Introduzione: VoiPuò Pianificare un evento di raccolta fondi di successo senza un team

Organizzare da soli un evento di raccolta fondi per un'organizzazione non profit può sembrare un'impresa ardua, ma è del tutto fattibile con una pianificazione strategica, gli strumenti giusti e un approccio graduale. Sia che lavoriate con risorse limitate, senza un team formale per l'evento o semplicemente prendendo l'iniziativa da soli, questa guida vi guiderà attraverso i passi chiave per pianificare, promuovere ed eseguire un evento di beneficenza di successo che raccolga consapevolezza e più fondi per la vostra causa.

Dalla stesura di un budget dettagliato e dalla ricerca di sponsor per l'evento alla gestione del coordinamento dei volontari e della comunicazione via e-mail, vi spiegheremo tutto ciò di cui avete bisogno per pianificare un evento di raccolta fondi efficace, anche se è la vostra prima volta.

1. Definire l'obiettivo e lo scopo della raccolta fondi per guidare tutte le decisioni relative alla pianificazione dell'evento.

Prima di iniziare la pianificazione, chiarite bene i vostri obiettivi di raccolta fondi. L'obiettivo principale è sensibilizzare l'opinione pubblica, raccogliere fondi o attirare nuovi sostenitori? Molte organizzazioni non profit perdono la concentrazione cercando di fare troppe cose. Il vostro scopo deve guidare ogni decisione, dal tema dell'evento alle tattiche di sensibilizzazione.

Passi d'azione:

• Definire le caratteristiche del successo (ad esempio, raccogliere 5.000.000 euro, ottenere 200 partecipanti all'evento, attrarre 3 sponsor aziendali).
• Chiarite il vostro messaggio: Perché i potenziali donatori dovrebbero interessarsi?
• Rendete personale la vostra causa: Usate lo storytelling per entrare in contatto con il vostro pubblico di riferimento
• Individuare le idee di evento più convincenti che entusiasmino il vostro pubblico di riferimento e vi aiutino a raccogliere il maggior numero di fondi possibile nell'ambito delle vostre capacità.

Strumenti: Google Docs (per la pianificazione), Trello o Notion (per organizzare i compiti importanti)

2. Scegliere il formato e le idee migliori per l'evento in base al pubblico e alla capacità.

Non tutti gli eventi non profit richiedono una sala da ballo e tavoli da banchetto. Scegliete un formato che si adatti alla vostra capacità, al vostro budget e al vostro pubblico. Gli eventi virtuali, i formati ibridi o gli incontri a livello di comunità possono avere lo stesso impatto delle cene di gala, soprattutto per gli organizzatori solitari.

Formati popolari adatti agli assoli:

• Asta online o serata trivia
• Maratona o corsa ludica con partecipazione decentrata
• "Cena di raccolta fondi" ospitata a casa vostra o in uno spazio comunitario
• Webinar educativi con possibilità di intervento da parte di un ospite speciale

Suggerimenti: Prendete in considerazione le preferenze dei vostri donatori target, la loro preparazione tecnologica (soprattutto per i donatori più anziani) e la disponibilità della vostra comunità locale.

3. Costruire un solido budget per l'evento per massimizzare l'impatto e minimizzare lo stress

Creare un bilancio dettagliato è d'obbligo, soprattutto quando si pianifica da soli. Vi aiuterà ad allocare i fondi, a evitare le sorprese dell'ultimo minuto e a tenere traccia di quanto denaro state spendendo rispetto a quanto state raccogliendo.

Includere:

• Costi della sede o della piattaforma
• Materiale di marketing (digitale + stampa)
• Catering o rinfreschi (se di persona)
• Assicurazione di responsabilità civile e licenze
• Spese per oratori o intrattenitori
• Tecnologia per eventi (Zoom, piattaforme di donazione, microfoni, ecc.)

Strumenti: Fogli di Google, Airtable o modelli di budgeting

Un consiglio da professionista:Ricercare i dati storici di eventi simili (all'interno della vostra nonprofit o di altre organizzazioni) per fare un benchmark.bilancio dell'evento.

4. Suddividere il processo di pianificazione in compiti e scadenze gestibili

L'organizzazione in solitaria richiede una seria disciplina nel processo di pianificazione. Tracciate un calendario completo dell'evento che includa tutti i dettagli importanti, dalle prime attività di sensibilizzazione alle aste silenziose, al monitoraggio delle donazioni e ai promemoria per i volontari.

