente più coinvolgente.

1. Usare i social media per creare un'atmosfera positiva

Sfruttate le vostre piattaforme di social media per creare entusiasmo e generare una prima interazione. Assicuratevi di utilizzareuna piattaforma di gestione degli eventi che consente integrazioni senza soluzione di continuità.

• Condividete video teaser che introducono i relatori principali o evidenziano le novità di questa edizione del vostro evento.
• Pubblicate retroscena, citazioni di relatori o filmati di eventi passati per stimolare la curiosità.
• Lanciate conti alla rovescia, sondaggi interattivi o quiz divertenti su piattaforme quali Instagram Stories, LinkedIn o X.
• Promuovete l'hashtag dell'evento in anticipo per fare in modo che i partecipanti lo utilizzino nei loro post, nelle loro storie e nelle loro risposte.

Suggerimento: Avviate una serie di "Incontri con il relatore" o di post "Cosa aspettarsi" per evidenziare le sessioni chiave. In questo modo si aumenta il coinvolgimento del pubblico e l'interesse per le iscrizioni.

2. Offrire inviti personalizzati

La personalizzazione è un fattore chiave per il coinvolgimento negli eventi virtuali e un ottimo modo per distinguersi in una casella di posta affollata.

• Utilizzate il vostropiattaforma per eventi per l'invio di e-mail dinamiche che si rivolgono a ciascun destinatario per nome e fanno riferimento al suo settore, ai suoi interessi o alla sua partecipazione passata.
• Segmentate il vostro pubblico in base al titolo di lavoro, alla posizione geografica o all'area di interesse e inviate raccomandazioni di contenuti su misura o anteprime dell'agenda.

Suggerimento:Per i partecipanti che ritornano, ricordate loro ciò che hanno apprezzato negli eventi passati e offrite loro il primo accesso alle nuove funzionalità dei prossimi eventi.

3. Gamificare il processo di registrazione

Gamification è una delle soluzioni migliori per aumentare il coinvolgimento. Trasformate il processo di iscrizione in un'esperienza divertente e gratificante per massimizzare il coinvolgimento fin dall'inizio.

• Offrite premi early bird, incentivi per i referral o contenuti sbloccabili per il completamento dei dettagli del profilo.
• Organizzate un concorso "Registrati e vinci" in cui i partecipanti che completano la registrazione in anticipo hanno la possibilità di vincere vantaggi esclusivi o l'accesso al backstage.
• Utilizzate il sito web dell'evento per ospitare mini-giochi, quiz o sfide a punti legate alle fasi di registrazione.

Suggerimento:In questo modo non solo si crea un'atmosfera iniziale, ma si raccolgono anche dati più ricchi sui partecipanti che possono essere utilizzati per migliorare la comunicazione e il targeting dell'evento in un secondo momento.

4. Creare opportunità di networking prima dell'evento

Prima le persone iniziano a creare connessioni, più saranno impegnate durante l'evento vero e proprio.

• Aprite presto l'accesso alla vostra app per eventi mobili o alla piattaforma per eventi e incoraggiate i partecipanti a creare i loro profili.
• Attivare sessioni di speed networking, forum di discussione o messaggistica 1:1 per consentire ai partecipanti di entrare in contatto con altri che condividono i loro obiettivi.
• Utilizzate le raccomandazioni di match alimentate dall'intelligenza artificiale in base agli interessi o ai ruoli lavorativi per facilitare le presentazioni significative.

Suggerimento: Mettete in risalto i top networker o i promotori di conversazioni nei vostri aggiornamenti pre-evento. Questo aiuta a rendere più umano lo spazio digitale e ad aumentare la partecipazione.

5. Condividere contenuti esclusivi prima dell'evento

Preparate la scena offrendo anteprime significative che stimolino la curiosità e l'investimento.

• Condividete video o testimonianze di eventi passati di successo per creare credibilità.
• Offrite anticipazioni sulle sessioni interattive, sulle nuove dimostrazioni tecnologiche o sulle prossime tavole rotonde.
• Includete guide scaricabili, fogli di suggerimenti o pacchetti "cosa aspettarsi" per aiutare i partecipanti a prepararsi.

