9 Gefahren für Ihr Event (und wie Sie diese überwinden können)

Unklares Budget – Budget? Welches Budget?

Die Budgets für Events werden heute immer knapper, und Veranstaltungsplaner müssen kreativ werden und mit viel weniger mehr erreichen. Es wäre großartig, wenn wir alle in der Lage wären, ein Event ohne Budget zu planen und durchzuführen – die Möglichkeiten wären unbegrenzt.

Das gilt natürlich nach wie vor (der Teil mit den unendlichen Möglichkeiten), wenn Sie Ihre Finanzen im Griff haben. Legen Sie immer einen Schwellenwert für Ihr Event fest, damit Sie nicht am Ende (im wahrsten Sinne des Wortes) für Ihre Fehler bezahlen müssen.

Hier ist, was Sie tun müssen:

1. Legen Sie ein klares Budgetlimit für Ihr Event fest.
2. Verfolgen Sie Ihre Ausgaben laufend.
3. Entwickeln Sie kreative Ideen (z. B. Dekoration usw.), die auch budgetfreundlich sind.

Schlechtes Zeitmanagement – So viel zu tun, so wenig Zeit.

Sie müssen die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort investieren. Wir alle haben irgendwann einmal einen Moment, in dem wir denken: „Oh, das könnte ich im Handumdrehen erledigen.“ Oft bereuen wir jedoch unser Zögern und wünschen uns, wir könnten die Zeit zurückdrehen, um früher mit der Planung zu beginnen.

Wie können wir bei unserer Planung immer auf dem Laufenden bleiben?

1. Setzen Sie sich kurz- und langfristige Ziele, um sicherzustellen, dass die Dinge zum richtigen Zeitpunkt erledigt werden.
2. Beginnen Sie mit den wichtigsten Informationen: Veranstaltungsort, Größe des Events und welche Events gleichzeitig stattfinden.

Murphys Gesetz – Alles, was schiefgehen kann, wird auch schiefgehen.

Das Erste, was einem hier in den Sinn kommt, sind kurzfristige Änderungen, die, wenn sie auftreten, wie das Ende der Welt (und Ihres Events) erscheinen.

Wie können wir Murphy herausfordern?

1. Führen Sie eine Risikobewertung Ihres Events durch und ermitteln Sie, wo Änderungen am wahrscheinlichsten sind oder wo der Erfolg des Events gefährdet sein könnte.
2. Stellen Sie auf Grundlage Ihrer Risikobewertung sicher, dass Sie einen Notfallplan haben und alle Eventualitäten abdecken.
3. Atmen Sie tief durch. Wir können die Zukunft nicht vorhersagen – aber wir können uns auf das Schlimmste vorbereiten und auf das Beste hoffen!

Zu wenige Teammitglieder – Nicht genügend Mitarbeiter, um die Arbeit zu erledigen.

Nicht alle Organisationen verfügen über ein eigenes Veranstaltungsteam, das sich um die Planung ihrer Events kümmert. Manchmal ist es eine Ein-Mann-Armee, die die jährliche Konferenz organisiert, und manchmal ist es ein Team von zehn engagierten Mitarbeitern, die an einer Ausstellung arbeiten.

Vor allem aber ist es wichtig (und manchmal auch notwendig), einfach um Hilfe zu bitten – Sie werden überrascht sein, wie viele Ihrer Kollegen Ihnen gerne zur Seite stehen würden!

1. Bitten Sie um Hilfe, wenn Sie sie brauchen.
2. Seien Sie ein Teamplayer
3. Kaufen Sie Kaffee und Muffins, um sich zu bedanken!

Zweckfreies Event – Also eigentlich nur eine Party.

Seien wir ehrlich: Ein Event ohne „echten“ Zweck ist nur eine Party. Außerdem ist es eine ziemliche Verschwendung von Mühe und Zeit.

Wie bestimmt man den Zweck eines Events?

