Comment les équipes distribuées peuvent maintenir l'engagement des employés

Même dans des circonstances normales, maintenir l'engagement des employés est à la fois un défi et une priorité pour toute entreprise. Vous pouvez donc imaginer à quel point la situation est devenue complexe maintenant que la plupart des entreprises ont réparti leurs employés, sans être correctement préparées à cette transition ni avoir eu le temps de s'adapter à ce nouvel environnement. C'est pourquoi, dans le contexte mouvementé actuel, il est important que les entreprises fassent tout leur possible pour créer un espace de travail stimulant qui favorise une culture positive pour les employés, où qu'ils se trouvent.

Chez Azavista, nous avons la chance que la plupart des membres de notre équipe travaillent à distance depuis plus de deux ans maintenant, ce changement soudain ne représentait donc pas un territoire inconnu. En fait, comme nous pratiquons cela depuis un certain temps, nous avons pu constater par nous-mêmes à quel point l'engagement positif des employés peut améliorer la productivité et les performances de l'entreprise. Si la culture d'entreprise est bonne, votre équipe se sentira plus intégrée et plus engagée, ce qui contribuera à augmenter la productivité globale.

Cela dit, il est très important de préciser que l'engagement des employés va bien au-delà de la participation aux réunions, de la réactivité aux e-mails ou des interactions entre collègues. Alors, comment améliorer cela ? Pour vous aider, nous avons compilé une liste de 5 méthodes (qui fonctionnent réellement) pour augmenter l'engagement de vos employés. Grâce à ce guide, vous en apprendrez davantage sur :

• Les canaux de communication et l'importance des discussions informelles non liées au travail
• Comment augmenter structurellement vos moments de feedback
• Comment former et développer votre équipe sans l'ennuyer
• Comment utiliser la gamification pour renforcer l'engagement
• Idées pour renforcer l'esprit d'équipe au sein d'équipes dispersées

Avant d'aller plus loin, nous pensons qu'il est important d'expliquer pourquoi nous utilisons le terme « distribué » plutôt que « distant ».

Pourquoi une équipe distribuée ?

Une équipe distribuée est une équipe répartie dans différentes villes et fuseaux horaires à travers le monde. Si vous travaillez pour une entreprise où la plupart des personnes avec lesquelles vous interagissez ne se trouvent pas à proximité les unes des autres, vous faites partie d'une équipe distribuée. D'autre part, le terme « à distance » est utilisé pour décrire les équipes dont la majorité des employés se trouvent dans le même pays/bureau, et une minorité dans un autre lieu en tant qu'équipe à distance. Imaginons que vous travailliez à distance pour une entreprise, mais que le reste de votre équipe se rende toujours au même bureau et vive dans le même pays : cela signifie que vous ne faites pas partie d'une équipe distribuée.

Outre la différence entre ces deux termes, nous souhaitons également souligner que le mot « remote » a généralement une connotation de « distant », ou qu'il a très peu de liens ou de relations avec quelque chose.

Être une organisation décentralisée signifie tout le contraire, car nous avons tous les mêmes bases, le même accès et la même approche de l'information, ce qui donne davantage un sentiment de communauté – nous sommes répartis dans le monde entier, mais sans être éloignés les uns des autres.

Chez Azavista, nous veillons à communiquer cela aux employés, et même aux candidats pendant le processus de recrutement, afin de leur faire clairement comprendre que la direction les considère comme des pièces tout aussi importantes du puzzle. Cela a ensuite un impact sur le sentiment d'appartenance et de loyauté des employés envers l'entreprise.

« Situé partout dans le monde, mais pas loin. »

L'équipe Azavista

5 façons d’engager vos employés grâce à des options économiques

• Communiquez régulièrement : nous ne saurions trop insister sur l'importance d'une bonne communication avec votre équipe dispersée. C'est un facteur essentiel sur lequel vous devez vous concentrer si vous voulez maintenir l'engagement de vos employés, et cela ne se limite pas à la simple conversation. Lorsque vous communiquez avec votre équipe, vous devez lui donner le sentiment qu'elle fait partie intégrante de votre entreprise et que son travail est important. C'est pourquoi il est essentiel de créer un environnement qui favorise une communication ouverte et honnête entre chacun de vos membres, afin de laisser moins de place aux suppositions.

Gardez à l'esprit que vos employés peuvent parfois se sentir déconnectés et aliénés du fait de ne pas être physiquement présents au bureau. Veillez donc à effectuer régulièrement des check-ins avec eux. Vous pouvez les encourager à participer à des appels vidéo afin que la communication soit plus naturelle et plus immédiate. Il existe de nombreux outils sur le marché qui vous facilitent la tâche ! Essayez différentes options avec votre équipe jusqu'à ce que vous trouviez celle qui vous convient le mieux. Cet outil doit faciliter l'échange de messages entre les employés afin qu'ils puissent partager des idées, envoyer des documents, passer des appels rapides, entre autres.