Suggerimento: Includete un link a un breve sondaggio pre-evento per chiedere ai partecipanti quali sono gli argomenti o le caratteristiche che li entusiasmano di più. Utilizzatelo per modellare i vostri contenuti e migliorare la pianificazione di eventi virtuali o ibridi.

Strategie di coinvolgimento durante l'evento

Una volta che l'evento è in corso, l'attenzione si sposta sulla massimizzazione del coinvolgimento e sul mantenimento dell'energia. Sia che si tratti di eventi in presenza, sia che si tratti di un pubblico virtuale o di un ambiente ibrido, per mantenere il coinvolgimento dei partecipanti è necessario che le esperienze siano pensate e interattive e che incoraggino la partecipazione attiva.

Ecco 7 modi comprovati per aumentare il coinvolgimento durante l'esperienza live:

6. Utilizzare una robusta app per eventi mobili

Una potente app per eventi mobili è il vostro centro di comando per il coinvolgimento del pubblico in tempo reale.

• Includete funzioni come sondaggi dal vivo, chat in tempo reale, domande e risposte interattive e moduli di feedback post-sessione per coinvolgere sia i partecipanti virtuali che quelli in loco.
• Permettete ai partecipanti di costruire agende personalizzate per navigare l'evento alle loro condizioni.
• Inviate notifiche push su sessioni imminenti, omaggi o ospiti a sorpresa per mantenere alta l'energia.

Suggerimento:Scegliete una piattaforma tecnologica per eventi comeAzavista che supporta l'interattività mobile-friendly in eventi virtuali e ibridi.

7. Incoraggiare l'interazione dal vivo

Dimenticate le lezioni a senso unico: le presentazioni interattive sono la chiave per una partecipazione attiva.

• Utilizzate strumenti come Slido o Azavista per eseguire sondaggi, quiz e nuvole di parole in tempo reale durante le sessioni.
• Incoraggiate i partecipanti a porre domande durante l'intera giornata e fate in modo che i relatori rispondano in diretta.
• Consentite di gridare ai partecipanti attivi o alle domande più votate per aumentare ulteriormente la motivazione.

Suggerimento: Mantenete brevi i segmenti dei relatori e seguiteli con discussioni, attività o domande guidate dal pubblico per mantenere l'attenzione, soprattutto negli ambienti degli eventi virtuali.

8. Creare cabine virtuali immersive

Date ai partecipanti virtuali la possibilità di esplorare e interagire come farebbero di persona. Se desiderate saperne di più sugli eventi virtuali, potete consultare il sito webguida all'intero evento virtuale qui.

• Allestite sale espositive virtuali in 3D o zone sponsor in cui i partecipanti possono interagire con contenuti, video o rappresentanti in carne e ossa.
• Include chat room, risorse scaricabili e opzioni di prenotazione di appuntamenti.
• Utilizzate punti di controllo o cacce al tesoro per guidare le persone attraverso gli stand.

Suggerimento: Incoraggiate i fornitori a ospitare mini sessioni o dimostrazioni dal vivo, per mantenere le cose dinamiche e aumentare i punti di contatto con gli altri partecipanti.

9. Concorsi e classifiche

Gamification è uno dei modi più semplici per aumentare istantaneamente il coinvolgimento negli eventi.

• Assegnate punti per ogni commento, partecipazione a un sondaggio, partecipazione a una sessione o post sui social media.
• Visualizzate le classifiche in tempo reale per accendere una competizione amichevole.
• Offrite ricompense come l'accesso al backstage, il merch gratuito o i pass per eventi futuri.

Suggerimento: Eseguite "missioni segrete" in cui i partecipanti guadagnano punti extra per aver partecipato a sessioni o stand meno noti: in questo modo l'attenzione viene distribuita in modo più uniforme.