1. Warum werden gerade diese Gäste zu Ihrem Event eingeladen?
2. Was sollte Ihr Event für sie bedeuten? Was wird es ihnen bringen?
3. Machen Sie die Dinge nicht zu kompliziert. Stellen Sie einfach sicher, dass Ihre Gäste wissen, warum sie an Ihrem Event teilnehmen, und dass ihre Anwesenheit geschätzt und gewürdigt wird.

Unachtsame Fehler – Manche Dinge lassen sich einfach vermeiden.

Manchmal geraten Dinge in Vergessenheit und werden erst in letzter Minute wieder ins Gedächtnis gerufen. Das Geheimnis, um einfache Fehler bei der event planung zu vermeiden, ist ein solider Plan.

1. Erstellen Sie einen detaillierten Veranstaltungsplan, der beschreibt, was wann und von wem zu tun ist (im Detail).
2. Stellen Sie sicher, dass Sie und Ihr Team den Plan verstehen und bereit sind, sich daran zu halten.
3. Einfache Fehler können passieren, wir sind schließlich nur Menschen – also schütteln Sie es ab und machen Sie weiter!

Nicht genügend XP – Planer mit unzureichender Erfahrung.

Ohne einen Kapitän, der das Schiff steuert – oder im Falle der Event-Planung das Event-Team leitet –, kann die Situation schnell außer Kontrolle geraten. Wenn nicht die richtigen Leute am richtigen Ort sind, ist das eine Garantie für eine Katastrophe.

Ein Event-Teamleiter (oder Manager, je nach Situation) muss einen Überblick über die Arbeitsbelastung und die Zeitpläne seines Teams haben und die Aktivitäten darin koordinieren. Sobald Ihr Event-Teammanager (Leiter) die Fähigkeiten jedes Teammitglieds kennt, wird es viel einfacher sein, die Aufgabe so effizient und effektiv wie möglich zu erledigen.

Als Teammanager:

1. FÜHREN Sie Ihr Team – (fast) jeder kann managen
2. Positive Verstärkung wirkt Wunder.

Als Teammitglied:

1. In einem Team gibt es kein „Ich“.
2. Nutzen Sie Ihre Stärken – das ist der beste Ansatz, wenn die Zeit knapp ist und viel zu tun ist.

Zu viele Werkzeuge – Werkzeuge, Werkzeuge überall!

Es ist immer gut, für alles ein Tool zu haben. Ein Tool zur Verwaltung Ihres Budgets, ein Tool zur Verfolgung Ihrer Veranstaltungsaufgaben, ein Tool für E-Mails, ein Tool für Anmeldungen und natürlich einige mobile Apps, mit denen Sie auch unterwegs organisiert bleiben.

Wie kann man dann die nützlichen von den nutzlosen Tools unterscheiden?

1. Wenn Sie ein Tool noch „herausfinden“ müssen, aber „sicher sind, dass es Ihnen helfen wird“ – verschwenden Sie keine Zeit damit, Tools auszuwählen und zu testen, wenn Sie keine Zeit dafür haben.
2. Weniger ist mehr. Ein oder zwei integrierte Tools können viel bewirken – wenn Sie häufig Veranstaltungen planen, sollten Sie sich nach Online-Software umsehen, die sich an Ihre Bedürfnisse anpassen lässt.

Event-Management – Keine Nachverfolgung Ihrer Event-Änderungen.

Wie bei den meisten Dingen ist es unwahrscheinlich, dass Ihre Veranstaltungspläne unverändert bleiben – Änderungen sind unvermeidlich. Oftmals sind jedoch Probleme bei der Budget- oder Aufgabenverwaltung der Grund dafür, dass Änderungen an Veranstaltungen nicht nachverfolgt werden.

Wie kann man sich also darauf vorbereiten und dies vermeiden?

1. Stellen Sie sicher, dass Ihr Budget lückenlos und gründlich durchdacht ist.
2. Legen Sie einen realistischen und detaillierten Zeitplan für das Event fest und planen Sie so viel wie möglich im Voraus.
3. Sammeln Sie Details zu allen Änderungen, z. B.: Gründe für die Änderung, wer dafür verantwortlich ist usw. – so können Sie diese Erkenntnisse für Ihr nächstes Event berücksichtigen.