De plus, gardez à l'esprit que toutes les communications avec votre équipe ne doivent pas nécessairement être axées sur le travail. Chez Azavista, nous facilitons la communication via des canaux informels (en plus de nos canaux opérationnels quotidiens) dans Slack. Cela permet à notre équipe d'interagir sans la pression d'avoir à maintenir une communication plus formelle. Pour ce faire, nous avons créé un canal dans Slack appelé #watercooler, où tout le monde est invité à partager des photos ou des anecdotes de sa vie, des histoires intéressantes et/ou drôles, entre autres.

• Fournir des directives pour participer à des réunions virtuelles et choisir le canal de communication approprié en fonction des circonstances (par exemple, quand envoyer un e-mail et quand envoyer un message instantané) dans un article du manuel interne.
• Faites tourner les horaires des réunions d'équipe et d'entreprise afin de tenir compte des différents fuseaux horaires.
• Encouragez les relations informelles
• Donnez plus souvent vos retours : vous pouvez vraiment créer des liens avec votre équipe dispersée en donnant régulièrement vos retours. En faisant ça, non seulement vous encouragez la collaboration et la communication, mais c'est aussi une chance d'apprendre les uns des autres. Vos employés apprécieront que vous preniez le temps d'écouter ce qui a marché et ce qui n'a pas marché, d'entendre leurs difficultés et de bosser ensemble sur un plan d'action pour l'avenir. De plus, lors de vos sessions de feedback, prenez le temps de célébrer les succès individuels et collectifs. C'est un aspect très important à inclure dans vos discussions si vous voulez que votre équipe donne le meilleur d'elle-même.

Si vous remarquez qu'un collaborateur n'obtient plus d'aussi bons résultats ces derniers temps et que cela a réduit sa productivité, vous pouvez organiser un entretien de feedback pour lui faire part de vos commentaires. Cela vous permettra non seulement d'examiner les raisons qui ont conduit à cette situation, mais aussi de trouver des moyens d'aider votre collaborateur à se remettre sur les rails. N'oubliez pas que vous n'êtes pas physiquement au même endroit que votre équipe, il est donc plus difficile de remarquer si quelque chose ne va pas. N'attendez pas la dernière minute pour avoir cette discussion, donnez plus souvent vos retours.

Chez Azavista, nous organisons toutes les deux semaines des entretiens individuels au cours desquels nous faisons le point sur nos objectifs et nos principaux résultats avec notre responsable. Nous faisons également le point sur nos progrès et discutons des obstacles éventuels, entre autres choses. Nous recevons également des retours sur notre travail et planifions les prochaines étapes. Pour ce type d'appels, vous pouvez utiliser des outils tels que Google Hangouts, qui est gratuit et fonctionne bien si vous souhaitez partager votre écran pour montrer ce sur quoi vous travaillez.

• Intégrez les sessions de feedback individuelles à votre routine, par exemple toutes les deux semaines, tous les mois...
• Prenez le temps de reconnaître et de célébrer les réussites.
• Clarifiez les objectifs même lorsque vous pensez que tout est déjà clair comme de l'eau de roche.
• Offrez des opportunités de formation et de développement : veillez à proposer des opportunités d'apprentissage qui peuvent enrichir les connaissances de votre équipe. Dans un environnement distant, tirez parti des sessions de formation enregistrées pour faciliter le processus d'intégration de vos nouveaux employés. Ils se sentiront ainsi moins isolés et mieux armés pour accomplir leurs tâches quotidiennes. De plus, vous pouvez également utiliser ce type de matériel pour aider tous les membres de l'équipe à comprendre les informations importantes concernant l'entreprise, telles que les politiques et les procédures.

Les opportunités de développement constituent également un autre facteur important qui permet non seulement d'attirer et de retenir les talents, mais aussi de les maintenir engagés. Dans cette optique, vous devriez proposer des opportunités d'évolution de carrière. Heureusement, il existe de nombreuses options disponibles en ligne ! Avant de décider des formations et des opportunités de développement que vous proposerez à vos employés, demandez-leur d'abord quels sont leurs besoins et leurs attentes. Cela vous permettra de mieux cerner les lacunes en matière de connaissances et les compétences sur lesquelles vous devez vous concentrer, ainsi que les éléments qui contribueront à leur satisfaction.

Bien qu'il existe de nombreuses plateformes sur le marché pour améliorer l'apprentissage et le développement des employés, vous pouvez également commencer modestement et travailler sur le partage des connaissances au sein de votre entreprise. Par exemple, si vous remarquez que votre équipe a du mal à estimer les délais et à fournir des résultats, donnez la parole à un employé qui a de l'expérience en gestion de projet afin qu'il partage quelques conseils et astuces avec les autres lors d'un atelier. Utilisez les options de partage d'écran pour présenter les idées de votre atelier et interagir pendant l'appel. De plus, il existe des options interactives que vous pouvez utiliser pour rendre votre dynamique virtuelle plus intéressante. Nous utilisons notre application Engagement pour intégrer des éléments interactifs dans nos réunions d'équipe, ce qui les rend plus agréables et plus dynamiques. Grâce à des fonctionnalités telles que la messagerie instantanée, les sessions de questions-réponses et les sondages en temps réel, notre équipe bénéficie de l'une des meilleures expériences en ligne immersives du marché !