10. Abilitare la condivisione sociale in diretta

Lasciate che il vostro pubblico amplifichi il vostro evento per voi.

• Create un social media wall live che mostri i post taggati con l'hashtag dell'evento.
• Incoraggiate i partecipanti a pubblicare le loro opinioni, i loro selfie o i loro momenti preferiti su Instagram o X.
• Offrite omaggi per il miglior post sui social, il momento più divertente o il riassunto più creativo della sessione.

Suggerimento: Predisponete modelli di social media o filtri personalizzati che i partecipanti possano utilizzare per migliorare i loro post e promuovere il vostro marchio di tecnologia per eventi senza alcuno sforzo.

11. Incorporare le zone di rete

Facilitare le connessioni significative può aumentare significativamente la soddisfazione dei partecipanti.

• Creare salotti informali o sale riunioni a tema dove i partecipanti possano fare networking in base agli interessi comuni.
• Includete nella vostra app per eventi spazi dedicati per eventi di gruppo, chat di gruppo o programmazione di incontri individuali.
• Organizzate formati strutturati come sessioni di speed networking per garantire che nessuno si senta escluso.

Suggerimento: Utilizzate strumenti di matchmaking basati sull'intelligenza artificiale per suggerire connessioni tra gli altri partecipanti in base agli interessi o ai ruoli. In questo modo si risparmia tempo e si rende il networking più rilevante.

12. Offrire momenti di sorpresa

Le sorprese danno un'impronta eccitante al vostro programma e rendono l'evento memorabile.

• Portate un oratore a sorpresa, una celebrità del settore o un intrattenitore dal vivo.
• Lasciare premi inaspettati o contenuti esclusivi a coloro che dimostrano una partecipazione più attiva.
• Annunciate gare di flash durante le sessioni per premiare l'attenzione e l'impegno.

Suggerimento: Utilizzate il vostro per inviare indizi criptici su attività a sorpresa per creare curiosità e mantenere l'attenzione, particolarmente utili per eventi virtuali e ibridi.

Strategie di coinvolgimento post-evento

L'esperienza dell'evento non finisce quando lo schermo si spegne o la sede chiude. Infatti, il periodo successivo all'evento è un'opportunità d'oro per coltivare le connessioni, promuovere la fedeltà al marchio e iniziare a pianificare il prossimo evento. Le strategie di coinvolgimento post-evento possono trasformare i partecipanti passivi in sostenitori a lungo termine.

Ecco come mantenere lo slancio:

13. Inviare note di ringraziamento e contenuti esclusivi

Un semplice ringraziamento contribuisce a migliorare l'esperienza dell'evento e stabilisce il tono per le interazioni future.

• Inviate e-mail personalizzate per ringraziare i partecipanti per la loro partecipazione.
• Includete i punti salienti dell'evento, come le repliche dei keynote, le registrazioni delle sessioni e le risorse scaricabili.
• Condividete contenuti dietro le quinte o domande e risposte dei relatori per mantenere viva la conversazione.

Suggerimento:Confezionate questi aggiornamenti come "contenuti bonus" per far sentire i partecipanti apprezzati. Questo è un modo sottile ma efficace per aumentare il coinvolgimento sui social media dopo l'evento.

14. Distribuzione di sondaggi post-evento

Uno dei modi migliori per imparare ad aumentare il coinvolgimento negli eventi è ascoltare il pubblico dopo l'evento.

• Utilizzate sondaggi post-evento concisi e facili da usare per raccogliere feedback preziosi su ciò che ha funzionato e ciò che non ha funzionato.
• Informatevi sulla qualità dei contenuti, sul coinvolgimento dei relatori, sull'esperienza di networking e sull'usabilità della tecnologia.
• Segmentate i risultati in base al tipo di partecipante (ad esempio, VIP, primi visitatori, virtuali) per ottenere informazioni più approfondite.

Suggerimento:Aggiungete una sezione commenti opzionale per raccogliere idee per il vostro prossimo evento. Queste informazioni possono aiutarvi a creare contenuti che abbiano una certa risonanza e a perfezionare la vostra strategia di coinvolgimento negli eventi.