La vostra linea temporale dovrebbe includere:

• Date di scadenza importanti per i compiti (ad esempio, prenotazione della sede entro il 1° settembre, lancio della vendita dei biglietti entro il 1° ottobre).
• Promemoria per le iniziative promozionali (ad esempio, 3 campagne e-mail, 2 campagne di coinvolgimento sui social media).
• Piani di allestimento e smontaggio
• Giorni di buffer per problemi imprevisti

Strumenti: Asana, Trello o Notion con elenchi di attività codificati a colori

Esempio di lista di controllo:

• Assicurare gli sponsor dell'evento
• Finalizzare i livelli e il prezzo dei biglietti
• Carica RSVP oregistrazione all'evento forma
• Confermare le esigenze di coordinamento dei volontari
• Finalizzare le aste silenziose e la logistica dei premi
• Condividere contenuti teaser con le aziende locali per generare interesse

5. Assicurarsi gli sponsor degli eventi e i membri del Consiglio di amministrazione in modo reciprocamente vantaggioso.

Anche chi pianifica da solo può attrarre sponsor significativi per un evento, offrendo vantaggi come l'inserimento di un logo, la possibilità di parlare o l'esposizione di materiale di marketing.

I passi per ottenere gli sponsor:

• Utilizzate prima la vostra rete personale
• Creare semplici pacchetti di sponsorizzazione a diversi livelli di prezzo
• Evidenziare la visibilità dello sponsor (social media, banner, annunci dell'emcee)
• Sottolineate la missione della vostra nonprofit e come il sostegno dello sponsor vi aiuterà a raccogliere più fondi.

Un consiglio da professionista: Mostrate quanti partecipanti all'evento vi aspettate e quali sono i tipi di pubblico target.(ad esempio, professionisti locali, famiglie, rappresentanti aziendali) che possono raggiungere.

6. Scegliete strumenti che vi aiutino ad accettare donazioni e a vendere biglietti con facilità

Utilizzate una piattaforma che faciliti l'accettazione di donazioni e la vendita di biglietti online. È preferibile che offra integrazioni con strumenti di posta elettronica, CRM e social media.

Caratteristiche principali da ricercare:

• Facilità d'uso per i dispositivi mobili
• Ricevute automatiche e riepilogo delle donazioni
• Opzioni di raccolta fondi peer-to-peer
• Livestream o ibrido, se necessario

Strumenti più diffusi: Givebutter, Zeffy, Donorbox o il CRM esistente della vostra nonprofit.

Suggerimento: Abilitate le donazioni ricorrenti e aggiungete un upsell di donazione dopo la pagina di acquisto dei biglietti per raccogliere più fondi.

7. Promuovere l'evento di raccolta fondi con strategie intelligenti e che fanno risparmiare tempo

Non avete bisogno di un'agenzia, ma solo di un sistema intelligente. Concentratevi sui canali in cui i vostri donatori target passano già del tempo.

Canali di promozione:

• Campagna sui social media: Creare 3-4 settimane di contenuti in anticipo utilizzando Canva.
• Invito via e-mail: Utilizzare Mailchimp o Brevo per inviare inviti, aggiornamenti e promemoria segmentati.
• Media tradizionali: Radio locale, newsletter comunitarie o manifesti in aree ad alta frequentazione.
• Telefonate o messaggi WhatsApp ai sostenitori fedeli e ai donatori passati
• Collaborazioni con aziende e negozi locali
• Centri comunitari o biblioteche locali che espongono i manifesti

Creare urgenza con:

• Prezzi anticipati o livelli di biglietti limitati
• Omaggi esclusivi per le prime 20 registrazioni
• Partecipazioni esclusive alla lotteria o crediti bonus per l'asta silenziosa per le iscrizioni anticipate

Un consiglio da professionista: Programmare 1 ora al giorno per gestire la promozione. Utilizzate modelli, programmi automatici e riutilizzate i contenuti per rimanere organizzati.

8. Preparare ogni dettaglio dell'evento per un'esecuzione perfetta il giorno stesso.

Una volta pianificati tutti i dettagli dell'evento, dovrete esaminare ogni aspetto come una lista di controllo.

Elementi essenziali:

• Ricontrollare la sede e l'allestimento tecnologico
• Stampare o preparare il materiale dell'evento (badge, cartelli, kit di benvenuto)
• Preparazione per il check-in (lista degli invitati digitale o stampata)
• Conservate una copia di backup della timeline dell'evento e delle attività più importanti.

