Capire perché la logistica post-evento è fondamentale per il successo dell'evento a lungo termine

Mentre mesi dipianificazione di eventi che precede il giorno dell'evento, è quello che si fadopo l'evento che determina se i vostri sforzi sono stati davvero ripagati.

Dalla raccolta di feedback alla valutazione delle metriche chiave, la logistica post-evento assicura che l'impatto dell'evento duri oltre i commenti di chiusura. Dopopianificare la logistica nel modo giusto e poieseguendolo alla perfezione il giorno dell'eventoÈ arrivato il momento di concludere! Potete sfruttare questa opportunità per identificare le aree di miglioramento, costruire relazioni più forti con i fornitori e gli stakeholder e aumentare il ROI del vostro budget per gli eventi.

Per gli organizzatori di eventi, questa fase è quella in cui la raccolta dei dati, i follow-up e le revisioni interne permettono di prendere decisioni migliori e di pianificare strategicamente gli eventi futuri, siano essi di persona, ibridi o virtuali.

10 passi da compiere nel post-evento per garantire una conclusione senza intoppi

1. Inserire il piano di smantellamento nel processo di pianificazione iniziale dell'evento

La logistica post-evento inizia prima dell'evento. Il modo migliore per garantire un disimpegno senza intoppi è integrare il disimpegno nel processo di pianificazione dell'evento fin dall'inizio.

Lista di controllo dell'esecuzione:

• Assegnate i ruoli di teardown all'inizio del documento di pianificazione del team, proprio come fareste con l'allestimento.
• Includete le scadenze logistiche post-evento nel vostro programma di produzione e di esecuzione dello spettacolo.
• Assegnare fasce orarie e persone specifiche per:
  • Imballaggio di materiali di marca
  • Rimozione della segnaletica
  • Controllo della pulizia del locale
  • Verifica della restituzione delle apparecchiature

Suggerimenti per il successo:

• Coinvolgete il personale della sede dell'evento durante le riunioni pre-evento per capire le loro regole di smontaggio.
• Assicuratevi che il budget dell'evento preveda la manodopera per lo smantellamento e le spese per l'uscita tardiva, se applicabili.
• Stampate o digitalizzate una lista di controllo per lo smontaggio utilizzando il vostro software di gestione eventi, in modo che le attività siano tracciabili in tempo reale.

Un evento di successo non è solo un'ottima esecuzione, ma anche la pianificazione di ogni fase, dal check-in alla pulizia, con la stessa cura.

2. Coordinare l'uscita dei fornitori per evitare colli di bottiglia e danni

Una gestione fluida dei fornitori durante lo smontaggio è fondamentale quanto l'allestimento. Quando più parti coinvolte cercano di andarsene contemporaneamente, il caos e i danni alla sede sono un rischio reale.

Come gestire l'uscita dei fornitori come un professionista:

• Utilizzate il vostro cruscotto di gestione della logistica degli eventi per:
  • Programmare finestre di uscita scaglionate per tipo di fornitore (ad esempio, AV, catering, decorazioni).
  • Inviate aggiornamenti in tempo reale ai fornitori tramite app o SMS.
  • Condividete in anticipo le mappe dei moli e le istruzioni sui punti di accesso.
• Assegnare un responsabile del team logistico per ogni zona di smantellamento (ad esempio, registrazione, backstage, stand espositivi).

Suggerimenti per la pianificazione di emergenza:

• Tenete a disposizione personale di riserva o volontari per l'assistenza dell'ultimo minuto.
• Preparate un mini registro degli incidenti: se qualcosa si rompe o sparisce, registratelo per l'assicurazione o per il controllo del fornitore.
• Un'uscita ben coordinata dei fornitori aiuta a mantenere i rapporti con le sedi e a evitare costi inutili, un fattore critico per il successo a lungo termine nel settore degli eventi.

3. Rintracciare immediatamente tutte le scorte, i noleggi e i danni alla sede.

Non si può migliorare ciò che non si documenta. Dopo un evento di successo, è essenziale tenere traccia di tutti i materiali, le perdite e i danni mentre tutto è ancora fresco.

Azioni immediate successive all'evento:

• Utilizzate il vostro software di gestione eventi per:
  • Registrare quali materiali sono stati restituiti da ciascun fornitore.
  • Fotografare gli oggetti avanzati o rotti per la documentazione.
  • Abbinare le liste di controllo dell'inventario alla documentazione originale del processo di pianificazione.
• Assegnare un membro del team per ogni categoria:
  • Attrezzatura tecnica
  • Segnaletica e branding
  • Materiale degli sponsor
  • Mobili e noleggi

Suggerimento: La raccolta tempestiva dei dati garantisce il rispetto del budget totale, il mantenimento della buona reputazione della sede dell'evento e la riduzione degli errori nella fatturazione successiva all'evento.