15. Costruire una comunità intorno al vostro evento

Il coinvolgimento non dovrebbe fermarsi alla porta d'uscita. Promuovete un senso di appartenenza costruendo una comunità post-evento.

• Create gruppi LinkedIn, canali Slack o invitate i partecipanti a una community sul sito web dell'evento.
• Incoraggiate i partecipanti a continuare le discussioni delle sessioni chiave o a condividere i propri punti di forza.
• Programmate "incontri casuali" con la comunità o condividete aggiornamenti sui prossimi eventi per mantenere alto l'interesse.

Suggerimento: Utilizzate i feedback e le storie condivise per condividere i momenti salienti dell'evento tramite blog, post sui social o newsletter via e-mail. In questo modo non solo si mantiene il pubblico impegnato, ma si rafforza anche il content marketing.

Suggerimenti specifici per il coinvolgimento dei partecipanti

Formato dell'evento

Cosa funziona meglio

Eventi di persona

Stand interattivi, networking faccia a faccia, domande e risposte dal vivo

Eventi virtuali

Sondaggi in diretta, funzioni di chat, sessioni gamificate

Eventi ibridi

Contenuti sincronizzati, chat cross-canale, host a doppia esperienza

Strumenti che favoriscono il coinvolgimento

Anche la strategia più creativa non è all'altezza senza la giusta tecnologia. Per aumentare davvero il coinvolgimento, gli organizzatori di eventi devono utilizzare strumenti che supportino l'intero percorso dei partecipanti, dall'eccitazione pre-evento al follow-up post-evento.

Con, gli organizzatori di eventi possono:

• Lanciate un'app per eventi mobili con funzionalità interattive come sondaggi in diretta, chat, domande e risposte e personalizzazione dell'agenda.
• Creare percorsi di coinvolgimento personalizzati che si adattano al comportamento dei partecipanti, perfetti sia per il coinvolgimento in presenza che per quello virtuale.
• Integrate strumenti integrati come sondaggi, quiz, classifiche e gamification per incoraggiare la partecipazione attiva dei partecipanti.
• Tracciate le metriche di coinvolgimento in tempo reale tra i vari formati di evento, aiutando gli organizzatori a identificare ciò che funziona e dove migliorare.

Un consiglio da professionista: Più il percorso di coinvolgimento è personalizzato, più i partecipanti all'evento si sentiranno connessi, soprattutto in caso di allestimenti ibridi o virtuali.

Suggerimenti finali per gli organizzatori di eventi

Pianificare come aumentare il coinvolgimento negli eventi non deve essere un'impresa ardua. Tenete a mente questi rapidi promemoria:

• Progettate intorno ai vostri partecipanti: costruite l'esperienza dal loro punto di vista.
• Mescolare i formati dei contenuti: Pannelli, giochi, salotti per il networking e keynote interattive funzionano meglio in combinazione.
• Creare momenti emozionanti: regali a sorpresa, conversazioni sincere o vittorie condivise sono ricordi indimenticabili.
• Test degli strumenti di coinvolgimento: eseguite delle prove a secco con il vostro team per assicurarvi che sondaggi, chat e funzioni di gamification funzionino senza problemi.

Conclusione: Fare del coinvolgimento il superpotere del vostro evento

Indipendentemente dal formato - che si tratti di eventi di persona, virtuali o ibridi - sapere come aumentare il coinvolgimento in un evento può fare la differenza tra un incontro dimenticabile e un'esperienza trasformativa.

Utilizzando un mix di pianificazione intenzionale, pensiero orientato al pubblico e la tecnologia giusta, è possibile costruire una strategia di coinvolgimento efficace per gli eventi che mantenga l'interesse dei partecipanti prima, durante e dopo l'evento.

consente agli organizzatori di eventi di stimolare la partecipazione dei partecipanti, incrementare il ROI e creare esperienze interattive senza soluzione di continuità in qualsiasi contesto.