Suggerimento: Chiedete a un amico o a un membro del consiglio di essere "reperibile" in caso di emergenza. Anche un piccolo aiuto può essere inestimabile.

9. Seguire i donatori e tenere traccia di ogni dollaro raccolto

La vera magia della raccolta fondi per le organizzazioni non profit avviene dopo l'evento. Ringraziate i donatori, ricapitolate il vostro impatto e preparatevi per il prossimo evento di beneficenza.

Passi:

• Inviate un'e-mail di ringraziamento con un riepilogo dei fondi raccolti e delle foto
• Offrire ulteriori risorse o aggiornamenti sulla vostra causa
• Chiedete un feedback tramite un breve modulo
• Taggate i partecipanti nei post di riepilogo sui social media
• Condividere come i loro contributi hanno fatto la differenza
• Non dimenticate di raccogliere testimonianze o brevi video di feedback dai partecipanti: questi creano entusiasmo e credibilità per il vostro prossimo evento e aiutano a perfezionare il vostro solido piano per le iniziative future.

Metriche di tracciamento:

• Vendite di biglietti e presenze
• Più donazioni da parte di nuovi donatori rispetto a quelli di ritorno
• Coinvolgimento e condivisioni sui social media
• Fondi totali raccolti rispetto al budget dell'evento
• Numero di nuovi donatori rispetto a quelli che ritornano
• Iscrizioni o interesse generato per il vostro prossimo evento

Suggerimento: Utilizzate questi dati per la pianificazione del vostro prossimo evento di raccolta fondi.

10. Creare un piano di emergenza per gestire le sorprese del giorno dell'evento

Anche la raccolta fondi più organizzataLa pianificazione di un evento può incontrare ostacoli: maltempo, problemi tecnici, mancata presentazione o cancellazioni dell'ultimo minuto.. Un chiaro piano di emergenza assicura che il vostro evento di raccolta fondi rimanga in pista, mantenga lo slancio e raggiunga gli obiettivi di raccolta fondi.

Cosa includere nel piano di emergenza:

• Sede di riserva o perno virtuale: Se la sede in cui vi trovate diventa inutilizzabile, disponete di un'opzione virtuale o di una sede di riserva.
• Volontari extra o contatti di supporto: Individuare 1-2 persone di supporto (ad esempio, membri del consiglio, amici o familiari) che possano intervenire in caso di necessità.
• Materiale stampato e liste di controllo: Portate sempre con voi copie stampate di materiali critici per la pianificazione dell'evento, come compiti specifici e fasi delineate per i diversi membri dello staff, in caso di guasto del vostro dispositivo.
• Elenco dei contatti di emergenza: Includere il personale della sede, i ristoratori, i tecnici A/V e il supporto della piattaforma (per gli eventi virtuali).
• Piani meteorologici: Per gli eventi all'aperto, preparate tende, poncho o un'alternativa al chiuso.

Suggerimenti per organizzatori solitari:

• Preparate una semplice guida "Cosa succede se..." con i possibili problemi e la vostra risposta.
• Utilizzare liste di controllo con codici colore per i materiali dell'evento (ad esempio, rosso = critico, giallo = opzionale).
• Programmate un buffer di 15 minuti prima dei momenti chiave (come la chiusura dell'asta silenziosa o l'inizio del discorso).

Suggerimento: Aggiungete al budget dell'evento una linea di riserva (5-10%) per le spese non pianificate, come forniture extra, trasporti o orari prolungati della sede.

Preparandovi all'imprevisto, non solo proteggerete i fondi raccolti e l'esperienza dei donatori, ma creerete anche fiducia per il vostro prossimo evento.

Riflessioni finali: Con un piano solido e gli strumenti giusti, potete organizzare un potente evento di raccolta fondi da soli.

Anche senza un team completo, potete organizzare un evento di successo che raccolga fondi, attiri potenziali donatori e crei un impatto reale per la vostra organizzazione non profit. Con un'attenta pianificazione, la gestione dei compiti e l'impegno per la vostra causa, il vostro prossimo evento di beneficenza può superare le aspettative.

Molte organizzazioni non profit iniziano con una persona appassionata. Avete gli strumenti e la tabella di marcia. Ora trasformate la vostra visione solitaria in un evento di raccolta fondi di successo che tutti ricorderanno.

Volete un modo più semplice pergestire le iscrizioni, la biglietteria, le donazioni e il monitoraggio degli sponsor in un'unica piattaforma? Prova per una pianificazione semplificata degli eventi non profit.