4. Centralizzare la raccolta dei dati per un'accurata rendicontazione post-evento

Non lasciate che i dati si perdano in cartelle sparse o in e-mail dimenticate. La centralizzazione dei dati post-evento aiuta il vostro team ad analizzare il successo e a prendere decisioni più intelligenti per gli eventi futuri.

Come centralizzare e utilizzare i dati degli eventi:

• Ricavare spunti di riflessione da:
  • Metriche delle app per eventi: visualizzazioni delle sessioni, strumenti di coinvolgimento, risposte ai sondaggi
  • Dati di registrazione e check-in
  • Scansione dei badge (per opportunità di networking o visite allo stand)
  • Risposte ai sondaggi e analisi del sentiment
• Archiviare tutti i dati in un unico cruscotto (ad esempio, Azavista, Salesforce, HubSpot).

5. Eseguire un Debrief post-evento con il team principale

I pianificatori di eventi e il personale spesso saltano il debriefing, ma è qui che si impara. Una breve riunione interna aiuta a identificare le aree da migliorare per il prossimo evento.

Come gestirlo in modo efficace:

• Programmate una telefonata di 45 minuti 1-2 giorni dopo l'evento.
• Discutete di ciò che ha funzionato, di ciò che non ha funzionato e di cosa correggere.
• Utilizzate diapositive o documenti con dati visivi per stimolare la discussione.
• Includere i principali stakeholder, i manager e i team leader.

Cosa coprire:

• Abbiamo raggiunto gli obiettivi dell'evento?
• Ci sono state lacune nella comunicazione?
• Quale parte dell'esperienza degli ospiti potrebbe essere migliorata?
• Siamo stati sotto o sopra il budget dell'evento?

Utilizzate il feedback per migliorare le vostre SOP e la formazione del personale per un'esecuzione più fluida la prossima volta.

6. Seguire tempestivamente i fornitori, i relatori ospiti e gli altri partner.

Un follow-up tempestivo non è solo una questione di cortesia: è una parte fondamentale della pianificazione di un evento di successo che rafforza le relazioni e migliora l'esecuzione complessiva del futuro.

Fasi di esecuzione:

• Entro 48 ore, inviare e-mail di ringraziamento a:
  • Fornitori (AV, catering, allestimento, segnaletica, ecc.)
  • Relatori ospiti
  • Sponsor e partner
• Includere:
  • Un breve riepilogo dei punti salienti dell'evento
  • Un breve modulo di feedback
  • Un link al calendario per una chiamata di follow-up, se necessario.
• Chiedete i risultati:
  • Fatture finali
  • Foto o video ad alta risoluzione (se forniti)
  • Feedback su ciò che potrebbe essere migliorato da parte loro

Suggerimento:Utilizzate le email di follow-up templati nel vostropiattaforma di gestione degli eventi per snellire la logistica dell'evento e garantire che non si perda nessuno.

7. Coinvolgere i partecipanti con follow-up personalizzati e contenuti on demand

Un'e-mail post-evento ben confezionata sfrutta lo slancio dell'esperienza dei partecipanti e mantiene il vostro pubblico di riferimento impegnato anche al di fuori dell'evento. È un must da includere nel vostrostrategia di coinvolgimento negli eventi.

Cosa includere nelle e-mail di follow-up:

• Biglietto di ringraziamento con un tocco personale
• I punti salienti dell'evento: i punti salienti del keynote, le citazioni degli oratori o i momenti più importanti
• Link a:
  • Registrazioni di sessioni su richiesta
  • Mazzi di presentazione
  • Gallerie fotografiche dell'evento
• Sondaggio per il feedback (2-3 minuti al massimo)
• CTA a prossimi eventi, webinar o eventi virtuali

Idee per massimizzare il coinvolgimento:

• Utilizzare idee creative per gli eventi di persona per offrire loro un'esperienza unica
• Segmentare i follow-up in base ai tipi di partecipanti: VIP, ospiti generici o sponsor
• Aggiungete un riepilogo "Cosa vi siete persi" per chi non si è presentato.
• Sfruttate l'opportunità di presentare il vostro punto di vendita unico (USP) se lanciate un prodotto o un servizio durante l'evento.

Suggerimento: Utilizzate la vostra app per eventi o il vostro CRM per automatizzare la consegna e tracciare le percentuali di clic, aiutandovi a creare percorsi di follow-up personalizzati su scala.

8. Analizzare i risultati dei sondaggi e i dati degli eventi per misurare il successo.

L'analisi post-evento è il momento in cui la pianificazione meticolosa incontra la performance. È l'occasione per valutare se l'evento ha raggiunto gli obiettivi prefissati e quali cambiamenti sono necessari per la prossima volta. L'utilizzo della tecnologia per gli eventi aiuta a semplificare i follow-up, ad automatizzare la distribuzione dei sondaggi e a centralizzare le metriche di performance per facilitare il reporting.