• Créez des vidéos de formation sur les outils essentiels que vos nouveaux employés vont utiliser.
• Réutilisez-les pour l'intégration
• Utilisez le contenu gratuit déjà disponible en ligne : cours, vidéos et articles.
• Partagez vos connaissances en interne
• Laissez les membres de votre équipe devenir des enseignants
• Utilisez des tactiques de gamification : la gamification est aujourd'hui un sujet très pertinent pour de nombreuses entreprises dans leurs communications externes et internes. En effet, l'utilisation de techniques de gamification au sein d'une entreprise peut contribuer à booster la productivité et l'engagement des employés. Pour appliquer efficacement ces éléments, vous devez d'abord comprendre ce qui motive vos employés, afin de pouvoir créer les systèmes d'incitation et de récompense appropriés qui les enthousiasmeront.

En utilisant des récompenses positives, telles que des points, des badges, des récompenses, des progrès, vous pouvez renforcer la motivation de votre équipe et accroître son engagement, en particulier si ses membres sont dispersés. Voici quelques idées ludiques pour gamifier le travail : organiser des compétitions entre équipes, mettre en place des dynamiques de jeu auxquelles l'équipe peut s'adonner après le travail, jumeler au hasard des collègues pour des discussions virtuelles autour d'un café, entre autres.

Chez Azavista, nous mettons en place depuis un certain temps déjà des « discussions en cercle ». Ce principe consiste à sélectionner au hasard deux collègues pour une pause-café virtuelle en tête-à-tête. Les personnes sélectionnées pour un appel doivent se mettre d'accord sur la date et l'heure. Nous utilisons le bot Slack Donut pour nous mettre en relation, mais si vous n'utilisez pas Slack ou une plateforme similaire qui permet cela, vous pouvez également suivre vos appariements dans un simple tableur. Au cours de cette activité, nous avons l'occasion d'interagir avec un autre membre de l'équipe pendant 30 minutes. Nos discussions Donut ne sont pas destinées à aborder des sujets liés au travail, nous profitons de cette opportunité pour apprendre à nous connaître et à établir de meilleures relations, en particulier avec les membres de l'équipe avec lesquels nous n'avons généralement pas beaucoup d'occasions d'interagir.

• Identifiez les comportements que vous souhaitez encourager (par exemple, renforcer la communication interne).
• Communiquez clairement l'objectif de vos activités ludiques.
• Écoutez les retours des employés et apportez les ajustements nécessaires.
• Engagez-vous dans des activités de consolidation d'équipe : les activités virtuelles de consolidation d'équipe sont extrêmement importantes, car le fait d'être dispersés signifie que vous n'avez pas beaucoup d'interactions informelles et spontanées, ce qui peut accentuer le sentiment de solitude des employés qui travaillent en dehors du bureau. Réduisez la distance en encourageant votre équipe à participer à ces activités afin que chacun puisse mieux se connaître et tisser des liens plus solides au sein de l'entreprise.

Pour mettre en place avec succès des activités de team building virtuelles, vous devez réfléchir attentivement aux jeux et aux exercices qui peuvent apporter davantage d'interaction humaine au travail virtuel. En fonction du type d'activité que vous choisissez, vous devez vous assurer qu'elle sera amusante pour votre équipe, qu'elle les incitera à coopérer et qu'elle les mettra en compétition ! Voici quelques activités que vous pouvez utiliser pour rapprocher votre équipe virtuelle : jeu de devinettes, partage de photos, liste de choses à faire avant de mourir, deux vérités et un mensonge, club de lecture virtuel, entre autres.

Nous organisons ce type d'activités de team building après notre réunion générale, afin de nous assurer que tous les membres de l'équipe y participent. En mettant en place une dynamique ludique après une longue réunion, nous essayons de détendre l'équipe et de lui faire apprécier l'activité. Dans l'ensemble, les jeux et les exercices que nous avons organisés ont reçu un excellent accueil et ont été bien acceptés par l'équipe. Certains ont même donné lieu à des sessions de brainstorming intenses qui se sont avérées utiles pour notre entreprise. Aidez votre équipe à créer des liens et à s'entraîner à surmonter des défis ensemble de manière ludique. Vous serez peut-être surpris de voir à quel point ces expériences peuvent être bénéfiques pour votre entreprise !

• Utilisez un outil de partage d'écran et collaborez visuellement avec les membres de votre équipe. Évaluez d'abord les besoins de votre équipe, puis créez une activité ciblée pour répondre à ces besoins. Utilisez les réunions à l'échelle de l'entreprise pour renforcer les liens entre vos employés.