Pourquoi les logiciels de conférence sont essentiels à la réussite des événements en 2025

Optimisez votre potentiel et réduisez vos coûts

Dans le monde actuel, vous pouvez vous positionner devant une audience plus large et découvrir des données essentielles qui vous permettent de comprendre et de cibler votre client idéal. C'est là que les qualités exceptionnelles des logiciels de conférences prennent tout leur sens.

De plus, les logiciels événementiels et les solutions automatisées évitent les coûts inutiles et les tâches administratives fastidieuses liées à l'organisation, à la planification et à la gestion d'événements à l'aide de méthodes traditionnelles. Les logiciels de gestion de conférences regroupent de manière pratique toutes les informations en une seule source et automatisent les processus qui, autrement, réduiraient votre ROI.

Cela dit, toutes les plateformes logicielles de gestion de conférences ne se valent pas. Certains outils de planification d'événements sont uniquement conçus pour distribuer des billets et enregistrer les ventes. De nos jours, les gens en attendent davantage. Ils exigent une expérience complète. Si vous ne disposez pas d'un système événementiel (EMS) capable de simplifier la planification d'événements, d'automatiser la distribution des billets et la messagerie, de fournir des rapports et de gérer et suivre les participants, vous payez pour un logiciel qui ne maximise pas votre potentiel et ne réduit pas vos coûts pour organiser un événement réussi.

Plus qu'une simple inscription

Grâce aux technologies mobiles et à la connectivité Wi-Fi, le processus d'inscription est automatisé et peut être effectué n'importe où. Les personnes intéressées peuvent acheter des billets pour des événements au moment qui leur convient le mieux, que ce soit pendant leurs trajets quotidiens, en buvant un café ou en regardant la télévision. La vente de billets en ligne est vraiment la seule solution possible de nos jours.

Vous savez probablement par expérience à quel point vos délégués ont été ravis la première fois qu'ils n'ont pas eu à se rendre à votre billetterie pendant l'heure du déjeuner ou à appeler une hotline pour demander un remboursement en cas d'annulation. Les codes QR numériques et les billets électroniques sont envoyés directement sur l'appareil mobile des délégués, ce qui leur offre un accès pratique et facile.

Du point de vue d'un organisateur d'événements, un logiciel de gestion d’événements vous fournit une liste prête à l'emploi des participants sans que vous ayez à lever le petit doigt ou à vérifier constamment leur statut. Des « e-mails de remerciement » contenant des instructions et des informations préalables à l'arrivée sont envoyés automatiquement, selon votre calendrier préféré ou après que le participant ait effectué une certaine action. Tout cela sans que vous ayez même à ouvrir votre compte e-mail.

Suivi des participants et gestion des participants

Ne sous-estimez pas les systèmes événementiels dotés d'un outil de suivi des participants intégré. Non seulement ils vous permettent d'identifier rapidement les personnes présentes dans votre système, mais ils stockent également automatiquement toutes les données pertinentes les concernant avant, pendant et après l'événement. Si cela peut sembler à première vue être une solution draconienne digne de « Big Brother », la gestion des participants est conçue pour aider les organisateurs d'événements à gérer plus facilement leurs événements et leurs délégués. Imaginez que vous organisiez une conférence de plusieurs jours et que vous souhaitiez envoyer des sondages aux personnes qui ont participé à certaines sessions. La gestion des participants vous permet de voir à quelles sessions elles se sont inscrites.

Grâce à la récupération des leads, vous pouvez savoir qui était réellement présent le jour J, s'il y a eu des participants imprévus et quelle partie de votre audience a assisté à l'intégralité de la session. La récupération des leads peut être effectuée à l'aide d'une simple application de check-in sur votre appareil, en scannant les badges de vos participants. Vous pouvez envoyer aux délégués des notifications de rappel concernant les sessions marquées comme favorites qui sont sur le point de commencer, vérifier la popularité des sessions, identifier les absents et envoyer automatiquement le bon questionnaire à la bonne personne.

Pour les événements généraux, les codes QR lisibles et les applications de check-in mobile événement permettent d'accélérer le processus d'entrée et de vérifier si le billet est valide ou faux. Mais avec l'impact considérable du Covid-19 sur la capacité d'accueil et la planification des lieux, il est de plus en plus important d'avoir une vue d'ensemble à 360 degrés des personnes présentes et du nombre de participants encore attendus. La gestion des participants et la récupération des Leads sont spécialement conçues pour partager intelligemment les informations et protéger la sécurité et les intérêts des délégués.

Solutions évolutives Capitaliser les revenus liés aux événements

Si vous investissez dans un événement, il est essentiel de disposer d'un outil EMS flexible pour vous assurer de pouvoir tirer parti des opportunités de revenus. L'un des principaux avantages des logiciels de planification de conférences réside dans la quantité de données clients précieuses que vous pouvez collecter.

Lorsque les délégués s'inscrivent à un événement, ils sont généralement invités à saisir un numéro de téléphone, une adresse e-mail ou les deux. Les logiciels modernes de gestion de conférences permettent d'ajouter très facilement tout type d'informations supplémentaires telles que l'âge, les informations de voyage, les préférences alimentaires et d'autres informations utiles pour établir le profil d'un client. Ces données sont essentielles pour améliorer la promotion des événements futurs, distribuer des newsletters et fournir les supports ou services appropriés. Un EMS flexible vous aide également à respecter les lois applicables en matière d'E-mail Marketing dans la juridiction du client.