Aree chiave da valutare:

• Feedback dei partecipanti tramite sondaggi: NPS, punteggio di soddisfazione, commenti aperti
• Performance delle campagne di marketing: registrazioni da email, annunci a pagamento, social
• Metriche di coinvolgimento dalla vostra app per eventi: partecipazione alle sessioni, download, attività di networking
• Entrate rispetto al budget dell'evento: ROI, costo per partecipante, conversione in vendite (se applicabile)

Suggerimenti:

• Creare un cruscotto nel propriosoftware di gestione degli eventi per la revisione della leadership
• Confrontare i risultati con gli eventi passati per fare un benchmark
• Includere un feedback a livello di relatore/sessione per adeguare la programmazione.
• Utilizzare i dati qualitativi per identificare ciò che ha lasciato un'impressione duratura.

Suggerimento: Collegate queste intuizioni direttamente al vostroobiettivi di marketing e strategia dei contenuti per allineare meglio gli eventi futuri alle aspettative del pubblico.

9. Organizzare e archiviare tutto il materiale per eventi futuri

La vostra attenta pianificazione merita di essere documentata per essere replicata, o migliorata, nelle campagne future. Non lasciate che il duro lavoro scompaia nelle caselle di posta o nelle cartelle sparse.

Cosa archiviare:

• Documenti relativi all'evento: planimetrie, orari, file di segnaletica, contratti.
• Documentate in che modo i vincoli finanziari hanno influito su qualsiasi aspetto dell'esecuzione, come l'aggiornamento del catering, la qualità della segnaletica o le capacità di streaming ibrido.
• Risorse di marketing: modelli di email, creativi social, visual post-evento
• Risultati del sondaggio e note di debriefing del team
• Bilancio effettivo rispetto alle previsioni
• Eventuali problemi riscontrati durante il processo di selezione dell'evento o della sede
• Le valutazioni post-evento dovrebbero anche valutare se la sede giusta ha supportato un flusso di traffico fluido, un branding efficace e il comfort generale degli ospiti.

Come conservarlo:

• Creare cartelle condivise chiaramente etichettate e suddivise per tipo di evento, data e luogo dell'evento.
• Utilizzare piattaforme basate sul cloud (ad esempio, Google Drive, Notion, SharePoint).
• Assegnare a un membro del team l'organizzazione dei file

Suggerimento:Includere note su ciò che ha funzionato o fallito nell'ambitoallocazione del budget, tempistiche, logistica: tutto ciò diventa prezioso per lo staff dell'evento nel successivo ciclo di pianificazione.

10. Chiudere l'evento con gratitudine, riconoscimento del team e comunicazione chiara.

Una conclusione efficace non è solo funzionale: motiva il team e chiude il cerchio di un evento ad alto rendimento.

Fasi finali:

• Inviate messaggi di ringraziamento o organizzate una breve celebrazione virtuale per il personale dell'evento.
• Riconoscere i contributi di spicco nei vari ruoli (ad esempio, logistica, AV, social media).
• Condividere internamente i risultati di alto livello e il feedback dei partecipanti.
• Archiviare i feedback per migliorare la chiarezza della comunicazione e l'inserimento del personale per gli eventi futuri.

Suggerimenti:

• Per i team più grandi, prendete in considerazione un modulo di feedback "cosa è andato bene / cosa c'è da migliorare".
• Invitate i membri chiave del team a scrivere brevi riassunti o lezioni apprese per documentare le intuizioni.
• Utilizzate gli insegnamenti di questa fase per scrivere la vostra prossima SOP per la pianificazione di eventi o per rispondere alle sfide operative più comuni durante la formazione.
• Tracciate il tempo di smaltimento, il checkout dei fornitori e la velocità di coordinamento interno per misurare l'efficienza operativa della logistica dell'evento.

Conclusione: La logistica post-evento è il trampolino di lancio per eventi migliori

Il vostro evento non finisce quando si spengono le luci. Dedicando del tempo alla logistica post-evento, si assicurano operazioni più fluide, approfondimenti e un migliore ROI.

Dal coordinamento dei fornitori alla raccolta dei dati e al debriefing del team, le ultime 48-72 ore dopo l'evento sono fondamentali quanto la pianificazione. Se fatte bene, garantiscono che il prossimo ciclo di pianificazione dell'evento parta da un punto di forza, chiarezza e slancio.

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Azavista consente agli organizzatori di eventi di automatizzare i sondaggi post-evento, tracciare la logistica di smantellamento, centralizzare i file e analizzare le metriche di successo, il tutto in un unico luogo.

Sia che stiate pianificando vertici aziendali,eventi virtualio fiere ibride, vi aiutiamo a garantire un'esecuzione perfetta dall'allestimento alla chiusura.

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