Lors de l'événement proprement dit, les technologies EMS peuvent également être intégrées à la technologie d'identification par radiofréquence (RFID), qui permet aux délégués d'effectuer des paiements sans espèces directement à partir de leurs appareils mobiles. Tous les achats effectués pendant l'événement seront enregistrés dans le logiciel et vous aideront à établir des profils clients plus précis et des listes de diffusion ciblées. En outre, cela vous donne un ROI très précis par participant, ce qui nous amène au paragraphe suivant.

Suivi du ROI des événements

Les logiciels de gestion de conférences sont conçus pour permettre aux organisateurs de conférences et aux planificateurs d'événements de réaliser d'importantes économies, ce qui booste le ROI de leurs événements. Au début, ces économies sont réalisées grâce à la billetterie en ligne, à l'inscription et à la confirmation par e-mail, qui sont entièrement automatisées après la configuration initiale. Et vous ne réalisez pas seulement des économies sur les tâches administratives. Vous n'avez pas à payer les frais d'impression des billets papier, ni les salaires des employés chargés des ventes et de la comptabilité pour calculer les recettes et les dépenses.

Une solution de gestion d’événements doit vous permettre de créer des rapports détaillés en quelques clics. Vous pouvez choisir d'analyser le ROI global de votre événement, le ROI pour chaque participant, les analyses par événement, par type de participant ou par campagne marketing. Vous pouvez même suivre le nombre de billets vendus par jour et les périodes d'achat les plus populaires. Ces données vous aident à déterminer si vous devez ouvrir davantage de canaux marketing ou à quel moment relancer l'événement via vos réseaux existants. En effectuant ce suivi, vous collectez des données précieuses qui vous permettront d'ajuster votre stratégie publicitaire.

De plus, l'intégration d'un logiciel événementiel vous offre l'opportunité d'évaluer les opinions et les réactions de vos participants. En leur envoyant par e-mail un questionnaire, une liste de demandes spéciales ou même un indice d'enthousiasme NPS, vous leur montrez que vous vous souciez de leur opinion et de leur bien-être, qu'ils seront bien accueillis, et vous attisez leur enthousiasme avant l'événement.

Stimuler la croissance des communications et des événements liés aux conférences

Pour les entreprises qui misent sur les conférences comme événement phare, un logiciel de gestion de conférences est essentiel à la réalisation de leur stratégie de croissance commerciale.

Le logiciel de conférences est essentiel pour vos équipes marketing et commerciales internes, car il favorise la communication et permet de réduire les coûts. De plus, vous avez accès à des données de haut niveau, qui permettent aux décideurs d'élaborer des stratégies pertinentes et calculées.

Quel logiciel de gestion de conférences vous convient le mieux ?

Les avantages offerts par les logiciels de conférences décrits ci-dessus sont évidents, mais ces promesses ne sont valables que si les avantages l'emportent sur le coût d'achat de la licence. Pour calculer cela, vous devez tenir compte des attentes perçues de vos participants.

Comment comptez-vous utiliser les informations fournies par les délégués ? Les marges de coûts estimées que vous réalisez en évitant les méthodes traditionnelles sont-elles justifiables ? Vos concurrents améliorent-ils l'expérience client en tirant parti d'outils EMS supplémentaires ?

Il convient de garder à l'esprit que les entreprises ont un besoin urgent de devenir plus compétentes dans l'organisation et la gestion d'événements. En particulier en ce qui concerne la mesure du succès des événements. Investir dans un logiciel de gestion de conférences peut être une décision simple pour la plupart des organisateurs d'événements. Mais la véritable difficulté réside dans le choix de la plateforme adaptée à votre équipe et à vos objectifs commerciaux.

Certains logiciels de conférences constituent une boîte à outils complète pour les événements de toutes tailles. D'autres sont limités aux événements relativement modestes, tandis qu'une poignée d'entre eux sont plus adaptés aux événements d'entreprise et aux conférences ou séminaires à grande échelle, pouvant accueillir des milliers de participants.

Liste de contrôle pour l'approvisionnement sur les plateformes :

Les solutions de gestion de conférences, qui consistent en un ensemble d'outils avancés et robustes, recèlent un potentiel incroyable pour dépasser les attentes des clients. Elles ont tout ce qu'il faut pour améliorer vos efforts marketing actuels et futurs et cultiver le ROI de vos événements. Grâce à cette liste de contrôle simple, vous pouvez décider des outils dont vous avez besoin pour fournir des solutions holistiques, de la phase de planification à l'exécution et au rapport sur l'événement.

• Notez les processus qui vous prennent le plus de temps.
• Notez vos tâches les plus répétitives / banales.
• Estimez le temps que vous pourriez potentiellement gagner.
• Esquissez vos workflows préférés pour votre plan d'événement idéal.
• Comparez votre plan infaillible à votre configuration actuelle.
• Identifiez les améliorations nécessaires dans votre configuration actuelle.
• Dressez une liste des fonctionnalités et automatisations indispensables et souhaitables.
• Traduisez cela en une liste claire d'exigences.
• Calculez votre investissement préféré et maximal
• Envoyez votre liste à une sélection de fournisseurs potentiels.
• Vous avez suivi toutes les étapes ci-dessus et vous êtes prêt à discuter avec l'un de nos conseillers commerciaux ? Azavista est prêt à booster l'organisation de vos événements et à vous présenter notre plateforme logicielle tout-en-un.